La planeación de reuniones directivas es clave si buscas evitar situaciones que impacten negativamente en tu organización debido a omisiones, debates inconclusos o falta de comunicación entre los miembros sobre ciertas materias.
De ahí, la urgencia de las Juntas Directivas y los Gobiernos Corporativos en Colombia por actualizar la manera en la que son gestionadas las tareas, precisando de nuevas prácticas, estrategias y herramientas para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de compromisos, proyectos y normativas.
¡Descúbrelas a continuación!
La importancia de contar con una correcta planeación de reunión de Junta Directiva
¿Te has puesto a pensar en los riesgos que ha prevenido la correcta planificación de tus reuniones directivas y de cuántos peligros te has salvado sin darte cuenta?
Contrario a lo que se cree, los profesionales encargados de planificar no viven solo en el “antes” de un evento, sino que están varios pasos después de que este ya finalizó. Deben prevenir las consecuencias de falta de tiempo, decesiones pendientes y malas dinámicas durante de la reunión. Tienen un rol importante en la de cada reunión directiva donde información sensible o estratégica es tratada.
Una correcta planeación de reunión de Junta Directiva te facilitará no solo el buen desarrollo de la misma, sino que también permitirá:
- Identificar conflictos de interés entre los participantes, según la información actualizada que se maneja sobre los directores y la temática de la reunión.
- Garantizar que el tipo de reunión de Junta Directiva se realiza en conformidad con la Ley y los estatutos de la empresa.
- Tener presente que el decreto 176 de 2021 no está vigente y que el decreto 398 de 2020, que ya no está atado a la emergencia sanitaria, sí está en vigencia y, por consecuencia, podrán realizar reuniones presenciales, no presenciales o mixtas.
- Confirmar, en el caso de las reuniones virtuales, que se puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea y que siempre se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según el artículo 19 de la Ley 2022 de 1995.
- Analizar y seleccionar la herramienta que permita llevar a cabo de manera segura y confidencial el intercambio de información antes, durante y después de la reunión.
- Asegurar la correcta elaboración de las actas de reunión y, de ser necesaria, la nulidad de estas, así como la gestión y el almacenamiento del histórico.
- Recortar los tiempos de preparación y convocatoria al contar con un sistema y herramienta especializada.
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Estructura de una Reunión de Junta Directiva eficiente
La forma en que organizas una reunión directiva refleja tus habilidades en cuanto al nivel de liderazgo ejercido como miembro, secretario o presidente. Te invitamos a revisar si estás al día con las nuevas estructuras de una reunión de Junta Directiva eficiente.
Antes de la reunión: Cómo elaborar un Orden del Día
Primero, debemos consultar el Plan Anual de reuniones de Junta Directiva, este ya debe contar con un cronograma específico sobre el tema u objetivo de cada reunión, además de la frecuencia de reuniones que se van a convocar a lo largo del año.
Ahora bien, para elaborar de manera correcta un orden del día de reunión directiva, no basta con realizar un listado de temas, debemos:
- Contar con un formato o modelo de Orden del Día adecuado, bien detallado, actualizado y digitalizado para enviarlo en tiempo real a través de los medios utilizados por la Junta (Software de Gobierno Corporativo, e-mail corporativo o algún canal de comunicación interna);
- Detallar todo un cronograma de temas, especificando el tiempo que se le dedicará a cada tema y las horas en las que se estima iniciar y concluir la reunión;
- Ordenar los temas conforme al nivel de importancia y urgencia de cada uno de ellos. Los temas más urgentes y complejos o que necesitarán más tiempo, mejor abordarlos desde el inicio de la reunión, por lo que estos deben encabezar el Orden del día;
- Elaborar un cronograma del tiempo que se dedicará a preguntas, propuestas y finalmente a la toma de decisiones o votación; esto también debe estar contemplado dentro del mismo Orden del Día para garantizar su cumplimiento en tiempo y forma;
- Enviar con anticipación dicho Orden del Día. Es importante seleccionar el medio ideal para el envío de esta información, sobre todo cuando deber enviar con antelación informes, reportes o anexos que van a ser abordados en la reunión.
Es recomendable realizar un formato de sugerencias e instrucciones que los demás directores deben seguir para garantizar la eficiencia en las reuniones.
Inicio de la Reunión: Lectura del Orden del Día
Para iniciar una reunión es importante: Corroborar quienes son los miembros presentes y quienes participarán de manera virtual, además de asegurarte que todos hayan realizado una lectura previa a la información enviada con anticipación y del orden de temas que se irá abordando en el desarrollo de la reunión.
Desarrollo de la Reunión de Junta Directiva
Sabemos que los debates y deliberaciones no son los mismos en cada reunión y, en este caso, será el Presidente de la Junta o Chairman el responsable por cuidar que los tiempos sean cumplidos de acuerdo a lo acordado y lo previsto.
Para garantizarlo, recuerda el tiempo destinado de duración a quien sea responsable de presentar la información o reporte, esto para evitar exceso de tiempo o detalles innecesarios y garantizar que cada persona sea objetiva y clara, considerando que debe aprovechar bien su tiempo.
La participación de cada miembro es importante en cada una de las reuniones, por eso, antes de llegar al momento de deliberar o tomar una decisión, se recomienda realizar una ronda de participación para quien necesite contribuir con una opinión, solución o incluso complementar la información. Esto ayudará y nutrirá las conclusiones del resto de los miembros, además de garantizar la participación de hasta quienes estén presentes de manera virtual e impulsar el compromiso individual con los temas a la hora de llegar a una conclusión o deliberación.
Cierre de Reunión de Junta Directiva
Finalmente, para el Cierre de Reunión de Junta Directiva, es necesario definir lineamientos, fechas o plazos de seguimiento y cumplimiento de cada tema o plan de acción que se concluyó o decidió.
Además, se debe establecer quién será responsable de dichas actividades para garantizar su cumplimiento. Claro que todo se verá reforzado por la información que se enviará a través de las actas de reunión, que finalmente debe hacerse llegar
Sin embargo, a continuación, te compartimos dos prácticas y consejos que ayudarán a volver exitosas tus reuniones directivas.
- Evalúa la eficiencia de las reuniones de Junta Directiva: Busca una retroalimentación de parte del resto de los miembros, además de poner en práctica la autoevaluación, pregúntate si:
¿Se cumplieron los principales objetivos de la reunión? ¿Enfrentaron algunos problemas técnicos o de comunicación? ¿Qué prácticas pueden mejorar? ¿Se respetaron todos los tiempos previstos y planificados?
- Usa herramientas que faciliten la gestión de toda la reunión: Actualmente existen múltiples aplicaciones o softwares que te ayudan en la tarea de planificar las reuniones de Junta Directiva, claro que se han vuelto imprescindibles considerando que muchos directores ahora prefieren participar en las reuniones de manera virtual, por lo tanto, debemos garantizar el envío seguro de información.
