¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, México
Publicado en 20 de marzo de 2023
El Secretario del Consejo de Administración tiene bajo su responsabilidad el correcto funcionamiento del Gobierno Corporativo de su organización. Es una pieza clave para la gobernanza, pues permite que el Consejo de Administración sea capaz de atender todos los asuntos que se requieren de forma oportuna y con resultados competentes.
Debido a que los Consejos de Administración son diversos de acuerdo con el sector en el que se desarrollan, el tamaño de la organización o el número de integrantes que tiene, entre otros criterios, no hay un modelo único a seguir para ser el Secretario del Consejo ideal. Sin embargo, existen algunas buenas prácticas que todas las personas que ostentan este cargo pueden seguir para realizar su labor de manera eficiente y acorde con su importancia.
Hemos elaborado un e-book para que los Secretarios puedan aprovechar al máximo las reuniones del Consejo. No solo es un material sumamente interesante, sino que lo mejor, ¡es gratis!
Puedes consultar nuestro e-book haciendo clic en la imagen que te dejamos aquí abajo.
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Conoce más sobre las habilidades que requiere el Secretario del Consejo de Administración en esta publicación.
Para que un cuerpo colegiado funcione, es necesario que alguien guarde el orden de la reunión. El Secretario del Consejo de Administración es un cargo que cumple justamente esa función. Pero no se limita a fungir como moderador o coordinador, sino que de él depende también que se mantenga un registro de las minutas de la reunión y que todos los participantes cuenten con los materiales necesarios para dar seguimiento a la orden del día, entre otras cosas.
Como te imaginarás, para poder abarcar todas sus responsabilidades, es necesario que el Secretario del Consejo de Administración cuente con una preparación adecuada para cumplir con cualquier tarea que deba efectuar. En esta publicación, te contaremos un poco acerca de las habilidades con las que debes contar si quieres ser el Secretario ideal para tu Consejo de Administración.
Como seguramente lo sabes, no existe una formación curricular obligatoria para ser Secretario del Consejo de Administración. Es una responsabilidad que depende mucho de la confianza que se tenga en la persona seleccionada, de ciertas destrezas que necesitará aplicar, así como de un entendimiento de la dinámica que se lleva a cabo en los órganos de Gobierno Corporativo, en la organización que representa y del sector al que pertenece.
Aquí te dejamos algunas de estas habilidades a mayor detalle, para que puedas analizar cuáles son aquellas que debes adquirir o reforzar.
Como Secretario del Consejo, es indispensable que conozcas el marco legal con el que operan los Consejos de Administración en México. No es necesario que seas abogado o te especialices en derecho administrativo, aunque si ya lo has hecho te será de mucha utilidad. Aquí lo importante es entender dos aspectos que influirán directamente en tu labor:
Leyes y regulaciones aplicables al Consejo de Administración en México
Para el caso de México, que no es un país que ha profundizado en su legislación en materia de Gobierno Corporativo, el principal referente para los Consejos de Administración es la Ley General de Sociedades Mercantiles. Sin embargo, para que un Secretario del Consejo de Administración esté bien preparado, es preferible conocer también la Ley del Mercado de Valores.
Ambas normativas estipulan algunos lineamientos que deben seguir los Consejos de Administración como máximo órgano de Gobierno de las sociedades mercantiles, así que no está de más conocer por lo menos lo que estipulan en este sentido. Pero la Ley del Mercado de Valores incluso contiene algunas obligaciones de los Secretarios, así que esta será indispensable para quien cumpla con ese cargo.
Conocimientos sobre las responsabilidades del secretario
Como ya mencionamos, los Secretarios deben recurrir a la Ley del Mercado de Valores para conocer algunos lineamientos básicos a los que debe adherirse. Sin embargo, también hay otros documentos, no de carácter legal pero sí de referencia que pueden consultar.
Por ejemplo, el Consejo Coordinador Empresarial, la principal cámara empresarial del país, elaboró el “Código de Principios y Mejores Prácticas de Gobierno Corporativo”. Tal vez no tiene una validez legal, pero cuenta con recomendaciones puntuales sobre la forma de dirigir un Consejo de Administración.
Por las manos del Secretario del Consejo de Administración pasan las minutas que registran los puntos discutidos en las reuniones del Consejo, así como las deliberaciones, resoluciones y varios documentos importantes de la organización.
Además de las minutas, la coordinación con otros órganos de Gobierno Corporativo, como la Asamblea de Accionistas, los Comités de Apoyo e incluso con la Alta Dirección será básica para que todos estos funcionen de manera adecuada.
Comunicación efectiva con los miembros del Consejo y otros stakeholders
Sin entendimiento entre sus miembros, un Consejo de Administración no podría funcionar. Y en este sentido, el papel del Secretario servirá para que exista una coordinación y claridad de mensajes. Para aprovechar mejor esta habilidad, puede recurrir a algunas herramientas digitales, que harán la comunicación mucho más sencilla.
Redacción clara y concisa de las minutas de las reuniones del Consejo
Hay errores que no se perdonan, y las minutas elaboradas indebidamente pueden ser de estos. La capacidad de redactar las minutas correctamente es algo indispensable, pues estos documentos contienen las resoluciones a las que llegará el Consejo de Administración, además de un registro de los temas discutidos y otros temas importantes que, de no mantener la información correcta expresada de forma clara, puede meter en problemas a la propia organización.
Las personas que se desempeñan como Secretario del Consejo de Administración deben ser proclives al orden. Esto implica que puedan mantener ordenados todos los documentos y archivos que manejan, pero también coordinar a los demás miembros del Consejo.
Organización de la documentación y los registros del Consejo
De la mano de la habilidad de redactar clara y concisamente las minutas, también es importante que el Secretario del Consejo tenga la capacidad de mantener el orden en la documentación que elabora, que recibe y que entrega.
Planificación y coordinación de las reuniones del Consejo
Las reuniones del Consejo de Administración pueden llegar a ser una pérdida de tiempo si no se llevan a cabo de manera correcta, y eso no le conviene a nadie. En cambio, con la debida planificación y coordinación por parte del Secretario, será posible que se fijen las estrategias, resoluciones y aprobaciones del Consejo.
Aunque no hay una forma única de realizar las reuniones del Consejo de Administración, sí existen manuales para hacerlo de la mejor forma posible. Uno de los más destacados, por ejemplo, las Reglas del Orden de Robert. Se trata de un documento que contiene algunas de las buenas prácticas para llevar a cabo una reunión. Aunque originalmente no fue pensado para las reuniones del Consejo, ha sido adaptado también para este fin.
Si te interesa consultar este manual con las recomendaciones necesarias para organizar una reunión del Consejo de Administración exitosa, puedes encontrarlo de forma gratuita al inicio de esta publicación.
Espero que no estés pensando en desistir de ser Secretario del Consejo de Administración luego de todas las habilidades que te acabo de comentar. Recuerda, no son forzosas, tan solo es ideal contar con ellas. Además, son habilidades que pueden adquirirse, ya sea a través de la experiencia o capacitándote para desarrollarlas.
Para ese fin, te presentamos algunas formas para desarrollar las habilidades necesarias para un Secretario del Consejo de Administración:
Si buscas un programa de formación específico que te prepare como Secretario, te será complicado encontrar alguno. Sin embargo, existe una multitud de programas de formación y diplomados sobre Consejo de Administración y Gobierno Corporativo que te servirán. El papel del Secretario en el Consejo es tan importante, que la mayoría de estos programas los abordan ampliamente. Aquí algunos ejemplos:
Certificaciones para secretariado y gestión de Consejos de Administración
No existe una norma oficial que regule las funciones del Secretario del Consejo de Administración. Sin embargo, es posible encontrar algunas certificaciones que acreditan que los miembros del Consejo o el Gobierno Corporativo en general funciona con apego a algunos de los criterios de buenas prácticas reconocidos por el mercado. Si te interesa conocerlos, te dejamos unos ejemplos aquí abajo:
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Tendencias ESG 2023: La ruta hacia el futuro de tu organización
Mujeres en Juntas Directivas: el rol de las Directoras
Cómo hacer reuniones del Consejo de Administración eficientes
La estrategia detrás de la Planificación Anual de tu Consejo de Administración
La importancia del Gobierno Corporativo en el crecimiento de las organizaciones
