¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Colombia
Publicado en 16 de enero de 2023
La importancia del secretario de Junta Directiva
Solía decir el empresario y autor de Gobierno Corporativo, Sir Adrian Cadbury, “la tarea principal de la Junta Directiva es crear la empresa de mañana a partir de la que existe hoy”. Y claro, bastante razón existe en estas palabras, sin embargo, cuando hablamos de 'hoy', parece que subestimamos la larga lista de compromisos que siempre domina en la agenda de los directores y que a veces les limita a concentrarse en lo verdaremente importante o urgente.
Imagínate, ya bastantes pendientes y poco tiempo existe en el mundo de los negocios, sobre todo cuando hablamos de la Junta Directiva. Y aunque existan herramientas, estrategias, capacitaciones y hasta certificaciones para mejorar constantemente el trabajo de un director, hay un figura permanente y fundamental para lo que necesitamos lograr día con día: El Secretario/a
Esta figura que ha evolucionado, ampliado sus conocimientos y absorbido cada vez más responsabilidades conforme el sector empresarial se ha ido transformando. Por lo tanto, es esencial que tanto la Junta Directiva como el/la profesional en este cargo, sean conscientes de la importancia de dicho puesto y responsabilidad.
Así que, hoy decidimos hablar sobre el Secretario de Junta Directiva y resumir todo lo que necesitas saber al respecto en la actualidad.
La Junta Directiva es el órgano de Gobierno Corporativo compuesto por miembros nombrados directores, estos pueden ser directores ‘internos’ o ‘externos’. El principal objetivo de la Junta Directiva es la toma de decisiones estratégicas y la supervisión de toda la organización, es decir, los directores tienen como misión, deliberar, discutir, debatir, supervisar, analizar y tomar en cuenta lo necesario para la resolución de problemas y la ejecución de estrategias en pro a la rentabilidad de la organización.
¿Por qué creímos relevante explicarlo? Pues bien, para contar con una estructura bien definida y clara en los órganos de Gobierno Corporativo, es bien importante con entera claridad sobre el objetivo y función de una Junta Directiva. ¿Tu Junta está logrando todo esto con eficiencia?
Pues bien, esto es importante puesto que para que haya una buena definición de responsabilidades del Secretario/a, primero debemos contar con una justa y realista definición de las funciones de la Junta Directiva
La figura de la Junta Directiva y el secretario/a son muy cercanas y es que, hasta cierto punto, uno depende del otro, como dos engranajes que en conjunto logran que todo en el interior de una máquina siga funcionando adecuadamente, así que podría decirse que la máquina representa el papel de una organización entera.
De las funciones o principales responsabilidades de la Junta, se extraen las principales tareas y compromisos de los/las secretarios, así que vayamos por partes. En resumen, la lista de funciones de la Junta está así:
Descubre más sobre las funciones, propósitos y tipos de Juntas Directivas en nuestro artículo
“El rol y funciones de la Junta Directiva en las empresas”
Ahora bien, como podrás darte cuenta, gran parte de las actividades de la Junta Directiva se relacionan con la comunicación y colaboración de otros equipos, como comités, la alta dirección y la administración. Además de aquellas en las que involucra la participación individual y colectiva de todo el órgano.
Aquí es donde entra el rol del secretario/a, siendo este puente que conecta a la Junta con el resto de la organización y demás órganos involucrados en la gestión directiva de una organización.
¿Cómo se resume esta composición? ¿Cómo podríamos resumir el organigrama general de esta parte central de una empresa?
El Código de Comercio, artículo 434 de Colombia menciona que una Junta Directiva se puede integrar por más de 3 miembros, dependiendo la estructura y tamaño de la organización, así como de los intereses de los accionistas.
La estructura se verá compuesta por el Presidente de la Junta (o chairman), el vicepresidente, quién fungirá como apoyo o sustituto del presidente en caso de ausencia de este, el secretario de la Junta y finalmente la figura del tesorero, quien es el responsable del balance, la liquidación de cuentas y los libros contables.
Cabe mencionar que tanto el cargo del Presidente, Tesorero y el Secretarios, son figuras obligatorias para integrar una Junta Directiva formalmente.
Y lo podríamos resumir visualmente de esta manera
El contar con la figura del Secretario de la Junta Directiva, va más allá de la obligatoriedad definida por las regulaciones corporativas, pues además, se trata de una de las principales buenas prácticas de Gobierno Corporativo ya que este cargo es sinónimo de eficiencia y cumplimiento.
Como lo vimos anteriormente, la figura del secretario es tan relevante que se coloca al mismo nivel que un vicepresidente y bajo el cargo del Presidente. ¿Por qué? De inicio, es importante mencionar que este cargo usualmente es ocupado por un abogado/a o profesional con amplia trayectoria en asuntos corporativos, por ejemplo, sobre derecho societario o estatutos sociales, además de gobernanza.
Pues este cargo se centra en orientar o acompañar en la legalidad de las decisiones o acciones de la Junta Directiva, es incluso una figura a la que se le atribuye parte de la supervisión del buen funcionamiento de la Junta.
Aunque se trate de una figura que forma parte de la Junta Directiva, cuenta con cierta independencia y autoridad para recabar la información, supervisar procesos relacionados a la gestión de la Junta y en algunos casos, es responsable hasta del cumplimiento y evaluación del Gobierno Corporativo de la empresa, esto porque en la actualidad, algunas organizaciones están optando por crear un puesto híbrido entre el secretario/a de la Junta y un Governance Office (Oficial de Gobierno Corporativo).
Esto incluso ha suscitado en que el puesto del secretario ya no es solo una figura como la del pasado, en la que tomaba notas y transcribía, ahora se trata de un cargo responsable de ciertos procesos y hasta del cumplimiento de buenas prácticas de Gobierno Corporativo.
Si eres un secretario/a buscando actualizar tus responsabilidades, a continuación, te contamos cuáles son las principales funciones a las que debes prestar atención y claro, enfocarte en capacitarte o especializarte.
Por otra parte, si eres membro de la Junta Directiva, entonces con el siguiente resumen encontrarás los puntos relevantes para evaluar de manera más objetiva a la figura de secretario/a de tu organización.
En este aspecto, el Secretario de la Junta Directiva debe preparar los documentos formales del órgano, tales como actas de reunión, el mismo libro de actas, registros de la PTA, estatutos, lista de miembros, informes generales, entre otros.
Para ello, debe existir comunicación y organización con los miembros de la Junta Directiva, esto con la finalidad de contar con la información necesaria para preparar los documentos o por ejemplo, las pautas de cada reunión.
En este aspecto, tomemos en cuenta que el uso de herramientas será necesario para simplificar esta tarea de preparación de documentos, pues cabe mencionar que el uso de papel físico o las tareas analógicas actualmente son consideradas como tareas o procesos que restan tiempo y productividad considerando que existen softwares que facilitan la búsqueda de información pasada, la organización de información y documentos o hasta la centralización de archivos.
Claro, además de la preparación de documentos formales, en sí, la tarea de registrar toda información de reuniones de la Junta es parte importante del cumplimiento del Secretario/a
Algunos consejos que se comparten para tomar registro es siempre considerar el orden de la información y simplificarla, además de siempre usar un lenguaje y registro objetivo.
Aquí te recomendamos un artículo en donde podrás encontrar información y consejos prácticos para elaborar un plan de reunión efectiva para la Junta Directiva.
Por otra parte, esta será la figura responsable por elaborar las actas de reuniones de la Junta Directiva o inclusive de los comités de gobernanza. Esta tarea no es tan simple como tomar nota, se requiere de una preparación previa a la reunión, una redacción bastante clara y objetiva, notas adicionales y capacidad de retener los datos más relevantes para estructurar el acta.
Además, que la tarea no culmina aquí, una vez que el acta sea transcrita y aprobada por el presidente de la Junta, el secretario/a es responsable por la recolección de firmas correspondientes y finalmente del envío de esta a todos los involucrados.
Se trata de una tarea minuciosa que puede simplificarse contando con la plantilla adecuada que te guie y resuma la información de manera objetiva para ti y los miembros de Gobierno Corporativo.
Te invitamos a descargar nuestra plantilla gratuita de Actas de Reunión de Junta Directiva.
A muchos secretarios/a ya los está ayudando en su día a día.
