06 motivos para os comitês de auditoria utilizarem um portal de governança
Os comitês de auditoria têm alcançado cada vez mais importância e espaço nas atividades dos conselhos de administração. A criação da Lei Sarbannes Oxley (Sarbox Act), em 2002 nos Estados Unidos, foi um acontecimento decisivo para que este tipo de comitê passasse a ter presença obrigatória na estrutura de governança de organizações de médio e grande porte no mundo inteiro.
No Brasil, episódios que resultaram em perdas bilionárias com derivativos cambiais (exposição ao risco de desvalorização da moeda local frente ao dólar) trouxeram à tona a necessidade de aperfeiçoamento dos mecanismos internos de auditoria (especialmente contábil e financeira), além de um acompanhamento mais próximo dos trabalhos de auditoria externa pelos conselhos de administração.
Importante destacar que questões envolvendo fraudes e gestão de riscos também passaram a ter maior preocupação de reguladores, acionistas, investidores e do mercado, colocando os conselhos de administração sob pressão no sentido de melhor preparação para a gestão de crises e riscos (com destaque à prevenção e redução).
Em razão disso, os comitês de auditoria ganharam importância e tiveram que ser, em alguns casos, estatutários, ou seja, com as suas atribuições e responsabilidades definidas em estatuto social. Assim nasceu o Comitê de Auditoria Estatutário (CAE), que se tornou fundamental para dar suporte técnico e especializado aos conselhos de administração.
Com a pandemia da Covid-19, os membros dos comitês de auditoria (a maioria formada pelos próprios conselheiros de administração) foram impactados com a obrigatoriedade do distanciamento social, assim como em outros colegiados.
Isso gerou um grande impacto no modus operandi dos comitês, principalmente na interação com áreas da organização importantes para o desempenho de suas atividades. Neste contexto, a pauta da transformação digital também surgiu nas salas de reuniões dos comitês de auditoria, acelerando a necessidade da digitalização de processos que chegaria nas organizações em algum momento.
A seguir, conheça 06 motivos para que os comitês de auditoria utilizem um portal de governança e melhorem o seu desempenho:
1. Comunicação em um único ambiente digital
Os membros do comitê de auditoria precisam manter uma comunicação regular com a área financeira, com as auditorias interna e externa, com o conselho de administração e com a diretoria executiva. Com o portal de governança, essa comunicação é bem mais dinâmica e fácil (chat, videoconferência criptografada) e pode ser feita a partir de qualquer dispositivo e lugar. Além disso, o mais interessante é que os membros do comitê de auditoria podem acessar documentos, informações, comentários e anotações (durante a conversa) com enorme facilidade e sempre a poucos cliques de distância;
2. Busca indexada de documentos e informações
O comitê de auditoria precisa buscar informações e acompanhar as atividades da alta administração quanto a aspectos de conformidade (compliance), principalmente do ponto de vista contábil e financeiro e das políticas organizacionais. Com a plataforma digital de governança, informações, documentos e materiais diversos são encontrados de forma muito rápida, por meio de busca indexada com inteligência artificial e Vision (reconhecimento de texto em documentos escaneados);
3. Preparação rápida e organizada de reuniões
Com o portal, o comitê de auditoria prepara de forma mais rápida e organizada as suas próprias reuniões, com a programação da agenda e definição das pautas e dos materiais de cada reunião em linha com o planejamento anual do conselho de administração;
4. Base de Conhecimento
Os membros do comitê de auditoria precisam conhecer e ter acesso a todos os documentos de auditoria interna e externa, políticas organizacionais, relatórios financeiros e contábeis, ao seu próprio regimento e demais documentos corporativos e societários da organização. O portal de governança possui uma Base de Conhecimento onde está armazenado tudo que eles precisam com acesso rápido, organizado e prático;
5. Gestão de Riscos
O comitê de auditoria tem como responsabilidade entender e supervisionar a gestão de riscos da organização e municiar o conselho de administração com informações detalhadas e completas e pareceres técnicos sobre este tema. Com o uso do portal de governança, os membros do comitê têm acesso à última versão da matriz de risco e de todos os relatórios de risco produzidos pelas áreas administrativas e operacionais da organização;
6. Cibersegurança
O comitê de auditoria trabalha com muitos documentos e informações sensíveis e confidenciais da organização. O tráfego desses itens por e-mail ou Whataspp não é nada seguro. Com o portal de governança, o nível de cibersegurança é bem mais elevado, pois tudo fica armazenado em um único ambiente com todos os principais recursos de segurança, o que garante mais tranquilidade aos membros do comitê no exercício de suas funções.
Conclusão
Deixar os processos manuais e morosos para dar lugar à digitalização da sua Governança permitirá que mais tempo seja aplicado às questões estratégicas de sua empresa.
O Atlas Governance é o maior portal de governança da América Latina, atendendo mais de 400 organizações e mais de 15.000 Conselheiros.
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