Nos encontramos en una época en donde la tecnología continúa escalando cada vez con mayor rapidez, por supuesto, esto ofrece nuevas soluciones que incluso ahora son más fáciles de usar. Ahora, el verdadero reto es llevarle el paso a todas estas nuevas herramientas.
Pero piensa sobre esto, si hoy en día, en nuestra vida diaria contamos hasta con Inteligencia Artificial que responde todo tipo de preguntas, entonces ¿por qué en nuestras organizaciones continuamos con procesos analógicos que bien podrían ser simplificados si tan solo decidimos digitalizarlos?
Pues bien, subestimar la tecnología en nuestro día a día laboral ha sido un error significativo en las organizaciones latinoamericanas, sobre todo porque aún hay muchos Directorios que están lejos de digitalizar sus procesos. Y un claro ejemplo de esto es la firma electrónica y digital, de la que hoy te hablaremos.
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Firma Digital x Firma Electrónica
Aunque desde hace algún tiempo ya se hace uso de la firma electrónica y digital, en los últimos años han surgido herramientas y necesidades – a raíz de la pandemia- que han provocado algunos cambios tanto en las exigencias como en la practicidad de esto y, sobre todo, para el uso del Directorio.
Si estás aquí, seguro es porque buscas volver más fácil el proceso de firmas en tu Directorio y esto, claro que es posible a través de las herramientas que pueden simplificar aún más las firmas en tus documentos, sin embargo, antes de llegar a las herramientas definitivas para firmas electrónicas y digitales, es importante tener clara la diferencia entre ellas.
¿Qué es la firma digital?
De acuerdo con la Ley 25.506 la firma digital es “Es la firma que permite saber que un documento digital corresponde a una persona determinada”, esto porque para que una firma digital pueda ser válida, necesita de un certificado que compruebe la identidad del firmante.
Esto previene todo intento de alteración en el documento digital firmado, pues bien, ya que involucra un certificado de autenticidad del firmante, difícilmente puede ser falsificada o negada.
De acuerdo con la ley ya mencionada, cuando es obligatoria la firma en algún documento oficial, la firma electrónica cumple con las exigencias legislativas, por lo tanto, tiene el mismo valor jurídico que una firma de puño y letra.
Ahora bien, para hacer uso de una firma digital, se estipulan los siguientes requisitos mencionados en el artículo 9o. de la Ley 25.506:
- La firma es válida siempre y cuando se realice dentro del periodo vigente del certificado digital;
- Debe existir concordancia entre la firma y los datos de verificación indicados en el certificado;
- El certificado debe ser emitido o reconocido por un certificador licenciado reconocido por las autoridades argentinas y que cumpla con los requisitos correspondientes.
Beneficios de la Firma Digital
Bien, de inicio sabemos que una de las principales ventajas de este proceso de firma digital, es la seguridad de tu identidad y datos, así como la seguridad en la información de tu organización o todos aquellos documentos que requieren de firma.
Sin embargo, no debemos ignorar las numerosas ventajas que este proceso nos brinda como:
- Despapelización, así es, el sacar los procesos del papel físico ya tiene un término. Esto significa que tus procesos ya no harán tanto uso de papel y eso impacta positivamente en el medio ambiente pero también en ahorros para la organización.
- Ahora, también debemos considerar que trabajar a distancia es cada vez más cómodo y necesario, por lo tanto, el hacer uso de firmas digitales te permitirá cumplir de manera eficiente con tus labores y responsabilidades relacionados a esto.
- La practicidad también es una ventaja, pues podrás firmar desde cualquier dispositivo, sea una tablet, un smartphone, una laptop o una computadora.
- Y, por último, no debemos olvidarnos del ahorro de tiempo que este proceso involucra. Para hacer uso de firmas digitales, necesitamos antes digitalizar la información y los documentos, esto a su vez ya optimiza todos los procesos relacionados a dicha gestión. Por lo tanto, no solo el tiempo del firmante se verá beneficiado, si no también el tiempo de todos los profesionales involucrados.
¿Qué es la firma electrónica?
De acuerdo con la ley anteriormente citada, la firma electrónica se define como “el conjunto de datos electrónicos integrados o asociados a otros datos electrónicos, que son utilizados por el signatario como medio de identificación”. En otras palabras, este tipo de firma no requiere de un certificado validado por un licenciado certificador.
Lo que simplifica aún más el proceso de firma, sin embargo, esto involucra otro tipo de beneficios.
Beneficios de la firma electrónica
Cabe destacar que, aunque la firma electrónica no cuenta con el mismo valor probatorio, su proceso en sí conlleva ventajas y la simplificación de tareas.
Por ejemplo, algunos de los beneficios de la firma electrónica son:
- Es fácil de usar dentro de softwares especializados como softwares GRC o softwares de Gobierno Corporativo;
- La digitalización de documentos y procesos;
- Seguridad de la firma, ya que deben contar con una contraseña única del firmante.
Ahora bien, en tu organización puedes hacer uso de ambas. La clave en realidad se basa en tener claridad en cuanto a los tipos de procesos que se digitalizarán y los documentos que deberán firmarse de acuerdo con el cargo, esto para identificar cuál es el mejor tipo de firma que necesitarás.
Ahora, hablemos de lo que realmente resulta interesante para muchos: el cómo la digitalización de procesos como las firmas, puede impactar significativamente en los resultados y procesos del Directorio.
Ventajas de la firma digital y electrónica para el Directorio
Para el caso del Directorio empresarial, la firma digital y electrónica va más allá de una solución ágil y eficiente, pues hablamos de un cargo cuyos procesos y gestión, involucra información confidencias o sensible.
Además de firmar estatus, informes o contratos, tomemos en cuenta que el principal objetivo de un Directorio es la toma de decisiones a través de sesiones que son constatadas en actas de reunión.
Los procesos de un Directorio también demandan la firma de dichas actas y votaciones, por lo tanto, contar con firmas digitales y electrónicas, benefician todos estos procesos. Pues de esta forma se garantiza uniformidad y centralización de actas.
Además de mejorar y facilitar la participación de los directores miembros cuando cuentan con la alternativa de votar o firmar desde cualquier lugar donde se encuentren. Y la digitalización de todo esto, a su vez, simplifica el seguimiento de decisiones tomadas en el Directorio.
Ahora bien, cuando pensamos específicamente en el presidente del Directorio o chairman, entonces debemos pensar en todos aquellos procesos que se verían beneficiados al digitalizar las firmas, tales como las firmas de convocatorias o planificaciones anuales del Directorio.
Herramientas para firmas electrónicas y digitales para el Directorio: Atlas Sign
Hoy podemos encontrar numerosas alternativas en el mercado para contar con firmas electrónicas y digitales. En este caso, antes solo debemos elegir qué tipo de software necesitamos y los tipos de procesos o flujos que necesitan ser digitalizados.
Por ejemplo, si se trata específicamente de digitalizar los procesos del Directorio, en ese caso lo más recomendable es encontrar un software que unifique y centralice todos los procesos relacionados a este órgano y que permita incluir a otros profesionales relacionados al mismo, tales como secretarios, gestores jurídicos, dirección ejecutiva, auditores, miembros de comités, entre otros.
Afortunadamente ya existen softwares para Directorios que centralizan toda la gestión de Gobierno Corporativo y de la dirección de las organizaciones, esta gestión incluye el uso de firmas digitales y electrónicas.
Por poner un ejemplo, podemos mencionar la gestión de las reuniones del Directorio. En un software de Directorio o de Gobierno Corporativo, se pueden agendar desde las reuniones de manera anual, para que se envíen a las agendas de todos los directores, enviar los documentos relacionados como orden del día, informes, reportes, etc., llevar la reunión desde el software, realizar el acta de reunión de manera automatizada y enviarla a los directores para solicitud de firma electrónica o digital.
Un ejemplo de software para firmas o software para Directorio es Atlas GOV, el Portal de Gobierno Corporativo más grande de América Latina, que cuenta con todo esto y más, con la funcionalidad de firmas electrónicas y digitales, Atlas Sign, que funcionada de la misma forma que softwares especializados en firmas electrónicas y digitales, solo que este puede ser aún más fácil e integrado ya a tus procesos.
Es decir, podrás revisar y concluir pendientes con tan solo unos clics.
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