¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Perú
Publicado en 13 de febrero de 2023
¿Por qué algunas empresas familiares en el Perú logran traspasar generaciones y otras fracasan en el intento? La clave es la correcta implementación de prácticas que se enfoquen en mejorar la participación, la transparencia y la comunicación desde donde se dirige la compañía. Puede que antaño este método no se conociera bajo el nombre de Gobierno Corporativo, pero las empresas que lograron un acercamiento con él permanecen sólidas frente a los rápidos cambios en el entorno hasta el día de hoy.
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El Gobierno Corporativo ayuda a establecer sistemas y procesos formales para tomar decisiones y manejar conflictos de manera efectiva, especialmente aquellos que involucran a los miembros de la familia que participan de forma activa en la empresa. Además de establecer una estructura de liderazgo clara que permita la continuidad de la empresa a través de las generaciones.
Entre las buenas prácticas del Gobierno Corporativo no solo se fomenta la entrega de información para todos los accionistas y socios mediante reuniones directivas periódicas, sino que también se facilita el libre acceso a documentos, lo que previene malentendidos entre miembros de la familia, el resto de los socios y/o accionistas, mientras crea valor y vuelve atractiva la empresa a ojos de terceras partes (instituciones financieras, inversores, expertos, etc).
La profesionalización de los altos mandos de la empresa y la integración de directores independientes o colaboradores no relacionados a la familia al Directorio del Gobierno Corporativo logra un balance saludable para la organización, ya que mantiene al margen discusiones que no tienen relación con el crecimiento, la perdurabilidad de esta en el tiempo y la toma de decisiones basadas estrategias racionales.
En las empresas familiares en el Perú, se pueden identificar 3 diferentes grupos de interés distintos: propiedad, familia y empresa. Estos se van ampliando y complicando a medida que la empresa y la familia crece.
Disfrutar del marco legal y de las prácticas del Gobierno Corporativo que proveen un tratamiento equitativo para los accionistas y socios en las empresas familiares sin duda proporcionará tranquilidad y una base sólida sobre la que construir.
El Gobierno Corporativo, de la mano del Directorio, está en la constante búsqueda de prácticas eficientes para la administración de empresas familiares. La sostenibilidad empresarial es una de ellas, ya que permite la reducción de costos, la mejora de la imagen de tu empresa, la protección del medio ambiente y la sociedad en general.
Además, un buen Gobierno Corporativo, al fomentar la transparencia y la rendición de cuentas, ayuda a garantizar que las prácticas sostenibles se implementen de manera efectiva y se monitoreen adecuadamente.
Se podría decir que son interdependientes y se refuerzan mutuamente, dado que el Gobierno Corporativo proporciona la estructura necesaria para la gestión responsable y sostenible de la empresa, mientras que la sostenibilidad empresarial puede contribuir a la creación de valor a largo plazo y a la continuidad del negocio.
El Gobierno Corporativo llega a solucionar la mayor fortaleza y al mismo tiempo el talón de Aquiles de estas empresas: la familia. ¿La anula? No, la estructura. La Gobernanza, como también se le conoce a la cualidad de contar con un Gobierno Corporativo, permite la discusión de todos los temas familiares relacionados con la empresa creando las instancias necesarias para esto.
No obstante, evitará que estos temas entren en discusión y/o inclinen la balanza de manera que afecte los derechos o los intereses de los demás grupos de interés. Además de dar claridad sobre el rol, los derechos y las responsabilidades de cada integrante para que cada discusión sea fructífera.
Los mayores desafíos que enfrentan las empresas familiares en Perú a la hora de implementar el Gobierno Corporativo suelen ser:
Una de las muchas ventajas que tiene un buen Gobierno Corporativo es la adaptabilidad, por lo que implementarlo en las empresas familiares en Perú es posible en cualquier etapa del crecimiento sin importar el tamaño. Será un proceso gradual que tomará tiempo, pero dará frutos en el largo plazo. Vamos paso a paso.
Paso 1: Identifica los objetivos de la empresa familiar y crea un plan estratégico a largo plazo.
Paso 2: Evalúa estructura, políticas y procesos de tu empresa para determinar dónde se necesita mejorar.
Paso 3: Conoce el rendimiento de los miembros de la familia en sus funciones actuales.
Paso 4: Comunica a tu familia y los demás socios/accionistas sobre los beneficios del Gobierno Corporativo y presenta la forma en que se comenzará su implementación en la empresa.
Incluye la creación del Comité de Familia y/o Directorio Familiar para que trabaje de forma paralela o temporal, mientras se prepara el terreno para un Directorio con familiares y directores independientes (expertos no familiares) en la empresa, con la posibilidad de llegar a tener un Directorio completamente independiente si se quiere.
Paso 5: Formalicen las reglas de la familia a través de instrumentos como el protocolo familiar y el plan de sucesión, entre otros. Serán clave para asignar roles “de aprendizajes” a los posibles sucesores o seleccionar directores independientes a modo de mentores.
Paso 6: Clasifiquen a los miembros en los grupos de interés mencionados más arriba y asignen los miembros de los Comités en base a la formación de cada persona, su personalidad y su potencial.
De poder permitírselo, consideren incluir a expertos no familiares que sirvan como contrapeso y para aprender de su experiencia, o bien, inviten a expertos a reuniones directivas a modo de consulta. También, pueden optar por la creación de un Comité de autoría o de Compliance externo.
Paso 7: Acuerden reuniones periódicas para cada Comité, Directorio o grupo de trabajo. Dejen estipulado las reglas de las reuniones de inmediato: llegar tarde a una reunión directiva no es lo mismo que llegar tarde a una cena familiar.
Paso 8: Comiencen a rediseñar e implementar políticas y procesos que refuercen el Gobierno Corporativo, como códigos de ética, políticas de gestión de riesgos, un sistema de reporte y auditoría, acompañado de un proceso de toma de decisiones formal.
Contar con una herramienta confiable de gestión de Gobierno Corporativo es clave para lograr cosechar todos los beneficios de su implementación en tu empresa familiar.
¿Por qué?
Los softwares de Gobierno Corporativo, Riesgo y Compliance, o softwares GRC, tienen funcionalidades que permiten la transparencia empresarial, la participación y la comunicación sin importar el rubro en el que tu empresa se desarrolle o el tamaño de esta. Son herramientas directivas por naturaleza.
Algunos softwares GRC poseen diseños difíciles de entender y tiene un valor considerable, por eso es por lo que muchas empresas familiares optan por varias herramientas con niveles de ciberseguridad discutibles para almacenar información clave.
Afortunadamente, el Portal Atlas tiene una interfaz mucho más fácil de utilizar, lo que permite reducir en gran medida la curva de aprendizaje que sus usuarios experimentan, especialmente de aquellos menos familiarizados con herramientas digitales.
Además, permitirá centralizar todos los documentos claves de la gestión de los diferentes órganos de tu Gobierno Corporativo para que los usuarios autorizados tengan acceso a la versión más reciente con tan solo un par de clics. Podrás convocar reuniones en menos de tres minutos, integrar Zoom o Teams, firmar actas desde cualquier lugar, emitir comunicados, crear encuestas, evaluar el rendimiento del Directorio y mucho más.
