Atas de reunião são um valioso recurso para aqueles que têm uma agenda repleta de compromissos, no entanto, existem diferentes tipos para finalidades distintas e isso pode gerar um pouco de dúvidas no momento da produção do documento. Para te ajudar a sanar suas dúvidas de como fazer uma ata de reunião, falaremos mais a seguir!
O que é uma ata de reunião?
A ata de reunião é um registro oficial das deliberações e tudo que aconteceu em uma reunião, seja ela realizada pelo Conselho de Administração, Comitês do Conselho ou Diretoria Executiva. Normalmente é redigida por uma secretária executiva ou alguém com cargo responsável por essa função, tendo como objetivo levar ao conhecimento dos interessados aquilo que foi falado, e permitir dar sequência ao que foi decidido.
A ata é uma anotação de tudo o que foi discutido, deliberado ou informado na reunião e pode (deve) ser usada como documento institucional de informação.
Qual a importância da ata de reunião?
A importância da ata de reunião se baseia no fato de se tratar de um documento que registra as informações mais importantes discutidas e as decisões tomadas em uma reunião. É um arquivo que pode ser consultado sempre que preciso. Isso impede que as definições e diálogos resultantes da reunião não sejam esquecidos.
Saiba quais são os tipos de ata
Uma ata de reunião pode ser classificada como formal ou informal. A diferença entre os dois tipos é o grau de formalidade e a importância da reunião sobre a qual o documento se refere. As atas formais possuem elementos obrigatórios que as distinguem, enquanto as atas informais, ou simples, são feitas a partir de um modelo mais conciso com um resumo das informações relevantes tratadas em reunião.
Como fazer uma ata de reunião excelente em 4 passos
Como iniciar uma ata de reunião de diretoria ou Conselho? Bom… Conforme mencionado anteriormente, existem diversos tipos de reunião e cada uma delas com suas exigências e características. Pode-se afirmar que existem essencialmente 4 etapas para o desenvolvimento de uma boa ata:
- Planejamento prévio e preparo;
- Transcrição ou esboço;
- Sintetização ou informações adicionais;
- Compartilhamento e arquivamento.
Saiba mais de cada um dos pontos a seguir:
1. Prepare-se com antecedência
Via de regra, tudo no mundo dos negócios exige planejamento prévio e com as atas não é diferente. Antes de começar a preparar a pauta da reunião, discutir o formato da ata que deve ser utilizado é sempre uma boa pedida.
Esclarecer as expectativas das atas da reunião com o Presidente do Conselho de Administração, do Comitê ou com o Diretor-Presidente fará com que você se sinta muito mais confiante e preparado(a) para a tarefa.
E lembre-se de preparar com antecedência todos os materiais e documentos que serão examinados. Alguns deles podem demorar dias para chegar até você.
2. Esboço da ata
O esboço é a forma mais rápida para que você capte as informações importantes da reunião no exato momento em que são passadas e depois formalize isso no documento oficial.
Existem alguns pontos chave que devem constar já no esboço e que facilitarão a criação do documento final. Geralmente são os seguintes:
- Data, hora e local da reunião;
- Nomes dos participantes da reunião e dos ausentes, e seus respectivos cargos;
- Aceitação ou correções/alterações das atas de reuniões anteriores;
- Decisões tomadas sobre cada item da agenda. Por exemplo: ações tomadas ou acordadas para decisão futura e próximos passos com seus respectivos prazos;
- Resultados da votação (se necessário, colocar detalhes sobre quem fez as propostas de deliberação, quem apoiou e aprovou);
- Propostas de deliberação aceitas ou rejeitadas;
- Itens a serem retidos;
- Data, hora e local da próxima reunião.
Existem portais de governança que já disponibilizam um esboço de ata automaticamente preparado. Verifique se a sua organização já possui um portal.
DICA: Caso você ache necessário, e tenha permissão para isso, grave a reunião. Claro que você não vai utilizar a gravação para registrar palavra por palavra na ata de reunião. Porém, em reuniões com vários participantes é comum a discussão de muitos pontos com detalhes importantes. Gravar pode ser uma ótima saída para não perder nada relevante no registro. Mas, obviamente, não deixe de avisar os participantes que você gravará a reunião.
3. Sintetização e notas adicionais
Assim que terminar a reunião, é hora de reunir suas anotações e redigir a ata. Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:
- Tente escrever a ata o mais rápido possível após a reunião, enquanto tudo está fresco em sua mente;
- Reveja seu esboço e, se necessário, adicione notas ou esclareça os pontos levantados. Além disso, verifique se todas as decisões, ações e propostas de deliberação foram claramente anotadas;
- Certifique-se de incluir detalhes suficientes;
- Para as atas do Conselho de Administração, em particular, recomendamos incluir uma breve descrição de cada ação tomada, bem como a justificativa por trás da decisão;
- Se houve muita discussão antes de aprovar uma proposta de deliberação, escreva os principais argumentos a favor e contra;
- Garanta brevidade e clareza para que as atas sejam fáceis de ler;
- Importante ser bem objetivo;
- Evite observações pessoais. As atas devem ser baseadas apenas em fatos;
- Se você precisar consultar outros documentos, não tente resumi-los. Em vez disso, basta indicar onde eles podem ser encontrados ou anexe-os como um apêndice.
4. Compartilhamento e arquivamento das atas de reunião
Ao terminar de redigir a ata, você será responsável por torná-la um documento oficial. É bem provável que também seja sua responsabilidade compartilhar a ata com todos os conselheiros e demais envolvidos na reunião.
Recomenda-se que você encaminhe a ata para a aprovação do Presidente do Conselho antes de disponibilizá-la aos membros da reunião.
Ops! Você ainda compartilha os documentos da sua empresa de forma impressa ou por e-mail?
Para o compartilhamento e armazenamento das atas, por exemplo, existem alguns caminhos. Se a sua empresa for uma sociedade anônima (S.A), as atas são publicadas e disponibilizadas ao público em geral. Porém, há documentos citados na ata que são confidenciais e sensíveis e que não podem ser vazados e nem disponibilizados publicamente.
Esses documentos podem ser extraviados quando enviados por e-mail e pararem em mãos erradas. Normalmente, você segue o protocolo estabelecido por sua empresa (e-mail, compartilhamento e arquivamento em nuvem etc.). Mas ter tudo armazenado digitalmente em uma única ferramenta é muito mais seguro.
Além disso, encontrar documentos em uma plataforma digital, como um portal de governança, é uma tarefa das mais fáceis de se fazer. Ambiente criptografado, documentos com marca d´água, facilidade de compartilhamento, assinatura digital e eletrônica e a geração de atas de forma rápida e prática facilitam muito o processo de criação desse tipo de documento e o torna muito mais seguro e rastreável.
O que NÃO deve conter em uma ata de reunião?
Uma boa ata de reunião é totalmente impessoal. Ela precisa transmitir a essência principal da reunião e não deve expor os envolvidos ou relatar opiniões desnecessárias. Uma ata sempre será um documento de natureza institucional.
Abaixo, conheça 3 pontos que devem ser evitados para garantir a impessoalidade desse tipo de registro:
1. Não inclua detalhes desnecessários das discussões que precedem um voto.
Inclua, quando necessário, apenas a justificativa formal do voto contrário do membro do conselho de administração, comitê, conselho fiscal ou diretoria.
Lembre-se: a ata de reunião deve ser um registro institucional e impessoal da reunião, concentrando-se nas decisões e não nas discussões de natureza pessoal ou ideológica.
Pode acontecer de algum membro da reunião exigir que sua discordância seja registrada. Neste caso, procure colocar a justificativa nos termos adequados que mostrem tecnicamente os motivos do voto contrário. Se houve uma discussão mais acalorada, nunca relate em ata os fatos ocorridos, de maneira a não comprometer os envolvidos.
2. Evite incluir resumos de documentos ou apresentações nas atas de reunião.
Pode ser que seja solicitada a inclusão dos materiais que foram utilizados ou apresentados na reunião. Se este for o caso, evite detalhar o conteúdo ou os motivos da importância deles na ata da reunião. Somente faça o registro de quais foram os materiais e pronto.
3. Não inclua como os indivíduos votaram.
É muito comum em reuniões de Diretoria e do Conselho, por exemplo, ocorrerem votações. A menos que isso seja uma solicitação formal do Conselho, não exponha os votos dos integrantes, ou seja, apenas enumere-os. Dessa forma, você registra o resultado da votação sem expor os integrantes.
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