La digitalización del Gobierno Corporativo en Colombia llegó para quedarse en las Juntas Directivas y en los demás órganos de Gobernanza. Algo que se veía inevitable, que avanzaba a paso lento y seguro desde años, pero que la pandemia agilizó y puso a prueba la capacidad de reacción y adaptabilidad de las organizaciones del país.
Las nuevas formas de comunicación, la digitalización de documentos y la automatización de los procesos de Gobernanza han favorecido enormemente a diversos tipos de organizaciones, pero en mayor medida a las atentas a la innovación digital.
Esta digitalización de la información ha permitido a los miembros de la Junta Directiva a identificar riesgos en el uso de sus correos corporativos, almacenamiento y diversos medios de intercambio de datos. Además de presentar una clara oportunidad para establecer una sólida política de seguridad de la información y escoger las herramientas digitales adecuadas para prevenir ciberataques, fuga de información, data leaks o filtración de información, robo de credenciales y muchos más.
Por consecuencia, la adquisición de un software empresarial especializado en Gobernanza, gestión de Riesgos y Cumplimiento, o software GRC por sus siglas, se entendió como una inversión necesaria y urgente para algunas organizaciones.
Después de todo, se conoce que los Directores que utilizan softwares GRC amigables y adaptados a sus necesidades no tardan en mejorar su productividad y eficiencia.
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Conoce los principales beneficios de digitalizar tu Gobierno Corporativo con un software GRC. ¡Continúa leyendo!
- Lleva un registro de las reuniones, las actas de reuniones anteriores y su preparación de la Junta Directiva, Comités y demás grupos de forma práctica y segura.
- Realiza las reuniones de tus órganos de Gobernanza de manera remota integrando herramientas digitales como Microsoft Teams y Zoom.
- Reúne toda la información en un solo lugar y accede a ella en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo registrado.
- Controla el permiso de acceso (sesión) al software GRC y a cada documento.
- Protege los documentos y la información confidencial con mecanismos más avanzados.
- Reduce o elimina todos los archivos y documentos en papel relacionados a la gestión de la Junta Directiva y los comités.
- Firma las actas de reunión de la Junta Directiva de forma electrónica de manera segura.
- Optimiza la comunicación entre los Directores y los demás miembros de los órganos de Gobernanza, especialmente con el CEO (Chief Executive Officer).
- Permite hacer un seguimiento de las deliberaciones y de proyectos estratégicos.
- Encuentra con mayor facilidad y en menos tiempo materiales, información y datos para preparar las reuniones e incluso para revisarla durante la reunión.
Todas esas funcionalidades de los softwares GRC permiten la mejora continua del desempeño, por ejemplo, de las funciones de la Junta Directiva y de los Directores, en su deber de diligencia, de información y de lealtad de acuerdo con los intereses de la organización.
El mejor Software GRC para las empresas colombianas
Como ya comentamos, tener acceso a funcionalidades a medida y con una interfaz fácil de utilizar mejora la productividad y la eficiencia de tu Junta Directiva.
Estas características también previenen que la inversión se desperdicie o genere más problemas que soluciones en un corto o mediano plazo.
¿Qué software GRC en el mercado reúne ambas características?
¡El Portal Atlas!
… Y no se limita a ellas, el Portal Atlas lleva la Gobernanza a otro nivel.
En él podrás compartir y rastrear documentos con marca de agua automática. Conoce quién descargó el documento, el correo asociado, si se modificó, a qué hora ocurrió y desde qué dispositivo.
Además, podrás realizar (auto)evaluaciones a los miembros de la Junta Directiva, utilizando el apartado de Formularios. El Portal Atlas te permite crear, responder y anular formularios con una o varias secciones, junto con elegir el tipo de pregunta y respuesta (libre, de opción múltiple y de clasificación). También, configurar las respuestas como anónima o pública y/o voluntaria u obligatoria en base a la información que quieres conocer, seleccionar quiénes deberán responderlo y asignar una fecha límite.
El Portal Atlas cuenta con seguridad de nivel bancario, es decir, contarás con la mejor seguridad para que los Directores, los Accionistas y los demás stakeholders de tu organización puedan dormir tranquilos.
