La redacción de actas de directorio es una práctica esencial dentro de la estructura de gobierno corporativo de cualquier organización, y más allá de su función documental, las actas tienen un valor legal y estratégico, que permiten dejar constancia formal de las decisiones tomadas en las reuniones del órgano de administración, garantizando trazabilidad, cumplimiento normativo y transparencia en la gestión.
Además, este documento no solo refleja el desarrollo y los acuerdos alcanzados en una sesión del directorio, sino que también actúa como respaldo ante auditorías internas y externas, procesos legales o revisiones regulatorias. Por tanto, su elaboración debe ser rigurosa, clara y estructurada, sin perder de vista la confidencialidad de la información contenida.
Pero… ¿qué es un acta de reunión del directorio?
Es un documento oficial en el que se registran con precisión los temas tratados, las deliberaciones realizadas, las decisiones tomadas y los acuerdos alcanzados durante una sesión de este órgano, cuya elaboración es obligatoria y cuyo contenido debe reflejar fielmente lo ocurrido, sin interpretaciones subjetivas ni elementos ajenos a la discusión formal
Es fundamental que el acta se limite a registrar de manera objetiva los hechos relevantes de la reunión, excluyendo opiniones personales y transcripciones literales de las intervenciones, enfocándose en los acuerdos adoptados, las votaciones realizadas en caso de haberse llevado a cabo y la asignación de responsabilidades para la ejecución de cada decisión, teniendo en cuenta que su propósito principal es constituirse como un documento formal de consulta y respaldo legal ante posibles requerimientos futuros
Contenido esencial que debe incluir el acta
Una redacción adecuada comienza por comprender qué elementos no pueden faltar en un acta de directorio, es decir, el formato puede variar según cada organización, pero existen ciertos puntos que deben estar presentes para que el documento tenga validez y utilidad:
- Fecha, hora y lugar de la reunión
- Listado completo de los participantes, con nombre, cargo y modalidad de asistencia (presencial o remota)
- Nombre del presidente de la reunión, quien actúa como máxima autoridad del encuentro
- Resumen del orden del día, es decir, los temas que fueron abordados durante la sesión
- Descripción de las deliberaciones y decisiones, registradas de manera clara, concisa y objetiva
- Resultados de votaciones, incluyendo quién propuso cada decisión, si fue aprobada y cuántos votos recibió
- Firmas de los participantes, especialmente del presidente y el secretario
Por lo tanto, este contenido debe estar redactado con un lenguaje formal y neutral, evitando juicios de valor, opiniones personales o detalles irrelevantes que no aporten valor al registro oficial.
¿Cómo prepararse antes de la reunión del directorio?
Una preparación rigurosa es clave para asegurar una redacción clara y precisa del acta, por ello el secretario o secretaria del directorio debe anticiparse revisando la agenda de la reunión, comprendiendo los temas a tratar y analizando la documentación que será discutida, además resulta fundamental coordinar con el presidente del directorio para conocer el enfoque y la relevancia de los puntos clave a abordar.
Asimismo, prepararse implica contar con una plantilla de acta actualizada y estructurada que, por un lado, facilite la toma de notas durante la reunión y que, por otro, contemple todos los elementos legales y organizativos necesarios para asegurar que ningún dato relevante quede fuera
4 buenas prácticas durante la reunión
Durante el desarrollo de la reunión del directorio, es fundamental mantener una escucha activa y realizar anotaciones claras y organizadas, es por esto que se recomienda utilizar un borrador del acta para registrar en tiempo real los puntos tratados, cuidando la coherencia de la información y priorizando la claridad.
Algunos consejos clave:
- Registrar únicamente la información sustancial: temas discutidos, acuerdos, responsables y fechas límite.
- Evitar detalles anecdóticos o comentarios informales que no formen parte del proceso deliberativo.
- Enfocarse en el qué, quién y cuándo de cada decisión.
- Utilizar frases breves y lenguaje técnico cuando sea necesario, pero siempre comprensible para todos los miembros del directorio.