Política de Privacidad

1. OBJETIVO

1. La Política de Privacidad y Protección de Datos para Clientes, Usuarios y Candidatos ("POLÍTICA") tiene como objetivo darle a conocer las prácticas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales ("DP") adoptadas por Atlas Governance Tecnologia LTDA., Atlas Governance International S.A. y Atlas Insurance Ltda ("ATLAS") en la prestación de sus servicios a través de su Portal, sitio web, eventos, newsletter y/o todas las formas en las que los DP se comparten.

2. ALCANCE

1. Este documento se aplica a quien:
   

   • Interactúa con ATLAS a través de canales de servicio y redes sociales;

   • Navega por el sitio web;

   • Realiza inscripciones en eventos;

   • Expresa interés en adquirir los servicios de Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign y Atlas Insurance en nombre de una organización o en nombre propio;

   • Contrata los servicios de Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign y Atlas Insurance; o

   • Participa en el proceso de selección para vacantes abiertas en la empresa.

3. REFERENCIAS

Internas

• MA GSI 01 – Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y Privacidad;
• PL GSI 01 - Política de Seguridad de la Información;
• PL CCE 01 – Política de Protección de Datos Personales; y
• PL CCE 07 – Política de Cookies.

Externas

• Ley General de Protección de Datos Personales (Ley N° 13.709/2018);
• ABNT NBR ISO/IEC 27701:2019: Privacidad - Requisitos y directrices;
• ABNT NBR ISO/IEC 27018:2021: Código de prácticas para la protección de datos personales (DP) en nubes públicas que actúan como operadores de DP; y
• ABNT NBR ISO/IEC 27001:20122: Seguridad de la información, seguridad cibernética y protección de la privacidad – SGSI-requisitos.

4. GLOSARIO

ANONIMIZACIÓN - Proceso en que son aplicados medios técnicos razonables y disponibles para que un dato ya no pueda ser vinculado a un individuo directa o indirectamente.

ATLAS AGM - Software as a Service ("SaaS”) de ATLAS destinado a la realización y gestión de asambleas.

ATLAS AI - Funcionalidad de ATLAS GOV que captura audios y los transcribe, generando información sobre la reunión, y con eso, facilitando el registro de tareas planificadas y la toma de decisiones.

ATLAS GOV - Software como servicio ("SaaS") de ATLAS destinado a la digitalización del proceso de toma de decisiones de gobernanza.

ATLAS INSURANCE - Funcionalidad de ATLAS GOV y ATLAS AGM destinada al almacenamiento de pólizas de seguros como D&O (Directors & Officers) y Cyber Risk, y prestación de servicios (online y offline) para cotizar y contratar Seguros.

ATLAS SIGN - Funcionalidad de ATLAS GOV y ATLAS AGM para firmas electrónicas o digitales de documentos enviados a través de los Servicios del Portal.

COMPARTICIÓN - Comunicación, transferencia, interconexión de datos personales o tratamiento compartido entre agentes de tratamiento.

CONSENTIMIENTO - Manifestación libre, informada e inequívoca mediante la cual el titular acepta el tratamiento de sus datos personales para una finalidad determinada.

CONTROLADOR - Persona natural o jurídica, de derecho público o privado, a quien competen las decisiones referentes al tratamiento de DP, también es conocido como el “Responsable del Tratamiento de los Datos”.

DATO PERSONAL ("DP") - Toda y cualquier información relacionada a la persona natural (física) identificada o identificable. O sea, el concepto abarca informaciones directas, como nombre, RG, CPF y domicilio, así como indirectas, como datos de localización y demás identificadores electrónicos.

DATO PERSONAL SENSIBLE - Dato que se refiere a la esfera más íntima de la persona, tales como datos sobre origen racial o étnico, convicción religiosa, opinión política, afiliación a sindicatos o a organizaciones de carácter religioso, filosófico o político, datos referentes a la salud o a la vida sexual, dato genérico o biométrico, cuando está vinculado a una persona natural.

DPO o DELEGADO - Data Protection Officer o DELEGADO(a) de Protección de DP, responsable por la comunicación entre ATLAS, los titulares de los datos y la Autoridad Nacional de Protección de Datos ("ANPD").

ELIMINACIÓN - Exclusión definitiva de un dato o de un conjunto de datos almacenados en una base de datos, independientemente del procedimiento empleado.

GOVERNANCE OFFICER - El Governance Officer ("GO") es un agente de gobernanza que tiene como papel apoyar y realizar actividades relacionadas con el buen funcionamiento de la gobernanza de la organización, contribuyendo también a su mejora continua.

OPERADOR - Persona natural o jurídica, de derecho público o privado, que realiza el tratamiento de DP en nombre del controlador, también es conocido como el “Encargado del Tratamiento de Datos”.

PORTAL - Es la plataforma de ATLAS que ofrece servicios de digitalización del proceso de toma de decisiones de gobernanza empresarial; realización y gestión de asambleas; tratamiento y almacenamiento de datos relacionados con la comunicación de consejos de administración, comités y departamentos internos de las empresas, realización y gestión de asambleas, así como servicio de firmas electrónicas y digitales de documentos presentados a través de los Servicios del Portal. El Portal proporciona los servicios de Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas SIGN y Atlas Insurance ("Servicios").

TITULAR - Persona natural a la que se refieren los DP que son objeto del tratamiento.

TRATAMIENTO - Cualquier actividad realizada con DP, como, por ejemplo, la recolecta, producción, recepción, clasificación, uso, acceso, reproducción, transmisión, distribución, procesamiento, archivo, almacenamiento, eliminación, evaluación o control de la información, modificación, comunicación, transferencia, difusión o extracción.

5. DIRECTRICES

5.1. Tratamiento de Datos Personales en el Portal ATLAS

• El Portal Atlas está compuesto por los servicios Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign y Atlas Insurance proporcionados a las Organizaciones Controladoras de los DP (Clientes).

• En la siguiente tabla, detallamos el tratamiento de DP realizado por ATLAS como Operador durante la prestación de servicios a través del portal con la finalidad de cumplir con el contrato firmado con el cliente, basado en el interés legítimo.

• Resaltamos la importancia de que usted, usuario del Portal, consulte la Política de Privacidad del Cliente para obtener informaciones completas sobre el tratamiento de sus DP.

• Los DP de los usuarios del Portal también se utilizan para otros objetivos de interés para ATLAS (como, por ejemplo, pero no limitado, la evaluación de los perfiles de usuarios, la identificación de oportunidades de desarrollo y las ofertas de productos), con la aplicación de medidas técnicas, organizativas y de seguridad adecuadas para proteger su privacidad.

• Los DP de los usuarios registrados en Atlas AGM podrán ser compartidos con las Entidades a las cuales el Usuario esté vinculado.

• Eventualmente, podemos solicitar su consentimiento para compartir su contacto con otros clientes que estén interesados en formalizar asociaciones con la organización que representa, así como para la recolecta de datos personales sensibles.

• En caso de que se requiera su consentimiento para que podamos llevar a cabo cualquier otra actividad de tratamiento de sus DP, se le informará previa y debidamente sobre la finalidad específica buscada, así como sobre las consecuencias de la negativa y la posibilidad de revocar el consentimiento.

5.2. Operaciones de Tratamiento de DP de ATLAS como Controlador

1. En las operaciones de tratamiento de DP de los Usuarios, el sitio web o las personas que se inscriben en eventos o interactúan con ATLAS de otras maneras, ATLAS realiza el tratamiento de DP como Controladora.

2. Además de estas finalidades, podemos realizar el tratamiento de sus DP, sobre la base de su consentimiento, cuando solicite expresamente ponerse en contacto con ATLAS para la presentación de los Servicios de Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign y Atlas Insurance.

3. Eventualmente, podremos solicitar a usted que comparta su contacto con otros clientes que estén interesados en formalizar asociaciones con la organización que representa.

4. El tratamiento de los DP será realizado por medio de la plataforma Gupy, motivo por el cual recomendamos que lea detenidamente el Aviso de Privacidad de Gupy para que esté al tanto de los procedimientos que involucrarán a sus DP.

5.3. Recolecta de Datos Personales

1. Al realizar su registro en el Portal, o cuando el Cliente se registra en el Portal, ATLAS recolecta sus DP.

2. Además del Portal, ATLAS recolecta los DP que usted proporciona a través de: el envío de correos electrónicos, contactos por teléfono y aplicaciones, el acceso a nuestro sitio web o nuestras redes sociales, el llenado de formularios, solicitudes de cotización de seguros, el envío o recepción de documentos para firma, la participación en webinars, reuniones y otros eventos celebrados o patrocinados por ATLAS, así como la grabación de imágenes, voz, fotos y videos.

3. ATLAS puede recolectar datos automáticamente a través de su acceso al Portal, para identificar el uso y el desempeño de nuestros productos y servicios. Los detalles de la Política de Cookies de ATLAS se pueden encontrar en el enlace: https://welcome.atlasgov.com/cookies/.

4. Algunos prestadores de servicios externos nos pueden proporcionar datos para auxiliar en la ejecución y mejora de nuestros servicios y relaciones.

5.4. Compartir con Terceros

1. ATLAS no vende, alquila ni comercializa ningún DP a terceros, y solo los comparte en estricto cumplimiento de la legislación, las finalidades y las hipótesis legales específicas de tratamiento para los que fueron recolectados.

2. ATLAS podrá operar en conjunto con otras empresas (clientes, asociados, proveedores y prestadores de servicios) para la ejecución de las actividades y fines aquí descritos, ya sea en la atracción o relación con los clientes, el suministro de productos y el desarrollo de software. Por lo tanto, nos reservamos el derecho de compartir su información con estas empresas, siempre que sea posible, de forma anónima, preservando al máximo su privacidad.

3. Nos reservamos el derecho de acceder, leer, preservar y divulgar cualquier dato que consideremos necesario para cumplir con una obligación legal (regulatoria, fiscal, etc.) o una orden de autoridad competente (judicial o administrativa), o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ATLAS, nuestros empleados, nuestros usuarios u otros.

5.5. Transferencia Internacional de Datos

1. ATLAS tiene por regla el almacenamiento de los DP en una nube ubicada en Brasil.

2. Algunos de nuestros asociados almacenan informaciones en nubes cuya base de datos se encuentra en otros países, como, por ejemplo, los Estados Unidos, lo que puede implicar la transferencia internacional de datos.

3. Los asociados de ATLAS tienen políticas de privacidad vigentes y acuerdos comerciales con respecto al control y la puesta en práctica de la protección de los derechos de privacidad y seguridad de DP y tienen el mismo nivel de seguridad que ofrece ATLAS.

5.6. Derechos de los Titulares

1. Usted siempre puede optar por no revelar sus datos a nosotros, pero tenga en cuenta que algunos de estos datos pueden ser necesarios para el uso de algunos recursos y servicios que le ofrecemos. Independientemente de ello, ATLAS garantiza el ejercicio de sus derechos relativos a la privacidad y protección de sus datos personales.
2. Como Titular de PD, puede solicitar en cualquier momento:
   1. Confirmación de la existencia del tratamiento y el acceso a sus DP, incluyendo las informaciones sobre la recolecta, tratamiento, compartir y el almacenamiento de ellos.
   2. La corrección y actualización de sus DP siempre que haya algún cambio en sus datos de registro y/o identifique alguna inconsistencia. No obstante, para que este cambio sea efectivo, tendremos que comprobar la validez de los datos que nos facilita.
   3. Anonimización o exclusión de sus DP si entiende que son innecesarios y/o excesivos para la finalidad del tratamiento. En estos casos, ATLAS debe analizar a fondo la procedencia de la solicitud y tomar medidas para cumplir con la misma o aclarar el motivo para mantener el tratamiento.
   4. La portabilidad de los DP tanto para el envío a ATLAS como para el envío a Terceros de su elección, siempre que no viole la propiedad intelectual o el secreto empresarial de la empresa.
   5. Bloqueo (suspensión del tratamiento) en los siguientes escenarios: (1) cuando sea necesario revisar la precisión de los datos; (2) cuando sea necesario mantener el DP, incluso después de haberse cumplido el propósito, para defender sus derechos en el proceso; o (3) cuando se oponga al tratamiento de sus DP, en cuyo caso ATLAS evaluará si existen motivos legítimos para utilizarlos.
   6. La revocación del consentimiento, en cualquier momento, cuando esta sea la base legal aplicable al tratamiento. Esto no afectará la legalidad de cualquier procesamiento realizado con anterioridad. Si la revocación impacta nuestros servicios, se lo haremos saber.
   7. Oposición al tratamiento si sospecha de algún error, irregularidad o fallo en alguna operación de tratamiento de sus DP. En estos casos, evaluaremos la contestación, presentaremos aclaraciones y, cuando corresponda, adoptaremos las medidas necesarias para su saneamiento.
3. Al remitir su solicitud, ATLAS debe analizar su pertinencia y procedencia, atendiéndola en lo que sea procedente. Tal análisis no implica, sin embargo, la concesión automática de los requerimientos, quedando resguardado el derecho de mantener el tratamiento regular de los DP.
4. Podemos solicitar algunas informaciones complementarias y específicas para demostrar su identidad, para garantizar la seguridad y privacidad de nuestros clientes, revendedores, representantes, etc., y para garantizar que los DP no se divulguen a nadie que no tenga derecho a recibirlos. También podemos ponernos en contacto con usted para obtener más información sobre su solicitud con el fin de acelerar nuestra respuesta.
5. Nos comprometemos a atender su solicitud en un plazo razonable y siempre de conformidad con la legislación aplicable. Si su solicitud es particularmente compleja o si ha presentado más de una solicitud, se lo notificaremos y lo mantendremos informado sobre el procesamiento y la conclusión del análisis.
6. Si tiene preguntas sobre estas cuestiones o sobre cómo puede ejercer estos derechos, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través del canal de comunicación indicado en el punto 5.9 de esta Política.

5.7. Almacenamiento de Datos Personales

1. Conservaremos sus DP solo durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines designados, para mantener el desempeño del servicio ATLAS, para cumplir con las obligaciones legales, contractuales, la rendición de cuentas o solicitudes de las autoridades competentes, y para resolver disputas.
2. Para determinar el período de retención adecuado para los DP, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de los DP, el riesgo potencial de daños por el uso o la divulgación no autorizados de sus DP, la finalidad del procesamiento de sus datos personales y si podemos lograr tales propósitos a través de otros medios, y los requisitos legales aplicables.

5.8. Protección de Datos Personales

1. ATLAS hace uso de las mejores prácticas de gobernanza, técnicas de organización y seguridad destinadas a proteger sus DP en nuestros servidores, en la nube contratada con un tercero y en las estaciones de trabajo físicas y digitales.
2. Es necesario que sus DP sean siempre precisos, completos y actualizados para que el propósito del tratamiento se logre. Este atento, pues es su responsabilidad garantizar la exactitud de estos datos y mantenerlos actualizados.
3. Para garantizar la mayor seguridad posible a sus DP, adoptamos prácticas relacionadas con la autenticación de los usuarios, el cifrado de datos, la prevención de fugas de información, la protección contra software malicioso, los mecanismos de trazabilidad, los controles de acceso, el registro de logs y el mantenimiento de copias de seguridad de datos e informaciones.
4. Buscando su privacidad y seguridad, le recomendamos el uso de contraseñas seguras y exclusivas para acceder a la cuenta en el Portal. Usted debe impedir y evitar el acceso no autorizado de terceros a su cuenta y DP seleccionando y protegiendo su contraseña y/u otro mecanismo de conexión de manera adecuada y limitando el acceso a su computadora o dispositivo y navegador, haciendo logout después de haber concluido el acceso a su cuenta.
5. También es responsable de la seguridad de sus DP, adoptando medidas para que los smartphones, computadoras y otros dispositivos sean seguros. Para ello, puede utilizar un antivirus, firewall, navegadores actualizados y mantener su login y contraseña de acceso en secreto.
6. ATLAS se esfuerza por proteger la privacidad de su cuenta y de sus DP que mantenemos en nuestro sistema, pero desafortunadamente no podemos garantizar una seguridad completa. Si identifica o tiene conocimiento de algo que compromete la seguridad de sus DP, debe ponerse en contacto con nosotros a través de los canales de comunicación previstos en el punto 5.9 de esta Política.

5.9. Canal de Comunicación

1. Buscando cumplir con las leyes aplicables, con los más altos estándares de protección de datos en Brasil y en el mundo, hemos nombrado a la Sra. Amanda Thomaz Szydloski como Data Protection Officer (DPO), responsable por supervisar todos los asuntos relacionados con esta Política y los temas de privacidad y protección de datos.

2. Puede enviar preguntas al DPO, dudas o requerimientos sobre sus derechos de privacidad y protección de DP por medio de la siguiente dirección electrónica: [email protected]

3. Aclaramos que el canal es exclusivo para atender solicitudes relacionadas con la privacidad y el tratamiento de los DP y que otros asuntos deben dirigirse a nuestros canales oficiales de atención:

   • Equipo de Customer Success/Soporte:
     • Correo electrónico: [email protected]
     • Correo electrónico: [email protected]
   • Equipo de Cultura y Personas:
     • Correo electrónico: [email protected]

5.10. Actualización de la Política

1. Como siempre estamos buscando mejorar nuestros servicios, esta Política será revisada, al menos, anualmente y será republicada y puesta a disposición en el sitio web siempre que sea necesario, siendo ATLAS la única titular del derecho y responsabilidad de modificarla.
2. Estos Términos pueden ser modificados por ATLAS de vez en cuando, por diversos motivos, y el Usuario, Cliente o Candidato tiene la seguridad de que la última versión actualizada siempre estará disponible en el Portal.