Resumo
Pauta é o documento cujo objetivo é informar aos participantes o que esperar da reunião e como podem se preparar para ela, comunicando qual o seu propósito, atribuindo tarefas aos membros presentes e listando os itens de deliberação e o tempo reservado para cada um deles. Dessa forma, uma boa pauta de reunião é aquela que maximiza a eficácia do encontro, seja uma reunião do conselho ou da equipe tática, mantendo a todos bem-informados sobre o que será discutido, o que foi decidido em reuniões anteriores e os próximos passos.
O que faz uma pauta de reunião ser eficaz?
Uma pauta de reunião eficaz deve ser clara, concisa e direcionada. Ela orienta todos os participantes sobre os objetivos da reunião, estabelecendo um plano claro para a discussão e garantindo que todos os tópicos necessários sejam abordados. Também serve como um roteiro, guiando a reunião de maneira eficiente e evitando desvios desnecessários que podem consumir tempo precioso.
A fim de que entendamos melhor a importância da pauta de reunião, imaginemos o exemplo a seguir… Numa reunião anual de planejamento estratégico da sua empresa, a falta de uma pauta de reunião clara tornou a sessão caótica e improdutiva. Sem itens de ação e diretrizes definidas, os diretores começaram a discutir aleatoriamente, cada um puxando a conversa para seus próprios interesses, como novas tecnologias e orçamentos. A discussão se desviou rapidamente e não houve moderação efetiva para manter o foco.
O resultado foi uma reunião em que muitas ideias foram mencionadas, mas nenhuma decisão concreta foi tomada. Os participantes se frustraram com a falta de progresso e o tempo que parecia desperdiçado. E tempo é dinheiro…
Esse exemplo assinala a relevância de preparar uma pauta detalhada para reuniões importantes, que não apenas organize os tópicos a serem discutidos, mas também priorize os objetivos e maximize a eficiência do tempo de todos os envolvidos.
Principais reclamações e insatisfações relacionadas ao tempo gasto com reuniões improdutivas.
De acordo com pesquisa elaborada pela Atlassian em 2023 com 5 mil trabalhadores em 4 continentes, as reuniões de trabalho são ineficazes em 72% das vezes. “Nossa pesquisa revelou que a cultura de reunião na maioria das organizações torna mais difícil para as equipes atingirem seus objetivos”, afirma o relatório. Entre as principais reclamações de entrevistados, estão:
- Vozes dominantes tendem a impossibilitar contribuições de outros participantes;
- Falta de clareza sobre os passos seguintes;
- Redundância de informações e discussões;
- Ausência de propósito claramente definido;
- A reunião poderia ser um e-mail.
Além disso, o número excessivo de reuniões costuma gastar tempo que poderia ser dedicado a outras tarefas mais importantes. Isso é o que dizem 78% das pessoas consultadas pelo estudo. Diante disso, 51% desses entrevistados alegam fazer horas extras alguns dias por semana para compensar a sobrecarga de reuniões ineficazes. Mais da metade dos trabalhadores (54%) também afirmam sair das reuniões sem uma ideia clara dos próximos passos ou de quem é o responsável por cada tarefa.
“3,6 horas por semana são perdidas com reuniões desnecessárias” (Asana, 2023).
O Índice Anatomia do Trabalho Global, elaborado pela Asana e publicado em 2023, abordou 9.615 profissionais e constatou que eles gastam em média 58% da jornada com trabalho improdutivo — que o estudo chama de “trabalho sobre trabalho”. Os executivos abordados na pesquisa gastam em média 3,6 horas por semana em reuniões desnecessárias. Os demais funcionários gastam cerca de 2,8 horas por semana.
Todos esses números revelam a importância de realizar reuniões objetivas, eficazes e com propósitos claros. Fazer reuniões de forma eficiente é economizar o tempo dos trabalhadores e, portanto, ganhar em termos de velocidade e foco. Nesse sentido, uma pauta de reunião eficaz tem um papel importantíssimo.
Quanto dinheiro é desperdiçado com reuniões desnecessárias?
Como foi dito anteriormente, tempo é dinheiro. Porém, até aqui se utilizou apenas unidades relacionadas ao tempo. Quanto seria se toda essa quantidade de tempo gasto com reuniões desnecessárias fosse de fato convertida em cifras?
Um estudo publicado em 2022 nos Estados Unidos calculou que grandes organizações poderiam economizar até 100 milhões de dólares por ano reduzindo o número de reuniões desnecessárias e de participantes. A pesquisa foi realizadapor Steven G. Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte, e publicada pela empresa de tecnologia Otter.ai. Foram entrevistados exatamente 632 trabalhadores em 20 setores.
Gastos com reuniões desnecessárias.
Para avaliar o potencial de economia de custos nas empresas, Rogelberg estimou os gastos anuais totais das organizações com reuniões, considerando não só as improdutivas, mas também aquelas que os funcionários julgaram ser produtivas. Ele descobriu que, em média, as grandes empresas despendem anualmente cerca de 80 mil dólares por funcionário em reuniões, tendo em vista tanto os salários dos colaboradores quanto o tempo dedicado a esses encontros.
Evidentemente, algo que pode ajudar na economia de gastos com reuniões é investir em ferramentas tecnológicas que ajudem a revolucionar a forma como as reuniões são organizadas e conduzidas, potencializando a colaboração e a eficiência. Uma opção disponível no mercado é o software Atlas GOV, que torna a governança mais simples, acessível e digital à medida que digitaliza todos os processos relacionados às reuniões de conselhos e comitês.
Tipos de itens de pauta
Agora que já entendemos a importância da pauta de reunião, voltaremos para a estrutura delas. Neste contexto, uma dúvida muito frequente é: quais são os tipos de itens que normalmente estão presentes em uma pauta de reunião eficaz? Veja abaixo alguns deles:
- Informacional: Este item envolve a partilha de informações essenciais sem a necessidade de uma discussão profunda. Exemplos incluem atualizações sobre avanço da inteligência artificial ou relatórios de segurança de dados.
- Tópico de Discussão: Itens que requerem debate e input dos participantes. Pode envolver tópicos como estratégia financeira e inovação empresarial, onde diferentes pontos de vista podem contribuir para uma decisão mais informada.
- Item de Ação: São tarefas específicas que precisam ser atribuídas durante a reunião. Isso pode incluir medidas de gestão de riscos ou a implementação de novas políticas de segurança da informação.
Estrutura de uma pauta de reunião
Como é a estrutura de uma pauta de reunião? Geralmente, uma pauta eficaz tem as seguintes informações básicas:
- Data, horário e local da reunião;
- Lista de chamada dos participantes;
- Objetivos da reunião;
- Tópicos ou perguntas para discussão;
- Tempo para discutir cada tópico e responsável pela discussão;
- Anotações, documentação ou sugestões de reuniões anteriores;
- Tarefas ou anotações de preparação para os participantes (antes da reunião);
- Próximas ações e encaminhamentos.
Atenção: É fundamental terminar com uma sessão de revisão de ações e encaminhamentos, garantindo que todos os participantes estejam cientes dos próximos passos. Não esqueça também de produzir e enviar a ata de reunião depois.
Como fazer uma pauta de reunião?
A seguir, disponibilizamos um passo a passo de como redigir uma pauta de reunião de forma eficaz:
- Identifique o Propósito: Clarifique o objetivo da reunião. Isso pode envolver discussões sobre estratégia financeira ou análise de gestão de riscos, por exemplo.
- Liste os Tópicos: Organize os tópicos que refletem os objetivos da reunião, como avanço da inteligência artificial ou inovação empresarial.
- Defina os Responsáveis: Atribua cada item da pauta a um responsável, garantindo que todos os tópicos sejam abordados por quem tem o conhecimento necessário.
- Estime o Tempo: Aloque tempo específico para cada tópico, promovendo uma discussão eficaz sem prolongar a reunião desnecessariamente.
- Prepare Materiais de Suporte: Inclua documentos ou dados de suporte, como relatórios de segurança da informação, apetite de risco ou dados atualizados de segurança de dados, por exemplo.
Exemplo de pauta de reunião [+ modelo para download]
Abaixo compartilhamos um exemplo de pauta de reunião bem-organizado que você pode utilizar de referência. A primeira coluna apresenta os diferentes tópicos e as demais colunas representam a reunião de cada mês ou semana. O número colunado diz quantos minutos esses tópicos tomam por reunião.
Observe que este modelo não só permite visualizar os temas discutidos nas reuniões, mas também oferece uma visão geral de todos os encontros no planejamento anual do time ou colegiado.
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