La comunicación es el intercambio de ideas, mensajes e información entre un emisor y un receptor. ¿Esta definición te suena familiar? Por supuesto que sí, es lo que nos enseñan por años en la escuela. Pero, si todos sabemos lo que significa, ¿por qué es tan difícil tener una comunicación corporativa eficiente?
Resuelve esta duda y conoce cómo obtener los enormes beneficios de su correcta gestión leyendo este artículo.
En momentos cruciales, como las reuniones del Directorio, la comunicación puede ser muy compleja. Para ayudarte a hacerla más fácil, te dejamos una plantilla de actas de reunión. Solo debes descargarla y comenzar a organizar mejor la comunicación de tu Directorio.
¿Qué es la comunicación corporativa?
A diferencia de la comunicación, en general, la comunicación corporativa no se trata únicamente del intercambio de información entre el cliente y la empresa. Aunque parece lógico, no es del todo correcto.
La comunicación corporativa es la forma en que la empresa interactúa con todos sus stakeholders, es decir, tanto con sus clientes y/o sus consumidores, como con los trabajadores, los accionistas y las terceras partes interesadas.
Esta se vuelve sumamente importante para las empresas del sector servicios, que son aquellas en las que existe un trato directo con partes interesadas externas. La comunicación corporativa puede transmitir confianza, respeto e incluso reflejar la calidad de los productos y servicios que se ofrecen.
¿Para qué sirve la comunicación corporativa?
La comunicación corporativa es el pilar fundamental de cualquier organización, aunque en ocasiones suele ser infravalorada por algunos profesionales y directivos, lo que es un grave error.
Esto es evidente cuando se considera el rol integrador que cumple entre todas las áreas involucradas en el desarrollo de las actividades de la compañía y el papel clave que juega en la construcción de la imagen que los stakeholders tienen de la empresa. Sus beneficios son diversos, pero solo las entidades que la utilizan de manera estratégica los cosechan.
¿Cómo logra la comunicación corporativa y estratégica impactar a tal nivel? La respuesta es simple: centrarse en los objetivos y los principios empresariales, además de transmitir mensajes coherentes.
Ahora bien, su enfoque es fácil de mencionar, pero difícil de implementar sin pasar por un proceso de aprendizaje, pues su éxito depende no solo de un equipo en particular, sino de todos los colaboradores.
Principios de la comunicación corporativa
Para que plan de comunicación corporativa dé frutos en el corto, mediano y largo plazo, se debe establecer en la mente de todos los colaboradores los llamados principios de la comunicación corporativa para organizar y darle coherencia a su funcionamiento.
Alinear el mensaje que se entregará con los objetivos y los principios empresariales.
Elegir los profesionales encargados de su comunicación y aprovechar correctamente sus esfuerzos.
Valorar la transparencia en el proceso y en los resultados.
Conocer la industria, la competencia, el mercado y el negocio en detalle.
Identificar a todas las audiencias relevantes y los mejores canales de intercambio.
Tipos de comunicación en las organizaciones
Como es seguro que ya notaste, los principios parecen ser oraciones cortas fáciles de traer a la realidad, pero implican una inversión significativa de profesionales, tiempo y otros recursos.
Para una correcta planificación y gestión de la comunicación corporativa, se recomienda considerarla como:
Comunicación externa
La comunicación externa es quizá la que más rápido llega a la mente de las personas cuando se habla de comunicación corporativa. Se debe a que todos hemos sido parte, de una u otra forma, de la audiencia meta de las empresas. De hecho, es el tipo de comunicación con el que nos topamos cuando una empresa de servicios nos muestra lo que ofrece en el mercado.
La comunicación corporativa externa comprende las acciones estratégicas dirigidas al grupo de personas que no forman parte de las decisiones, el financiamiento o las operaciones de la organización. Estas acciones tienen como objetivo mejorar la reputación de la empresa o la marca, promocionar productos y servicios, además de atraer nuevos clientes.
¿Cómo se logra implementar la comunicación corporativa externa con éxito?
Creando un valor como marca.
¿Cómo se hace eso?
Si la organización tiene un Directorio que va al día con las nuevas tendencias, podrán:
- Compartir los proyectos de ESG y de Responsabilidad Social que se llevan a cabo.
- Comunicar su misión, su visión y políticas de manera novedosas en las plataformas digitales escogidas para interactuar con su público meta.
- Apoyar las causas nobles de manera pública.
- Colaborar con distintas entidades para lograr un desarrollo sostenible.
- Participar en foros, eventos y debates de tu industria.
- Crear un blog que permita entregar información de utilidad.
- Interactuar con su audiencia siempre que tengan oportunidad.
Si todo aquello se realiza siendo fiel a los principios de la empresa y de la comunicación corporativa, en el mediano plazo ya la compañía se habrá posicionado en la mente del público general, diferenciado de la competencia, creado una buena reputación y fortalecido la relación con su audiencia meta.
Comunicación interna
La comunicación interna es aquella que ocurre entre los colaboradores, directores, accionistas y otras partes directamente relacionadas con el funcionamiento, la productividad, la rentabilidad, las estrategias y la innovación en pos de la organización y sus stakeholders.
Si el Directorio, como parte de la transformación digital de la entidad, seleccionó las herramientas correctas para optimizar la comunicación entre los colaboradores, podrá reportar a la Alta Dirección la creación de un valor para la compañía que se traduce en reducciones de costos y en mayor rentabilidad.
¿Por qué?
Las nuevas tecnologías con los liderazgos adecuados logran estimular el rendimiento laboral y la innovación en los procesos, fomentar los valores, la misión y la visión; informar de forma fluida y transparente las novedades y los cambios dentro de la organización, mejorar las relaciones intrapersonales y entre equipos de trabajos de diferentes áreas u órganos.
Comunicación en crisis
Es casi imposible que una no enfrente alguna vez una crisis y/o escándalo, pero solo el 10% logra aprovechar la repentina atención para corregir errores, analizar debilidades, fortalecer su imagen y estructura. Este pequeño porcentaje de empresas ha sabido conformar un equipo confiable de profesionales que está preparado para lidiar con la responsabilidad y el estrés del momento.
Supongamos que en nuestra entidad se ha cometido un error en un proceso cuyo resultado ya se encuentra en manos de algún cliente o audiencia meta y solo se dispone de tiempo para preparar una estrategia comunicacional para proteger a la empresa.
- Tus colaboradores notifican la existencia del error y explicarán la situación de inmediato.
- El equipo de comunicaciones pedirá a los trabajadores no divulgar la situación para evitar acciones que podrían agravar el problema. También, les comentará que pronto serán informado de los detalles ocurrido.
- El equipo o “comité de crisis” recopilará los datos registrados en los softwares utilizados por la empresa y entregará un informe de la situación con sus posibles consecuencias. Además de la estrategia a utilizar una vez se dé a conocer la situación, este debe ir en línea con el plan previamente elaborado sobre la gestión de crisis.
- Todo esto será comunicado al Directorio, el cual podrá evaluar los antecedentes mediante una reunión extraordinaria de emergencia y aceptar o sugerir acciones. Este órgano apoyará y realizará seguimiento de la situación para mantener a la Junta de Accionistas informada.
- Contando con el visto bueno, el equipo asignará un profesional experimentado y capacitado como portavoz para explicar con detalle y claridad lo ocurrido, en primera instancia, a los miembros de la empresa con el fin de prevenir la sorpresa en los trabajadores de otras áreas que seguían ignorantes de la situación y evitar que se difundan mensajes contrapuestos (estrategia one-voice).
- Se elegirá el momento oportuno y los canales para dar a conocer la situación al público, junto con las medidas que se llevarán a cabo para evitar que vuelva a suceder tanto a nivel interno como en el sector, gracias al aprendizaje obtenido de la situación y compensar a los afectados.
- Se hará un seguimiento de la opinión pública y de su impacto en los resultados de la empresa.
- Se potenciará la estrategia de crisis con un marketing bien pensado que mostrará el compromiso de la empresa con su público a través videos, notas de prensa, noticias, imágenes e inversiones.
- Tras un periodo de tiempo acorde, se elevará toda la información al Directorio para un análisis con una mirada a largo plazo.
Comunicación corporativa interna del Directorio
La gestión de la comunicación corporativa en el Directorio es a menudo olvidada en algunas organizaciones, pero no es el caso de aquellas que tienen un Gobierno Corporativo correctamente implementado.
El Gobierno Corporativo apunta a tener mayor comunicación, participación y transparencia en los tres órganos que lo componen: Directorio, Junta de Accionistas y Comités.
No obstante, esto no quiere decir que las empresas que no tiene la gestión de la comunicación corporativa en el Directorio como una prioridad no cuenten ya con métodos para los integrantes interactúen entre sí.
¿Cómo mejorar la comunicación en el Directorio?
En gran medida gracias a la pandemia, la transformación digital en las empresas peruanas del sector servicios está cada vez más presente y la gran oferta de sistemas de información empresarial puede inducir la compra de un software empresarial adecuado para complementar el proceso, pero no para la toma de decisiones como tal.
¿Cómo evitamos dificultades en las comunicaciones de los Directores, entonces?
- Asegura que se seleccione la herramienta digital adecuada para las necesidades.
- Capacita a sus usuarios, pero busca un software amigable y fácil de usar para todos.
- Busca una herramienta que permita integrar elementos ya conocidos para sus usuarios.
Herramienta de comunicación para directores
El software empresarial que ofrece Atlas para los Directorios tiene funcionalidades que agilizan los procesos de tu Directorio.
Los miembros del Directorio pueden convocar reuniones en menos de 3 minutos y tener en su poder las actas de reunión apenas terminen la discusión. Además, podrán firmar las actas de manera rápida y en cualquier momento o lugar.
También, permite centralizar la información en un solo lugar, compartir y rastrear documentos, emitir comunicados, asignar tareas y realizar seguimientos desde cualquier dispositivo registrado.
¡Solicita tu demostración gratuita ahora y conoce el resto de sus funcionalidades!
