Los fraudes y la corrupción continúan siendo uno de los riesgos más comunes entre las organizaciones latinoamericanas, incluyendo las argentinas.
De acuerdo con la encuesta “Global Integrity Report 2022” realizada por la consultora internacional EY, miembros de directorios y directores ejecutivos de empresas argentinas, afirmaron que es fácil eludir las normas y procesos empresariales estándares.
Sin embargo, la digitalización de procesos de Cumplimiento, son una oportunidad para disminuir algunos pasos que conllevan dichos riesgos.
Regulación de libros Digitales: la digitalización de libros societarios y contables
A partir de octubre del 2019, la Comisión Nacional de Valores autorizó la digitalización de los libros societarios y contables a través de la Resolución General 813/2019, en donde además de comunicar el objetivo de esto, informa los requisitos que se deben cumplir al presentar esta información digitalizada.
Para digitalizar tus libros societarios y contables, podríamos resumir que estos deben considerar aspectos relevantes.
La digitalización de libros societarios se debe cumplir con los siguientes requisitos generales:
- Cumplir las exigencias de la Ley No. 19.550 para cada libro societario;
- Las actas deben estar numeradas en función al órgano del que se trate;
- La información digital debe estar en un medio legible y seguro para la conservación de los datos;
- Debe contar con un informe emitido por el órgano de fiscalización sobre los controles realizados al sistema y medio usado para el registro;
- Contar con una copia del órgano de administración que aprueba la solicitud de llevar los libros societarios de manera digital. Dicha acta debe ser publicada en la Autopsia de la Información Financiera (AIF) dentro de los 5 días hábiles.
- El sistema seleccionado para la digitalización del libro societario deberá contar con la capacidad de almacenar la información completa y ser autorizado por el órgano previamente.
Por otra parte para la digitalización de libros contables el formato digital debe:
- Contar con verificación de la documentación contable respaldada;
- La información almacenada debe ser acta para la conservación de los documentos en condiciones aptas legibles tanto de forma digital como de forma impresa en papel. Con esto se refiere por ejemplo a las firmas y nombres completos de los firmantes, que deben poder visualizarse de manera clara;
- Deben especificarse los registros, medios, métodos y elementos utilizados para la recopilación y digitalización de la información;
- Debe contar con un esquema descriptivo del flujo de registros y procesos contables;
- Contar con un respaldo de toda la información digitalizada presentada en el libro societario;
- Contar con un plan de cuentas;
- Contar con un manual de cuentas o imputaciones contables – si estas existiesen-
- Especificar los centros de costos;
La digitalización del libro societario debe incluir un informe emitido por contador público independiente, en donde se detallen los controles realizados al sistema y medio de registro empleado, esto para garantizar la seguridad e inalterabilidad de la información.
Considerá que, en este informe, también deben incluirse las certificaciones que autorizaron las firmas digitales y una copia del Acta del órgano de administración que aprobó la solicitud de llevar los libros de manera digital.
Sin embargo, estos son tan solo algunos de los números aspectos que se deben de considerar para poder digitalizar este proceso, para más información, podés consultar aquí.
¿Qué tan urgente es la digitalización los libros obligatorios?
Ahora bien, aunque el proceso parezca igualmente ‘burocrático’ porque se trata de una transición, los equipos de Compliance y Directorios de todas las empresas argentinas deben estar atentos a lo que a largo plazo puede llegar a facilitar y mejorar en el control interno de las organizaciones.
Aprobar la digitalización de este trámite, principalmente, fue con la finalidad de simplificar procesos burocráticos que, a través de tareas manuales, puede prolongar el tiempo dedicado a ellas, además de aumentar la posibilidad de errores humanos o bien, posibles alteraciones en las informaciones.
Incrementando así también, la facilidad de realizar fraudes o corrupción en la presentación de estos libros.
Conforme a lo explicado por representantes de la CNV y especialistas en el tema, la digitalización de los libros obligatorios vuelve la información inalterable, ya que, por ejemplo, una vez que la información (libro) se ha subido a través de la plataforma oficial, entonces ya no puede ser modificada, en caso de subir la información con algún error, entonces es necesario subir posteriormente el acta correcta con una ratificación.
Para la digitalización de este proceso, también se tomaron en cuenta aspectos de seguridad que mejorarán significativamente los temas de almacenamiento -ahora es inagotable- y rastreabilidad de la información, ya que el almacenamiento se realiza en orden cronológico, lo que facilita la búsqueda de información y auditorías.
La plataforma del Ministerio de Modernización se encargará de proporcionar códigos de seguridad para que los ciudadanos puedan cotejar cualquier documento asentado a través de este trámite.
Por último, otro punto que destacaron los especialistas y demás profesionales del rubro es la posibilidad de digitalizar hasta los pasos previos a la estructuración de los libros societarios, por ejemplo, la digitalización de firmas directivas para las actas de reuniones, considerando que miles de directores y/o accionistas de empresas argentinas, no radican dentro del país o constantemente se encuentran en viajes de negocio.
De esta forma es más fácil acelerar las actas de reunión, informes, envío de documentos y demás que formarán parte de los libros obligatorios.
¿Conoces alguna herramienta para los libros digitales de tu organización?
Las empresas aún se encuentran explorando esta nueva opción para presentar la información de sus organizaciones en formato digital y aunque hay muchas ventajas por descubrir de esta nueva digitalización de libro societarios, también existirá el reto de adaptarse a la nueva tecnología y posibles obstáculos que pueda presentar.
Lo que sí es un hecho es que de a poco, cada vez más organizaciones optarán por la alternativa de los libros digitales, convirtiéndose en una ventaja para aquellas que consigan aprovechar este paso tecnológico.
Por otra parte, tampoco podemos ignorar la facilidad de transparencia y rendición de cuentas. Para aquellas organizaciones que están en proceso de crecimiento y extensión internacional, la rendición de cuentas transparente será fundamental para conseguirlo, por lo tanto, esta será una ventaja para acelerar dicho desarrollo.
Ahora, debemos considerar otro aspecto, ¿es posible digitalizar las tareas previas a la realización de libros societarios? Tales como las actas de reunión y firma digital, algunas organizaciones están buscando opciones tecnológicas para presentar sus libros digitales, recuerda que la CNV extiende una serie de requisitos que la herramienta que utilices debe cumplir para que la digitalización de tus libros sea aceptada.
Aunque de momento, no existe alguna herramienta oficial aprobada por la CNV, existen herramientas, softwares, portales, aplicaciones que cumplen con todos los requisitos que solicita el órgano regulatorio y que pueden ser aprobados para la digitalización de tus libros.
Recuerda que, según la normativa mercantil, debemos conservar los libros por lo menos durante 6 años, sin mencionar que en caso de que la empresa u organización deje de estar activa, entonces debe conservar la información durante 20 años, en caso de ser necesario presentarla ante cualquier tipo de situación no prevista.
Un Portal de Gobierno Corporativo es la opción adecuada para integrar todos estos procesos centralizando toda la información en un mismo lugar. Cabe mencionar que Atlas Governance, a la fecha es la única opción que te puede ofrecer las herramientas necesarias para facilitar la aprobación de CNV.
