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Compliance
Publicado en 15 de agosto de 2022
El Código de Ética no se trata de un concepto nuevo, de hecho, ha sido una herramienta que durante décadas ha contribuido en la construcción de un ambiente laboral positivo y sano en las empresas. Lo que sí es un hecho, es que en los últimos años el Código de Ética se ha convertido en más que una herramienta, ahora se trata de una estrategia organizacional más ajustada y pensada en las necesidades y objetivos de cada organización.
Minimizar un Código de Ética a un documento con contenido desactualizado que solo se basa en normativas generales de cualquier tipo de organización y que es entregada en copias cada que se integra un nuevo colaborador a la empresa, sin previa explicación o presentación, es uno de los errores más comunes en las compañías de la actualidad.
Es importante considerar que hasta la estructura organizacional de tu empresa debe ser totalmente humanizada, tanto en la teoría como en la práctica.
Pero ¿cómo lograr esto? Para descubrirlo y lograr elaborar o mejorar un Código de Ética en tu organización, consulta lo siguiente:
Un código de ética es un documento institucional que se integra de la misión, visión, valores empresariales, principios, conductas y objetivos éticos en los que se sustenta y rigen en una empresa.
Como decía Peter Drucker, “Una empresa es una institución que está dentro de la sociedad”, es por eso por lo que las compañías deben buscar contribuir y aportar en la sociedad cumpliendo con valores y responsabilidades que, además, construirán una vida empresarial y laboral sana y transparente.
En nuestra vida profesional o personal, cuando nos enfrentamos a un dilema moral, recurrimos aquellas enseñanzas y valores éticos que nos guían de manera individual. Estas, están basadas en el bienestar y la convivencia social y nos permiten identificar esa separación que más allá del “bien” o del “mal”, nos ayuda a ser más empáticos y comprender las consecuencias que podrían generar nuestras acciones.
En la vida empresarial, sucede lo mismo. En algunas ocasiones, nos vemos en un dilema en los que la decisión no puede ser tomada a la ligera, necesita de un entendimiento y reflexión que permita comprender cómo esto podría afectarte a ti, a los demás colaboradores y, en consecuencia, a toda la empresa en general.
Un Código de Ética Empresarial, sirve para que todos tus colaboradores tengan una guía para prepararse a ese tipo de situaciones en su vida profesional, además de ser el complemento que refuerza las legislaciones empresariales y laborales, pues hay situaciones que las leyes no contemplan o integran y para las que un código de ética puede establecerse abarcando un amplio y controlado esquema de cumplimiento normativo en la organización.
Esto garantizará visibilidad y continuidad del propósito de una empresa, pues de esta manera los colaboradores entenderán la verdadera esencia de la organización de la que forman parten, dirigiendo sus propósitos e interesas hacia la misma dirección.
Imagina lo desastroso que sería para una organización que no se esclarezca el propósito y cada colaborador o área trabaje en direcciones opuestas. Por lo que sí, el valor del Código de Ética va más allá de lo moral, como lo mencionamos al principio, se trata de una estrategia organizacional.
Beneficios de un Código de Ética
La incorporación de un Código de Ética se ha convertido en el camino más viable y fácil para reforzar la cultura organizacional y formar liderazgos conscientes y responsables que vivan los valores de la organización en su día a día.
Otras de las notables ventajas de este Código empresarial es que trae beneficios tanto de manera interna como externa, impactando positivamente a la organización en la que se aplicada, por ejemplo:
La transparencia, es ahora uno de los valores más relevantes y exigidos para las empresas tanto a la rendición de cuentas y a la responsabilidad que ejercen de manera interna con sus colaboradores, como en la responsabilidad social y medioambiental, por lo que los grupos de interés como consumidores e inversionistas ahora basan sus criterios en el nivel de transparencia que existe en una organización.
Y para esto, el Código de Ética te brindará una ruta práctica que facilitará evidencias sobre la Responsabilidad Social Empresarial tanto interna como externa y el nivel de transparencia que se viven en el día a día en los procesos de tu organización por parte de todos los colaboradores.
Aunque es importante recordar que, para mantener y garantizar la transparencia empresarial, el Código de Ética, es tan solo uno de los principales pilares, pues el Gobierno Corporativo y la Gestión Empresarial Interna, contribuyen de manera directa en el alcance de esto.
La comunicación, es probablemente uno de los principales obstáculos y desafíos empresariales, pues en ocasiones lo que estamos comunicando puede verse influenciado por el contexto o creencias del receptor, por lo que no debemos subestimar o pensar ciegamente en que, porque los valores y las normativas internas son visible para todos, signifique que todos lo entiendan.
El principal objetivo del Código de Ética se basa en difundir los valores y normativas alineadas y congruentes con tu misión y visión de la empresa de una manera clara y práctica, garantizando que estos sean cumplidos, respetados y difundidos por los integrantes de la organización.
Al comprobar que tu empresa está comunicando y formando un ambiente de trabajo respetuoso, sano y comprometido con la seguridad y bienestar de los colaboradores, va a traer una serie de consecuencias positivas, pues reforzará la cultura organizacional, lo que impactará en las vidas de todos los colaboradores, quienes impactarán en su comunidad de manera individual y grupal.
Esto constatará que tu empresa está cumpliendo con la transparencia y la responsabilidad ética y social y posicionará a la organización a través de una imagen comercial positiva y buena reputación corporativa.
Esto significa que para la organización también será más fácil identificar aquellos colaboradores que están comprometidos con su propio crecimiento profesional y el crecimiento y visión de la empresa. Lo que influye directamente en el aumento de la productividad.
El Código de Ética empresarial es una de las herramientas de prevención utilizadas para las áreas jurídicas o de Cumplimiento (Compliance), ya que facilita la garantía de cumplimiento normativo interno, pero además proporciona los datos necesarios para dar seguimiento a este rubro.
Claro que elaborar un Código de Conducta o Ética, es una tarea que requiere mucha atención y una mirada integral de parte del área responsable de elaborarlo, pues precisa de una visión amplia que necesita contemplar y prevenir posibles situaciones de acuerdo con cada área, pero asimismo debe ser capaz de integrarlo con temas de diversidad, inclusión y Derechos Humanos, además de los objetivos, misión y visión de la organización.
Este Código empresarial se caracteriza por integrar una visión profunda de la organización, pero, además, para ello, una de las características más importantes es que debe ser muy claro, conciso y contener una comunicación o lenguaje simple que sea entendido por todos los colaboradores sin importar su área o profesión.
En otras palabras, debe evitar usarse tecnicismos jurídicos o términos rebuscadas que compliquen la comunicación.
Otras características importantes del Código de Ética son:
Explica los valores éticos de la empresa, la misión y visión
Permite que los colaboradores se sientan identificados con la esencia, la historia y las metas de la organización, sumándose a la búsqueda y fomento de estos.
Protocolo de Conducta
El Código de Conducta o Ética, explica detalladamente cuáles son las conductas, comportamientos y prácticas prohibidas, profundizando tanto en el uso de las herramientas que proporciona la empresa como móvil o computadoras, como en acciones corruptas o ilícitas, tales como actos de soborno o de acoso sexual, por ejemplo.
Explicando además la importancia de respetar la seguridad y cumplimiento de calidad en el trabajo.
Resolución de Conflictos de Interés
Los conflictos de interés son otros de los problemas más comunes que obstaculizan o limitan los objetivos y procesos internos, por lo que es importante que el tema sea considerado y proponga un plan de prevención o resolución para este tipo de situaciones.
Planes de acción
Este Código empresarial también debe explicar cuáles podrían ser las sanciones o consecuencias en caso de no respetar o incumplir con las conductas y valores comunicados.
Es importante que todos entienda, qué sucederá y porqué es importante cumplir las normativas internas.
Comunica el canal de denuncias y protección de la información
Uno de los pasos claves del Código de Ética es facilitar y volver más accesible la comunicación entre los colaboradores y las figuras internas de autoridad, para ello es recomendable y necesario crear un canal de comunicación para denuncias internas.
Esta es otra de las herramientas que reforzará el cumplimiento de valores y normativas internas; para incluirlo en el Código de Ética, debe detallarse su uso y función, así como la protección de datos de la persona que realiza la denuncia, esto es importante para la seguridad y participación de todos los colaboradores.
Comúnmente, el área responsable de elaborar el Código de Ética o Conducta es el comité o área de Cumplimiento (Compliance), considerando que para algunas empresas esta área puede ser el equivalente al área de riesgos o al área jurídica.
Claro que, para elaborarlo, es importante tomar en cuenta una perspectiva y visión desde el área de Recursos Humanos, siento esta otra área clave para reforzar las nuevas prácticas y estrategias necesarias.
Los pasos para elaborar un Código de Ética se pueden entender y resumir así:
El primer paso es designar a un área responsable que se dedique no solo a la elaboración del contenido del Código de Ética, si no también al seguimiento y cumplimiento de lo establecido en el documento.
Las personas que integren este equipo deben ser profesionales que entiendan claramente la misión, visión y valores de la empresa, pues de lo contrario, ¿cómo podrían ellos plasmarlos de una manera simple y entendible para el resto de la compañía?
Tener muy claro los límites de tu Código, también te ayudará a identificar lo que debe considerarse como conductas riesgosas. En este paso se precisa de mucho análisis para considerar las posibles situaciones por acontecer.
Esto también requerirá investigación, pues parte de crear una cultura organizacional y un Código de Ética humanizado, implica escuchar a los integrantes y áreas que forman parte de la organización y que tienen diferentes perspectivas de acuerdo con su profesión y responsabilidad laboral.
Escuchar al equipo también permitirá entender el tipo y los canales de comunicación que serán los más indicados tanto para la difusión del código como para las denuncias que pueden acontecer.
Otro factor importante para tomar en cuenta es que el contenido debe ser accesible para todos los colaboradores, de manera que puedan consultarlo siempre que sea necesario.
Este probablemente se trate del paso más tedioso para la elaboración del Código de Conducta, pues además será momento de identificar los planes de acción o actuación en caso de que las normativas internas sean incumplidas.
Antes de definir el contenido final del Código Ético de la empresa, es recomendable consultar algunas referencias de otras empresas que se desenvuelvan en el mismo sector y mercado que la tuya, esto para ayudará a comprender las tendencias y actualizaciones que se deben tomar en cuenta.
En esta etapa, se recomienda consultar el criterio y la opinión de un Profesional de Compliance (cumplimiento) para posibilitar una revisión concisa y evitar así, posibles errores que traigan graves consecuencias en la empresa.
Una vez que el contenido esté revisado y aprobado, se recomienda formar y disponibilizar los canales de comunicación para que en el preciso momento en el que el Código sea divulgado, estás herramientas ya estén listas para su uso.
¡Ha llegado el momento de difundir! Una vez aprobado y revisado, el Código podrá ser difundido de manera interna y externas en los canales más adecuados.
Considera que en esta etapa también se debe alcanzar la concientización y capacitación necesaria a los colaboradores para garantizar que el contenido esté claro y sea cumplido de la manera esperada.
Aunque un Código de Ética es una herramienta imprescindible para todo tipo de empresas, pequeñas, medianas o grandes, hay que considerar que la incorporación del Gobierno Corporativo en cada una de ellas, puede ser un paso clave que facilite la incorporación o actualización del Código de Ética.
El Gobierno Corporativo, se ha convertido en la metodología que influye e impacta en el desarrollo y crecimiento de las empresas. Básicamente consiste en la serie de normativas y políticas internas que guían a las directrices y en consecuencia, a toda la empresa ocupando la transparencia como uno de los principales principios.
Esto lo realiza a través de la división de poderes, redefiniendo el proceso de toma de decisiones y facilitando la comunicación, optimización de tiempo y asimismo, la transparencia, dando como resultado una reestructuración compuesta por los 3 principales órganos de Gobierno Corporativo: Accionistas, Consejo de Administración (conocido en otros países como Junta Directiva o Directorio) y los comités.
Pero ¿cómo esto se relaciona con el Código de Ética? Pues bien, el Gobierno Corporativo es el medio que facilitará y posibilitará el proceso de desarrollo, aprobación y seguimiento del Código a través de los Comités de Sostenibilidad, Diversidad e Inclusión, Riesgos y Compliance.
En otras palabras, el Gobierno Corporativo asegura que la transparencia y el cumplimiento de normativas o políticas sea una realidad en las organizaciones.
Es por esto, que cuando hablamos de Gobierno Corporativo, es necesario que también hablemos de Compliance y cómo una complementará a la otra para crear una organización ordenada y con gobernanza.
Y aquí nuestro tip del día: Imagínate poder digitalizar tu Código de Ética, pero no solo eso, si no también digitalizar el proceso de revisión, aprobación y seguimiento, ahora imagínate digitalizar ese proceso y también la Gestión del Consejo de Administración (Junta Directiva/Directorio) y el seguimiento de otros proyectos del área Jurídica o Compliance ¿Te interesa? Descubre más información haciendo clic aquí:
Por último, pero no menos importante… quisimos darte un pase directo al benchmark de otras organizaciones internacionales, se trata de ejemplos de Códigos de Ética que te servirán para entender la realidad y actualidad de cada sector:
Ejemplo Código de Ética Empresa Financiera
Ejemplo de Código de Ética Empresa de Alimentos
Ejemplo de Código de Ética Empresa de Tecnología:
Ejemplo de Código de Ética Empresa de Higiene personal:
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