¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Gestión Empresarial, México
Publicado en 05 de diciembre de 2022
Puede pensarse que es suficiente emitir comunicados periódicamente. O incluso que no todos los colaboradores tienen porqué enterarse de lo que sucede con la empresa. Pero, tratándose de comunicación directiva, es necesario hacer a un lado estas ideas obsoletas y comenzar a adoptar una estrategia que permita mejorar la comunicación de la empresa.
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A diferencia de lo que se pudiera decir sobre la comunicación convencional, tratándose de la comunicación directiva estamos hablando de la estrategia que sigue una empresa para que tanto sus autoridades como sus empleados sigan el mismo rumbo.
La comunicación por parte de los directivos de una empresa a otras áreas implica el dar a conocer los valores, estrategias y objetivos que se siguen. Implica también ser receptivo con el parecer de los trabajadores, pues mucho de lo que pueda lograr la empresa dependerá de la sintonía en la que se puedan encontrar ambas partes.
Para ayudarte a comprender el motivo por el que debes mejorar la comunicación dentro de tu organización, primero empezamos con lo básico. Debes tener claro en qué consiste la comunicación directiva.
No es lo mismo tratar con los colaboradores los asuntos de la propia empresa, que dar a conocer los productos o servicios que esta ofrece a los clientes. Y es que, cumplir con estas dos tareas persigue objetivos completamente distintos. Tal vez la publicidad puede servir para que los empleados del departamento de ventas sepan lo que tendrán que ofrecer al público, pero esta no debería ser su principal fuente de información.
Debido a las evidentes diferencias que existen entre las dinámicas que comentamos, es pertinente distinguir entre dos niveles de comunicación directiva: la comunicación interna y la externa.
Toda la información que circula entre los miembros de una empresa, se trata de comunicación interna. Esta no se limita únicamente a los comunicados oficiales, como podrían ser boletines, avisos o notificaciones, sino que se trata de un todo que engloba a cualquier intercambio de información, por medios oficiales y no oficiales.
Existen tres dinámicas de comunicación interna principales: la ascendente, descendiente y cruzada. La primera se refiere al intercambio de información desde los trabajadores, hasta los gerentes, directivos o cualquier autoridad con una posición jerárquica superior. La comunicación ascendente toma en cuenta la rendición de cuentas, el reporte de labores y cualquier medio por el que los superiores conozcan el acontecer de sus empleados.
Del lado contrario está la comunicación descendiente. Esta considera al intercambio de información realizado desde un puesto de autoridad, hacia sus subordinados. Podemos tomar en cuenta como acciones de comunicación descendiente a las instrucciones directas, pero también a los comunicados, planes ejecutivos, desplegados, etc.
Por último, se puede distinguir a la comunicación cruzada como aquella que no toma en cuenta jerarquías. Esta es necesaria para permitir la cohesión de los miembros de la empresa como un solo equipo, pero también funciona para preparar los canales de comunicación correctos cuando se requieran.
Siguiendo cualquiera de estas dinámicas, la comunicación directiva interna permite que los directores de una empresa marquen la pauta a sus empleados sobre el rumbo que deben seguir en su labor, pero también les permite conocer el parecer de estos para actuar en consecuencia para la mejora de la empresa.
El caso de la comunicación externa es asunto aparte, al perseguir un propósito distinto a la comunicación interna. El liderazgo de los directivos de una empresa también debe verse reflejado afuera de esta, es decir, hacia el público en general. Toda información que reciben de la empresa quienes no forman parte de esta, es producto de la comunicación directiva externa.
También existen tres clasificaciones para la comunicación externa: operativa, estratégica y de notoriedad.
En cualquiera de estas clases de comunicación externa, los directivos de la empresa deben procurar el apego a los valores de la misma, además de que cumplan con la persecución de sus objetivos.
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Ya hicimos un repaso sobre los distintos tipos de comunicación directiva que existen. Pero, como pudiste notarlo, no hablamos sobre la comunicación que puede haber entre los distintos directores de una empresa. Preferimos dedicarle toda una sección, debido a que el correcto desempeño de las comunicaciones entre directores puede ser la clave para el progreso de la compañía.
Al interior de una empresa debe haber siempre coordinación. Por muy buen trabajo que pueda hacer un área, seguramente no alcance sus metas si otras comienzan a rezagarse. Para evitar esto y lograr hacer sinergia entre los esfuerzos de todas las áreas, es ideal que haya una constante comunicación.
En la actualidad en la que vivimos, la distancia ya no es un impedimento. No solo llegó para quedarse la mensajería instantánea, sino que también existen plataformas de mensajería enfocadas en el sector profesional. Incluso, si el texto no es suficiente, la popularización de las videollamadas y las llamadas digitales pueden resolverlo. Con tantas alternativas, se elimina el riesgo de que la comunicación se pierda o se malinterprete.
Las autoridades de una empresa deben apoyarse, aún si cumplen papeles distintos. Para el Consejo de Administración, es necesario que haya un flujo constante de información en la forma de informes de resultados. Pero la comunicación entre Directores y Consejeros no se limita a eso. Para nutrir los informes, estar al tanto del progreso de las distintas áreas de la empresa también es indispensable.
Al pertenecer a una misma empresa, las áreas que la conforman compartirán un objetivo central. Y aunque no todas las metas serán compartidas, es preferible que exista una colaboración entre áreas para facilitar el cumplimiento de las metas comunes que permitan la realización del objetivo central.
Para que así suceda, no hay mejor medio que una buena comunicación. Sin importar que sea por canales oficiales o no oficiales, la retroalimentación entre las distintas áreas permitirá que se pueda avanzar hacia el cumplimiento de las metas comunes, y la dirección de estas jugará un papel clave en marcar la pauta para sus empleados.
En la jerarquía empresarial, el Consejo de Administración se encuentra a la cabeza. Como el máximo órgano de Gobierno Corporativo, se encarga de velar por los buenos resultados de la empresa, pero también de procurar su correcta dirección para alcanzar el objetivo central.
En los momentos de éxito, los Consejeros reforzarán la confianza de la alta gerencia, haciéndoles ver que van por buen camino. Pero en los momentos de crisis, deben ser objetivos con la evaluación de los resultados para poder corregir oportunamente. Aquí, la claridad en el mensaje debe ser lo principal, guardando las comunicaciones para los momentos y espacios adecuados. De lo contrario, la crisis se podría profundizar.
En un escenario ideal, la comunicación entre el Consejo de Administración, el CEO, los gerentes o directores y secretarios permite que la dirección de una empresa tienda a mejorar continuamente. Pero, ¿qué pasa si comienzan a ocurrir problemas de comunicación?
Antes que cualquier otra cosa, es necesario identificar de dónde surgen esos problemas en la comunicación. Para ello, hay que dejar a un lado la falsa idea de que el respeto hace incuestionables a las autoridades. Si el Consejo de Administración está descuidando su tarea de supervisar los estados financieros de la empresa, por ejemplo, su falta debería ser señalada y aceptada, para poder corregir.
De igual forma, si la dirección de contabilidad de la empresa no entrega los estados financieros de manera ordenada, además de tener información confusa y contradictoria, no puede esperar que el Consejo de Administración pueda hacer la revisión adecuada.
Identificar los problemas en la comunicación de manera oportuna permite que se puedan corregir las fallas existentes, antes de crear problemas mayores.
La brecha generacional, la cultura o el idioma pueden ser barreras a las que hay que sortear, a fin de que la comunicación fluya óptimamente. Para este caso, también pueden capacitar al personal sobre temas sensibles, controversiales o delicados, para que estos puedan ser asimilados y dejen de representar un obstáculo en las comunicaciones.
Asimismo, deben procurar la correcta capacitación para el uso de los canales de comunicación adecuados para el personal de la empresa. No todas las personas son usuarios activos de tecnologías de la información, por lo que, en vez de hacerles a un lado, hay que poner énfasis en que sean capaces de adoptar estos medios.
La existencia de un Consejo de Administración tradicional puede suponer una operación que no se ha adaptado a las nuevas tendencias tecnológicas. Con gestión de la información en formato físico, reuniones presenciales, opacidad en la toma de decisiones y poca rendición de cuentas. Aunque parecería que las cosas funcionan bien así, en realidad no se aprovechan todas las ventajas tecnológicas de la actualidad, que permiten reducir tiempos, costos y esfuerzos.
Para que los Consejeros alcancen el óptimo desempeño de sus funciones, es necesario que estén dispuestos a dejar atrás algunas prácticas que no son tan productivas, a la vez de adaptar buenas prácticas de Gobierno Corporativo que les faciliten la labor a todas las partes involucradas.
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¿Por qué estar al día con las últimas tendencias tecnológicas? Procesos que antes tomaban días en concretarse, ahora pueden estar listos en minutos. Si el flujo de información se da de inmediato, los tiempos muertos en esperar una respuesta desaparecen.
Las comunicaciones de la empresa pueden integrarse perfectamente a las nuevas tecnologías, al existir algunas que cuentan con las mejores medidas de seguridad para que el mensaje llegue íntegro del emisor al receptor, sin el riesgo de ser intervenido.
No menos importante es tomar en cuenta la accesibilidad. Parece lejano el momento en el que no había más opción de acudir presencialmente a un lugar para trabajar, adquirir algún bien o recibir un servicio. Ahora, podemos conectarnos desde diversos dispositivos con acceso a internet para estar en cualquier lugar que necesitemos. Llevar esta experiencia al interior de una empresa permite eliminar las barreras de distancia del pasado.
De poco serviría el uso de tecnología dentro de un Consejo de Administración, si el contenido de sus reuniones no logra centrarse en los asuntos más importantes. Para mejorar esta situación, lo ideal es hacer una correcta planeación de reunión de Consejo. Esta deberá tomar en cuenta dentro de la agenda del día, los temas más importantes a tratarse.
Recordemos que la reunión debe dar continuidad a los temas inconclusos o pendientes de reuniones anteriores, aunque también priorizar aquellos asuntos de atención urgente. Si se destina únicamente el tiempo necesario a cada uno de los temas, toda la información podrá ser recibida por los Consejeros, respetando el tiempo necesario para deliberar seriamente lo tratado en la reunión.
Parece complicado cubrir todos estos puntos, ¿no crees? Pero es justo a través de las herramientas tecnológicas que te platicamos antes, que las reuniones del Consejo de Administración pueden llevarse a cabo de manera simple, accesible y digital.
Actualmente hay portales que permiten que las comunicaciones entre los órganos de Gobierno Corporativo sean mucho más sencillas. Además de todo, manejan con seguridad a nivel bancario, para que solamente las personas autorizadas puedan acceder a la información más sensible.
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