Assembleia geral ordinária: o que é e como otimizá-la

O que é uma Assembleia geral ordinária, para que serve e como otimizá-la? Descubra neste artigo.

Data de Publicação: Mar 23, 2023
Escrito por: Clara  Brito

Assembleia geral ordinária: o que é e como otimizá-la

O que é uma Assembleia geral ordinária, para que serve e como otimizá-la? Descubra neste artigo.

As Sociedades por Ações (S.A) são obrigadas por lei a realizarem anualmente a Assembleia geral ordinária. Mas o que é isso, para que serve e como otimizá-la? Descubra todas essas e outras informações neste artigo.

Banner com link. Clique e baixe agora um checklist para convocação de assembleias!

Banner com link. Clique e baixe agora um checklist para convocação de assembleias!

O que é e para que serve a Assembleia Geral Ordinária (AGO)?

 

A Assembleia Geral Ordinária, também conhecida como AGO, é uma reunião de donos. Por lei, essa reunião deve ser realizada pelas empresas uma vez por ano para prestação de contas, aprovação e previsão orçamentária e outras deliberações.

Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária: qual a diferença?

 

Uma Assembleia Geral Ordinária, como foi visto, deve seguir a recorrência de uma vez por ano, conforme previsto por lei. Por outro lado, uma Assembleia Geral Extraordinária pode ser realizada a qualquer momento, quando necessário, e pode tratar de qualquer assunto. Por isso é chamada de “extraordinária”; porque vai além da ordinária.

Como funciona a Assembleia Geral Ordinária?

 

A Lei nº 6.404/76 (Lei das S.A.) prevê que a assembleia geral ordinária deve ser realizada nos quatro meses seguintes ao término de cada exercício social.

Isso quer dizer que, para o exercício social encerrado em 31 de dezembro 2022, por exemplo, as sociedades por ações terão até o dia 30 de abril de 2023 para realizar a assembleia geral ordinária. A assembleia tem por objetivo: I) examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; II) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; III) e eleger os administradores, se necessário.

Além disso, a entidade deve publicar e disponibilizar aos acionistas os documentos necessários para a discussão na assembleia com trinta dias de antecedência. Estes são os documentos que, conforme previsto em lei, devem ser compartilhados:

  1. relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício social encerrado;
  2. cópia das demonstrações financeiras;
  3. parecer dos auditores independentes, se houver;
  4. parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e
  5. demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.

Todas essas informações devem ser publicadas pelas empresas no Diário Oficial do Estado de sua sede e em jornal de grande circulação.

Imagem mostra os documentos que devem ser compartilhados na Assembleia geral ordinária, os quais já foram mencionados anteriormente.

Além da publicação dos próprios Documentos da Administração 30 dias antes da data prevista para a AGO, as sociedades podem fazer um comunicado aos acionistas informando-os que os documentos estão disponíveis na sede. Neste caso, os documentos deverão ser publicados nos mesmos veículos 5 dias antes da AGO.

Observa-se que a companhia de capital fechado com menos de 20 acionistas e patrimônio líquido inferior a dez milhões de reais fica dispensada da publicação dos Documentos da Administração, desde que cópias autenticadas de tais arquivos sejam levadas para registro na Junta Comercial competente sob a forma de anexo à ata de AGO.

Quem pode convocar Assembleia Geral?

 

De modo geral, a tarefa de convocar a Assembleia Geral Ordinária compete principalmente ao Conselho de Administração ou à Diretoria. No entanto, em alguns casos, também há possibilidade de ser convocada pelo Conselho Fiscal ou qualquer acionista da empresa em situações específicas, como a de atraso da convocação da AG.

Como deve ser convocada a Assembleia Geral Ordinária?

 

Por se tratar de uma reunião tão importante que ocorre de forma anual, existem algumas normas de convocação das assembleias. São elas:

1. A divulgação deve ser feita, no mínimo, 3 vezes

 

O anúncio da AGO deverá ser publicado, no mínimo, 3 vezes. E o anúncio deverá conter o local, data e hora e ordem do dia, ou seja, pautas a serem tratadas.

2. Diferenças entre empresas de capital aberto ou fechado

 

No caso da empresa de capital aberto, por contar com um maior número de acionistas, a divulgação deve ser feita com 21 dias de antecedência, e o segundo chamado deverá ser com 8 dias de antecedência.

Já em companhias fechadas o primeiro chamado deve ser feito com 8 dias de antecedência, pois subentende-se que participarão menos pessoas, e portanto a divulgação não precisa ser tão estruturada quanto para empresas de capital aberto.

3. Local da assembleia

 

A assembleia geral deve ser realizada, preferencialmente, na sede da empresa. Caso o espaço não tenha estrutura para comportar essa reunião, pode ser em algum outro lugar na cidade da sede.

No entanto, sabemos que com a digitalização dos processos, você pode se perguntar se seria possível a realização virtual da assembleia. E sim! A Lei prevê a realização de assembleias digitais, no entanto existem algumas ressalvas quanto a eleger uma ferramenta que vá garantir a legalidade das assinaturas e de todo o processo da assembleia.

Um outro fato curioso é que, se a sua empresa não seguir essas normas e mesmo assim houver 100% dos acionistas presentes, a assembleia será considerada regular e as formalidades que acabamos de ver serão desconsideradas.

Assembleia Geral Ordinária: procedimentos e normas

 

Uma vez convocada a AGO e iniciada a sessão, existem alguns procedimentos e normas que deverão ser seguidos. Conheça alguns:

1. Leitura dos documentos

 

A primeira coisa a ser feita é solicitar que um acionista realize a leitura dos documentos descritos anteriormente: relatório da administração, pareceres do conselho fiscal e dos auditores independentes, cópias das demonstrações financeiras e demais documentos inseridos na pauta.

2. Presença da administração durante a reunião

 

Faz-se necessária a presença de, ao menos, um administrador da companhia, bem como o auditor independente (se houver), para esclarecer as dúvidas dos acionistas. Caso não haja um administrador presente, as deliberações deverão ser adiadas.

3. Falta de pessoas para elucidar as dúvidas

 

Se a assembleia precisar de outros esclarecimentos que não estejam sendo sanados entre as pessoas presentes, a deliberação poderá ser adiada.

4. Aprovações dos demonstrativos financeiros

 

É muito importante que todos os acionistas revisem as demonstrações financeiras e das contas antes de aprová-las. Pois, uma vez aprovadas, os administradores e membros do conselho fiscal são exonerados de responsabilidade. A exceção é caso haja erros, fraude, ou uma atitude de má fé.

5. A ata da assembleia

 

A ata da assembleia deve ser devidamente arquivada e publicada para que seja de fácil acesso a todos os presentes.

Como otimizar a Assembleia Geral Ordinaria?

 

Vimos que a Assembleia Geral Ordinária ocorre anualmente. Já dá pra imaginar a quantidade de pautas e a duração dessa reunião, não é? Porém, tanto no caso da Alta Administração da empresa quanto dos acionistas, as pessoas que têm suas agendas cheias e, por isso, não têm tempo a perder. Sendo assim, vamos deixar aqui algumas dicas que podem otimizar a Assembleia Geral e valorizar ainda mais o tempo dos profissionais que participam dela.

Envie a pauta e os documentos com antecedência

 

É super importante que todos os membros da assembleia tenham acesso antecipado aos materiais, quanto mais cedo você conseguir disponibilizar os documentos, mais tempo os acionistas e o conselho terá para ler e fazer as suas considerações.

Faça a gestão do tempo das pautas

 

Para garantir que a reunião será o mais produtiva possível, é necessário que você delimite o tempo que será dedicado para cada pauta. Assim, poderá acompanhar as considerações dos acionistas, e tendo com base a estimativa colocada para aquela pauta, poderá para controlar e direcionar o término das discussões para ir para as votações.

Faça uso de ferramentas de comunicação online

 

Se a AGO for realizada de forma remota, considere utilizar ferramentas de comunicação online para facilitar a participação dos sócios e garantir que todos possam se expressar e participar da reunião. Além disso, um software de assembleias também pode ser responsável pela votação, o que vai diminuir (e muito) o tempo comparado a uma votação presencial.

Assembleias Virtuais

 

Por fim, não poderíamos deixar de pontuar as Assembleias Virtuais, que nada mais é do que a realização de uma assembleia comum que atende a todas os procedimentos e normas que citamos anteriormente, mas que é realizada de maneira online.

As assembleias virtuais têm sido cada vez mais vistas como uma das soluções possíveis para empresas que tem acionistas espalhados geograficamente pelo Brasil, fazendo com que o deslocamento não seja um impeditivo para o quórum da reunião, por exemplo.

Seja uma reunião virtual ou uma reunião presencial, uma coisa é certa: você precisa contar com boas ferramentas de gestão de processos e de armazenamento de informações. Até porque as assembleias são previstas em lei e deverão seguir normas e procedimentos que deverão ser documentados para que possam ser provados perante a lei caso algo aconteça com o seu negócio.

 

Mais artigos sobre Governança Corporativa

Atlas logo

R. Ministro Orozimbo Nonato, 102,
Sala 2006 - Vila da Serra, Nova Lima, MG
CEP: 34.006-053

Argentina +54 911 5378 1416
Chile +56 350 32905
Colômbia +57 300 887 3552
México +52 555 506 3548
Peru +51 970 834 924
Brasil e demais países +55 31 3658-4840