13 benefícios da digitalização da Governança Corporativa

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Transformação Digital: A transformação digital chegou aos Conselhos de Administração e aos demais colegiados de governança de muitas organizações. A pandemia do novo corona vírus mudou a maneira como as pessoas passaram a interagir e acelerou a digitalização dos processos de governança, principalmente nas organizações atentas à inovação digital.

A necessidade de se realizar reuniões por videoconferência, por exemplo, obrigou a utilização de um meio de interação que antes não era muito comum no dia a dia da grande maioria. Foi necessário preparar toda a logística e verificar os aspectos tecnológicos e humanos desse processo.

A distribuição de materiais, relatórios e documentos passou a ser 100% digital e os cyber riscos, neste atual cenário, fizeram com que as empresas abandonassem o uso de e-mail e repositórios públicos de informação.

 

Neste sentido, a aquisição de um portal de governança passou a ser entendida como um investimento necessário e inadiável para algumas organizações. Digitalizar os processos de governança proporciona muitos benefícios que ficaram bem mais evidentes no atual contexto de pandemia.

 

Com o uso do portal de governança, as organizações conseguem obter ganhos reais de tempo, otimização de recursos, rapidez e facilidade de acesso a documentos, dados e informações essenciais para o melhor desempenho de seus colegiados. 

 

Deve-se destacar, também, a relevância da cybersegurança que este tipo de ferramenta possui. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a crescente ameaça de ataques cibernéticos e vazamento de dados (data leaks) em escala global, a proteção de informações, dados e documentos confidenciais da organização passou a ser obrigatória. 

 

A seguir, veja os 13 principais benefícios que o portal de governança oferece às organizações:

 

  1. Registro e preparação das reuniões do Conselho de Administração, comitês e demais colegiados de forma prática e segura;

  2. Realização de reuniões do conselho de administração e demais colegiados por videoconferência. Os principais portais do mercado oferecem integração com ferramentas como o Microsoft Teams e o Zoom, além de disponibilizar videoconferência própria criptografada ponta a ponta. O administrador do portal também pode inserir links de outras ferramentas de videoconferência que a organização utiliza;

  3. Consolidação de todos os materiais da reunião em um único livro, com paginação única e marca d'água;

  4. Disponibilidade de acesso remoto e a partir de qualquer dispositivo aos materiais que serão utilizados nas reuniões. Importante destacar que a preparação e a disponibilização do material devem ocorrer de forma tempestiva. Assim, conselheiros e membros de comitês terão tempo hábil para se prepararem melhor para as reuniões;

  5. Disponibilidade de acesso off-line a todo o material da reunião. Muito útil em locais sem acesso ou com dificuldade de conexão à internet;

  6. Inserção de anotações nos documentos que serão utilizados pelos conselheiros e membros de comitês nas reuniões. Tudo isso feito no portal sem a necessidade de impressão do material. Os melhores portais possuem o recurso Scratch n´Highlight, onde o usuário faz anotações com o uso de caneta ou dedo direto no seu tablet ou celular;

  7. Controle de permissão de acesso a documentos para consulta, impressão e edição por tipo de usuário;

  8. Proteção dos documentos, dados e informações confidenciais da organização com o uso de mecanismos de segurança da informação de alta confiabilidade. Os principais portais do mercado possuem autenticação de usuários por múltiplos fatores, log de auditoria, criptografia de nível bancário, e-mail de confirmação de login, marca d´água em 100% dos documentos, dentre outros;

  9. Redução significativa ou até mesmo eliminação do volume físico de documentos de governança da organização: 100% digital;

  10. Assinatura eletrônica e digital e com CPF de atas e outros documentos, com total praticidade e segurança da informação;

  11. Otimização da comunicação e compartilhamento de dados, informações e documentos entre os conselheiros de administração e os membros dos demais órgãos de governança da organização, especialmente com o CEO (Chief Executive Officer);

  12. Acompanhamento das ações deliberadas pelo Conselho de Administração e de projetos estratégicos aprovados com atualização do status de execução;

  13. Capacidade de indexação e busca de materiais, informações e dados que foram utilizados nas reuniões ou até mesmo durante as reuniões, se for preciso. Os melhores portais oferecem o uso de Inteligência Artificial e OCR (Reconhecedor Ótico de Caracteres) como recursos diferenciados para uma busca rápida e com total precisão.

Estas funcionalidades permitem a melhoria contínua de desempenho, por exemplo, dos trabalhos do Conselho de Administração e dos conselheiros em seu dever de diligência, de informação e de lealdade com relação aos interesses da organização. 

 

Porém, é preciso ter processos eficazes, bem claros e estruturados de governança. Treinamentos sobre o uso da tecnologia fazem parte do processo. Os usuários do portal, especialmente os conselheiros de administração, membros dos demais colegiados e o administrador, devem passar por etapas de treinamento de forma que conheçam e explorem todos os recursos que a tecnologia oferece, incentivando o uso adequado e com o menor risco possível de subutilização do portal.