Assinatura digital: otimizando processos de governança corporativa
Já pensou como seria se você pudesse assinar um documento sem precisar ir presencialmente até o local? A Assinatura Digital possibilita que empresas minimizem distâncias temporais e geográficas, impactando diretamente em eficiência, agilidade, segurança e conformidade. Descubra neste artigo o que é, como funciona e quais os benefícios desta ferramenta.
Tipos de assinatura digital
Cansou de gastar tempo e dinheiro se locomovendo de um lugar a outro para assinar e autenticar documento? Saiba que você não precisa mais dispender energia com esse tipo de atividade. Isso porque a Assinatura Digital permite que diversas organizações hoje em dia não precisem mais gastar com canetas, papéis e reconhecimento de firma, tampouco com idas e vindas de um lugar a outro.
No Brasil, existem três tipos de assinatura digital. São eles: assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada. Descubra a diferença entre os formatos:
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Assinaturas eletrônicas simples
Este tipo de assinatura é chamado de simples porque possui menos fatores de autenticação, baseando-se somente em dados simples para comprovação de identidade, tais como CNPJ, versão digital de assinatura manuscrita, e-mail, PIN, entre outros. Nesse modelo não há validade jurídica.
Assinaturas eletrônicas avançadas
Este modelo de assinaturas conta com mais requisitos de segurança que o primeiro. Embora não se adeque aos padrões ICP-Brasil, possui validade jurídica mediante o uso de certificado digital corporativo.
Assinaturas eletrônicas qualificadas
É o tipo de assinatura digital mais seguro, pois é autenticado com um certificado digital emitido de acordo com os padrões ICP-Brasil.
Quais são os tipos de assinatura digital aceitáveis para documentos corporativos?
A validade de uma assinatura digital em documentos corporativos depende da legislação de cada país. No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 institui que a assinatura digital deve possuir certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Dessa maneira, somente assinaturas com certificados digitais emitidos por autoridades são válidos para documentos corporativos.
Quais são os requisitos regulamentares para a validade de uma assinatura digital?
Os requisitos regulamentares para a validade de uma assinatura digital geralmente incluem:
- a utilização de certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras confiáveis;
- a garantia de que a assinatura é única para o signatário e que ela é capaz de identificá-lo; e
- a preservação da integridade do documento assinado através de mecanismos de criptografia.
Quais são os benefícios da assinatura digital para a governança corporativa?
A assinatura digital oferece diversos benefícios para a governança corporativa. Veja alguns:
- Segurança: a assinatura digital assegura a autenticidade e integridade do conteúdo de um documento, preservando-o de adulterações ou falsificações;
- Agilidade: a ferramenta também reduz o tempo e os custos envolvidos no processo de assinatura;
- Mobilidade: é possível assinar documento de qualquer lugar do mundo e a qualquer momento, o que facilita a colaboração entre as pessoas sem desafios de mobilidade;
- Sustentabilidade: por diminuir a quantidade de papel utilizado, a assinatura digital contribui para a preservação do meio ambiente;
- Conformidade: tendo em vista que a assinatura digital está em conformidade com as leis e regulamentos governamentais, a ferramenta também valida legalmente os documentos assinados.
Como os processos de assinatura digital são monitorados e auditados?
Em geral, os processos de monitoramento e auditoria das assinaturas digitais são realizados por meio de registros eletrônicos de auditoria que documentam cada etapa do processo de assinatura, tendo informações como a identificação do signatário, a data e hora da assinatura, o tipo de assinatura usada e o documento assinado.
O armazenamento desses registros é feito em um sistema seguro. Os dados podem ser acessados por administradores ou auditores. Alguns serviços de assinatura digital até oferecem recursos adicionais de monitoramento e rastreamento, como alertas de atividades suspeitas ou relatórios personalizados.
Ferramentas de governança com recurso de assinatura digital
Se você deseja implementar alguma ferramenta de assinatura digital nos processos de governança da sua organização, uma alternativa que se pode considerar é o uso de um software de governança que inclua esta funcionalidade.
Os softwares de governança possibilitam a digitalização e otimização dos seus processos de comunicação e tratamento de dados sensíveis pela Alta administração, elevando o nível de segurança. No caso do Atlas GOV, ainda inclui a funcionalidade de assinatura digital, chamada de Atlas Sign. Mais de 17.000 conselheiros utilizam o Atlas GOV para gerir sua Governança.
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