06 motivos para os comitês de auditoria utilizarem um portal de governança

Publicado em 03 de Maio de 2021

Transformação Digital nos Comitês de Auditoria Transformação Digital nos Comitês de Auditoria

Os comitês de auditoria têm alcançado cada vez mais importância e espaço nas atividades dos conselhos de administração. A criação da Lei Sarbannes Oxley (Sarbox Act), em 2002 nos Estados Unidos, foi um acontecimento decisivo para que este tipo de comitê passasse a ter presença obrigatória na estrutura de governança de organizações de médio e grande porte no mundo inteiro.

No Brasil, episódios que resultaram em perdas bilionárias com derivativos cambiais (exposição ao risco de desvalorização da moeda local frente ao dólar) trouxeram à tona a necessidade de aperfeiçoamento dos mecanismos internos de auditoria (especialmente contábil e financeira), além de um acompanhamento mais próximo dos trabalhos de auditoria externa pelos conselhos de administração.

Importante destacar que questões envolvendo fraudes e gestão de riscos também passaram a ter maior preocupação de reguladores, acionistas, investidores e do mercado, colocando os conselhos de administração sob pressão no sentido de melhor preparação para a gestão de crises e riscos (com destaque à prevenção e redução).

Em razão disso, os comitês de auditoria ganharam importância e tiveram que ser, em alguns casos, estatutários, ou seja, com as suas atribuições e responsabilidades definidas em estatuto social. Assim nasceu o Comitê de Auditoria Estatutário (CAE), que se tornou fundamental para dar suporte técnico e especializado aos conselhos de administração.

Com a pandemia da Covid-19, os membros dos comitês de auditoria (a maioria formada pelos próprios conselheiros de administração) foram impactados com a obrigatoriedade do distanciamento social, assim como em outros colegiados.

Isso gerou um grande impacto no modus operandi dos comitês, principalmente na interação com áreas da organização importantes para o desempenho de suas atividades. Neste contexto, a pauta da transformação digital também surgiu nas salas de reuniões dos comitês de auditoria, acelerando a necessidade da digitalização de processos que chegaria nas organizações em algum momento.

A seguir, conheça 06 motivos para que os comitês de auditoria utilizem um portal de governança e melhorem o seu desempenho:

1. Comunicação em um único ambiente digital

Os membros do comitê de auditoria precisam manter uma comunicação regular com a área financeira, com as auditorias interna e externa, com o conselho de administração e com a diretoria executiva. Com o portal de governança, essa comunicação é bem mais dinâmica e fácil (chat, videoconferência criptografada) e pode ser feita a partir de qualquer dispositivo e lugar. Além disso, o mais interessante é que os membros do comitê de auditoria podem acessar documentos, informações, comentários e anotações (durante a conversa) com enorme facilidade e sempre a poucos cliques de distância;

2. Busca indexada de documentos e informações

O comitê de auditoria precisa buscar informações e acompanhar as atividades da alta administração quanto a aspectos de conformidade (compliance), principalmente do ponto de vista contábil e financeiro e das políticas organizacionais. Com a plataforma digital de governança, informações, documentos e materiais diversos são encontrados de forma muito rápida, por meio de busca indexada com inteligência artificial e Vision (reconhecimento de texto em documentos escaneados);

3. Preparação rápida e organizada de reuniões

Com o portal, o comitê de auditoria prepara de forma mais rápida e organizada as suas próprias reuniões, com a programação da agenda e definição das pautas e dos materiais de cada reunião em linha com o planejamento anual do conselho de administração;

4. Base de Conhecimento

Os membros do comitê de auditoria precisam conhecer e ter acesso a todos os documentos de auditoria interna e externa, políticas organizacionais, relatórios financeiros e contábeis, ao seu próprio regimento e demais documentos corporativos e societários da organização. O portal de governança possui uma Base de Conhecimento onde está armazenado tudo que eles precisam com acesso rápido, organizado e prático;

5. Gestão de Riscos

O comitê de auditoria tem como responsabilidade entender e supervisionar a gestão de riscos da organização e municiar o conselho de administração com informações detalhadas e completas e pareceres técnicos sobre este tema. Com o uso do portal de governança, os membros do comitê têm acesso à última versão da matriz de risco e de todos os relatórios de risco produzidos pelas áreas administrativas e operacionais da organização;

6. Cibersegurança

O comitê de auditoria trabalha com muitos documentos e informações sensíveis e confidenciais da organização. O tráfego desses itens por e-mail ou Whataspp não é nada seguro. Com o portal de governança, o nível de cibersegurança é bem mais elevado, pois tudo fica armazenado em um único ambiente com todos os principais recursos de segurança, o que garante mais tranquilidade aos membros do comitê no exercício de suas funções.

 

Publicado por Paulo Lima | Editado por Luiz Gustavo Anjos