Gobierno Corporativo, Colombia

Cómo hacer una Planeación de Reunión de Junta Directiva

Publicado em 11 de noviembre de 2022

La correcta planeación de reuniones directivas, son parte fundamental para garantizar el buen funcionamiento y los compromisos de una Junta Directiva, sobre todo ahora que la nueva modalidad laboral está transformando la realidad de todas las organizaciones de Colombia y el resto de América Latina.

Y con ello, continúa aumentando la urgencia por actualizar la manera en la que son gestionadas las tareas relacionadas a la Junta Directiva y Gobierno Corporativo, de la misma forma en que la planeación de reuniones de este órgano precisa de nuevas prácticas, estrategias y herramientas para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de compromisos y proyectos.

¡Descúbrelas a continuación!

La importancia de contar con una correcta planeación de reunión de Junta Directiva

 

Una de las consecuencias más frecuentes de no llevar una correcta y actualizada planeación de reunión directiva es el incumplimiento de tareas, plazos e incluso ¡hasta de pagos o trámites tributarios de una organización!

El desconocimiento de una estructura efectiva y la desinformación son dos desafíos que debemos derribar a toda costa no solo para cumplir con eficiencia el cargo de presidente de Junta Directiva o secretario/a de la Junta -ambas figuras usualmente responsables por realizar dicha planeación- sino también para aprovechar al máximo el conocimiento y tiempo de los miembros de la Junta Directiva pero sobre todo, para alcanzar los resultados adecuados que fortalezcan el desarrollo y perdurabilidad de una organización.

Contar con una adecuada planeación de reunión de Junta Directiva favorecerá y reforzará buenas prácticas como la comunicación, la preparación anticipada de los miembros participantes y el correcto seguimiento de decisiones o deliberaciones abordadas y acordadas durante la reunión.

Sin embargo, es común que la planificación se vea subestimada o que, por cuestiones de tiempo, dicha tarea se vea simplificada dejando fuera importantes detalles, pasos y tiempos que podrían hacer una gran diferencia en las reuniones y en los resultados esperados.

Porque con los cambios a los que las empresas se están enfrentando es necesario y urgente entender que ¡es hora de transformar la realidad de las reuniones! Estas tienen que dejar de ser tediosas, largas y sin objetivo. ¿Cómo podemos lograr esto? Las prácticas en realidad son bastante sencillas y podemos adelantarte que todo se basa en conocer a profundidad la estructura de las reuniones y saber aprovechar las herramientas que acelerarán la transformación digital de tu empresa.

Estructura de una Reunión de Junta Directiva eficiente

 

Organizar una reunión de Junta Directiva precisa de habilidades puntuales que, de no cumplirlas, podría crear cuestionamientos en cuanto al nivel de liderazgo ejercido como miembro, secretario o presidente.

Porque en el escenario de los negocios, todas estas figuras están liderando decisiones y estrategias de las que dependerá toda una organización o empresa. Por eso, si estás comenzando tu camino como miembro, secretario/a o presidente de la Junta o bien, si estás buscando actualizar tus conocimientos, es necesario que entiendas a detalle las nuevas estructuras de una reunión de Junta Directiva eficiente.

Antes de la reunión: Cómo elaborar un Orden del Día

 

Antes de concluir que esto ya lo sabes, analicemos juntos el panorama actual de los negocios y las Juntas Directivas…

Durante décadas se ha dado continuidad a operaciones y procesos analógicos con si acaso, algunos tintes de tecnología y esta forma de trabajar nunca fue cuestionada, sin embargo, hasta hace poco el mundo de los negocios enfrentaba desafíos sin precedentes que nos orilló a transformar la forma de trabajar dentro de las organizaciones.

Por eso, aunque sigamos hablando de prácticas ya conocidas, ahora lo importante es transformar esas prácticas para mejorarlas y adaptarlas a nuestra nueva realidad laboral.

De inicio, hablemos de la elaboración del orden del día…

Para ello, debemos consultar el Plan Anual de reuniones de Junta Directiva, este ya debe contar con un cronograma especifico sobre el tema u objetivo de cada reunión, además de la frecuencia de reuniones que se van a convocar a lo largo del año.

Ahora bien, para elaborar de manera correcta un orden del día de reunión directiva, no basta con realizar un listado de temas, debemos:

  • Contar con un formato o modelo de Orden del Día adecuado, bien detallado y actualizado de acuerdo con los medios y/o herramientas utilizadas hoy en día por la Junta Directiva, es decir, ya digitalizado para enviarlo en tiempo real a través de los medios utilizados por la Junta (Software de Gobierno Corporativo, e-mail corporativo o algún canal de comunicación interna);
  • Detallar todo un cronograma de temas, es decir, especificar el tiempo que se le dedicará a cada tema y especificar las horas conforme se estime iniciar y concluir la reunión;
  • Ordena los temas conforme al nivel de importancia y urgencia de cada uno de ellos, los temas más urgentes y complejos o que necesitarán más tiempo, mejor abordarlos desde el inicio de la reunión, por lo que estos deben encabezar el Orden del día;
  • Elaborar un cronograma del tiempo que se dedicará a preguntas, propuestas y finalmente a la toma de decisiones o votación; esto también debe estar contemplado dentro del mismo Orden del Día para garantizar el cumplimiento de tiempos de forma más realista;
  • Enviar con anticipación dicho Orden del Día. Es importante seleccionar qué medio se utilizará para el envío de esta información, sobre todo porque en algunas ocasiones es importante el envío de informes, reportes o información complementaria que va a ser abordada en la reunión, la preparación y conocimiento de estos temas con antelación, ¡es clave para la eficiencia de tu reunión directiva!

A continuación, encontrarás un ejemplo de Orden del Día realizado de manera adecuada y minuciosamente detallado.

v1-blog-Planeación de Reunion de Junta Directiva_2

Ahora bien, aún existen algunos factores que debes considerar dentro de la elaboración de tu Orden del Día, por ejemplo, además de los estatus elaborados por y para la Junta Directiva, es recomendable realizar un formato de sugerencias e instrucciones que demás directores deben seguir para garantizar la eficiencia en las reuniones, en este formato puedes incluir las prácticas simples como: “Favor de respetar los tiempos y aguardar a que el tema sea abordado para contribuir con opiniones o preguntas”, esto evitará algunas interrupciones o incluso distractores.

Aquí un Atlas tip: La transparencia y la comunicación son claves para la buena gestión de Junta Directiva, que los miembros de este órgano cuenten siempre con la misma información de forma detallada es imprescindible, por eso a la hora de enviar la información previa de las reuniones, asegúrate de que sea la misma para todos los miembros.

Inicio de la Reunión: Lectura del Orden del Día

 

Para iniciar una reunión es importante: Corroborar quienes son los miembros presentes y quienes participarán de manera virtual, además de asegurarte que todos hayan realizado una lectura previa a la información enviada con anticipación y del orden de temas que se irá abordando en el desarrollo de la reunión.

De cualquier manera, estas reuniones usualmente comienzan con una lectura del Orden del día, para reforzar el conocimiento de los presentes y garantizar su participación conforme se desarrolle dicha reunión.

Desarrollo de la Reunión de Junta Directiva

 

Para esto, sabemos que los debates y deliberaciones no son las mismas en cada reunión y en este caso, será el Presidente de la Junta o Chairman, el responsable por cuidar que los tiempos sean cumplidos de acuerdo a lo acordado y lo previsto.

Para garantizar esto, te recomendamos recordar el tiempo estimado para quien sea responsable de presentar la información o reporte, esto para evitar exceso de tiempo o detalles innecesarios y garantizar que cada persona sea objetiva y clara, considerando que debe aprovechar bien su tiempo.

La participación de cada miembro es importante en cada una de las reuniones, por eso, antes de llegar al momento de deliberar o tomar una decisión, se recomienda realizar una ronda de participación para quien necesite contribuir con una opinión, conclusión o incluso complementar la información, esto ayudará y nutrirá las conclusiones del resto de los miembros, además de garantizar la participación de hasta quienes estén presentes de manera virtual.

Repetir esta práctica frecuentemente, ayudará a que cada miembro esté más involucrado con los temas a la hora de llegar a una conclusión o deliberación.

Llegado al momento de tomar decisiones, pon en práctica estrategias que proporcionen propuestas que integren los aspectos necesarios para tomar la mejor decisión, pues al final, aunque se trate de tomar decisiones o votaciones, lo mejor también es tomar en cuenta toda contribución, hasta de quienes no estén a “favor” de alguna decisión en particular.

Cierre de Reunión de Junta Directiva

 

Finalmente, para el Cierre de Reunión de Junta Directiva, es necesario definir lineamientos, fechas o plazos de seguimiento y cumplimiento de cada tema o plan de acción que se concluyó o decidió.

Además de definir quién será responsable de dichas actividades para garantizar que todo se vea cumplido. Claro que, además, todo se verá reforzado por la información que se enviará a través de las actas de reunión, que finalmente debe ser enviada a todos los participantes.

Sin embargo, a continuación, te compartimos otras prácticas y consejos que ayudarán a volver exitosas tus reuniones directivas.

  • Evalúa la eficiencia de las reuniones de Junta Directiva: Busca una retroalimentación de parte del resto de los miembros, además de poner en práctica la autoevaluación, pregúntate si:

¿Se cumplieron los principales objetivos de la reunión?; ¿Enfrentaron algunos problemas técnicos o de comunicación?; ¿Qué prácticas pueden mejorar?; ¿se respetaron todos los tiempos previstos y planificados?;

  • Usa herramientas que faciliten la gestión de toda la reunión: Actualmente existen múltiples aplicaciones o softwares que te ayudan en la tarea de planificar las reuniones de Junta Directiva, claro que se han vuelto imprescindibles considerando que muchos directores ahora prefieren participar en las reuniones de manera virtual, por lo tanto, debemos garantizar el envío seguro de información.

 

Ahora, otro consejo relevante es que selecciones una herramienta que cuente con funcionalidades completas que nutran y automaticen todo el flujo de reuniones, por ejemplo, desde la Planificación Anual de la Junta Directiva, hasta el envío de convocatorias, el envío de información, la elaboración del orden del día y actas de reunión, así como todo el proceso posterior a las reuniones, como el seguimiento de proyectos, plazos, votaciones, deliberaciones o incluso la firma de dichos documentos.

Adaptarte a la tecnología y mudar tus prácticas analógicas a lo digital, nunca había sido tan fácil como ahora que las herramientas tecnológicas más nuevas, están centradas y diseñadas en un flujo intuitivo, pero sobre todo para el ahorro y optimización de tiempo de todos los involucrados en los procesos.

Participa sin compromiso y a detalle en una demostración de Atlas, el Portal de Gobierno Corporativo más grande de América Latina, que transformará la realidad de tus reuniones, pero, además, que hará que toda la preparación de reuniones directivas se simplifica hasta en ¡3 min!

 

Banner digitalización CTA_CO

 

Publicado por Ana Guzmán