Compliance, México

La importancia del oficial de cumplimiento

Publicado en 08 de diciembre de 2022

Hoy, más que nunca, las empresas son cuestionadas sobre su probidad. Bastan algunas quejas públicas para levantar sospechas y hacer correr rumores sobre los malos manejos que podrían existir. Para brindar certidumbre, transparencia y confianza, el Oficial de Cumplimiento  se encarga de garantizar el apego a las normas y evitar riesgos que pudieran poner en entredicho la integridad de su organización.

 

¿Cuál es la importancia del oficial de cumplimiento?

 

El Oficial de Cumplimiento juega un rol crucial en la operación de una empresa. Es el encargado de validar el cumplimiento de la norma respecto a los requisitos que se le exigen a cada sector. En esto se incluyen tanto las normas de operación, como el cumplimiento tributario. Pero sus funciones no se reducen a estas, pues serían equiparables a las realizadas por el equipo jurídico.

Otra de las funciones principales del Oficial de Cumplimient o es la gestión de riesgos. Para que una empresa vea realizados sus objetivos, necesita hacer frente a las adversidades que se le presentan. Con una estructura desorganizada, estos riesgos terminarían por causar afectaciones al negocio. Procurará que la empresa identifique oportunamente los riesgos, para ayudarla a hacerles frente.

Un Oficial de Cumplimiento, a través de la ejecución del plan de cumplimiento, garantiza que el desarrollo de la compañía siga un curso apegado a la ley, con racionalidad y certidumbre.

 

¿Quién debe designar al oficial de cumplimiento?

 

Preferiblemente es el Consejo de Administración el encargado de designar al Oficial de Cumplimiento. No obstante, de acuerdo con el Fundamento Legal de “Representante u Oficial de Cumplimiento”, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), y la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), la designación puede ser asumida también por el Comité de Comunicación y Control, el administrador único, o por el propio sujeto obligado.

La designación del Oficial de cumplimiento por parte de cualquiera de estas figuras tiene que ver con su papel, pues en el ejercicio de sus actividades deberá colaborar con el Consejo de Administración o el órgano equivalente en tareas de supervisión y representación ante las autoridades reguladoras.

 

¿Qué tipo de organizaciones están obligadas a contar con un oficial de cumplimiento?

 

En México, la figura de Oficial de Cumplimiento es principalmente regulada por la CNBV, entidad pública encargada de autorizar, regular, supervisar y sancionar a las entidades que integran el sistema financiero mexicano. Por tanto, los Oficiales de Cumplimiento cuentan con un enfoque centrado en la prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. Por ley, las organizaciones obligadas a contar con un Oficial de cumplimiento son las mismas que regula la CNBV:

  • Almacenes Generales de Depósito.
  • Asesores en Inversiones.
  • Casas de Bolsa.
  • Casas de Cambio.
  • Sociedades Operadoras de Fondos de Inversión.
  • Sociedades Distribuidoras de Acciones de Fondos de Inversión.
  • Instituciones de Crédito.
  • Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo.
  • Sociedades Financieras de Objeto Múltiple.
  • Sociedades Financieras Populares.
  • Sociedades Financieras Comunitarias.
  • Organismos de Integración Financiera Rural.
  • Centros Cambiarios.
  • Transmisores de Dinero.
  • Uniones de Crédito.
  • Financiera Nacional de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal y Pesquero.

Además de estas, están obligadas a contar con un Oficial de Cumplimiento, las instituciones que realicen actividades consideradas vulnerables al uso de recursos de procedencia ilícita y lavado de dinero. Entre estas, se encuentran las vinculadas a la práctica de juego de apuestas, la emisión o comercialización de tarjetas por entidades no financieras, el otorgamiento de préstamos por entidades no financieras, el traslado o custodia de dinero, además de otras actividades relacionadas.

 

¿Por qué es importante que todo tipo de organizaciones cuente con un oficial de cumplimiento?

 

El Oficial de Cumplimiento garantiza certidumbre, confianza, seguridad y apego a la legalidad. Si bien, las leyes reconocen la obligación de sólo algunos sujetos obligados, principalmente los pertenecientes al sistema financiero o los giros relacionados a este, la realidad es que las demás empresas podrían adoptar esta posición para gozar de los beneficios que puede traerles.

A continuación, explicaremos cada uno de estos:

oficial de cumplimiento 1

Buen manejo en la gestión de riesgo empresarial

 

Un Oficial de Cumplimiento debe proporcionar a su empresa una gestión que le permita identificar, prevenir y responder a las eventualidades que puedan surgir, sean internas o externas, que tengan el potencial para alterar el rendimiento de la compañía. Lo ideal para todo negocio es la estabilidad, por lo que anticiparse a los riesgos evita que estas condiciones alteren el rumbo que desea seguirse.

La forma en la que un Oficial de Cumplimiento puede afrontar los riesgos es mediante análisis, la creación de informes sobre contratos y operaciones de alto riesgo, investigaciones sobre operaciones inusuales o preocupantes, además de elaborar programas de capacitación para prevenir riesgos.

 

Cumplimiento de requisitos tributarios

 

Cada vez hay un mayor énfasis por parte del gobierno en el cumplimiento de los requisitos tributarios. Y ante un mayor seguimiento por parte de la autoridad, es conveniente que las empresas traten de acatar sus obligaciones fiscales al pie de la letra. El Oficial de Cumplimiento contribuye a realizar este deber supervisando el cumplimiento de los requerimientos de las autoridades tributarias, además de anticiparse a las medidas a implementarse en un futuro llevando seguimiento de las reformas y nuevas políticas en la materia.

 

Transparencia con todos los stakeholders

 

Como sabemos, los stakeholders son aquellas personas interesadas directamente con los buenos resultados de una empresa. Pueden ser Consejeros, Accionistas, trabajadores, clientes o acreedores, pero cualquiera de estas personas buscará que el provecho que pueda obtener de la empresa, como lo pueden ser inversiones o ingresos, se mantengan estables.

Para que así ocurra, la mejor garantía que podrían tener es contar con  un modo de comprobar que la operación de la compañía ocurre de manera lícita, en cumplimiento de sus metas y con apego a los criterios ESG (Ambientales, Sociales y de Gobierno Corporativo, por sus siglas en inglés). La persona encargada de procurar todo esto, es justamente el Oficial de Cumplimiento.

Sin embargo, no basta con que el Oficial de Cumplimiento tenga un papel testimonial, sino que entre sus deberes está entregar la información de manera oportuna, veraz y objetiva a los stakeholders. Además, debe manejar esa información con total transparencia, pues no debería ser de su interés mostrar únicamente los resultados favorables, por ejemplo, sino simplemente los resultados existentes.

 

Refuerzo en la ética e integridad empresarial

 

Con todo lo anterior, ya te podrás imaginar lo importante que resulta para una empresa poder contar con un Oficial de Cumplimiento, ¿verdad? Pero eso no es todo. Otro de los papeles que juega esta figura es la de procurar la integridad empresarial. Podría resultar incómodo para muchas organizaciones, pero si lo que se busca es el éxito del negocio, es mejor conocer y corregir sus errores y vulnerabilidades, que ignorarlas o pasarlas por alto.

El puntual apego a la norma y a los más estrictos estándares de calidad, sin dejar de lado el respeto a los derechos y a la integridad de los trabajadores, permitirán que cualquier empresa refuerce su vocación social, apoyándose de la labor de su Oficial de Cumplimiento.

*Código de ética de la empresa: Qué es y cómo elaborarlo*

 

La tecnología para la digitalización del cumplimiento y comunicación de una organización

 

oficial de cumplimiento 2

 

La mera existencia de un Oficial de Cumplimiento dentro de una organización no es sinónimo de éxito. Aunque, como ya lo vimos, son innegables los beneficios que puede acarrear, el tiempo le podría parecer insuficiente para lograr todos sus propósitos. Puede serle de gran ayuda implementar un plan de cumplimiento, pero seguirá siendo insuficiente si no logra dar el paso clave para alcanzar la mayor eficiencia: la digitalización.

Te preguntarás, ¿cómo podría ayudar la digitalización a un profesional cuyas labores principales son supervisar e informar? Si lo piensas detenidamente, la respuesta parece obvia…

El cotejo de documentos que tendría que hacer presencialmente (porque sería una mala idea trasladar tranquilamente información confidencial) le llevaría días, incluyendo traslados y lectura sin apoyo de ninguna herramienta. La entrega de documentación requerida, topándose con la burocracia, también sería tortuosa. La presentación de reportes ante el Consejo de Administración podría quedar arruinada de no llevar el documento correcto… y podría seguir enlistando desventajas que supone el mundo analógico.

En cambio, la digitalización hace las cosas más sencillas. El Oficial de Cumplimiento puede tener acceso seguro a la documentación que requiera revisar. Puede difundir manuales de manejo de información, ética empresarial, cumplimiento normativo y demás temas en los que pueda apoyar a su organización. Puede dar seguimiento al plan de cumplimiento, con resultados medibles y con la posibilidad de presentar sus resultados.

Si lleva su participación a un Consejo de Administración digitalizado, las ventajas sólo aumentan. Los Consejeros podrían tener acceso seguro y sencillo a los resultados que presente el Oficial de Cumplimiento, en cualquier lugar y todo momento. Con ello, serían capaces de emprender acciones correctivas, ordenar futuras evaluaciones o incluso investigaciones, si se detecta alguna operación sospechosa. Y claro, en el mejor de los casos, avalar la integridad de su empresa, para tranquilidad de los stakeholders.

La era digital está aquí, ¡no la hagas esperar!

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Publicado por Yered Figueroa