Como fazer o planejamento de reunião do Conselho

Ter reuniões de Conselho produtivas é o sonho de consumo de muitas organizações. Reunir pessoas para decidir algo ou para avaliar propostas de negócios ou projetos deve, sim, ser uma atividade bem planejada e com ótimos resultados. E já dizia um velho provérbio chinês: “se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo amolando o machado”. Isso significa que o planejamento de reunião é indispensável.

Pode não parecer, mas o modo como as reuniões são realizadas impacta diretamente na qualidade do resultado alcançado. Uma reunião onde se gasta muito tempo com assuntos que não fazem parte da pauta é um típico exemplo de reunião improdutiva que pode comprometer a qualidade das decisões que serão tomadas e até mesmo a execução do que foi decidido em razão da perda de foco.

E agora você pode estar pensando: “Okay… Já entendi que isso é uma prática ruim, mas como evitar falhas como essa de forma prática?” Se for o caso, já temos a resposta para sua pergunta logo abaixo. Veja os 4 passos para planejar as reuniões do Conselho de Administração:

Passo 1: Planejamento anual do Conselho de Administração

O Conselho de Administração é o principal órgão de governança corporativa e tem, portanto, grande importância na avaliação e deliberação das estratégias que determinarão o futuro de uma organização. Por ter uma responsabilidade maior na tomada de decisões estratégicas da organização, além de também ser o responsável pela escolha e avaliação de desempenho do diretor-presidente (CEO), o Conselho de Administração precisa dar o bom exemplo de como fazer reuniões produtivas!

Isso significa que o presidente do conselho de administração (PCA) e o profissional de governança devem fazer o planejamento anual das reuniões do colegiado. O objetivo é garantir que as reuniões tenham uma estrutura bem adequada e, se possível, com o alinhamento prévio entre os conselheiros sobre o que deve ser priorizado e respeitado para que elas sejam produtivas.

Via de regra, é preciso fazer o planejamento anual das reuniões. Planejar uma reunião envolve a definição das datas (calendário), o bloqueio da agenda de cada participante, a definição da pauta e dos materiais que serão utilizados, entre outras atividades. Por esse motivo, o aconselhável é que se faça o Planejamento Anual do Conselho de Administração. Se quiser entender mais profundamente sobre o assunto, dê uma olhadinha em nosso eBook disponibilizado para download a seguir:

Passo 2: Preparação e distribuição do material

É fundamental que seja feita previamente uma ampla revisão de tudo que é passado aos conselheiros para leitura. Materiais incompletos ou desatualizados podem conduzir o conselheiro a erros em sua decisão e prejudicar o andamento da reunião, perdendo tempo com questionamentos referentes à baixa qualidade dos materiais e das informações disponibilizadas.

Além disso, é necessário que os materiais sejam disponibilizados com o prazo adequado para a leitura dos conselheiros. Normalmente, a prática recomendada é o envio entre 10 e 15 dias antes da reunião. Isso faz muita diferença na qualidade da preparação dos conselheiros para as reuniões. Depois de tudo planejado, o conselho de administração sabe qual caminho seguir e como seguir.

Passo 3: Modelo de Proposta de Deliberação (MPD)

Se tudo estiver definido, uma sugestão é criar um Modelo de Proposta de Deliberação (MPD) e incluir no material da reunião. Este modelo deve conter, de forma sintetizada, o objetivo, a justificativa, prazos, recursos e outros detalhes, como valores em dinheiro, da proposta. Caso necessite, o conselheiro solicitará informações adicionais sobre a proposta.

Este documento é essencial para que os conselheiros entendam de forma clara e objetiva o que deverão aprovar e isso ajuda muito a ter uma reunião mais produtiva.

Passo 4: Alinhamento prévio

Um outro ponto importante para garantir que haja uma reunião produtiva é o alinhamento prévio entre os conselheiros e o diretor-presidente (CEO), dependendo da pauta. É recomendado que o presidente do conselho estimule debates prévios para tirar dúvidas e colocar questionamentos antes da reunião. Com o alinhamento prévio, os conselheiros se preparam melhor e vão ao encontro com a menor quantidade de dúvidas possível.

Neste momento, o diretor-presidente ou um diretor pode até fazer mudanças no conteúdo da sua apresentação ao conselho, de acordo com as sugestões recebidas. Pode ser que algum conselheiro não tenha participado dos encontros prévios e essas mudanças, por exemplo, facilitarão bastante o seu entendimento sobre a apresentação.

Em suma, como diz um ditado popular, “quem não sabe para onde vai, não vai a lugar algum”. O planejamento de reunião possibilita resultados melhores. Tendo planejado tudo, o destino é determinado antes mesmo de se dar o primeiro passo.