Para las organizaciones cotizadas reguladas en por la CNV, la digitalización se ha vuelto clave para simplificar el cumplimiento tributario.
Esto gracias a que la digitalización de trámites es ahora una realidad que beneficiaría en la optimización de tiempo, resultados y mejoramiento de la comunicación interna de los Directorios.
Sin embargo, algunos procesos aún son novedades que muchas organizaciones no han explorado. Un claro ejemplo es la digitalización de los libros societarios. Proceso del cual, aunque ya exista una norma, contamos con poca información sobre cómo llevar esto a la práctica de acuerdo con la realidad de cada empresa.
Por eso, desde Atlas Governance, investigamos del tema para traerte esta información práctica sobre cómo digitalizar los libros societarios. ¡Seguí la lectura!
¿Por qué digitalizar los libros societarios?
Replantear nuestros procesos y estrategias, es parte del día a día de cualquier organización que busca mantenerse actualizada o inclusive, estar un paso delante de la competencia.
Hasta hace pocos años, el mercado comenzaba a preguntarse cómo integrar más tecnologías en el mundo empresarial, pero entonces la pandemia que nos orilló a estar lejos de las oficinas a su vez nos obligó acelerar esta migración a lo digital.
Después de este suceso, todo cambió. Nos dimos cuenta de que desde casa o incluso, desde otro país, podríamos cumplir con nuestras responsabilidades, siempre y cuando supiéramos cómo explotar muy bien las herramientas tecnológicas.
Para esto, la Comisión Nacional de Valores había logrado anticipar la necesidad de digitalizar el trámite de libros societarios y el 24 de octubre del 2019 liberó la Resolución General 813/2019 en la que detalla los requisitos que las organizaciones deben cumplir para digitalizar la presentación de estos libros.
Claro que la digitalización de los libros societarios es con la finalidad de continuar simplificando y mejorando procesos para facilidades de las organizaciones. Pero pensando mas allá, esto significa una gran oportunidad para obtener diversos beneficios para directores, comités y secretarías generales.
Beneficios de la digitalización de libros societarios para las empresas
De los principales beneficios de la digitalización de libros societarios, podemos identificar principalmente:
- Optimización de tiempo;
- Centralización y mayor control de la información del Directorio;
- Mitigación de riesgos legales, puesto que muchas organizaciones llevan los procesos de reuniones, actas de reunión, libros y firmas, con más de 3 herramientas diferentes que exponen a diversos riesgos los documentos enviados y firmados;
- Mejor accesibilidad a los documentos gracias a la centralización de información y los flujos en un mismo sistema.
Estos beneficios se obtienen ya que la Resolución General 813/2019 establece que, para digitalizar los libros digitales, es necesario contar con una herramienta tecnológica que cumpla con los requerimientos de seguridad para auditorías y revisiones de los libros societarios.
Cómo digitalizar los libros societarios paso a paso
Para todo cambio es necesario considerar aspectos previos que lleguen impactar en la rutina de los directores. Y cuando hablamos de digitalización de un proceso en particular, antes de llevar el plan a la acción y realizar el primer paso, debemos comenzar con la preparación y el cambio de mindset de los involucrados.
Por ejemplo, cuando hablamos del Directorio, sabemos que los miembros usualmente son directores que no son nativos digitales porque son de otras generaciones. Su gran expertise en el área de los negocios es muestra de muchos años en el mercado. Pero esto puede generar dificultad o resistencia ante los cambios tecnológicos.
Por eso, el digitalizar un proceso tan relevante y minucioso como lo es la elaboración de libros digitales, implica dedicarle tiempo a la adaptación tecnológica y la búsqueda de una herramienta que sea fácil de usar e intuitiva.
Esta etapa de concientización y decisión al cambio podría considerarse como el proceso previo para digitalizar los libros societarios en cada empresa.
Paso 1: Elegir la herramienta tecnológica y definir el procedimiento interno de digitalización de Libros Societarios
El primer paso para comenzar con esta digitalización es elegir una herramienta óptima que cumpla con todos los requerimientos solicitados y establecidos en la Resolución General 813/2019, que podríamos simplificar en tres aspectos relevantes:
- El sistema considerado para realizar esta digitalización debe contar con la posibilidad de permitir un resguardo u orden cronológico;
- Debe permitir la verificación de firmas digitales y sellados de tiempo;
- Guardar información de respaldo de toda operación contable y de gestión y que el software brinde la conservación e inalterabilidad de dicha documentación.
Más allá de estos aspectos, también debes considerar la facilidad de uso y la automatización de tareas dentro de la herramienta tecnológica. Esto, además, te permitirá entender cuál es la mejor opción de acuerdo a la realidad de tu organización.
Una vez elegida la herramienta, se debe desarrollar un manual de procedimiento interno sobre la gestión de libros digitales, aquí es donde se describe a detalle el control interno y cómo será la incorporación de este nuevo sistema en el día a día del Directorio y la Secretaría General.
Paso 2: Recabar la documentación establecida para iniciar el trámite a distancia (TAD)
Parte de los requerimientos de la resolución emitida por la CNV contempla la presentación de documentos que avalen que el sistema cumple con los requisitos y que la organización cuenta con la preparación adecuada para cumplir con la gestión de esto.
Considerado eso, el segundo paso ahora sería el recabar los documentos necesarios, también detallados en la Resolución General:
- El manual de gestión de libros digitales – realizado en la primera etapa;
- Las políticas de Backup y restored (respaldo y restauración) de la herramienta tecnológica seleccionada;
- El informe técnico de las Comisión Fiscalizadora, que corrobore que el sistema cumple con lo establecido en la resolución, considerando aspectos de seguridad y garantía de inalterabilidad de los datos.
Paso 3: Realización y Copia del Acta de la Comisión Fiscalizadora de la empresa y Solicitud de registros digitales
De acuerdo con la Resolución General 813/2019, el informe realizado por la Comisión Fiscalizadora de la empresa debía ser transcrito a un acta en donde se detalla la conformidad del sistema contratado. De la misma forma, este documento debe ir acompañado de una copia en la que la misma comisión, aprueba la solicitud de digitalizar los libros societarios.
Estos documentos y la información recabada en el paso anterior se presentan en la Autopista de la Información Financiera (AIF).
Paso 4: Presentación toda la información para la aceptación de la CNV
Una vez recabada y presentada la documentación en la Autopista de la Información Financiera, es momento de esperar la aceptación de la solicitud por la CNV.
Recuerda que se trata de un proceso disruptivo que aún muchas organizaciones están explorando y que aún podría considerarse como una novedad. Claro que dependerá de las necesidades de cara empresa para entender qué tan beneficioso podría ser esta digitalización.
Lo que sí es un hecho, es que muchos sectores están prestando mayor atención en la tecnología y en las facilidades que esta les puedes ofrecer. Por lo tanto, para llevar una transición tecnológica, es importante saber que esta se debe realizar por completo, desde lo interno de una organización para llevar con éxito la transformación digital.
