O que é gestão de ativos e quais os seus benefícios?
Sua organização gerencia o patrimônio dela da melhor maneira possível? Entenda neste artigo o que é gestão de ativos e quais os seus benefícios.
O que é um ativo?
Os ativos são qualquer bem material que integre o patrimônio da organização. Nesta categoria se inclui, por exemplo, maquinários da linha de produção, materiais de escritório, veículos da frota empresarial, equipamentos de informática e outros objetos sob controle da empresa.
O que é gestão de ativos?
A gestão de ativos é a forma como uma empresa lida com seu patrimônio. Ela trata de pensar nas melhores práticas de gerenciamento dos seus bens, tendo por objetivo a extração do maior valor possível de recursos que a organização detém. Neste sentido, realiza-se trabalhos como: balanceamento de custos, oportunidades e riscos, performance esperada dos ativos etc.
Como a gestão de ativos funciona na prática?
Para entender como a gestão de ativos funciona na prática, podemos analisá-la no contexto da Atlas Governance:
Como somos uma empresa de tecnologia, a maioria de nossos ativos são computadores e licenças de software. A fim de otimizar custos e aumentar a produtividade, nós fazemos o acompanhamento periódico do nosso inventário de computadores e distribuição dos mesmos, buscando sempre entender a necessidade de cada departamento do ponto de vista de softwares utilizados e configurações de computadores necessárias para exercer suas atividades.
Além disso, verificamos mensalmente todos os softwares e licenças utilizadas, evitando o desperdício de pagar por algo que não é utilizado.
Benefícios da gestão de ativos
Segundo Danilo de Oliveira Farias, Chief Financial Officer na Atlas Governance, a gestão de ativos é importante para uma organização porque proporciona uma série de benefícios, como a redução de custos, aumento de produtividade, melhor controle da depreciação e amortização e otimização do orçamento. Entenderemos melhor alguns destes benefícios a seguir:
Redução de custos
“Se uma empresa não faz uma gestão de ativos, ela pode ter custos muito maiores do que o necessário”, aponta Danilo. Ele explica que, se uma empresa utiliza um CRM, por exemplo, mas não faz uma gestão ativa da quantidade de licenças X colaboradores, provavelmente chegará o momento em que a empresa terá mais licenças do que a quantidade de funcionários.
“Isso é algo muito comum entre as organizações, visto que os departamentos responsáveis por essa gestão não verificam se as pessoas que utilizam ou não cada plataforma”, assegura.
Aumento da produtividade
Além disso, do ponto de vista de produtividade, Danilo afirma que a falta de gestão de ativos pode impactar a quantidade de tempo que uma pessoa leva para exercer uma determinada atividade.
“Por exemplo, suponhamos que a área de engenharia de uma empresa precisa utilizar o AutoCad ou Inventor para exercer suas atividades. Caso a área de tecnologia aloque um computador que atende apenas os requisitos mínimos para cada programa, ao invés de um engenheiro demorar 1 hora para projetar uma peça, ele pode levar 3 horas por conta da quantidade de vezes que o sistema trava durante o processo.”
Controle da depreciação por setor
Cada departamento de uma organização tem a sua demanda por suprimentos, bens e recursos. Com o estabelecimento de uma política de gestão de ativos, sua empresa poderá assegurar a alocação da depreciação nos centros de custos corretos.
Otimização do orçamento
Quando se compreende melhor a necessidade por ativos e sua vida útil, é mais simples definir um orçamento assertivo. Também é possível prever futuras compras (visto que já se sabe a vida útil de cada ativo) e agilizar a aprovação orçamentária.
Conduta legal correta
Este é o ponto de encontro da gestão de ativos com o setor de Compliance. O gerenciamento de ativos é fundamental para que o seu negócio fique em conformidade com a Receita Federal e evite multas ou autuações. Isso porque a aplicação devida de tributação sobre o ganho de capital na alienação de bens e as deduções legais no imposto de renda dá organização dependem da gestão de ativos adequada.
Boas práticas para a gestão de ativos da sua empresa
Como boas práticas para otimizar a gestão de ativos, Danilo cita algumas práticas como o acompanhamento mensal (seja ele feito em Excel ou algum ERP específico) de ativos disponíveis, tempo médio de vida útil, alocação de ativos conforme a demanda do departamento.
Mas o principal ponto que se deve observar, na opinião dele, é a revisão de licenças. “Pode parecer algo simples, mas com a evolução tecnologia temos cada vez mais e mais plataformas SaaS sendo utilizadas por empresas e já vi diversos casos em que uma organização paga por algo que nem sabe que utiliza ou até mesmo para pessoas que já foram desligadas”, complementa.
Considere o uso de um portal de Governança
Talvez os Conselheiros da sua organização lidem hoje com uma enorme gama de ferramentas que deveriam ajudar na otimização dos processos de Governança, mas, no fim, tornam tudo mais confuso.
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