13 beneficios de la digitalización del Gobierno Corporativo

Publicado em 09 de marzo de 2021

La Digitalización y Gobierno Corporativo La Digitalización y Gobierno Corporativo

La transformación digital llegó a los Consejos de Administración y a los demás grupos de Gobierno Corporativo de muchas organizaciones. La pandemia del nuevo coronavirus cambió la manera de interactuar entre las personas y aceleró la digitalización de los procesos de Gobierno Corporativo, principalmente de las organizaciones atentas a la innovación digital.

Por ejemplo, la necesidad de realizar reuniones por videoconferencia obligó a usar un medio de interacción que antes no era común en el día a día de la gran mayoría de las personas. Para esto, fue necesario preparar toda la logística y verificar los aspectos tecnológicos y humanos de este proceso.

La distribución de materiales, informes y documentos pasó a ser 100% digital, y los cyber riesgos, en el escenario actual, llevaron a que las empresas abandonasen el uso de e-mail y lugares de almacenamiento público de información.

La adquisición de un portal de gobierno corporativo se entendió como una inversión necesaria y urgente para algunas organizaciones. Digitalizar los procesos de gobierno corporativo proporciona muchos beneficios que se hicieron mucho más evidentes más en el contexto de pandemia actual.

Con el uso del portal de gobierno corporativo, las organizaciones consiguen obtener beneficios reales de tiempo, optimización de recursos, rapidez y facilidad de acceso a documentos, datos e informaciones esenciales para el mejor desempeño de sus grupos colegiados.

Cabe destacar la relevancia de la ciberseguridad que posee este tipo de herramienta. Con la creciente amenaza de ataques cibernéticos y filtración de datos (data leaks) a nivel mundial, la protección de informaciones, datos y documentos confidenciales de la organización pasó a ser prácticamente obligatoria.

A continuación, vea los 13 beneficios principales que ofrece el portal de gobierno corporativo a las organizaciones:

01. registro y preparación de reuniones del Consejo de Administración, comités y demás grupos de forma práctica y segura;

02. realización de reuniones del Consejo de Administración y demás grupos colegiados por videoconferencia. Los principales portales del mercado ofrecen integración con herramientas como Microsoft Teams y Zoom, además de poner a disposición una videoconferencia propia encriptada de punta a punta. El administrador del portal también puede incluir links de otras herramientas de videoconferencia que la organización utiliza; 

03. consolidación de todos los materiales de la reunión en un único libro, con paginación única y marca de agua;

04. disponibilidad de acceso remoto a los materiales que se utilizarán en las reuniones y desde cualquier dispositivo. Cabe destacar que la preparación y puesta a disposición de material debe ocurrir de forma anticipada. De esta manera, los consejeros y miembros del comité tendrán tiempo suficiente para prepararse mejor en cada reunión; 

05. disponibilidad de acceso offline a todo el material de la reunión. Muy útil en lugares sin acceso o con dificultad para conectarse a Internet;

06. inserción de anotaciones en los documentos que serán utilizados en las reuniones por los consejeros y miembros del comité. Todo es hecho en el portal sin necesidad de la impresión del material. Los mejores portales poseen un recurso de Scratch n´ Highlight con el cual los usuarios escriben anotaciones utilizando un lápiz o su dedo directamente en su tablet o celular; 

07. control de permiso de acceso a documentos para consulta, impresión y edición por tipo de usuario;

08. protección de los documentos, datos e informaciones confidenciales de la organización con el uso de mecanismos de seguridad de la información de alta confidencialidad. Los principales portales del mercado poseen autenticación de usuarios por diversos factores, log de auditoría, criptografía de nivel bancario, e-mail de confirmación de inicio de sesión, marca de agua en el 100% de los documentos, entre otros; 

09. reducción significativa e incluso eliminación del volumen físico de archivo de documentos de gobierno corporativo de la organización;

10. firma electrónica de actas y otros documentos, con total practicidad y seguridad de la información;

11. optimización de la comunicación e intercambio de información, datos y documentos entre los consejeros de administración y los miembros de los demás órganos de gobierno corporativo de la organización, especialmente con el CEO (Chief Executive Officer); 

12. acompañamiento en las acciones deliberadas por el Consejo de Administración y de proyectos estratégicos aprobados con la actualización de estatus de ejecución;

13. capacidad de indexación y búsqueda de materiales, informaciones y datos que se utilizaron en reuniones o incluso durante las reuniones, si es necesario. Los mejores portales ofrecen el uso de Inteligencia Artificial y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) como recursos diferenciados para una búsqueda más rápida con total precisión.

Estas funcionalidades permiten la mejora continua del desempeño, por ejemplo, de los trabajos del Consejo de Administración y de los consejeros, en su deber de diligencia, de información y de lealtad de acuerdo con los intereses de la organización.

Sin embargo, se necesitan procesos de gobierno corporativo eficaces, bien claros y estructurados, además de capacitaciones sobre el uso de la tecnología. Los usuarios del portal, específicamente los consejeros de administración, miembros de los demás grupos y el administrador, deben pasar por capacitaciones para sí conocer y explorar todos los recursos que la tecnología ofrece, incentivando el uso adecuado y evitando el desuso del portal.

Paulo Lima

Director de Gobierno Corporativo y Contenido Digital

Artículos relacionados

06 razones para usar un portal de Gobierno Corporativo

La transformación digital del Gobierno Corporativo fue una de las vanguardias más aceleradas por la pandemia de la Covid 19. La virtualización de las reuniones de los Consejos de Administración causó un gran impacto no solo en la forma de prepararlas, sino también en la interacción entre los consejeros y profesionales de Gobierno Corporativo.

Es evidente que esta transformación requiere mucho más que solo tecnología; el factor humano es parte fundamental para su función. En este actual contexto, se necesita un nuevo modelo de gestión y una nueva cultura, ambos difundidos por los líderes de la organización. Eso significa que los líderes organizacionales deben adoptar cambios - para generar proyectos -, enfocarse en las personas y preparar un terreno fértil para que la transformación digital ocurra en toda la estructura del Gobierno Corporativo. El uso de la tecnología necesita generar una percepción real de los beneficios de optimización de los procesos.

A continuación, se detallan algunas de las principales ventajas de usar un portal de Gobierno Corporativo:

13 beneficios de la digitalización del Gobierno Corporativo

La transformación digital llegó a los Consejos de Administración y a los demás grupos de Gobierno Corporativo de muchas organizaciones. La pandemia del nuevo coronavirus cambió la manera de interactuar entre las personas y aceleró la digitalización de los procesos de Gobierno Corporativo, principalmente de las organizaciones atentas a la innovación digital.

10 razones para adoptar buenas prácticas de gobernanza corporativa

Para comenzar, es importante saber la definición de gobernanza: