Seguro que has escuchado sobre el cumplimiento normativo, también conocido como compliance, y su importancia para las organizaciones. Pero también podrías tener la idea de que se trata de procesos burocráticos engorrosos y que solo suponen trabas para el desarrollo de los negocios. Esto no tiene por qué ser así.
El cumplimiento normativo sirve para que una organización opere dentro del marco legal y de una manera ética, pero también fortalece la transparencia, mejora la gestión de riesgos y la reputación de la organización frente a sus partes interesadas.
Continúa leyendo este artículo, para que conozcas lo fácil que es garantizar el cumplimiento de tu organización.
Implementación de un programa de cumplimiento normativo
Si estás buscando cómo asegurar el cumplimiento normativo de tu organización, debes saber que no te bastarán los comunicados oficiales o el seguimiento mediático que puedas hacer, pues esto no te garantizará que conozcas todos los requerimientos a cumplir ni la forma en que debes entregarlos. Para hacerlo correctamente, lo mejor que se puede hacer es recurrir a un programa de cumplimiento normativo. Esto te permitirá operar dentro de los límites legales y con apego a una conducta ética, minimizando riesgos como las sanciones o daños a la reputación.
Para que tu programa de cumplimiento normativo sea exitoso, debes procurar cumplir con los siguientes pasos:
Identificación y análisis de las regulaciones
Para comenzar con la implementación de un programa de cumplimiento normativo efectivo, es importante que identifiques y analices cuáles son las regulaciones aplicables a tu organización. Recuerda que no todos los sectores tienen los mismos requerimientos, así que debes tener cuidado en este punto. Hay que prestar atención a las leyes sectoriales correspondientes, para poder comprender bien los aspectos que deben acatarse, plazos de cumplimiento, la información que debe ser entregada y a qué instancias. No olvides mirar reglamentos, normativas sectoriales y cualquier otro documento que permita maximizar el cumplimiento de tu organización.
Evaluación de riesgos y establecimiento de controles
Luego de haber identificado las regulaciones que deben acatarse, hay que complementar el proceso realizando una evaluación de riesgos. Esta servirá para determinar aquellas insuficiencias que pueda tener la documentación a entregar. También servirá para identificar las áreas de mayor riesgo, así como mensurar las posibles sanciones que puede implicar incumplir con las normas.
Puedes basarte en los resultados obtenidos en la evaluación de riesgos para establecer medidas de control y estrategias que te sirvan para gestionar los riesgos identificados y posteriormente mitigarlos. Entre las medidas que pueden emplearse para controlar los riesgos puedes implementar distintos procedimientos, sistemas de monitoreo y herramientas tecnológicas que te permitan mejorar tu cumplimiento normativo.
Capacitación y concientización del personal
Si quieres lograr que tu organización se caracterice por sus altos estándares de cumplimiento normativo, será necesaria la capacitación del personal en este asunto y la relación con sus funciones. Un departamento legal, por ejemplo, deberá tener una capacitación exhaustiva en las leyes relacionadas directa e indirectamente con la organización, mientras que el departamento de contabilidad podría enfocarse en la correcta elaboración de reportes financieros, por ser el asunto que les compete. En general, debe hacerse una concientización del personal, pues se trata de un aspecto clave para facilitar el cumplimiento normativo cualquier organización.
En el proceso de capacitación y concientización deben tomarse en cuenta a todos los colaboradores, incluyendo a la alta gerencia y los miembros del Directorio. Por tratarse de las máximas instancias para la toma de decisiones, necesitan comprender sobre las regulaciones que deberán cumplir, así como sus responsabilidades individuales para el cumplimiento normativo.
Las capacitaciones también pueden servir para mantener a los colaboradores actualizados sobre el marco normativo y los requisitos legales que deben cumplirse, pues se tratan muchas veces de normativas que se modifican cada tanto. Esto puede incluir talleres, seminarios, cursos en línea y material informativo que esté disponible para todos los empleados. Recuerda que establecer canales de comunicación dedicados a que los empleados puedan plantear dudas o inquietudes relacionadas con el cumplimiento normativo puede evitar que se cometan omisiones no intencionales.
Monitoreo y mejora continua del programa de cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo no es un asunto que pueda darse por hecho una vez que se entrega toda la documentación requerida. De hecho, se trata de una tarea periódica, por lo que un programa de cumplimiento normativo inicial también se debe monitorear y mejorar continuamente para maximizar su efectividad.
Implementación de un sistema de seguimiento y monitoreo
Establecer un sistema de seguimiento y monitoreo para el cumplimiento normativo puede facilitar esta tarea para todas las partes involucradas. En la actualidad, es posible emplear herramientas tecnológicas que faciliten la recopilación de datos, analizar estos mismos y generar informes periódicos. Sería un valioso agregado si se emplean herramientas que permitan identificar posibles incumplimientos normativos, centralizar la información de manera segura, proporcionar la información requerida al Directorio o al Comité de Cumplimiento, evaluar los controles establecidos y tomar medidas correctivas de manera oportuna.
Auditorías internas y revisiones periódicas
Para conocer qué tan eficaz es el programa de cumplimiento normativo, es fundamental realizar auditorías internas y revisarlo periódicamente. Estas medidas funcionarán como una evaluación más incisiva al programa de cumplimiento normativo y su efectividad, además de evitar alguna omisión que haya pasado por alto para las evaluaciones de riesgo y controles.
Se recomienda que las auditorías se realicen de forma regular y sistemáticamente a fin de identificar posibles deficiencias que surjan en el programa, además de permitir que estas sean corregidas para evitar sanciones por incumplimiento. Es importante que se revisen los procesos involucrados, controles establecidos y la documentación requerida para asegurarse que cuenten con los estándares para el cumplimiento normativo.
Actualización y adaptación continua del programa
No hay que dar por hecho que cumplir una vez basta para tener asegurado el cumplimiento normativo por siempre. Debe recordarse que el entorno empresarial y sus regulaciones cambiarán frecuentemente, por lo que cobra mayor importancia actualizar y adaptar el programa de cumplimiento normativo. Para eso, se deben revisar periódicamente las regulaciones, actualizar las políticas y los controles internos. También puede ser necesario revisar los procedimientos y realizar capacitaciones adicionales cuando sea necesario.
Ahora bien, ¿crees tener todo lo necesario para garantizar el cumplimiento normativo de tu organización? Si quieres conocer más sobre el tema, no dudes en consultar el siguiente artículo:
Todo lo que debes saber sobre la gestión de riesgo empresarial
