10 prácticos pasos para estructurar la planificación anual del Directorio

Publicado em 29 de marzo de 2021

Planificación Anual del Directorio Planificación Anual del Directorio

El Directorio es el principal grupo de Gobierno Corporativo dentro de una organización. Entre sus principales responsabilidades están la evaluación y deliberación de la estrategia de la organización.

Generalmente, para definir la estrategia se necesita de una visión de futuro. Sin embargo, parte relevante de las organizaciones aún gasta la mayor parte del tiempo evaluando los resultados pasados, dejando de centrarse en lo que realmente importa: el diseño del futuro de la organización y la dinámica de las relaciones con los stakeholders.

Debido a esto, el Directorio necesita enfocarse - a largo plazo - en el crecimiento sostenible de la organización. Por lo tanto, una de las etapas que lleva al Gobierno Corporativo a una mayor eficacia es la planificación anual de las actividades del Directorio.

A continuación, conozca 10 prácticos pasos para elaborar la planificación anual del Directorio:

01. Determine qué empleados actuarán en los procesos del Gobierno Corporativo

Realice una planificación de los profesionales que actuarán en este sistema. Si no es posible tener un profesional de Gobierno Corporativo dedicado, es importante nombrar a personas que tengan disponibilidad para cuidar de la agenda de los directores, del contenido a preparar y distribuir, de las deliberaciones, de las actas de reuniones y del seguimiento de la implementación de las decisiones de estos grupos.

02. Elija la tecnología ideal a utilizar por el Directorio.

La tecnología es necesaria particularmente para la distribución segura del contenido del Directorio, la comunicación entre consejeros y profesionales del Gobierno Corporativo, el registro seguro de deliberaciones, las notas y pruebas de las actividades del grupo colegiado y la indexación de la información. Es posible hacer lo anterior a partir de diferentes softwares y repositorios separados, pero es obviamente mejor hacerlo de forma integrada. Por ello, los portales de Gobierno Corporativo son excelentes opciones para digitalizar todas las actividades del Directorio.

03. Defina la agenda del año con los directores

Registre todas las reuniones en el portal de Gobierno Corporativo con el horario y la duración correspondiente. El portal generará las salas de videoconferencia de su preferencia y enviará invitaciones, confirmando los horarios de los directores de manera integral.

04. Enumere a todos los stakeholders pertinentes y defina cómo se comunicarán o trabajarán con el Directorio

Accionistas, colaboradores, proveedores, clientes, sociedades, gobiernos, ONGs y auditores son ejemplos de stakeholders. Es importante definir la forma y la frecuencia de comunicación del Directorio, o sus representantes, con los stakeholders involucrados.

05. Defina los Comités de Asesoramiento del Directorio

Es de suma importancia definir cuáles comités de asesoramiento del Directorio existirán, su poder estatutario, su agenda de trabajo, propuestas, recomendaciones y opiniones sobre asuntos estratégicos entregados al Directorio.

06. Enumere todos los temas principales a abordar

Otro paso importante de la planificación anual del Directorio es enumerar los principales temas de los órdenes del día del trabajo. Partiendo por los temas obligatorios - definidos por ley -, pasando por temas estatuarios y reglamentarios si hubiese un reglamento del Directorio. Tras esto, es importante definir los temas relevantes de la estrategia y el Gobierno Corporativo de la organización que no se hayan enumerado anteriormente. Cabe destacar que los Directorios con una amplia visión del futuro traen a la mesa temas como la ciberseguridad, el ESG, la diversidad, la gestión de riesgos, la planificación estratégica, etc.

07. Distribuya todos los asuntos importantes en reuniones específicas

En el portal de Gobierno Corporativo, es posible crear órdenes del día futuros y dejarlos preparados para recibir el contenido de discusión o para su posterior deliberación.

08. Para tomar decisiones productivas, reflexione sobre los asuntos

¿Cuál es el objetivo de discutir este tema del orden del día? ¿Qué contenidos debo preparar para que el Directorio evalúe y decida? ¿Quién los preparará? ¿Este asunto del orden del día incluirá comités y/o profesionales externos? ¿Qué posibles deliberaciones o resultados estratégicos pueden extraerse de este orden del día?

09. Agende reuniones individuales con los directores y los principales accionistas para así entender sus expectativas

En el momento de trazar estrategias, es necesario saber lo que espera cada persona para el próximo año. Debatir los temas, ya sea a través de brainstorming o con ideas establecidas es de extrema importancia para que todo sea debatido, analizado y estructurado para su acción.

10. Siga su planificación

Revísela siempre que sea necesario, pero enfóquese en la ejecución de su plan para observar mejoras significativas en la eficacia de su grupo colegiado, pues es un proceso de evolución constante. Cada planificación anual incorpora mejoras. Por lo tanto, no se preocupe si el primer intento no funciona a la perfección.

Paulo Lima

Director de Gobierno Corporativo y Contenido Digital

 

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