La mala reputación es una amenaza latente para las empresas del sector financiero. Bastan algunas quejas públicas para levantar sospechas y hacer correr rumores sobre los malos manejos que podrían existir. Para brindar certidumbre, transparencia y confianza, el Oficial de Cumplimiento se encarga de garantizar el apego a las normas y evitar riesgos que pudieran poner en entredicho la integridad de las entidades financieras.
¿Te gustaría saber cómo el Oficial de Cumplimiento y el Consejo de Administración pueden gestionar los riesgos de manera eficiente? Consulta el material que hemos preparado sobre el tema, para evitar exitosamente cualquier amenaza que se presente:
¿Cuál es la importancia del oficial de cumplimiento?
El Oficial de Cumplimiento juega un rol crucial en la operación de una empresa. Es el encargado de validar el cumplimiento de la norma respecto a los requisitos exigidos por organismos reguladores, por certificaciones o por criterios de inversión. También procuran satisfacer tanto las normas de operación, como el cumplimiento tributario. Pero sus funciones no se reducen a estas, por lo que siguen siendo una figura distinta a lo que representa un equipo jurídico.
Otra de las funciones principales del Oficial de Cumplimiento es la gestión de riesgos. Para que una empresa vea realizados sus objetivos, necesita hacer frente a las adversidades que se le presentan. Con una estructura desorganizada, estos riesgos terminarían por causar afectaciones al negocio. En este sentido, el Oficial procurará que la empresa identifique oportunamente los riesgos, para ayudarla a hacerles frente.
Y una de las funciones más importantes del Oficial de Cumplimiento es la Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (PLD/FT). La operación de las instituciones financieras requiere pasar por la vigilancia de una autoridad capacitada para detectar y mitigar riesgos relacionados con estas actividades, debido a que su modelo de negocios es vulnerable a actividades ilícitas, por requerir entradas y salidas de activos constantes por parte de terceros.
Un Oficial de Cumplimiento, a través de la ejecución del plan de cumplimiento, garantiza que el desarrollo de la compañía siga un curso apegado a la ley, con racionalidad y certidumbre. Por lo tanto, su papel es indispensable para generar confianza ante los stakeholders.
¿Quién debe designar al oficial de cumplimiento?
Preferiblemente es el Consejo de Administración el encargado de designar al Oficial de Cumplimiento. No obstante, de acuerdo con el Fundamento Legal de “Representante u Oficial de Cumplimiento”, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), y la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), la designación puede ser asumida también por el Comité de Comunicación y Control, el administrador único, o por el propio sujeto obligado.
La designación del Oficial de cumplimiento por parte de cualquiera de estas figuras tiene que ver con su papel, pues en el ejercicio de sus actividades deberá colaborar con el Consejo de Administración o el órgano equivalente en tareas de supervisión y representación ante las autoridades reguladoras.
¿Qué tipo de organizaciones están obligadas a contar con un oficial de cumplimiento?
En México, la figura de Oficial de Cumplimiento es principalmente regulada por la CNBV, entidad pública encargada de autorizar, regular, supervisar y sancionar a las entidades que integran el sistema financiero mexicano. Por tanto, los Oficiales de Cumplimiento cuentan con un enfoque centrado en la prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. Por ley, las organizaciones obligadas a contar con un Oficial de cumplimiento son las mismas que regula la CNBV:
- Instituciones de Crédito
- Casas de Bolsa
- Casas de Cambio
- Sociedades Operadoras de Fondos de Inversión.
- Sociedades Distribuidoras de Acciones de Fondos de Inversión.
- Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo.
- Sociedades Financieras de Objeto Múltiple.
- Sociedades Financieras Populares.
- Sociedades Financieras Comunitarias.
- Organismos de Integración Financiera Rural.
- Centros Cambiarios.
- Uniones de Crédito.
Además de estas, están obligadas a contar con un Oficial de Cumplimiento, las instituciones que realicen actividades consideradas vulnerables al uso de recursos de procedencia ilícita y lavado de dinero. Entre estas, se encuentran las vinculadas a la práctica de juego de apuestas, la emisión o comercialización de tarjetas por entidades no financieras, el otorgamiento de préstamos por entidades no financieras, el traslado o custodia de dinero, además de otras actividades relacionadas.
¿Por qué es importante que todo tipo de organizaciones cuente con un oficial de cumplimiento?
El Oficial de Cumplimiento garantiza certidumbre, confianza, seguridad y apego a la legalidad. Si bien, las leyes reconocen la obligación de sólo algunos sujetos obligados, principalmente los pertenecientes al sistema financiero o los giros relacionados a este, la realidad es que las demás empresas podrían adoptar esta posición para gozar de los beneficios que puede traerles.
A continuación, explicaremos cada uno de estos:
Buen manejo en la gestión de riesgo empresarial
Un Oficial de Cumplimiento debe proporcionar a su empresa una gestión que le permita identificar, prevenir y responder a las eventualidades que puedan surgir, sean internas o externas, que tengan el potencial para alterar el rendimiento de la compañía. Lo ideal para todo negocio es la estabilidad, por lo que anticiparse a los riesgos evita que estas condiciones alteren el rumbo que desea seguirse.
La forma en la que un Oficial de Cumplimiento puede afrontar los riesgos es mediante análisis, la creación de informes sobre contratos y operaciones de alto riesgo, investigaciones sobre operaciones inusuales o preocupantes, además de elaborar programas de capacitación para prevenir riesgos.
Cumplimiento de requisitos tributarios
Ante un mayor seguimiento de los requisitos tributarios por parte de la autoridad, es conveniente que las empresas traten de acatar sus obligaciones fiscales al pie de la letra. El Oficial de Cumplimiento contribuye a realizar este deber supervisando el cumplimiento de estos requerimientos, además de anticiparse a nuevas disposiciones, llevando seguimiento de las reformas y políticas en la materia.
Transparencia con todos los stakeholders
Como sabemos, los stakeholders o partes interesadas pueden ser Consejeros, Accionistas, colaboradores, clientes, acreedores, etc. Cualquiera de estos buscará el provecho de la empresa.
Una de las mejores garantías con las que pueden contar es un modo de comprobar que la operación de la compañía ocurre de manera lícita, en cumplimiento de sus metas y con apego a los criterios ESG (Ambientales, Sociales y de Gobierno Corporativo). La persona encargada de procurar todo esto es el Oficial de Cumplimiento.
Sin embargo, no basta con que el Oficial de Cumplimiento tenga un papel testimonial, sino que debe otorgar información de manera oportuna, veraz y objetiva a los stakeholders. Además, manejar esa información con transparencia, pues queda fuera de su deber si la información es favorable o desfavorable.
Refuerzo en la ética e integridad empresarial
Otro de los papeles que juega esta figura es la de procurar la integridad empresarial. Podría resultar incómodo para muchas organizaciones, pero si lo que se busca es el éxito del negocio, es mejor conocer y corregir sus errores y vulnerabilidades, que ignorarlas o pasarlas por alto.
El puntual apego a la norma y a los más estrictos estándares de calidad, sin dejar de lado el respeto a los derechos y a la integridad de los trabajadores, permitirán que cualquier empresa refuerce su vocación social, apoyándose de la labor de su Oficial de Cumplimiento.
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La tecnología para la digitalización del cumplimiento y comunicación de una organización
La existencia de un Oficial de Cumplimiento en instituciones financieras no es sinónimo de éxito. Aunque son innegables los beneficios que puede ofrecer, el tiempo podría parecer insuficiente para lograr todos sus propósitos. Puede ser de gran ayuda un plan de cumplimiento, pero el tiempo será insuficiente sin dar el paso clave para alcanzar mayor eficiencia: la digitalización.
Te preguntarás, ¿cómo podría ayudar la digitalización a un profesional cuyas labores principales son supervisar e informar? Si lo piensas detenidamente, la respuesta parece obvia…
El cotejo de documentos presencial (es una mala idea trasladar información confidencial) puede llevar días. La entrega de documentación requerid es tortuosa por la burocracia. La presentación de reportes ante el Consejo de Administración puede arruinarse de no entregar el documento correcto… y podría seguir con las desventajas analógicas.
En cambio, la digitalización hace las cosas más sencillas. El Oficial de Cumplimiento puede tener acceso seguro a la documentación que requiera revisar. Difundir manuales de manejo de información, ética empresarial, cumplimiento normativo y demás temas. Puede dar seguimiento al plan de cumplimiento, con la posibilidad de presentar sus resultados.
En un Consejo de Administración digitalizado, las ventajas sólo aumentan. Los Consejeros pueden tener acceso seguro y sencillo a los resultados del Oficial de Cumplimiento, en cualquier lugar y todo momento. Son capaces de emprender acciones correctivas, ordenar futuras evaluaciones o investigaciones al detectar alguna operación sospechosa. E incluso avalar la integridad de su empresa, para tranquilidad de los stakeholders.
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