¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Colombia
Publicado en 21 de octubre de 2022
La Junta Directiva en una empresa funciona como el órgano propulsor de crecimiento y desarrollo, siempre y cuando, las funciones, responsabilidades y compromisos de los miembros de esta, estén bien definidos y entendidos por los mismos miembros, accionistas y la Alta Administración.
Por eso, conocer a profundidad sus funciones e importancia, será clave para aprovechar al máximo a la Junta Directiva de tu organización. ¡Descubre todo lo que tienes que saber al respecto a continuación!
La Junta Directiva es un órgano de gobernanza integrado por directores internos o externos, cuyo principal objetivo es la toma de decisiones y supervisión de la estructura organizacional, estrategias y resultados para velar por el futuro y perdurabilidad de una organización.
Este, se considera como el principal órgano de Gobierno Corporativo de las empresas, dado que desde la Junta Directiva se analizan y discuten temas que definirán las mejores conclusiones para el negocio.
En otras palabras, la Junta Directiva y sus miembros, se han convertido en el mejor aliado para los empresarios, ya que, a través de esta estructura, las decisiones son analizadas y discutidas por expertos en negocios que los vuelve capaces de proporcionar un panorama más certero y realista que impacte positiva o negativamente a la empresa, por lo que, además, se trata de una forma de mitigar riesgos corporativos.
De acuerdo con las necesidades de tu modelo de negocio y la estructura, es que se podrá definir el tipo de Junta Directiva más adecuada para tu organización, por supuesto que, sin importar el tipo, es importante saber que los miembros deben mantenerse preparados, actualizados e informados sobre las necesidades del mercado y la situación de la organización de la que forman parte.
Existen 3 tipos de Junta Directiva:
Junta Directiva Pasiva
Mediante este tipo de Junta Directiva, los miembros ejercen un rol consultivo, la dinámica funciona de acuerdo con la información presentada por el CEO de la organización y los directores, ellos analizan dicha información para validar y aprobar las decisiones tomadas por la Alta Dirección.
Para ello, es el CEO quien desempeña el rol de dirigir las reuniones y el responsable de presentar información de manera transparente para mantener a los directores conscientes de la situación de la empresa, pues de lo contrario, el rol de la Junta Directiva sería desaprovechado sin conseguir los resultados esperados para el crecimiento de la organización.
Junta Directiva Legitimadora
Este tipo de Junta Directiva se distingue por estar integrada por miembros – directores- externos, que usualmente son expertos en el tema, o profesionales reconocidos cuya trayectoria avala su participación en este órgano de gobernanza para mayor credibilidad por parte de los accionistas.
Ya que se trata de profesionales externos, para este tipo de Junta Directiva, es primordial que los miembros conozcan a profundidad la situación y evolución de la organización y que exista un involucramiento en las decisiones del negocio. De esta manera, los directores podrán cumplir de manera eficiente con la supervisión de la Alta Dirección y Administración.
Juntas Directivas Interventoras
En este caso, tal como el nombre lo menciona, las Juntas Directivas Interventoras, hacen algo más que supervisar y mitigar riesgos para la organización, en este caso, se involucran en los procesos de resoluciones de problemas, en algunas ocasiones, siendo el órgano que además de evaluar, brinda indicaciones directas a la Alta Dirección o Administración.
En este caso, es importante que la Junta Directiva cumpla con el principio de permitir que los procesos fluyan y no lo contrario, pues tantas figuras involucradas en procesos administrativos podrían provocar que los procesos se prolonguen, sean más burocráticos y menos fluidos.
De acuerdo con el Código de Comercio, art. 434 de Colombia. Los miembros de una Junta Directiva serán elegidos por la Asamblea General de Accionistas de una organización y se debe integrar principalmente por un presidente, vicepresidente y un tesorero, cada uno con un suplente y considerando que también es necesaria la figura del secretario/a de la Junta para tareas organizacionales y de seguimiento.
La Junta Directiva puede tener más de 3 integrantes, de ello dependerá la estructura de la organización y las necesidades e intereses de los accionistas. Pueden ser miembros internos o externos.
Cabe mencionar que una Junta Directiva debe ser conformada cumpliendo con diversidad y con preparación complementaria de los miembros en torno al desarrollo del negocio o mercado de la organización, por ejemplo, deben ser directores o directoras que cuenten con una formación de criterios, especialidades y experiencia en los rubros relacionados a la organización.
Tal como lo menciona el Instituto Colombiano de Gobierno Corporativo: “los perfiles de los miembros de la Junta Directiva deben propender por ser diversos y complementarios con base en las actividades que desarrolla la compañía (criterios tales como, formación académica, especialidades, experiencia, género, edad, independencia, entre otros).
El tema de la diversidad no solo es importante en cuestión de género, sino también para cuestiones profesionales con el propósito de enriquecer la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias, por ejemplo, si formamos una Junta Directiva integrada únicamente por hombres, de la misma edad, todos con un mismo perfil profesional y una trayectoria similar, esto impactaría en la visión del órgano, pues todos consideraría los mismos aspectos dejando fuera riesgos, actualizaciones o necesidades del mercado que no estén dentro de su campo profesional.
Por otro lado, una Junta Directiva integrada por miembros con distintas profesiones, experiencias, trayectorias, edades y género, traería mayor visión y un análisis más amplio para la toma de decisiones y definición de estrategias de una organización.
Cabe mencionar, que es importante que cada uno de los miembros de la Junta Directiva cuenten con cierta independencia para la toma de decisiones y el cumplimiento de sus responsabilidades.
Ahora bien, es momento de que conozcamos las funciones de una Junta Directiva eficiente ¿Las están cumpliendo en tu organización?
La Super Intendencia Financiera de Colombia destaca que: “Una Junta Directiva tiene la responsabilidad general sobre toda la compañía, incluyendo la aprobación y la supervisión de la implementación que haga la alta gerencia de los objetivos estratégicos, la estructura de gobierno y la cultura corporativa”.
Y esta definición está muy clara cuando se trata de pensar en la teoría y en aspectos generales en cuanto a las funciones de la Junta Directiva, pero en la práctica ¿cuáles son esas funciones en sí y cómo podemos definirlas de mejor manera para asegurar el aprovechamiento de este órgano?
Podemos resumir que sus funciones se basan en tres acciones: supervisión, seguimiento y evaluación.
Ahora bien, también debemos entender que existen funciones generales de la Junta Directiva pero que en muchos casos pueden aumentar o disminuir de acuerdo con el estatuto de cada empresa, es decir, las normas y demandas internas. Sin embargo, de manera general podemos decir que las funciones se pueden determinar de acuerdo con:
Ahora bien, también vale la pena entender que, de estas funciones y responsabilidades, el Presidente de la Junta Directiva, deberá cumplir con otros deberes y tarea adicionales para asegurar los resultados esperados de este órgano.
Dichas funciones pueden resumirse en:
Aunque del mismo modo, dichas funciones pueden aumentar, disminuir o variar de acuerdo con el estatuto de la organización.
Del mismo modo que el presidente de la Junta Directiva, debe cumplir con competencias y habilidades para dirigir y liderar, es importante que el resto de los miembros cumplan con las competencias necesarias para deliberar y tomar decisiones que impacten y beneficien a la organización.
Pues de esta manera, se garantizará una integración de calidad para que los miembros cumplan tanto de manera independiente y grupal, con todas las funciones esperadas de la Junta Directiva.
Por eso, un buen director/a o miembro de Junta Directiva, se destaca por la capacidad de deliberar, escuchar y analizar. Así como la claridad en el entendimiento del modelo de Gobierno Corporativo que rige la organización.
Otras habilidades o prácticas que enriquecen el trabajo de un buen director/a y por consecuencia, enriquecen los resultados de la Junta Directiva son la comunicación con los colaboradores, la administración y clientes de la organización para entender con claridad y en la práctica, la esencia y el propósito de esta. Pues mantenerse distante o ajeno a la situación general de la empresa, puede culminar en decisiones insuficientemente informadas.
También es muy importante que los miembros se mantengan preparados de manera individual, es decir, que antes de cada reunión, ellos cuenten con la información por abordar de manera previa.
Por lo que cada miembro debe estar comprometido en prepararse anticipadamente para cada reunión, esto impactará en la agilidad de la toma de decisiones, en las deliberaciones, votaciones y todo el proceso de reunión, lo que también impactará en la optimización de tiempo de cada uno de los miembros.
También es importante mantener una participación permanente y constante mientras formen parte del órgano, por eso antes de aceptar ser miembro de una Junta Directiva, se debe ser realista en cuanto al tiempo que necesitará dedicarle a cada una de las tareas y responsabilidades de este cargo.
Y, por último, ejercer su cargo con ética empresarial.
Para asegurar el buen funcionamiento y los resultados de una Junta Directiva, es importante entender y delimitar sus funciones, responsabilidades y compromisos, pero, de ello, también dependerá el uso de herramientas adecuadas y del aprovechamiento de la tecnología como parte de la misma estrategia.
Porque siendo realistas, hoy en día dedicar tiempo en tareas de manera manual, solo va a consumir demasiado tiempo para todos los involucrados en la gestión de Junta Directiva, tanto para integrantes de comités, directores, secretarios/as como para el presidente de esta.
Pues a veces parece imposible mantener un control de toda la información que se recibe diariamente, mientras al mismo tiempo debes evaluar información de reuniones pasadas y dar seguimiento a proyectos o deliberaciones acordadas.
Es por eso, que el uso de la tecnología debe ser contemplado en el ejercicio y el cumplimiento de la Junta Directiva y todos los involucrados y para ello, se han desarrollado herramientas enfocadas en agilizar todo el proceso de dirección de una organización.
Un Portal de Gobierno Corporativo, no solo facilita la transparencia, la comunicación, el seguimiento de proyectos y acuerdos y la centralización de la información para los directores, sino que también facilita la realización de actas de reunión, las votaciones, las firmas electrónicas y digitales y la convocatoria de reuniones, tareas que usualmente están bajo el cargo del secretario o secretaria de Junta Directiva.
.
