El propósito de un Acta de Reunión, va más lejos que llevar un registro, sobre todo cuando hablamos de Actas de Reunión del Directorio, porque su relevancia es aún más alta, se trata incluso de un requisito importante en el cumplimiento normativo de las empresas.
Si eres el profesional responsable de llevar el registro y la gestión de este documento oficial, entonces este artículo te puede ayudar a descubrir cómo mejorar el proceso de redacción de actas, cómo ahorrar más tiempo en esta tarea y sobre todo, cómo mejorar la comunicación con directores para la autorización de estas actas.
¿Qué es un acta de reunión de directorio?
Si estás comenzando tu experiencia profesional como secretario o secretaria del Directorio y aún no te queda claro en qué consiste un acta de Directorio, aquí te explicamos.
Un acta de reunión de Directorio es un documento en donde se reúne la información más relevante de los temas discutidos y las decisiones tomadas a lo largo de una reunión integrada por los miembros del máximo órgano de la empresa o de Gobierno Corporativo: El Directorio.
Dichas actas de directorio son un documento que dan validez a lo discutido, por lo que además es importante para dar seguimiento a los compromisos o estrategias por tomar, acuerdos y aprobaciones por parte de todos los directores, además de tratarse de un documento obligatorio para todas las organizaciones o sociedades anónimas argentinas.
¿Cómo redactar un acta de Reunión de Directorio?
Aunque la realización de un acta de Directorio, puede parecer una tarea sencilla, en realidad se trata de una responsabilidad que requiere tiempo y atención en los detalles, debemos pensar que la información debe ser clara, objetiva, simplificada y muy transparente, pero al mismo tiempo, debemos tener cuidado en no perder de vista los detalles importantes.
Usualmente es el secretario o secretaria del Directorio, la figura responsable por esta tarea y para ello, es importante que esta figura tenga conocimiento de la estructura de las reuniones directivas, así como del contexto general que será tratado en dicha reunión.
Para cumplir con esta tarea de manera eficiente, también dependerá mucho el Modelo de Acta de Reunión que se esté utilizando, pues en algunas ocasiones, el modelo o plantilla puede estar desactualizada o no lo suficientemente detallada, dejando fuera algunos detalles relevantes o claves.
Por lo tanto, un Acta de Directorio se debe integrar por los siguientes datos:
- Fecha, hora y lugar de la reunión;
- Nombres completos de los participantes de la reunión y sus respectivos cargos, incluso es importante detallar quienes están integrando la reunión de manera presencial y quiénes la están integrando a distancia, es decir, por videoconferencia;
- El nombre de quién preside la reunión o dicho en otras palabras, del presidente del Directorio o Chairman;
- Un resumen del temario a tratar o también conocido como Orden del Día;
- Decisiones y deliberaciones tomadas respecto a los puntos determinados en el orden del día;
- Resultados de votación (Si es necesario, colocar detalles sobre quiénes hicieron las propuestas o deliberaciones)
En cuanto al proceso de elaboración, te recomendamos seguir los siguientes consejos:
Antes de la Reunión de Directorio
Como toda responsabilidad profesional, prepararte con anticipación es un paso clave para obtener resultados eficaces y exitosos. En el caso de la elaboración de un Acta de Reunión, sucede lo mismo, es importante contar con un conocimiento general de los temas que serán tratados a lo largo de la reunión.
Para lograr esto puedes apoyarte en la agenda de reuniones, para saber cuándo se aproximen las reuniones, consultar el orden del día de cada reunión; usualmente el presidente del Directorio es responsable de la elaboración de este documento, sin embargo, en algunas ocasiones esta tarea también recae sobre el secretario/a y por último, también puedes consultar y mantener comunicación con el Presidente, para entender las expectativas esperadas de la reunión y los puntos más relevantes desde su perspectiva.
Es muy importante que entiendas aspectos como: los resultados o datos que se darán a conocer, si se tratan de número o estadísticas a los que debas prestar mayor atención y quiénes serán las figuras que van a presentar la información. Todo esto te permitirá entender los principales objetivos de cada reunión y los detalles que debes considerar en tu acta de directorio.
Durante la reunión de Directorio…
Puede resultar más practico realizar tus apuntes y observaciones en un borrador de tu acta de reunión, solo toma en cuenta que, aunque se trate de un borrador, es muy importante que la información esté bien estructurada, concisa y clara.
No agregues detalles innecesarios, por ejemplo, experiencias u opiniones que, aunque pueden influir en la decisión de cada miembro, no serán fundamentales para ser incluidas en el acta de reunión.
Otro claro ejemplo, es evitar detallar los materiales presentados, es decir, debes enfocarte en la información brindada y las conclusiones obtenidas, pero no es necesario incluir cuánto tiempo duró la presentación o explicación o si la información fue presentada online o de manera digital. Enfócate en el quién y qué fue presentado.
Recuerda que el punto central de un Acta de Reunión es contar con información exacta para que sea consultada en el futuro, ya sea para auditorías, informes o seguimiento, por lo tanto, es probable que el contenido sea leído o revisado por uno o más directores, así que debes considerar usar un lenguaje claro y simple, con la finalidad que todos puedan entender las ideas principales, sin importar su área o cargo.
Después de la reunión…
Con el cierre de la reunión, llega el momento de transcribir tu borrador al modelo de acta utilizado o de preferencia.
Procura realizar las revisiones necesarias de tu contenido, antes de dar por finalizada la tarea y enviarlo a los directores para la recolección de firmas.
Finalmente, el siguiente paso consiste recolectar las firmas correspondientes de los directores involucrados. Una vez recolectadas todas las firmas, en la mayoría de los casos, el secretario o secretaria de Directorio, es la misma persona encargada de realizar el envío del documento.
Para la recolección de firmas, puedes realizarlo de dos maneras: impresa o digital. El proceso de recolección de firmas de manera impresa, en algunas ocasiones puede involucrar más pasos, pues necesitas duplicar el documento a través de copias internas, el documento original será aquel en el que están las firmas originales. Recuerda que al distribuir este documento en el proceso debes garantizar la seguridad de la información, es decir, que solo los directores tengan acceso a los datos y la información plasmada en las actas.
En este caso, se puede compartir una copia con los involucrados correspondientes o bien, escanear el documento y enviarlo por correo electrónico, aunque este método no es muy recomendado ya que la información estaría expuesta a posibles fallas de seguridad de la información, como hackeos o fuga de información que difunda datos relevantes y confidenciales de la empresa.
En el caso de optar por un envío digital, puedes apoyarte de algunas herramientas, por ejemplo, portales en específicos enfocados en la gestión de procesos de Directorios. Estos portales concentran en un mismo sitio todas las tareas como el manejo de información, digitalización de actas de reunión, firmas y envíos de actas de reunión, programación y realización de videoconferencias, entre otras.
Ejemplo de Acta de Reunión de Directorio
A continuación, encontrarás un ejemplo de nuestra Plantilla de Acta de Directorio, que integra todos los datos requeridos y una redacción clara y objetiva para realizar de manera completa tu Acta de Reunión.
¿Cuáles son las Actas de Reunión obligatorias?
De acuerdo con la normatividad argentina: Ley No. 26.994 de Sociedades Comerciales, los directorios, así como las Asambleas de Accionistas deben llevar un registro y seguimiento de sus Actas de Reunión a lo largo del año.
Para Argentina se trata de un requisito para todo tipo de organización, pues además de presentar las actas, se trata de presentar la información de Libros Obligatorios, o bien, Libros digitales.
Libros de actas de una empresa argentina
Dichos libros de actas están integrados por la información contable e información financiera que integra temas societarios y de acciones, esto forma parte de la información obligatoria o requisitos fiscales que las empresas deben registrar de manera digital desde Trámites a Distancia desde el sitio oficial de la Presidencia de la Nación.
De acuerdo con el tipo de sociedad u organización es que los libros serán integrados por sus actas, por ejemplo…
Para Sociedades Anónimas
Las Actas de Asambleas Generales y Actas de Directorios son obligatorias.
Para SAS (Sociedades por Acciones Simplificadas)
Son obligatorios los libros de Actas
Para Sociedad de Responsabilidad Limitada
Las actas de reunión de socios y actas de gerencia son requeridas.
Puedes consultar más información aquí .
Aplicación para actas de reunión
Actualmente, la tecnología ha transformado hasta la forma de trabajar y operar de las empresas, y la digitalización se ha convertido en un requisito para que puedan mantenerse actualizadas en el mercado.
La realización de actas de Directorio, no es la excepción, hoy podemos hallar softwares o aplicaciones para actas que facilitan el trabajo y el proceso de principio a fin.
Para encontrar el software o la aplicación adecuada, debes considerar que no solo se precisa buscar la digitalización, una aplicación centrada en esta tarea, además debe brindarte la facilidad de la elaboración del acta, la accesibilidad a la información como el orden del día, además del mejoramiento en la toma de notas y solicitar la aprobación y firmas de los directores.
Un claro ejemplo de aplicación de actas es Atlas Governance, un software desarrollado específicamente para la gestión de tareas relacionadas al Directorio, te permitirá además de mayor trazabilidad en la planificación de agenda del Directorio, el aumento de seguridad de la información compartida y enviada entre directores y otros profesionales involucrados en la gestión de tareas de este órgano.
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