Política de Privacidade e Proteção de Dados de Clientes, Usuários e Candidatos

1. OBJETIVO

1. A Política de Privacidade e Proteção de Dados de Cliente, Usuários e Candidatos ("POLÍTICA”) tem o objetivo de dar ciência sobre as práticas relacionadas ao tratamento de Dados Pessoais (“DP”) adotadas pela Atlas Governance Tecnologia LTDA., Atlas Governance International S.A. e Atlas Insurance Ltda (“ATLAS”) no fornecimento dos seus serviços por meio do seu Portal, site, eventos, newsletter e/ou todas as formas em que os DP são compartilhados.

2. ABRANGÊNCIA

1. Este documento aplica-se a quem:
   

   • Interage com a ATLAS por meio dos canais de atendimento e redes sociais;

   • Navega no website;

   • Realiza inscrições em eventos;

   • Manifesta interesse na aquisição dos serviços Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign e Atlas Insurance em nome de uma organização ou em nome próprio;

   • Contrata os serviços Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign e Atlas Insurance; ou

   • Participa de processo seletivo para vagas abertas na empresa.

3. REFERÊNCIAS

Internas

• MA GSI 01 – Manual do Sistema de Gestão de Segurança da Informação e Privacidade;
• PL GSI 01 - Política de Segurança da Informação;
• PL CCE 01 – Política de Proteção de Dados Pessoais;
• PL CCE 07 – Política de Cookies.

Externas

• Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018);
• ABNT NBR ISO/IEC 27701:2019: Privacidade - Requisitos e diretrizes;
• ABNT NBR ISO/IEC 27018:2021: Código de prática para proteção de dados pessoais (DP) em nuvens públicas que atuam como operadores de DP;
• ABNT NBR ISO/IEC 27001:2022: Segurança da informação, segurança cibernética e proteção à privacidade - SGSI – requisitos.

4. GLOSSÁRIO

ANONIMIZAÇÃO - Processo em que são aplicados meios técnicos razoáveis e disponíveis para que um dado não possa mais ser vinculado a um indivíduo direta ou indiretamente.

ATLAS AGM - Software como serviço (“SaaS”) da ATLAS destinado à realização e gestão de assembleias.

ATLAS AI - Funcionalidade do ATLAS GOV que captura áudios e os transcreve, gerando informações sobre a reunião, e, com isso, facilitando o registro de tarefas planejadas e tomadas de decisões.

ATLAS GOV - Software como serviço (“SaaS”) da ATLAS destinado à digitalização do processo de tomada de decisões de governança.

ATLAS INSURANCE - Funcionalidade do ATLAS GOV e ATLAS AGM destinada ao armazenamento de apólices de seguro tais como D&O (Directors & Officers) e Cyber Risk, e prestação de serviços (online e offline) para cotação e contratação de Seguros.

ATLAS SIGN - Funcionalidade do ATLAS GOV e ATLAS AGM para assinaturas eletrônica ou digital de documentos submetidos através dos Serviços do Portal.

CANDIDATOS - Pessoas que realizam inscrição para participação de processo seletivo para vagas em aberto na ATLAS.

COMPARTILHAMENTO - Comunicação, transferência, interconexão de dado pessoal ou tratamento compartilhado entre agentes de Tratamento.

CONSENTIMENTO - Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

CONTROLADOR - Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de DP.

DADO PESSOAL (“DP”) - Toda e qualquer informação relacionada à pessoa natural (física) identificada ou identificável. Ou seja, o conceito abrange informações diretas, como nome, RG, CPF e endereço, bem como indiretas, como dados de localização e demais identificadores eletrônicos.

DADO PESSOAL SENSÍVEL - Dado que se refere à esfera mais íntima da pessoa, tais como dados sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

DPO ou ENCARREGADO - Data Protection Officer ou Encarregado(a) de Proteção de DP, responsável pela comunicação entre a ATLAS, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”).

ELIMINAÇÃO - Exclusão definitiva de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.

GOVERNANCE OFFICER - O Governance Officer (“GO”) é um agente de governança que tem como papel apoiar e realizar as atividades atinentes ao bom funcionamento da governança da organização, contribuindo também com seu aprimoramento contínuo.

OPERADOR - - Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de DP em nome do controlador.

PORTAL - É a plataforma da ATLAS que oferece serviços de digitalização do processo de tomada de decisões de governança empresarial; realização e gestão de assembleias; tratamento e armazenamento de dados relacionados à comunicação de conselhos de administração, comitês e departamentos internos de empresas, realização e gestão de assembleias, bem como serviço de assinaturas eletrônica e digital de documentos submetidos através dos Serviços do Portal. O Portal disponibiliza os serviços Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas SIGN e Atlas Insurance (“Serviços”).

TITULAR - Pessoa natural a quem se referem os DP que são objeto de tratamento.

TRATAMENTO - Qualquer atividade realizada com DP, como, por exemplo, a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

5. DIRETRIZES

5.1. Tratamento de Dados Pessoais no Portal ATLAS

• O Portal Atlas é composto pelos serviços Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign e Atlas Insurance prestados às organizações Controladoras dos DP (Clientes).

• Na tabela a seguir, detalhamos o tratamento de DP realizados pela ATLAS como Operadora durante a prestação dos serviços via portal para fins de cumprimento do contrato firmado com o Cliente, com fundamento no legítimo interesse.

• Ressaltamos a importância de você, usuário do Portal, consultar a Política de Privacidade do Cliente para obter informações completas sobre o tratamento dos seus DP.

• Os DP dos usuários do Portal também são usados para outros objetivos de interesse da ATLAS (como, por exemplo, mas não se limitando avaliação de perfis de usuários, identificação de oportunidades para desenvolvimento e ofertas de produtos), com a aplicação das medidas técnicas, organizacionais e de segurança apropriadas para o resguardo da sua privacidade.

• Os DP dos usuários cadastrados no Atlas AGM poderão ser compartilhados com as Entidades nas quais o Usuário estiver vinculado.

• Eventualmente, podemos solicitar o seu consentimento para compartilhar seu contato com outros clientes que tenham interesse em formalizar parcerias com a organização que você representa, bem como para a coleta de dados pessoais sensíveis.

• Caso o seu consentimento seja necessário para realizarmos alguma outra atividade de tratamento dos seus DP, você será prévia e devidamente informado sobre a finalidade específica buscada, bem como acerca das consequências da recusa e possibilidade de revogação do consentimento.

5.2. Operações de Tratamento de DP da ATLAS como Controladora

1. Nas operações de tratamento de DP de Usuários, do website, ou de pessoas que se inscrevem em eventos ou interagem com a ATLAS de outras formas, a ATLAS realiza o tratamento de DP como Controladora.

2. Além destas finalidades, podemos realizar o tratamento de seus DP, com base no seu consentimento, quando você expressamente solicitar contato da ATLAS para apresentação dos Serviços Atlas GOV, Atlas AGM, Atlas Sign e Atlas Insurance.

3. Eventualmente, poderemos solicitar o seu consentimento para compartilhar seu contato com outros clientes que tenham interesse em formalizar parcerias com a organização que você representa.

4. O tratamento dos DP será realizado por meio da plataforma da Gupy, motivo pelo qual recomendamos que você leia atentamente o Aviso de Privacidade da Gupy para que esteja ciente dos procedimentos que envolverão os seus DP.

5.3. Coleta dos Dados Pessoais

1. Ao realizar o seu cadastro no Portal, ou quando o Cliente realizar o seu cadastro no Portal, a ATLAS coleta os seus DP.

2. Além do Portal, a ATLAS coleta os DP que você fornece por meio de: envio de e-mails, contatos por telefone e aplicativos, acesso ao nosso website, ou nossas redes sociais, preenchimento de formulários, pedidos de cotação de seguros, envio ou recebimento de documentos para assinatura, participações em webinars, reuniões e outros eventos realizados ou patrocinados pela ATLAS, bem como por meio gravação de imagens, voz, fotos e vídeos.

3. A ATLAS pode coletar dados automaticamente por meio de seu acesso ao Portal, para identificar o uso e desempenho de nossos produtos e serviços. Os detalhes da Política de Cookies da ATLAS podem ser encontrados no link: Política de Cookies.

4. Alguns prestadores de serviços externos podem nos fornecer dados para auxiliar na execução e aprimoramento de nossos serviços e relacionamento.

5.4. Compartilhamento com Terceiros

1. A ATLAS não vende, aluga ou comercializa quaisquer DP para terceiros, realizando o seu compartilhamento em estrita observância à legislação, às finalidades e às hipóteses legais de tratamento específicas para as quais foram coletados.

2. A ATLAS poderá operar em conjunto com outras empresas (clientes, parceiros, fornecedores e prestadores de serviço) para a execução das atividades e finalidades aqui descritas, seja na captação ou relacionamento com clientes, fornecimento de produtos e desenvolvimento de software. Desta forma, nos reservamos o direito de compartilhar suas informações com estas empresas, sempre que for possível, de forma anônima, preservando ao máximo a sua privacidade.

3. Reservamo-nos o direito de acessar, ler, preservar e divulgar quaisquer dados que acreditamos serem necessários para cumprir uma obrigação legal (regulatória, fiscal etc.) ou uma ordem de autoridade competente (judicial ou administrativa), ou proteger os direitos, propriedade ou segurança da ATLAS, nossos funcionários, nossos usuários ou outros.

5.5. Transferência Internacional de Dados

1. A ATLAS tem por regra o armazenamento dos DP em nuvem situada no Brasil.

2. Alguns de nossos parceiros armazenam informações em nuvens cujo banco de dados está situado em outros países, como, p. ex., os Estados Unidos, podendo implicar na transferência internacional dos dados.

3. Os parceiros da ATLAS têm políticas de privacidade vigentes e acordos comerciais quanto ao controle e operacionalização da proteção dos direitos de privacidade e segurança de DP e apresentam o mesmo nível de segurança oferecido pela ATLAS.

5.6. Direitos dos Titulares

1. Você sempre poderá optar em não divulgar seus dados para nós, mas tenha em mente que alguns desses dados podem ser necessários para o uso de alguns recursos e serviços que oferecemos a você. Independente disso, a ATLAS garante o exercício dos seus direitos relativos à privacidade e a proteção dos seus dados pessoais.
2. Como Titular de DP, você poderá requerer a qualquer momento.
   1. A confirmação da existência de tratamento e acesso aos seus DP, incluindo informações sobre a coleta, tratamento, compartilhamento e armazenamento deles.
   2. A correção e atualização dos seus DP sempre que houver alguma alteração dos seus dados cadastrais e/ou você identificar alguma inconsistência. Contudo, para ser efetivada essa alteração, teremos que checar a validade dos dados que você nos fornece.
   3. A anonimização ou exclusão dos seus DP se você compreender que são desnecessários e/ou excessivos para a finalidade do tratamento. Nesses casos, a ATLAS deve analisar a procedência do requerimento e adotar providências para atendê-lo ou esclarecer a causa de manter o tratamento.
   4. A portabilidade dos DP tanto para envio à ATLAS como para remessa a Terceiros de sua escolha, desde que não viole a propriedade intelectual ou segredo de negócios da empresa.
   5. O bloqueio (suspensão do tratamento) nos seguintes cenários: (1) quando necessária a revisão da precisão dos dados; (2) quando necessária a manutenção dos DP, mesmo após o atendimento da finalidade, para defesa de seus direitos em processo; ou (3) quando apresentar oposição ao tratamento de seus DP, caso em que a ATLAS avaliará se há motivos legítimos para usá-los.
   6. A revogação do consentimento, a qualquer tempo, quando essa for a base legal aplicável ao tratamento. Isso não afetará a legalidade de qualquer processamento realizado anteriormente. Se a revogação impactar nossos serviços, informaremos você.
   7. A oposição ao tratamento se você suspeitar de algum equívoco, irregularidade ou falha de alguma operação de tratamento dos seus Referência: PL CCE 02 Versão: 02 Classificação: Publico Página 11 de 13 Política de Privacidade DP. Nesses casos, avaliaremos a contestação, apresentaremos esclarecimentos e, quando aplicável, adotaremos as medidas necessárias para saneamento.
3. Ao encaminhar a sua solicitação, a ATLAS deve analisar a sua pertinência e procedência, atendendo-a no que for cabível. Tal análise não implica, contudo, na concessão automática dos requerimentos, sendo resguardado o direito de se manter o tratamento regular de DP.
4. Podemos solicitar algumas informações complementares e específicas para comprovação da sua identidade, para garantir a segurança e a privacidade de nossos clientes, revendedores, representantes etc. e para garantir que os DP não sejam divulgados a qualquer pessoa que não tenha direito de recebê-los. Podemos também contatá-lo para obter mais informações em relação à sua solicitação, a fim de acelerar nossa resposta.
5. Nos comprometemos a atender a sua solicitação em um prazo razoável e sempre em conformidade com a legislação aplicável. Caso sua solicitação seja particularmente complexa ou se você tiver encaminhado mais de um pedido, iremos notificá-lo e mantê-lo atualizado sobre o processamento e conclusão da análise.
6. Caso você tenha dúvidas sobre essas questões ou sobre como você pode exercer esses direitos, fique à vontade para entrar em contato conosco por meio do canal de comunicação indicado no item 5.9 desta Política.

5.7. Armazenamento dos Dados Pessoais

1. Nós manteremos seus DP somente pelo tempo que for necessário para cumprir as finalidades designadas, manter o desempenho do serviço ATLAS, para cumprir obrigações legais, contratuais, de prestação de contas ou requisições de autoridades competentes e para resolver disputas.

2. Para determinar o período de retenção adequado para os DP, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade dos DP, o risco potencial de danos decorrentes do uso não autorizado ou da divulgação de seus DP, a finalidade de processamento dos seus dados pessoais e se podemos alcançar tais propósitos através de outros meios, e os requisitos legais aplicáveis.

5.8. Proteção dos Dados Pessoais

1. A ATLAS faz uso das melhores práticas de governança, técnicas organizacionais e de segurança destinadas a proteger seus DP nos nossos servidores, na nuvem contratada com terceiro e nas estações físicas e digitais de trabalho.

2. É necessário que seus DP sejam sempre precisos, completos e atualizados para que o propósito do tratamento seja atingido. Fique atento, pois é sua responsabilidade garantir a exatidão desses dados e mantê-los atualizados.

3. Para garantir a maior segurança possível aos seus DP, adotamos práticas relativas à autenticação dos usuários, criptografia dos dados, prevenção de vazamento de informações, proteção contra softwares maliciosos, mecanismos de rastreabilidade, controles de acesso, registro de logs, manutenção de cópias de segurança dos dados e das informações.

4. Visando sua privacidade e segurança, incentivamos o uso de senhas fortes e exclusivas para acesso à conta no Portal. Você deve impedir e evitar o acesso não autorizado de terceiros à sua conta e aos DP, selecionando e protegendo sua senha e/ou outro mecanismo de conexão de forma adequada e limitando o acesso ao seu computador ou dispositivo e navegador, fazendo logout após ter concluído o acesso à sua conta.

5. Você também é responsável pela segurança dos seus DP, adotando providências para tornar os smartphones, computadores e demais dispositivos seguros. Para tanto, você poderá se utilizar de antivírus, firewall, navegadores atualizados, e manter seu login e senha de acesso em sigilo.

6. A ATLAS se esforça para proteger a privacidade de sua conta e de seus DP que mantemos em nosso sistema, mas infelizmente não podemos garantir total segurança. Caso você identifique ou tome conhecimento de algo que comprometa a segurança dos seus DP, você deve entrar em contato conosco pelos canais de comunicação previstos no item 5.9 desta Política.

5.9. Canal de Comunicação

1. Buscando estar em conformidade com as leis aplicáveis, com os padrões mais elevados de proteção de dados no Brasil e no mundo, nomeamos a Sra. Amanda Thomaz Szydloski como Data Protection Officer (DPO), responsável por supervisionar todas as questões relacionadas a esta Política e aos temas de privacidade e proteção de dados.

2. Você poderá encaminhar à DPO dúvidas ou requerimentos sobre os seus direitos de privacidade e proteção de DP por meio do endereço eletrônico: [email protected]

3. Esclarecemos que o canal é exclusivo para atendimento de solicitações relacionadas à privacidade e tratamento de DP e que outros assuntos devem ser direcionados aos nossos canais oficiais de atendimento:

   • Equipe Customer Success/Suporte: [email protected] [email protected]
   • Equipe Cultura e Pessoas: [email protected]

5.10. Atualização da Política

1. Como estamos sempre buscando melhorar nossos serviços, esta Política será revisada, pelo menos, anualmente e será republicada e disponibilizada no website sempre que necessário, sendo a ATLAS a única detentora do direito e responsabilidade de modificá-la.

2. Estes Termos poderão ser modificados pela ATLAS de tempos em tempos, por diversos motivos, restando assegurado ao Usuário, Cliente ou Candidato que a última versão atualizada estará sempre disponível no Portal.