06 razões para usar um portal de governança

Publicado em 23 de Fevereiro de 2021

Portal de Governança Portal de Governança
A transformação digital da governança foi uma das frentes mais aceleradas pela pandemia da covid-19. As reuniões do conselho de administração e dos demais colegiados passaram a ser virtuais; isso gerou um importante impacto na forma de prepará-las e no modo de interação entre os conselheiros e profissionais de governança corporativa.

Ficou evidente que essa transformação não se faz somente com tecnologia. O fator humano é parte fundamental para que ela ocorra. Neste novo contexto, são necessários um novo modelo de gestão e uma nova cultura, que devem ser difundidos pelos líderes da organização.

Isso significa que as lideranças organizacionais devem encampar as mudanças (para gerar engajamento), ter foco nas pessoas e na preparação de um terreno fértil para que a transformação digital aconteça em toda a estrutura de governança. O uso da tecnologia precisa resultar na percepção de valor e na otimização dos processos. 

A seguir, algumas das principais soluções e vantagens de se usar um portal de governança:

1.  ACESSO INSTANTÂNEO A QUALQUER INFORMAÇÃO

Com o portal é possível acessar materiais, atas de reuniões passadas, demonstrações financeiras, políticas, planejamento estratégico e quaisquer outros documentos a partir de qualquer dispositivo e em qualquer lugar.

2. SEGURANÇA REAL DA INFORMAÇÃO

Em tempos nos quais ataques cibernéticos estão cada vez mais frequentes, e-mail tornou-se um meio impróprio para troca de informações confidenciais e estratégicas. Os melhores portais do mercado contam com criptografia de nível bancário, duplo fator de autenticação, marca d’água, gerenciamento de seções ativas e muitos outros fatores de segurança para o acesso a informações sensíveis.

3. INDEXAÇÃO DA INFORMAÇÃO

O portal de governança indexa as informações armazenadas, mesmo que dentro de documentos. Esta ferramenta utiliza o sistema OCR (Reconhecedor Ótico de Caracteres) para reconhecer palavras dentro de documentos escaneados, para que conselheiros possam realizar pesquisas e encontrar rapidamente o que buscam. 

4. AGILIDADE NO PROCESSO DE PREPARAÇÃO DAS REUNIÕES

Com o portal, a preparação de uma reunião do conselho de administração é reduzida de horas para minutos. O portal permite à área de governança corporativa agendar reuniões, organizar e disponibilizar materiais, solicitar votações, assinaturas eletrônicas, entre outras facilidades.

5. MELHOR APROVEITAMENTO DO TEMPO DOS CONSELHEIROS E DIRETORES

Com o uso do portal, conselheiros e diretores podem acompanhar suas obrigações em um único lugar, como votações ou aprovações, uma ata que necessite de assinatura eletrônica ou, ainda, uma tarefa que necessite executar. 

6. FOLLOW UP  DE DELIBERAÇÕES

Os melhores portais do mercado possuem a funcionalidade de ações e projetos, onde conselheiros se mantêm informados sobre as implementações provenientes das decisões tomadas no conselho de administração, desde uma simples contratação de um seguro D&O a um complexo processo de fusão e aquisição (M&A). O portal, assim, possibilita a transparência na prestação de contas aos conselheiros.

 

Publicado por Paulo Lima | Editado por Luiz Gustavo Anjos