Digitalización, Argentina

Conocé más sobre los Libros Digitales Societarios y Contables

Publicado en 20 de diciembre de 2022

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La Transformación Digital hoy en día, se ha convertido en una necesidad para que las empresas garanticen su transparencia y el cumplimiento de regulaciones.

Y un claro ejemplo de ello son los Libros Digitales Societarios y Contables de la CNV. Por eso, en este artículo te compartiremos desde algunas actualizaciones relevantes al respecto, hasta la herramienta definitiva para elaborar tus libros societarios de manera digital.

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Libros Digitales

 

De acuerdo con la Ley General de Sociedades 19.550 y el Código Civil y Comercial de la Nación 26.994, las sociedades cotizadas en la bolsa de valores o con obligaciones negociables con la CNV (Comisión Nacional de Valores), están sujetas a presentar los libros societarios con la finalidad de constatar el buen funcionamiento de la organización.

Es decir, estos libros se integran de informaciones financieras relacionadas a la estructura de la empresa que permite entender el contexto general y las decisiones tomadas a lo largo del periodo correspondiente.

¿Cuáles son los Libros Societarios?

Los libros societarios son aquellos que colectan datos almacenan documentación relacionada a acuerdos o acciones de socios y del Directorio de la empresa. Estos se componen de:

  • Libro de Actas de Reunión del Directorio / Asamblea, dichas actas deberán detallar datos como el lugar, fecha y hora de la reunión, motivo de está, nombre de los participantes, el quorum, el orden del día correspondiente, así como las deliberaciones y resoluciones, detallando los votos realizados a favor y en contra.
  • Libros de registros de socios, sociedad o acciones, en el que encontraremos registros de socios, registro de la sociedad o registro de acciones nominativas, (utilizado por Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Laborales y Sociedades Comanditarias por Acciones).

Sin embargo, eso no es todo. Cumpliendo con el mismo objetivo de transparentar las acciones, decisiones y acciones realizadas dentro de la empresa, la misma está sujeta a presentar de la misma forma los libros contables.

¿Cuáles son los Libros Contables?

Estos se centran específicamente en todas las acciones financieras y se integran de la siguiente manera:

  • Libro Diario: en donde se registrarán los ingresos y egresos de la organización, de manera cronológica e integrando los ingresos con el siguiente orden: Cuotas sociales, donaciones, subsidios, eventos (rifas, ferias, festejos, etc.), canon comedor, alquiler o concesiones, otros ingresos, intereses.

Debemos considerar que los egresos deben respetar el orden estipulado: subsidios (FUDE, otros subsidios), gastos para alumnos, gastos generales para escuela, gastos varios y por último, gastos bancarios.

  • Libro de Inventario y Balances. El libro de inventario comenzará con la descripción exacta del dinero, bienes muebles, créditos, deudas y otro tipo de especie de valor que forme parte del patrimonio de la organización. Al cierre de cada ejercicio se extenderá la cuenta de gastos, recursos y balance general, detallando bienes, deudas y obligaciones pendientes a la fecha de realización.

 

Este se integrará por: Número de Orden, Cantidad, Descripción del Bien, Precio unitario, Precio total, Observaciones, Fecha de Alta/ Fecha de Baja.

Es importante entender que el objetivo del libro de balances es el demostrar la situación patrimonial y el resultado de actividades de cada organización.

Dentro de la documentación que integra los libros contables, también encontraremos:

  • Libro de sueldos y Jornales, que de acuerdo con la Ley 20744, deben presentarse todos los depósitos realizados de cargas sociales y respectivos del personal que está prestando servicios de forma permanente o temporal a la organización.

 

Libros Digitales Societarios y Contables

Regulación de libros Digitales: la digitalización de libros societarios y contables

 

A partir de octubre del 2019, la Comisión Nacional de Valores autorizó la digitalización de los libros societarios y contables a través de la Resolución General 813/2019, en donde además de comunicar el objetivo de esto, informa los requisitos que se deben cumplir al presentar esta información digitalizada.

Para digitalizar tus libros societarios y contables, podríamos resumir que estos deben considerar aspectos relevantes.

Para la digitalización de libros societarios se debe cumplir con los siguientes requisitos generales:

  • Cumplir las exigencias de la Ley No. 19.550 para cada libro societario;
  • Las actas deben estar numeradas en función al órgano del que se trate;
  • La información digital debe estar en un medio legible y seguro para la conservación de los datos;
  • Debe contar con un informe emitido por el órgano de fiscalización sobre los controles realizados al sistema y medio usado para el registro;
  • Contar con una copia del órgano de administración que aprueba la solicitud de llevar los libros societarios de manera digital. Dicha acta debe ser publicada en la Autopsia de la Información Financiera (AIF) dentro de los 5 días hábiles.
  • El sistema seleccionado para la digitalización del libro societario deberá contar con la capacidad de almacenar la información completa y ser autorizado por el órgano previamente.

 

Por otra parte para la digitalización de libros contables el formato digital debe:

  • Contar con verificación de la documentación contable respaldada;
  • La información almacenada debe ser acta para la conservación de los documentos en condiciones aptas legibles tanto de forma digital como de forma impresa en papel. Con esto se refiere por ejemplo a las firmas y nombres completos de los firmantes, que deben poder visualizarse de manera clara;
  • Deben especificarse los registros, medios, métodos y elementos utilizados para la recopilación y digitalización de la información;
  • Debe contar con un esquema descriptivo del flujo de registros y procesos contables;
  • Contar con un respaldo de toda la información digitalizada presentada en el libro societario;
  • Contar con un plan de cuentas;
  • Contar con un manual de cuentas o imputaciones contables – si estas existiesen-
  • Especificar los centros de costos;

 

La digitalización del libro societario debe incluir un informe emitido por contador público independiente, en donde se detallen los controles realizados al sistema y medio de registro empleado, esto para garantizar la seguridad e inalterabilidad de la información.

Considerá que, en este informe, también deben incluirse las certificaciones que autorizaron las firmas digitales y una copia del Acta del órgano de administración que aprobó la solicitud de llevar los libros de manera digital.

Sin embargo, estos son tan solo algunos de los números aspectos que se deben de considerar para poder digitalizar este proceso, para más información, podés consultar aquí

Herramientas para los libros digitales de una organización

 

Como ya lo sabes, a partir del 2019 las autoridades correspondientes en Argentina, decidieron que la mejor vía para derribar burocracias y falta de transparencia era el de digitalizar el registro de los libros societarios de las organizaciones.

De esta manera, no solo se acelera y facilita el proceso de captación de datos -pues ahora los profesionales se pueden olvidar del papeleo- si no que, además, los formatos requeridos tienen un tipo candado que vuelve los documentos inalterables luego de presentarse.

Ahora bien, aunque las organizaciones aun se encuentran en esta transición de lo analógico a lo digital, debemos considerar que no solo facilita la elaboración y presentación de toda la información recabada, también facilita archivar y organizar dichos documentos.

Recuerda que, según la normativa mercantil, debemos conservar los libros por lo menos durante 6 años, sin mencionar que en caso de que la empresa u organización deje de estar activa, entonces debe conservar la información durante 20 años, en caso de ser necesario presentarla ante cualquier tipo de situación no prevista.

Por lo que sí, además podrás ahorrarte todo ese polvo acumulado sobre los archivos que debes enfrentar cada vez que necesitas consultar alguna información.

Actualmente el mercado ofrece alternativas tecnológicas que no solo te ayudarán archivar, crear y documentar la información de tus libros obligatorios, será más fácil incluso encontrar la información y tener acceso a ella sin importar donde te encuentres, pero además de mantenerla a salvo de posibles ataques cibernéticos o hackeos.

Un Portal de Gobierno Corporativo es la opción adecuada para integrar todos estos procesos centralizando toda la información en un mismo lugar. Cabe mencionar que Atlas Governance, a la fecha es la única opción que te puede ofrecer las herramientas necesarias para facilitar la aprobación de CNV.

 

Publicado por Ana Guzmán