Motivos para aderir à Transformação Digital da Governança Corporativa

A pandemia da Covid-19 em 2020 mudou muitas coisas no cotidiano de pessoas e empresas. A necessidade de investir em tecnologia e a adoção do trabalho remoto impactaram a interação com as partes interessadas (stakeholders) e, consequentemente, a própria Governança corporativa. Com isso, a transformação digital se tornou uma pauta que ganha espaço em Conselhos de Administração.

Neste artigo, você entenderá o que é a transformação digital, qual a importância deste tema, quais são os desafios para a sua implementação e qual o papel da sua organização frente a esta tendência do mercado.

O que é transformação digital?

A transformação digital ocorre quando empresas dispõem de tecnologias para corrigir problemas e otimizar processos, impactando em desempenho, produtividade, agilidade e eficácia do negócio.

Por qual motivo você escreve e-mails, costumeiramente, ou usa ferramentas digitais de comunicação ao invés de elaborar uma carta física para enviar por correio? A resposta dessa pergunta parece ser óbvia: porque a tecnologia nos trouxe soluções de comunicação mais simples, rápidas e acessíveis.

Assim, as novas tecnologias, à medida que chegam, tornam outras ferramentas e processos dispensáveis. Até porque, às vezes, um modo ultrapassado de lidar com uma demanda pode não se comportar bem frente às peculiaridades e necessidades da atualidade. Imagine se você tivesse que redigir Atas de Reunião em uma máquina de escrever, por exemplo.

Qual é o objetivo da transformação digital?

Pode-se afirmar, portanto, que a evolução digital nas empresas visa garantir que métodos e ferramentas não se tornem defasadas em relação às características atuais do mercado. É um processo que cumpre o objetivo construir um ambiente mais moderno na organização e, consequentemente, melhorar os resultados.

Para que isso seja implementado em sua empresa, a primeira questão que se deve ter em mente é: esta mudança deve partir de uma mudança estrutural no seu negócio. A tecnologia deve ter um papel estratégico fundamental na sua organização, e não apenas superficial. Isso significa que processos, políticas e estratégias precisam ser repensados a partir da ótica das tecnologias digitais.

Por conta disso, a transformação digital começa na Governança corporativa do seu negócio. A Alta Administração dará o tom às demais instâncias da organização neste processo de conversão.

Como iniciar a transformação digital da sua Governança

A pandemia acelerou a decisão de investimento em tecnologias que facilitem a administração da empresa, como o software de Governança. Porém, esta transformação digital precisa chegar até as mesas dos Conselhos de Administração. O principal órgão de Governança deve ter proatividade e participação direta na escolha dos caminhos para o processo de transformação digital.

Em outras palavras, a digitalização da Governança corporativa é uma pauta indispensável para o Planejamento Anual de reuniões do Conselho da sua empresa. E quais são os benefícios de digitalizar a sua Governança? É o que descobriremos a seguir:

6 Motivos para investir na transformação digital da sua Governança

A seguir, confira algumas motivações para que o Conselho de Administração da sua organização discuta sobre as possibilidades de se aliar a esta tendência:

1. Menos processos manuais

Como foi dito em um exemplo anterior, muitos processos já são ultrapassados e dispensáveis frente às características atuais do mercado. Muitas empresas, inclusive, já aposentaram seus arquivos e passaram a trabalhar com recursos tecnológicos proporcionados pela computação em nuvem. Assim, o armazenamento e a busca de informações se tornam mais simples e centralizado. Isso resulta em otimização do tempo e eficiência. Quanto tempo você gasta hoje para buscar uma ata em arquivos físicos? Já pensou em digitalizá-lo?

2. Aumento de eficiência

A transformação digital aplicada a processos organizacionais traz ganhos relevantes. Processos produtivos, de gestão de trabalho e desempenho, logísticos, administrativos e vários outros podem ser digitalizados e automatizados. Isso tudo ajuda a ter mais competitividade no mercado, redução de custos e aumento de eficiência para os consumidores de produtos e serviços da sua organização. Concorrentes à frente neste aspecto estão na liderança de seus mercados, conquistando a nova geração de clientes e também a carteira de empresas obsoletas.

3. Mais segurança

Todos os anos cresce exponencialmente o volume e formas de ciberataques a empresas. No Brasil, o Wannacry, um ransonware que se espalha pela rede a partir de um funcionário que abre um arquivo (posteriormente, criptografa os dados e pede um resgate em dinheiro para liberá-los), paralisou operações do INSS e afetou organizações como Petrobrás, Telefônica/Vivo, Santander, tribunais de justiça do país e milhares de outras entidades. Isso custou não somente o resgate, mas também a reputação destas organizações.

Esta escala de ataques cibernéticos atinge organizações de todo o mundo. Em termos de dados pessoais, foram milhares de ataques apenas em 2020, atingindo desde organizações privadas de grande porte (como os hotéis Hilton e a Honda) a entidades como a Receita Federal Brasileira e o Ministério da Saúde. Portanto, é função do Conselho de Administração estudar o assunto e fazer o que estiver ao seu alcance para evitar situações como essa. A negligência neste caso pode ter um preço muito elevado.

4. Crescimento

Parcela relevante das vendas e do crescimento das organizações na próxima década virá por meio de canais digitais. A decisão do cliente está cada vez mais direcionada a serviços e produtos oferecidos pela internet, com suporte online, informação centralizada e em tempo real. A transformação digital das vendas é um passo obrigatório para organizações que queiram crescer, e é papel do Conselho criar um ambiente de crescimento que propicie oportunidades para aquisição e manutenção dos melhores talentos.

5. Valorização da empresa

Um dos papéis do Conselho de Administração é aumentar de forma consistente o valor de sua organização. O mercado é unânime em diferenciar organizações “da velha economia” e empresas com parte ou a totalidade de seus processos baseados em transformação digital. As recentes ofertas públicas de ações mostraram empresas avaliadas por múltiplos de EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização) e empresas avaliadas por múltiplos de receita. Com uma boa margem de segurança, é possível afirmar que as empresas que largaram na frente na corrida da transformação digital alcançaram precificações melhores em suas ofertas.

6. Melhora no relacionamento e na comunicação dos colegiados

Além do mais, a comunicação entre os colegiados é uma das áreas mais impactadas pela digitalização da Governança. Isso porque há ferramentas que permitem agendar reuniões com facilidade, rastrear documentos e dados com velocidade, organizar as informações de maneira transparente e acessível etc. Tudo isso faz o relacionamento entre órgãos da Governança ser mais fluido.

Principais desafios da transformação digital da Governança

Evidentemente, existem também obstáculos para que este processo se concretize em uma empresa. Vejamos alguns desafios da evolução digital da Governança:

Gestores fechados para mudanças

A nova mentalidade das lideranças é que definirá o grau de sucesso dessa transformação. Se os gestores forem fechados para mudanças, a Governança conservará seu estado e, com o tempo, poderá se transformar obsoleta.

Dificuldades para lidar com novas tecnologias

Talvez, outro ponto a se observar é a dificuldade dos agentes da Governança para lidar com novas ou muitas tecnologias. Como ocorre a comunicação entre os colegiados na sua empresa? Utiliza-se e-mail? WhasApp? Telegram? Outras ferramentas? Tudo junto e separado?

À medida que as tecnologias de comunicação ajudam, elas também podem atrapalhar. Como lidar com tantos canais? Quais devem ser priorizados? Trabalhar com diversos meios pode gerar confusão e até mesmo fazê-lo perder tempo.

Este é o seu caso? Se for, saiba que isso pode ser resolvido facilmente. Basta escolher bem a ferramenta que será adotada para a digitalização da sua Governança. Para ajudá-lo, elencamos a seguir algumas perguntas relevantes para a definição de um software de Governança.

Perguntas importantes na escolha de um software de Governança

Veja abaixo algumas observações que podem lhe auxiliar na escolha de um portal de Governança para a sua empresa:

Segurança

1. O provedor do portal possui uma área de cybersegurança no Brasil? Quais os procedimentos que esta área executa mensalmente? Você pode, caso queira, pedir acesso a relatórios da área para verificar a execução destes procedimentos?
2. Quais os recursos de segurança do portal? (exemplos: múltiplos fatores de autenticação, marca d’água em todos os documentos, autorização e gestão de sessões, autorização e gestão de dispositivos, criptografia em banco de dados, trava de download de documentos, permissionamento granular etc.).
3. Há testes de intrusão e segurança e com qual frequência eles são realizados? Peça para verificar o último teste feito.
4. Em caso de perda ou roubo de equipamento, é possível derrubar o acesso da sessão ou o dispositivo de forma remota?

Facilidade de uso

1. Experiência do Usuário (UX) e Interface do Usuário (UI) guardam muita relação com a época em que o portal foi desenvolvido e com as tecnologias e metodologias disponíveis (quanto mais recente, melhor). Pergunte ao fornecedor em que ano o portal foi desenvolvido e qual foi a última mudança relevante de linguagem de programação ou recursos de interface gráfica.
2. Todos os usuários conseguem acessar diretamente via nuvem ou é necessário instalar algum programa complexo no computador?

Interatividade

1. Se um conselheiro atuar em mais de uma organização, ele vai precisar ter dois logins diferentes ou o sistema vai entregar na mesma tela as informações das duas organizações?
2. Além de chat/mensageria (básico), quais as formas de comunicação e interação entre os usuários do portal? É possível trabalhar de forma colaborativa na preparação da reunião, na resolução de pendências e na gestão de projetos estratégicos?

Rastreabilidade

1. O portal possui recurso de identificação dos documentos baixados por cada usuário (marca d ́água)?
2. O portal conta com diferentes perfis de permissão de acesso à informação dos usuários?
3. O portal indexa a informação e tem uma funcionalidade para facilitar a busca instantânea e inteligente dessa informação com uso de inteligência artificial?

Pós reunião

1. O portal possui gestor de projetos com as ferramentas mais comuns do mercado? (Kamban, Gantt etc.)
2. Os conselheiros podem consultar o andamento dos projetos estratégicos que eles aprovaram de forma integrada?
3. A gestão de ações e projetos é simples e intuitiva?

Todos estes e outros questionamentos são expostos em nosso ebook “Como escolher um portal de governança”, um guia com os principais tópicos para a definição de um software de Governança. Faça agora mesmo o download gratuito e descubra outras dicas importantes sobre a digitalização da Governança.

Transformação digital com o software Atlas

Um Conselho de Administração “analógico” – ou seja, sem um software de Governança – tem menores chances de promover a digitalização dos processos. Um Conselho “analógico” é mais exposto aos riscos de segurança cibernética, e tende a ser menos eficiente, entregando menos crescimento e menos valor à sua organização.

Os portais de Governança são softwares pensados para atender as necessidades do dia a dia dos colegiados. Deixar os processos manuais e morosos para dar lugar à digitalização da sua Governança Corporativa permitirá que mais tempo seja aplicado às questões estratégicas de sua empresa.

A questão agora é como escolher o melhor portal de governança para a realidade da sua organização. Clique na imagem abaixo e baixe nosso ebook gratuito e descubra como escolher o portal certo para a sua empresa!