La redacción de actas de directorio es una práctica esencial dentro de la estructura de gobierno corporativo de cualquier organización, y más allá de su función documental, las actas tienen un valor legal y estratégico, que permiten dejar constancia formal de las decisiones tomadas en las reuniones del órgano de administración, garantizando trazabilidad, cumplimiento normativo y transparencia en la gestión.
Además, este documento no solo refleja el desarrollo y los acuerdos alcanzados en una sesión del directorio, sino que también actúa como respaldo ante auditorías internas y externas, procesos legales o revisiones regulatorias. Por tanto, su elaboración debe ser rigurosa, clara y estructurada, sin perder de vista la confidencialidad de la información contenida.
Pero… ¿qué es un acta de reunión del directorio?
Es un documento oficial en el que se registran con precisión los temas tratados, las deliberaciones realizadas, las decisiones tomadas y los acuerdos alcanzados durante una sesión de este órgano, cuya elaboración es obligatoria y cuyo contenido debe reflejar fielmente lo ocurrido, sin interpretaciones subjetivas ni elementos ajenos a la discusión formal
Es fundamental que el acta se limite a registrar de manera objetiva los hechos relevantes de la reunión, excluyendo opiniones personales y transcripciones literales de las intervenciones, enfocándose en los acuerdos adoptados, las votaciones realizadas en caso de haberse llevado a cabo y la asignación de responsabilidades para la ejecución de cada decisión, teniendo en cuenta que su propósito principal es constituirse como un documento formal de consulta y respaldo legal ante posibles requerimientos futuros
Contenido esencial que debe incluir el acta
Una redacción adecuada comienza por comprender qué elementos no pueden faltar en un acta de directorio, es decir, el formato puede variar según cada organización, pero existen ciertos puntos que deben estar presentes para que el documento tenga validez y utilidad:
- Fecha, hora y lugar de la reunión
- Listado completo de los participantes, con nombre, cargo y modalidad de asistencia (presencial o remota)
- Nombre del presidente de la reunión, quien actúa como máxima autoridad del encuentro
- Resumen del orden del día, es decir, los temas que fueron abordados durante la sesión
- Descripción de las deliberaciones y decisiones, registradas de manera clara, concisa y objetiva
- Resultados de votaciones, incluyendo quién propuso cada decisión, si fue aprobada y cuántos votos recibió
- Firmas de los participantes, especialmente del presidente y el secretario
Por lo tanto, este contenido debe estar redactado con un lenguaje formal y neutral, evitando juicios de valor, opiniones personales o detalles irrelevantes que no aporten valor al registro oficial.
¿Cómo prepararse antes de la reunión del directorio?
Una preparación rigurosa es clave para asegurar una redacción clara y precisa del acta, por ello el secretario o secretaria del directorio debe anticiparse revisando la agenda de la reunión, comprendiendo los temas a tratar y analizando la documentación que será discutida, además resulta fundamental coordinar con el presidente del directorio para conocer el enfoque y la relevancia de los puntos clave a abordar.
Asimismo, prepararse implica contar con una plantilla de acta actualizada y estructurada que, por un lado, facilite la toma de notas durante la reunión y que, por otro, contemple todos los elementos legales y organizativos necesarios para asegurar que ningún dato relevante quede fuera
4 buenas prácticas durante la reunión
Durante el desarrollo de la reunión del directorio, es fundamental mantener una escucha activa y realizar anotaciones claras y organizadas, es por esto que se recomienda utilizar un borrador del acta para registrar en tiempo real los puntos tratados, cuidando la coherencia de la información y priorizando la claridad.
Algunos consejos clave:
- Registrar únicamente la información sustancial: temas discutidos, acuerdos, responsables y fechas límite.
- Evitar detalles anecdóticos o comentarios informales que no formen parte del proceso deliberativo.
- Enfocarse en el qué, quién y cuándo de cada decisión.
- Utilizar frases breves y lenguaje técnico cuando sea necesario, pero siempre comprensible para todos los miembros del directorio.
¿Qué hacer después de la reunión?
Con la sesión finalizada, llega el momento de transcribir y estructurar el borrador en el formato oficial del acta, por esto, es importante revisar el documento con atención para corregir errores, garantizar la precisión de los datos y validar la información con los participantes si es necesario.
Una vez finalizado el contenido, se procede a la recolección de firmas. Este proceso puede realizarse en formato impreso o digital, según los protocolos de cada organización, asimismo, en ambos casos, se deben tomar medidas de seguridad para proteger la información y garantizar la confidencialidad de los datos tratados.
El secretario del directorio es usualmente el encargado de custodiar el acta, archivar la versión oficial y distribuir copias autorizadas entre los directores, asegurando que todos tengan acceso a la información aprobada.
Ejemplo de acta de reunión de directorio
A continuación, te presentamos un ejemplo de nuestra plantilla de acta de directorio, que incluye todos los elementos esenciales requeridos para la redacción del documento. Esta plantilla está diseñada para ofrecer una estructura clara y objetiva, garantizando que puedas elaborar el acta de reunión de manera completa, profesional y conforme a las normativas vigentes.
Obligaciones legales sobre las actas en Argentina
En Argentina, las actas de reunión del directorio y de asambleas de accionistas son obligatorias según la normativa vigente, establecida en la Ley N.º 26.994 del Código Civil y Comercial. Además, las sociedades deben registrar esta información en libros obligatorios, que pueden ser físicos o digitales.
Por tipo de entidad, las obligaciones varían:
- Sociedades Anónimas (SA): deben llevar libros de actas del directorio y asambleas.
- Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS): requieren libros de actas de socios.
- Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL): deben registrar actas de socios y de gerencia.
En todos los casos, estos registros forman parte de la documentación societaria exigida por los organismos de control, y su incumplimiento puede conllevar sanciones.
¿Por qué digitalizar el proceso de redacción y firma?
La digitalización de las actas de directorio no solo permite optimizar los tiempos y reducir errores, sino que también incrementa la seguridad y la trazabilidad de la información. Además, las herramientas tecnológicas especializadas en gobierno corporativo permiten automatizar el flujo completo: desde la creación del acta hasta su validación, firma electrónica y archivo en la nube.
Estos sistemas ofrecen múltiples beneficios:
- Plantillas estructuradas que garantizan el cumplimiento normativo
- Integración con agendas y órdenes del día
- Firma electrónica con trazabilidad completa
- Seguridad avanzada para proteger la confidencialidad de los documentos
- Centralización de toda la documentación del directorio en un único portal
La adopción de estas plataformas es cada vez más común entre organizaciones que buscan profesionalizar su gestión y responder con agilidad a los nuevos desafíos de la gobernanza moderna.
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