10 passos práticos para estruturar o planejamento anual do Conselho de Administração
O Conselho de Administração é o principal colegiado de governança corporativa de uma organização. Dentre as suas principais atribuições estão a avaliação e a deliberação da estratégia organizacional.
Normalmente, a estratégia é definida com o olhar para o futuro. Entretanto, parcela relevante das organizações ainda utiliza a maior parte do tempo para avaliar os resultados passados, deixando de focar no que realmente importa: o desenho do futuro e a dinâmica das relações com os stakeholders.
Por conta disso, o Conselho de Administração precisa ter o foco no longo prazo e no crescimento sustentável da organização. Assim, entre as etapas que visam a maior eficácia da governança corporativa está o planejamento anual das atividades do Conselho de Administração.
A seguir, conheça 10 passos práticos sobre o que precisa ser feito na elaboração do planejamento anual do Conselho de Administração:
01. Defina os colaboradores que atuarão nos processos de governança corporativa
Faça um planejamento dos profissionais que vão atuar neste sistema. Caso não seja possível ter um profissional de governança corporativa dedicado, é importante nomear pessoas que terão tempo disponível para cuidar das agendas dos conselheiros, dos materiais a serem preparados e distribuídos, das deliberações, das atas de reuniões e do acompanhamento da implementação das decisões dos colegiados.
02. Escolha a tecnologia ideal a ser utilizada pelo Conselho de Administração
A tecnologia se faz necessária particularmente para distribuição segura dos materiais do Conselho de Administração, comunicação entre conselheiros e profissionais de governança corporativa, registro seguro de deliberações, notas e evidências das atividades do colegiado e indexação da informação. É possível fazer isso a partir de diversos softwares e repositórios separados, mas é naturalmente melhor de forma integrada. Por esta razão, portais de governança são boas opções para digitalizar todas as atividades do Conselho de Administração.
03. Feche a agenda do ano com os conselheiros
Registre todas as reuniões com a definição da data e o tempo de duração no portal de governança. Ele irá gerar as salas de videoconferência de sua preferência e enviar convites, travando as agendas dos conselheiros de forma integrada.
04. Liste todos os stakeholders relevantes e defina como o Conselho de Administração se comunicará ou trabalhará com eles
Acionistas, colaboradores, fornecedores, clientes, sociedade, governo, ONGs, auditores externos etc. são exemplos de stakeholders. É importante definir a forma e a periodicidade de comunicação do Conselho de Administração ou seus representantes com os stakeholders envolvidos.
05. Defina os Comitês de Assessoramento do Conselho de Administração
É fundamental definir quais comitês de assessoramento ao Conselho de Administração existirão, suas atribuições regimentais, sua agenda de trabalho, propostas, recomendações e pareceres sobre matérias estratégicas que devem ser entregues ao Conselho.
06. Liste todos os principais temas que serão abordados
Outro passo importante do planejamento anual do Conselho de Administração é listar as principais pautas da agenda de trabalho. Parte-se dos temas obrigatórios (definidos por lei), passando pelos temas estatutários e pelos regimentais (se houver um regimento de Conselho). Após isso, é importante definir os temas relevantes de estratégia e governança da organização que não tenham sido listados anteriormente. Conselhos de Administração com maior visão de futuro têm trazido à mesa temas como cybersegurança, ASG (Ambiente, Social e Governança), diversidade, gestão de riscos, planejamento estratégico etc.
07. Distribua todos os tópicos importantes em reuniões específicas
No portal de governança, é possível criar as pautas futuras e deixá-las prontas para o recebimento do material de discussão ou para deliberação posterior.
08. Para tornar as discussões produtivas, faça reflexões sobre os tópicos
Qual o objetivo de discutir este item da agenda? Quais materiais devem ser preparados para permitir que o Conselho avalie e decida? Quem irá prepará-los? Esta agenda envolverá comitês e/ou profissionais externos? Quais possíveis deliberações ou resultados estratégicos podem ser extraídos dessa agenda?
09. Agende reuniões individuais com os conselheiros e os principais acionistas para entender as expectativas
Na hora de traçar estratégias, é necessário saber o que cada um espera para o próximo ano. Debater os assuntos, seja por meio de um brainstorming ou com ideias fixas, é de extrema importância para que tudo seja debatido, analisado e estruturado para acontecer.
10. Siga seu planejamento
Revise sempre que necessário, mas foque na execução do seu plano para observar melhorias significativas na eficácia do seu colegiado. É um processo de evolução constante. A cada planejamento anual melhorias são incorporadas. Portanto, não se preocupe se o primeiro ciclo não funcionar perfeitamente.
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