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Digitalización, Argentina
Publicado en 20 de diciembre de 2022
Libros Digitales Societarios y Contables
La Transformación Digital hoy en día, se ha convertido en una necesidad para que las empresas garanticen su transparencia y el cumplimiento de regulaciones.
Y un claro ejemplo de ello son los Libros Digitales Societarios y Contables de la CNV. Por eso, en este artículo te compartiremos desde algunas actualizaciones relevantes al respecto, hasta la herramienta definitiva para elaborar tus libros societarios de manera digital.
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De acuerdo con la Ley General de Sociedades 19.550 y el Código Civil y Comercial de la Nación 26.994, las sociedades cotizadas en la bolsa de valores o con obligaciones negociables con la CNV (Comisión Nacional de Valores), están sujetas a presentar los libros societarios con la finalidad de constatar el buen funcionamiento de la organización.
Es decir, estos libros se integran de informaciones financieras relacionadas a la estructura de la empresa que permite entender el contexto general y las decisiones tomadas a lo largo del periodo correspondiente.
¿Cuáles son los Libros Societarios?
Los libros societarios son aquellos que colectan datos almacenan documentación relacionada a acuerdos o acciones de socios y del Directorio de la empresa. Estos se componen de:
Sin embargo, eso no es todo. Cumpliendo con el mismo objetivo de transparentar las acciones, decisiones y acciones realizadas dentro de la empresa, la misma está sujeta a presentar de la misma forma los libros contables.
¿Cuáles son los Libros Contables?
Estos se centran específicamente en todas las acciones financieras y se integran de la siguiente manera:
Debemos considerar que los egresos deben respetar el orden estipulado: subsidios (FUDE, otros subsidios), gastos para alumnos, gastos generales para escuela, gastos varios y por último, gastos bancarios.
Este se integrará por: Número de Orden, Cantidad, Descripción del Bien, Precio unitario, Precio total, Observaciones, Fecha de Alta/ Fecha de Baja.
Es importante entender que el objetivo del libro de balances es el demostrar la situación patrimonial y el resultado de actividades de cada organización.
Dentro de la documentación que integra los libros contables, también encontraremos:
A partir de octubre del 2019, la Comisión Nacional de Valores autorizó la digitalización de los libros societarios y contables a través de la Resolución General 813/2019, en donde además de comunicar el objetivo de esto, informa los requisitos que se deben cumplir al presentar esta información digitalizada.
Para digitalizar tus libros societarios y contables, podríamos resumir que estos deben considerar aspectos relevantes.
Para la digitalización de libros societarios se debe cumplir con los siguientes requisitos generales:
Por otra parte para la digitalización de libros contables el formato digital debe:
La digitalización del libro societario debe incluir un informe emitido por contador público independiente, en donde se detallen los controles realizados al sistema y medio de registro empleado, esto para garantizar la seguridad e inalterabilidad de la información.
Considerá que, en este informe, también deben incluirse las certificaciones que autorizaron las firmas digitales y una copia del Acta del órgano de administración que aprobó la solicitud de llevar los libros de manera digital.
Sin embargo, estos son tan solo algunos de los números aspectos que se deben de considerar para poder digitalizar este proceso, para más información, podés consultar aquí
Como ya lo sabes, a partir del 2019 las autoridades correspondientes en Argentina, decidieron que la mejor vía para derribar burocracias y falta de transparencia era el de digitalizar el registro de los libros societarios de las organizaciones.
De esta manera, no solo se acelera y facilita el proceso de captación de datos -pues ahora los profesionales se pueden olvidar del papeleo- si no que, además, los formatos requeridos tienen un tipo candado que vuelve los documentos inalterables luego de presentarse.
Ahora bien, aunque las organizaciones aun se encuentran en esta transición de lo analógico a lo digital, debemos considerar que no solo facilita la elaboración y presentación de toda la información recabada, también facilita archivar y organizar dichos documentos.
Recuerda que, según la normativa mercantil, debemos conservar los libros por lo menos durante 6 años, sin mencionar que en caso de que la empresa u organización deje de estar activa, entonces debe conservar la información durante 20 años, en caso de ser necesario presentarla ante cualquier tipo de situación no prevista.
Por lo que sí, además podrás ahorrarte todo ese polvo acumulado sobre los archivos que debes enfrentar cada vez que necesitas consultar alguna información.
Actualmente el mercado ofrece alternativas tecnológicas que no solo te ayudarán archivar, crear y documentar la información de tus libros obligatorios, será más fácil incluso encontrar la información y tener acceso a ella sin importar donde te encuentres, pero además de mantenerla a salvo de posibles ataques cibernéticos o hackeos.
Un Portal de Gobierno Corporativo es la opción adecuada para integrar todos estos procesos centralizando toda la información en un mismo lugar. Cabe mencionar que no todas las opciones te pueden ofrecer las herramientas necesarias para facilitar la aprobación de CNV.
