Descubra neste artigo como fazer a convocação de assembleia e quais os principais erros cometidos neste processo.
O que é e para que serve a assembleia?
A assembleia é uma reunião de donos. Nesta ocasião, são discutidas e deliberadas questões simples e complexas sobre o futuro de uma organização ou entidade. Existem dois tipos de assembleias: a Assembleia Geral Ordinária (AGO) e a Assembleia Geral Extraordinária (AGE).
Por lei, a AGO deve ser realizada pelas entidades uma vez por ano para prestação de contas, aprovação e previsão orçamentária e outras deliberações. Uma AGE, por outro lado, pode ser realizada a qualquer momento, quando necessário, e pode tratar de qualquer assunto. Por isso é chamada de “extraordinária”; porque vai além da ordinária.
Como convocar uma assembleia?
Para convocar uma assembleia, existem alguns pormenores que devem ser respeitados por sua entidade. Veja o passo a passo para a convocação de assembleias:
1. Divulgação da assembleia
O anúncio da AGO deverá ser publicado, no mínimo, 3 vezes. A divulgação deve mencionar local, data e hora e ordem do dia (pautas a serem tratadas).
Além disso, no caso das organizações, deve-se publicar e disponibilizar aos acionistas os documentos necessários para a discussão na assembleia com trinta dias de antecedência. Estes são os documentos que, conforme previsto em lei, devem ser compartilhados:
- relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício social encerrado;
- cópia das demonstrações financeiras;
- parecer dos auditores independentes, se houver;
- parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e
- demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
Todas essas informações devem ser publicadas pelas empresas no Diário Oficial do Estado de sua sede e em jornal de grande circulação.
2. Diferenças entre empresas de capital aberto ou fechado
Por contar com um maior número de acionistas, empresas de capital aberto devem fazer a primeira divulgação com 21 dias de antecedência. A segunda chamada deverá ocorrer com 8 dias de antecedência.
No caso das companhias fechadas, o primeiro chamado deve ser feito com 8 dias de antecedência, pois é previsto um número menor de participantes, e, portanto, a divulgação não precisa ser como para empresas de capital aberto.
3. Local da assembleia
Na hora de convocar a assembleia, uma dúvida frequente é sobre onde se pode realizá-la. De preferência, a AGO deve ser realizada na sede da entidade. Caso o espaço não tenha estrutura para comportar a reunião, pode ser em algum outro lugar na mesma cidade em que a sede se localiza.
Para superar os desafios da realização de uma assembleia presencial, existem organizações que optaram por realizar assembleias virtuais. A digitalização das assembleias pode auxiliar sua organização ou entidade e resolver de uma vez por todas os problemas de engajamento da base votante, bem como tornar todos os processos mais simples e rápido.
Quem pode convocar uma assembleia?
Talvez você tenha chegado até aqui e ainda esteja com a dúvida: quem pode convocar uma assembleia? Geralmente, a tarefa de convocar a Assembleia Geral Ordinária é uma responsabilidade do Conselho de Administração ou da Diretoria. Contudo, em alguns casos específicos, há também a possibilidade de ser convocada pelo Conselho Fiscal ou qualquer acionista da empresa.
Convocação para reunião de condomínio
No caso das assembleias gerais ordinárias e extraordinárias em condomínio, deve-se seguir as regras previstas pela convenção condominial, assim como estabelece o Código Civil. Este documento tem validade legal e indica como se deve convocar a AGO ou AGE e qual prazo deve ser respeitado ao fazê-la.
Em geral, todo condômino tem o direito de solicitar ao síndico que convoque uma assembleia, seja qual for o motivo. Também é importante observar que os artigos 1.350 e 1.355 do Código Civil estabelecem que a convocação de assembleia pode ser realizada pelo síndico ou por ¼ dos condôminos.
Principais erros cometidos na convocação de assembleia
Como vimos, o processo de convocação de assembleias pode seguir regras diferentes em cada contexto. No entanto, há erros comuns às convocações de assembleias em todo tipo de entidade. Veja a seguir os principais erros cometidos na convocação de assembleia:
- Deixar a convocação para última hora: como se pôde observar, a convocação de assembleias segue algumas regras específicas de acordo com o tipo de entidade. Geralmente, exige-se que a convocação seja feita com alguns dias de antecedência. Dessa forma, deixar esta tarefa para última hora não é uma boa ideia;
- Falta de esclarecimentos prévios: a assembleia é uma reunião com fins deliberativos. Por isso, é importante que esclarecimentos sejam dados antes da convocação, municiando os participantes com informações para que, quando estiverem na assembleia, não tenham dúvidas na tomada de decisões;
- Não delimitar tempo e pauta: também é relevante fazer uma pauta objetiva e determinar o tempo que se deve gastar em cada tópico. Isso ajudará a tornar a reunião mais dinâmica e efetiva.
Qual dessas possibilidades citadas se encaixa melhor na situação da sua entidade? Para todos os casos, existe uma solução definitiva que tem sido adotada pelas principais entidades da América Latina.
Considere o uso de um software de assembleias
A digitalização dos processos de assembleia é a resolução para muitos dos desafios enfrentados pela sua entidade, incluindo o quórum mínimo exigido. Considere o uso de um software de assembleias e eleve a participação da sua base votante.
