governanca-corporativa

Ata de Reunião: O que é, como fazer e modelos para baixar

Publicado em 29 de Abril de 2021

Modelo Ata de Reunião do Conselho de Administração e Diretoria Modelo Ata de Reunião do Conselho de Administração e Diretoria

Não há nada mais importante do que registrar o que foi discutido e decidido numa reunião, não é mesmo? Isso evita discussões futuras, guarda o histórico, permite a rastreabilidade da informação e orienta o que deve ser feito em seguida. Porém, qual é a melhor forma de fazer uma ata de reunião para documentar todas as informações? É sobre isso que falaremos a seguir!

Para falar bem a verdade, essa é uma dúvida frequente. E preparar uma ata não precisa ser uma tarefa complexa. O grande segredo está em você sempre se preparar de forma adequada. Uma ata pode variar de acordo com o segmento da empresa e o tipo de reunião. Por isso, mostraremos quais os passos para fazê-la em qualquer tipo de reunião.

O que é uma ata de reunião?

 

De modo geral, para quem ainda não sabe, a ata de reunião serve como um registro formal das decisões tomadas ou outras ações realizadas em reunião pelo Conselho de Administração, Comitês do Conselho e Diretoria Executiva. É uma anotação por escrito de tudo o que foi discutido, deliberado ou informado na reunião. A ata pode e deve ser usada como documento institucional de informação.

O que NÃO deve conter em uma ata de reunião?

 

Uma boa ata de reunião é totalmente impessoal. Ela precisa transmitir a essência principal da reunião e não deve expor os envolvidos ou relatar opiniões desnecessárias. Uma ata sempre será um documento de natureza institucional.

Abaixo, conheça 3 pontos que devem ser evitados para garantir a impessoalidade desse tipo de registro:

1. Inclua, quando necessário, apenas a justificativa formal do voto contrário do membro do conselho de administração, comitê, conselho fiscal ou diretoria.

 

Lembre-se: a ata de reunião deve ser um registro institucional e impessoal da reunião, concentrando-se nas decisões e não nas discussões de natureza pessoal ou ideológica.

Pode acontecer de algum membro da reunião exigir que sua discordância seja registrada. Neste caso, procure colocar a justificativa nos termos adequados que mostrem tecnicamente os motivos do voto contrário. Se houve uma discussão mais acalorada, nunca relate em ata os fatos ocorridos, de maneira a não comprometer os envolvidos.

2. Evite incluir resumos de documentos ou apresentações nas atas de reunião.

 

Pode ser que seja solicitada a inclusão dos materiais que foram utilizados ou apresentados na reunião. Se este for o caso, evite detalhar o conteúdo ou os motivos da importância deles na ata da reunião. Somente faça o registro de quais foram os materiais e pronto.

3. Não inclua como os indivíduos votaram.

 

É muito comum em reuniões de Diretoria e do Conselho, por exemplo, ocorrerem votações. A menos que isso seja uma solicitação formal do Conselho, não exponha os votos dos integrantes, ou seja, apenas enumere-os. Dessa forma, você registra o resultado da votação sem expor os integrantes.

Dito tudo isso, vejamos...

Como fazer uma ata de reunião excelente em 4 passos

 

Como iniciar uma ata de reunião? Bom... Conforme mencionado anteriormente, existem diversos tipos de reunião e cada uma delas com suas exigências e características. Pode-se afirmar que existem essencialmente 4 etapas para o desenvolvimento de uma boa ata:

  • Planejamento prévio e preparo;
  • Transcrição ou esboço;
  • Sintetização ou informações adicionais;
  • Compartilhamento e arquivamento.


Saiba mais de cada um dos pontos a seguir:

1. Prepare-se com antecedência

 

Via de regra, tudo no mundo dos negócios exige planejamento prévio e com as atas não é diferente. Antes de começar a preparar a pauta da reunião, discutir o formato da ata que deve ser utilizado é sempre uma boa pedida.

Esclarecer as expectativas das atas da reunião com o Presidente do Conselho de Administração, do Comitê ou com o Diretor-Presidente fará com que você se sinta muito mais confiante e preparado(a) para a tarefa.

E lembre-se de preparar com antecedência todos os materiais e documentos que serão examinados. Alguns deles podem demorar dias para chegar até você.

2. Esboço da ata

 

O esboço é a forma mais rápida para que você capte as informações importantes da reunião no exato momento em que são passadas e depois formalize isso no documento oficial.

Existem alguns pontos chave que devem constar já no esboço e que facilitarão a criação do documento final. Geralmente são os seguintes:

  • Data, hora e local da reunião;
  • Nomes dos participantes da reunião e dos ausentes, e seus respectivos cargos;
  • Aceitação ou correções/alterações das atas de reuniões anteriores;
  • Decisões tomadas sobre cada item da agenda. Por exemplo: ações tomadas ou acordadas para decisão futura e próximos passos com seus respectivos prazos;
  • Resultados da votação (se necessário, colocar detalhes sobre quem fez as propostas de deliberação, quem apoiou e aprovou);
  • Propostas de deliberação aceitas ou rejeitadas;
  • Itens a serem retidos;
  • Data, hora e local da próxima reunião.


Existem portais de governança que já disponibilizam um esboço de ata automaticamente preparado. Verifique se a sua organização já possui um portal.

DICA: Caso você ache necessário, e tenha permissão para isso, grave a reunião. Claro que você não vai utilizar a gravação para registrar palavra por palavra na ata de reunião. Porém, em reuniões com vários participantes é comum a discussão de muitos pontos com detalhes importantes. Gravar pode ser uma ótima saída para não perder nada relevante no registro. Mas, obviamente, não deixe de avisar os participantes que você gravará a reunião.

3. Sintetização e notas adicionais

 

Assim que terminar a reunião, é hora de reunir suas anotações e redigir a ata.  Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:

  • Tente escrever a ata o mais rápido possível após a reunião, enquanto tudo está fresco em sua mente;
  • Reveja seu esboço e, se necessário, adicione notas ou esclareça os pontos levantados.  Além disso, verifique se todas as decisões, ações e propostas de deliberação foram claramente anotadas;
  • Certifique-se de incluir detalhes suficientes;
  • Para as atas do Conselho de Administração, em particular, recomendamos incluir uma breve descrição de cada ação tomada, bem como a justificativa por trás da decisão;
  • Se houve muita discussão antes de aprovar uma proposta de deliberação, escreva os principais argumentos a favor e contra;
  • Garanta brevidade e clareza para que as atas sejam fáceis de ler;
  • Importante ser bem objetivo;
  • Evite observações pessoais. As atas devem ser baseadas apenas em fatos;
  • Se você precisar consultar outros documentos, não tente resumi-los. Em vez disso, basta indicar onde eles podem ser encontrados ou anexe-os como um apêndice.


4. Compartilhamento e arquivamento das atas de reunião

 

Ao terminar de redigir a ata, você será responsável por torná-la um documento oficial. É bem provável que também seja sua responsabilidade compartilhar a ata com todos os conselheiros e demais envolvidos na reunião.

Recomenda-se que você encaminhe a ata para a aprovação do Presidente do Conselho antes de disponibilizá-la aos membros da reunião.

Ops! Você ainda compartilha os documentos da sua empresa de forma impressa ou por e-mail?

Para o compartilhamento e armazenamento das atas, por exemplo, existem alguns caminhos. Via de regra, se a sua empresa for uma sociedade anônima (S.A), as atas são publicadas e disponibilizadas ao público em geral. Porém, há documentos citados na ata que são confidenciais e sensíveis e que não podem ser vazados e nem disponibilizados publicamente.

Esses documentos podem ser extraviados quando enviados por e-mail e pararem em mãos erradas. Normalmente, você segue o protocolo estabelecido por sua empresa (e-mail, compartilhamento e arquivamento em nuvem etc.). Mas ter tudo armazenado digitalmente em uma única ferramenta é muito mais seguro.

Além disso, encontrar documentos em uma plataforma digital, como um portal de governança, é uma tarefa das mais fáceis de se fazer. Ambiente criptografado, documentos com marca d´água, facilidade de compartilhamento, assinatura digital e eletrônica e a geração de atas de forma rápida e prática facilitam muito o processo de criação desse tipo de documento e o torna muito mais seguro e rastreável.

As suas tarefas serão automatizadas e o seu ganho de tempo será extraordinário. O portal da Atlas Governance é o mais utilizado no Brasil. São mais de 200 organizações e cerca de 6.000 conselheiros que se beneficiam diariamente com o uso do portal. Caso tenha interesse em conhecer mais sobre nosso portal de governança, clique aqui e marque uma demonstração com nosso time de especialistas.

Saiba como nosso software resolve de forma simples, rápida e em um único ambiente digital todas as suas dificuldades em gerenciar atas de reuniões, encontros e documentos do Conselho de Administração, Comitês, Conselho Fiscal e da Diretoria Executiva.

Banner_Blog_Modelos-de-reunião-Atas-1

 

Publicado por Paulo Lima | Editado por Luiz Gustavo Anjos