¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Planeación Estratégica, Colombia
Publicado en 30 de diciembre de 2022
Seguimiento de Proyectos desde la Junta Directiva
Seguro que tus mañanas inician con decenas de e-mails en tu bandeja de entrada, documentos por firmar y una agenda llena de reuniones para asistir. Claro, encontrar tiempo para dar seguimiento a proyectos importantes de la empresa, puede volverse difícil.
Bueno, pues no debería ser así. La verdad es que el seguimiento y control de proyectos empresariales, puede ser más simple y rápido de lo que te imaginas, incluso si eres miembro de Junta Directiva. Y si estás aquí, estoy segura de que no solo es porque te interesa mejorar esta tarea, si no porque también te interesa encontrar alternativas o soluciones que simplifiquen y faciliten esto.
¡Aquí te lo cuento!
La gestión de seguimiento y control de proyectos se refiere a la serie de pasos o acciones que se deben acompañar en el desarrollo o materialización de un resultado esperado. Esta gestión es imprescindible para la realización de un proyecto empresarial, pues parte del proceso involucra planificar el tiempo, dinero o cualquier tipo de recurso necesario para lograr lo esperado.
Por otra parte, la intención de esta tarea no es solo el de hacer el camino más fácil y rápido, es también el mitigar o prevenir posibles riesgos que podría involucrar la nueva tarea o proyecto para la empresa a corto, mediano y largo plazo.
Por eso, el seguimiento y control de proyectos, suele ser una tarea minuciosa, pero de suma importancia, porque, además, es aplicable para todo tipo de proyectos, sean financieros, comerciales, administrativos, etc.
Creí importante explicar su relevancia porque dominar la habilidad de hacer un correcto seguimiento de proyectos es imprescindible para miembros de las Juntas Directivas, por lo que tener completa claridad sobre el asunto, es siempre importante.
Ahora bien, eso no termina ahí, seamos objetivos, ¿qué involucra un seguimiento y control de proyecto adecuado y simplificado? ¡Veámoslo!
Vayamos por partes. Para planificar el seguimiento y control del proyecto, debemos tener total claridad de que dicha planificación debe estar enfocada en tres factores: tiempo, presupuesto y recursos disponibles. No debemos perder de vista esto.
Considerando eso, entonces podemos decir que el plan de seguimiento inicia con:
Consideremos que un proyecto puede tener un objetivo principal, pero este siempre va a involucrar una serie de resultados, por ejemplo, el lanzamiento de un producto nuevo.
Nuestro objetivo como director o directora siempre será pensar en el crecimiento y perdurabilidad de la organización y podríamos resumir que todos los proyectos, acciones o decisiones tomadas por la Junta Directiva, tienen ese fin común, pero por sí solo, el lanzamiento de un producto puede tener objetivos individuales, como duplicar las ventas, llegar a otras zonas geográficas, conquistar un nuevo público, etc.
Así que, para definir estos objetivos del seguimiento en general, debes basarte en los objetivos del proyecto en sí, considerando: cada una de las fechas de entrega de cada etapa, la responsabilidad o tarea de cada uno de los involucrados, los recursos que se utilizarán.
Contando con esta información entonces podrás definir la forma de medir los objetivos esperados, determinar si el seguimiento se está realizando de manera precisa y contar con una perspectiva general sin descuidar los detalles de todo el seguimiento.
En este punto, debemos tener muy claro que la determinación de fechas y plazos serán tanto para los involucrados del proyecto como para ti, es decir, de qué sirve darle fechas de entrega al equipo si la persona responsable de realizar el seguimiento no cuenta con la disponibilidad para evaluar lo que se está realizando y cumpliendo, y de igual manera, de qué servirá tu seguimiento, si no se verifica el cumplimiento de plazos y fechas.
Esto es clave para prevenir cualquier tipo de riesgo o algún error que se esté pasando por alto. Si las fechas no son consideradas en tu agenda como responsable del seguimiento del proyecto, entonces podría resultar en un seguimiento ineficiente y a su vez, esto podría concluir en un proyecto sin éxito.
Para asignar fechas, es importante realizarlo de forma realista, considerando los recursos con los que actualmente cuenta el equipo, los que necesitará y el tiempo en que podrán hacer uso de todos los recursos requeridos.
Una vez definido lo anterior, podrás elaborar una plantilla o un formato para el informe que realizarás en cada etapa del seguimiento conforme el avance del proyecto.
En este informe debes contemplar una serie de factores como: la fecha, la etapa en que se encuentra (ejemplo: etapa de planificación, etapa de desarrollo, etapa de lanzamiento), las actividades o tareas completadas, faltantes o en desarrollo (de acuerdo con la etapa), asimismo las subtareas relacionadas, los responsables de cada una de estas actividades, el tiempo que tomó o que está tomando cada actividad, el costo de cada una de estas y el nivel de prioridad de cada una.
Estos informes son fundamentales para el control de dicho seguimiento.
Por último, lo que debes contemplar en tu plan de seguimiento son la serie de reuniones que se necesitarán. Es importante que el equipo involucrado tenga claro que las reuniones de seguimiento son un tema muy distinto de las reuniones que serán necesarias para llevar el proyecto.
Por lo que, en esta parte, considera la frecuencia y la cantidad de reuniones que serán necesarias de acuerdo con cada etapa de desarrollo, considera los intervalos, define fechas y agenda. Las reuniones deben ser muy objetivas y por supuesto, también se debe tomar nota para la realización de las actas de reunión.
Cada uno de estos puntos, son importantes para llevar cada reunión de manera exitosa.
Por último, cada etapa de seguimiento es para evaluar el avance del proyecto, pero de igual manera el seguimiento mismo debe contemplar una autoevaluación.
Esto tiene que realizarse de manera muy objetiva. Puedes realizar un cronograma individual para entender de mejor manera si el seguimiento está considerando todas las etapas y pasos del proyecto, apóyate en tus informes y en el apoyo brindado al equipo.
Considera aspectos como imprevistos y problemas resueltos. Así como las fechas y objetivos cumplidos y si la comunicación ha sido lo suficientemente eficaz y asertiva entre los involucrados y tú.
El error humano a veces es incluso difícil de prevenir, con esto no quiero decir que los errores deben estar siempre justificados, mi punto es que no debemos olvidar que nuestro equipo es humano y nuestro seguimiento tiene que realizarse considerando esto, que debemos humanizar el proceso y los avances, esto con el fin de ampliar el control que puede tenerse sobre este y mejorar la mitigación de riesgos o errores.
Para esto y prevenir otros errores te recomendamos evitar:
Falta de Coordinación: Para evitar cometer este error en el proceso del proyecto, debes mantener una buena coordinación entre tu rol y los equipos y a su vez, debes asegurarte de que entre los equipos exista coordinación. Sucede que los resultados de cada equipo estarán conectados o dependerán entre sí, pensar que cada resultado es individual y particular, es un grave error y tú, como responsable del proyecto o principal interesado en los resultados, debes dejar muy claro esto.
Falta de Comunicación: La comunicación no se queda atrás cuando se trata de involucrar a varios responsables en un equipo. La comunicación clara y constante posibilitará la disminución de errores o retrasos.
Cambio de requisitos: Considera que, el cambiar de opinión en pleno desarrollo del proyecto impactará directamente en los resultados esperados. Esto debe evitarse en todo lo que sea posible y para eso, debemos considerar una planificación bien detallada y completa que incluso mitigue la posibilidad de tener que alterar algún paso en el proceso.
Control insuficiente: El no contar con suficiente control sobre el seguimiento abrirá la posibilidad de correr riesgos y no detectar errores a tiempo. Para contar con un control completo sobre el avance del proyecto, ahora podemos apoyarnos de herramientas que nos resumen el desarrollo considerando los detalles, plazos, recursos e involucrados.
Visualización limitada: Este error podría considerarse como una consecuencia del punto anterior, pues si no cuentas con un completo control, eso implica que cuentas con una visualización limitada que impedirá que puedas obtener una conclusión certera sobre el avance. También podemos resolver este error de la misma forma que el anterior: a través del apoyo de herramientas tecnológicas que centralicen toda la información relacionada al proyecto y arrojen conclusiones, avances y pronostiquen los resultados finales considerando todos los detalles.
¿Te interesa conocer nuestra sugerencia de herramienta para el seguimiento y control de proyectos?
Intentar llevar tus tareas y gestiones en diferentes herramientas o aplicaciones pone en riesgo tus resultados, la seguridad de la información e incluso el control de tu agenda y tiempo.
La solución para eso es centralizar de manera simple y digital todos estos procesos y tareas en una misma herramienta pensada y creada para el día a día de los directores de Juntas Directivas.
Sí, eso incluye el proceso de seguimiento y control de proyectos. Por eso, la mejor recomendación que podríamos darte te permitirá centralizar otras tareas y demandas esperadas por los directores de las Juntas Directivas mientras te proporciona en tiempo real el desarrollo o evolución de los proyectos estratégicos.
Esto puede hacerse a través de listados y líneas de tiempo que resuman la situación y que te permitan obtener una visualización completa a través de información detallada, como los responsables, tareas y subtareas realizadas o por realizar.
Aunque el uso de herramientas tecnológicas y la digitalización de la gestión de la Junta Directiva puede considerarse una novedad, un buen Portal de Gobierno Corporativo te proporcionará una experiencia simple para los usuarios, es decir, sencilla y fácil de manejar, entender y aprovechar. Pueden llegar a contar con una estructura e interfaz intuitiva, que, con tan solo unos clics, te permitirá completar tus tareas, realizar informes, prepararte para reuniones, enterarte de la situación de un proyecto, firmar un acta y consultar tu agenda, todo en un mismo sitio.
Podrás econtrar un e-book gratuito que te ayudará a tomar esta decisión al inicio del artículo.
