Hasta hace poco, las reuniones directivas virtuales o híbridas eran aún un campo poco explorado para secretarios, directores y consejeros.
Aunque muchas organizaciones improvisaron y adaptaron prácticas necesarias para cumplir con eficiencia sus compromisos, hoy cabe la posibilidad de continuar mejorando esas prácticas e incorporar las estrategias necesarias para que la nueva modalidad laboral, además de ahorrar tiempo, se convierta en un propulsor para la eficiencia de los órganos estratégicos, como lo es la Junta Directiva.
Descubre algunas buenas prácticas y aspectos legales que las organizaciones colombianas deben considerar para potencializar al máximo lo que la tecnología nos está ofreciendo.
7 Consejos prácticos para las reuniones directivas virtuales
Pese a que muchos, nos sentimos cómodos con las reuniones virtuales y no tuvimos problema alguno para adaptarnos a esta modalidad para presentar informes y reportes -claro que esta autora se incluye- hay quienes no tuvieron la misma experiencia.
Claro está que influye la brecha generacional que incluso antes de la pandemia, las organizaciones ya estaban enfrentando en cuanto a quienes integraban sus equipos de trabajo.
Por lo que no debemos olvidar que cuando hablamos de reuniones directivas virtuales, significa que estamos hablando de momentos estratégicos en la que los directores, consejeros o gerentes, tienen una agenda muy apretada y poco tiempo para detenerse a aprender a profundidad la función de las nuevas herramientas de trabajo.
Sobre todo, considerando que muchos adquirieron su experiencia y conocimientos realizando apuntes a mano, llevando sus agendas de manera manual y autorizando documentos físicamente.
Sin embargo, los siguientes consejos están pensados en dos perfiles, en aquellos secretarios/as que buscan facilitar este proceso para sus directores y en directores, quienes desean ampliar su visión por si mismos, en cuanto a la nueva forma de llevar reuniones directivas eficientes.
1. Contar con un Calendario General y Digital de la Junta Directiva.
Si los miembros de la Junta Directiva de tu organización ya están llevando reuniones virtuales o híbridas, sí o sí deben contar con un calendario general virtual.
Claro que este se trata de uno de los pasos básicos de una Junta Directiva, para su eficiencia y organización, es necesario elabora una planificación anual de sus reuniones y de los temas que se abordarán o aspectos a considerar en cada una de esas reuniones.
Hasta ahí, ok.
Pero cuando hablamos de reuniones que están cambiando de formato, entonces en consecuencia las informaciones también necesitan cambiar de formato, por lo tanto, dicha planificación o calendario deberá digitalizarse, incluso desde su elaboración para volver más eficiente el proceso y optimizar el tiempo dedicado a él.
No es lo mismo que los directores confirmen su asistencia desde zoom, teams o e-mail, que hacerlo desde una plataforma centralizada, cuya ruta te guie al mismo calendario, orden del día, link de la reunión, etc.
Para un director, será mucho más fácil adaptarse a una herramienta centralizada que el utilizar varias herramientas a la vez para una sola tarea.
2. Estructurar la reunión de Junta Directiva de manera virtual.
Como fue anteriormente mencionado, el mudar todo el flujo relacionado a la planificación y celebración de reuniones de Junta Directiva, volverá más eficiente hasta el resultado final esperado de cada reunión.
El realizar la planificación o la estructuración de cada reunión de manera virtual, permitirá el envío anticipado de información a todos los miembros, adjuntar actas o información relacionada de reuniones anteriores y hasta enviar políticas o reglamentos para recordarles a los miembros las normas estipuladas que contribuirán en mejorar las reuniones.
De esta forma, hasta las convocatorias de reunión de Junta Directiva y la elaboración de orden del día será más rápido y fácil.
Entonces, hasta el momento vamos: reuniones virtuales – 02 vs reuniones presenciales – 0
3. Definir un medio utilizado para las reuniones virtuales de Junta Directiva.
Este no solo se trata de un consejo práctico, se trata incluso de un requisito a considerar para proteger la información confidencial o sensible que se trata en las reuniones de Junta Directiva.
Seleccionar una herramienta para utilizarla a largo plazo, es lo más práctico y seguro para la información.
Para escoger una herramienta, entonces necesitas considerar los filtros de información y seguridad que te proporciona para garantizar que las reuniones serán seguras.
Además, también será necesario seleccionar el canal a través del cual se enviará el link de la reunión virtual, pues también debe ser un medio seguro en el que solo las personas correspondientes tengan acceso a las contraseñas, usuarios, horarios y la misma información enviada y tratada durante la reunión virtual o híbrida.
Otra práctica a considerar es siempre confirmar con anticipación y tener bien definido los miembros que se unirán de manera presencial y quienes se unirán de manera virtual.
4. Contar con más de un punto de acceso a internet.
Esta práctica es importante no solo para el secretario/a quien se encarga de recabar la información al momento en que se está celebrando la reunión, pues imagina perder conexión o luz y la información se pierda.
Esto también es importante para los miembros y es un tema que debe tomarse con responsabilidad. El trabajar de manera remota o virtual también involucra que contemplemos las herramientas u opciones necesarias en caso de algún problema de conexión.
Por ello, se recomienda siempre tener más de un punto de conexión, como lo pueden ser los datos desde smartphones, por ejemplo. Esto es importante que sea prevenido, pues conectarse a cualquier punto de acceso a internet que no conozcamos, puede arriesgar la información y abrir la ventana a hackers.
Siempre es importante contemplar una conexión segura.
5. Cumplir con mayor puntualidad en el mundo virtual.
El mundo virtual no hace excepciones en la puntualidad, este es un tema que debe tomarse con mayor compromiso.
Como secretario/a, presidente de la Junta Directiva o miembro de esta, debes considerar el tiempo que te tomará encontrar el enlace y la información a tratar en la reunión.
Una reunión de Junta Directiva virtual debe mantener las mismas prácticas de eficiencia para garantizar el cumplimiento de objetivos, por lo tanto, el tiempo es muy valioso y cuando hablamos de reuniones virtuales, juega un papel importante cuando tomamos en cuenta que las conexiones también toman su tiempo.
Míralo por el lado bueno, de esta manera se garantizará el cumplimiento del orden del día en tiempo y forma.
6. Contar con un sistema de notificaciones.
Aunque suene lo contrario, se trata de un aspecto importante que ¡facilita la vida! Imagina que desde 15 minutos antes, puedes recibir notificaciones de recordatorio de tu siguiente reunión con acceso directo a la información del orden del día o al enlace correspondiente de la reunión.
¡La vida es fácil con las nuevas tecnologías! Lo único que necesitamos hacer es centralizar la información en una misma herramienta, para que el flujo de toda la reunión, desde su planificación hasta su celebración y el envío de actas, se vea facilitado y simplificado.
Lo que nos lleva al último consejo práctico para hacer reuniones virtuales de Junta Directiva
7 Elegir la herramienta adecuada para digitalizar tus reuniones de Junta Directiva.
Imagínate que todos esos consejos mencionados anteriormente se puedan llevar a la práctica con una misma herramienta, garantizando la seguridad de información y la trazabilidad.
Actualmente, existen herramientas que se encargan de digitalizar el flujo entero de las reuniones de Junta Directiva, pues debemos considerar que la gestión de estas reuniones no termina cuando terminamos las videollamadas o nos salimos de la sala de reunión, el proceso continuo hasta llevar un acta de reunión, dar seguimiento a los acuerdos establecidos y hasta proyectos mencionados.
Pues bien, hoy en día se puede contar con herramientas que se encargan de centralizar esta información tanto para directores, presidente de la Junta o incluso secretario/a.
Se les conoce como Portales de Gobierno Corporativo y ya están transformando la realidad de miles de organizaciones en Latinoamérica.
Si quieres conocer cuál de las opciones existentes sería la ideal para ti, tan solo debes acceder al e-book gratuito que hemos preparado con ese propósito. Puedes acceder desde la imagen que te dejamos al inicio del artículo.
Orden del día y Actas de Reunión Digitales.
Uno de los desafíos a los que se enfrentan profesionales y miembros de la Junta Directiva es incluso a la elaboración del orden del día y actas de reunión de manera digital, pues muchos llevan estos documentos desde Word, pero no significa que todo el proceso haya sido digitalizado.
Cuando hablamos de digitalizar, necesitamos ser mas precisos, pues debemos contemplar que tanto el Orden del Día como las Actas de Reunión pasan por una revisión o firmas de autorización, realizar estos pasos de manera manual o analógica, pueden entorpecer y demorar todo el proceso.
Por ello es importante que hasta las firmas sean digitalizas.
Conoce más del asunto en cualquiera de estos dos contenidos recomendados: ¿Cómo hacer un acta de reunión digital de la junta directiva? Cómo hacer la Planeación de Reunión de Junta Directiva
Reuniones no presenciales: Aspectos legales en Colombia
Cuando hablamos de reuniones virtuales de la Junta Directiva, es necesario saber que por supuesto, ya existen legislaciones que contemplan este rubro para el cumplimiento transparente de la organización.
Se trata del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en donde se definen aspectos que contemplan como llevar las deliberaciones de manera semipresencial (híbrida) entre los directores de manera válida.
De manera resumida, esta define que cuáles son los aspectos obligatorios que deben considerarse, tales como la definición del medio o canal a utilizar, la verificación de identidad de los participantes, el uso de herramientas o métodos que faciliten o contemplen el fácil ejercicio del voto, el cumplimiento de la confidencialidad y considerar la protección de datos debida.
Te recomendamos consultar esta regulación de manera de que puedan cumplir con los requisitos debidos que validen todas y cada una de las reuniones virtuales de tu Junta Directiva.
