Cómo elaborar un plan de reunión efectiva para el Consejo de Administración (o Junta Directiva)

Luego de la Pandemia, la rutina laboral se ha mudado a un entorno más digital, lo que ha convertido a las reuniones en una herramienta indispensable para mantener y mejorar la comunicación organizacional en las compañías, y por eso mismo, ahora los empresarios están más comprometidos y enfocados en garantizar que todas las reuniones de trabajo sean llevadas de manera efectiva y no lo contrario: que sean una pérdida de tiempo.

Para ello, es necesario entender que las reuniones de trabajo son una vía para alcanzar los resultados esperados de una empresa y mitigar errores o riesgos pero que incluso, el exceso de juntas que ahora se denomina como “juntitis”, tampoco es una solución para las empresas y es un error común que está costando tiempo y dinero a las compañías, sobre todo cuando se trata de las reuniones de Junta Directiva o Consejo de Administración.

Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿Cómo encontrar el equilibrio entre las reuniones y garantizar su efectividad? Para ello, es necesario elaborar un plan de reunión efectiva, y en este artículo te explicaremos cómo elaborar ese plan enfocándonos en el principal órgano de las empresas: El Consejo de Administración (Conocido en otros países como Junta Directiva o Directorio).

Pero no te preocupes, que la información también te ayudará a estructurar y dirigir con éxito cualquier tipo de reunión de trabajo.

¿Qué es un plan de reunión efectiva?

Un plan de reunión consiste en estructurar y planificar el desarrollo de una junta tomando en cuenta las etapas y pasos necesarios que la integran: antes, durante y después de la reunión, organizando el tiempo que se dedicará a cada etapa y a cada paso que integra dichas etapas.

Por ejemplo, antes de la reunión, es necesario considerar con qué tiempo de antelación se enviarán las convocatorias, determinar cuáles son los temas para tratar y la información previa a enviar para que cada participante se prepare.

Por otra parte, durante la reunión, entonces es necesario considerar en qué orden y cuánto tiempo se dedicará a cada tema o el tiempo que se considerará para resolver dudas y a las votaciones…

Considerar estos pasos garantizará que cumplas con las características de una reunión de trabajo efectiva y que te conviertas un profesional de Gobierno Corporativo más preparado y organizado.

¿Cómo organizar reuniones efectivas de Junta Directiva o Consejo de Administración?

Es importante entender que gran parte del cumplimiento y efectividad de la Junta Directiva (o Consejo de Administración) dependerá de la eficacia de las reuniones, pues son algo más que una formalidad, en ellas son registradas, pensadas y alineadas las decisiones y estrategias que dan valor a una empresa.

De lo contrario, más allá de desinterés y aburrimiento de los participantes, una reunión inefectiva puede afectar directamente en el tiempo y la productividad de los consejeros y directores, lo que se traduce en pérdidas para la empresa.

Hallar la dinámica y la organización adecuada para cada una de las reuniones de la Junta Directiva o Consejo de Administración, es uno de los principales objetivos del Profesional de Gobierno Corporativo. Para ello, piensa que una reunión necesita de la misma planificación y organización detallada que una clase escolar, en donde la participación y el entendimiento de todos los asistentes es clave para ser un buen profesor, en tu caso, un buen gestor de reuniones directivas.

Sin embargo, a la hora llevar a la práctica la organización de reuniones efectivas, es común que la persona responsable de dicha tarea no sepa exactamente por dónde empezar, pero no te preocupes que aquí te hemos preparado la serie de pasos en el orden necesario para comenzar a perfeccionar tus habilidades a la hora de cumplir con la gestión del consejo y la junta directiva.

Paso 1. Realizar un plan anual de agenda de Consejo de Administración (Junta Directiva)

Contar con un plan anual de agenda de Consejo de administración consiste en definir la frecuencia y establecer un cronograma de reuniones de trabajo para que en cada fecha esté confirmada la participación de los miembros de este órgano de Gobierno Corporativo y otros participantes (como inversionistas, directores, gerentes, etc.) de acuerdo con el tema u objetivos tratados en cada reunión.

Para realizar este plan anual debes estar informado sobre quienes son los miembros que actuarán directamente en estos procesos de Gobierno Corporativo y definir la herramienta tecnológica en la que te apoyarás para la comunicación y distribución de materiales para el Consejo de Administración.

En este caso, un Software o Programa de Gobierno Corporativo será la herramienta adecuada para centralizar la información y gestión del Consejo de una manera simple, accesible, digital y segura.

Una vez definido esto, te sugerimos elaborar una macroestructura de las reuniones para establecer los temas que serán tratados a lo largo del año y el tiempo aproximado que necesitará cada uno, por ejemplo: divide el tiempo de cada reunión entre los minutos que se dedicarán a la orden del día, asuntos de gobierno Corporativo, gestión administrativa o asuntos estratégicos, el tiempo que se dedicará al análisis de resultados pasados, seguimiento de proyectos estratégicos y finalmente, el tiempo que será necesario para deliberaciones o votaciones.

Para esto, deberás prepararte con los temas más relevantes y los asuntos legales y reglamentarios de este órgano de Gobierno Corporativo que deben ser tratados a lo largo del año, y para ello, debes trabajar de la mano del Presidente de Consejo o Chairman para comprender el nivel de importancia de cada tema y formar una comunicación fluida con cada miembro del Consejo.

Al finalizar la recopilación y distribución de toda esta información, entonces tendrás todo lo necesario para elaborar tu Plan Anual de Consejo (Junta Directiva) y enviar las convocatorias.

Paso 2. Elabora un plan de reunión de junta directiva

Considerando que el paso 1 ya estará definido, para este momento el paso 2 será aún más fácil y rápido, pues ya sabrás con antelación el tema a tratar en cada una de las reuniones a lo largo del año, lo que te ayudará por mucho a crear la estructura y el plan individual para cada reunión.

En el plan de reunión de Junta Directiva debes definir los objetivos, tomando en cuenta los temas designados por abordar para determinar los materiales de apoyo que serán utilizados a lo largo de la reunión (informes impresos, archivos en Excel, presentaciones Power Point, etc.) y esclarecer quienes serán los responsables de dicha información, de esta manera organizarás a mayor detalle el tiempo que requerirá cada tema y/o participante.

Procura reservar un tiempo al inicio de la reunión para consultar la información de la última acta de reunión y un tiempo reservando antes cerrar la junta para que este se dedique a crear plan de acción y/o los acuerdos y decisiones establecidas para las siguientes reuniones.

Paso 3. Preparación previa y una agenda de reunión

Una agenda de reunión u orden del día te ayudará a simplificar todo el plan de reunión en un mismo documento que debe ser enviado a los participantes de la respectiva reunión. Consiste en colocar las ideas principales de la reunión y ligarlas con el tiempo reservado para cada una.

A continuación, te compartimos un ejemplo de cómo crear un orden del día o agenda de reunión:

Gestionar las reuniones del Consejo de Administración (Junta Directiva) puede parecer una tarea fácil, pero requiere de mucha atención y, sobre todo, del cumplimiento de otras tareas secundarias que garantizarán la efectividad de la reunión del principal órgano de Gobierno Corporativo.

Un claro ejemplo de esas tareas es la preparación previa que necesitará el Profesional de Gobierno Corporativo, pues debe garantizar el envío de la información correspondiente y orden del día a todos los participantes de manera previa a la reunión, además de informarse bien sobre los temas a tratar para reconocer la información que necesita capturar y así, poder realizar el acta de reunión correspondiente.

Para ello, te recomendamos que te prepares previamente con un borrador de acta de reunión, si aún no estás tan familiarizado con este documento y su estructura, te recomendamos consultar nuestro artículo: “¿Cómo hacer un acta de reunión de Junta Directiva (Consejo de Administración)?”, en donde explicamos paso a paso cómo elaborarla y compartimos algunos consejos y herramientas que te ayudarán a simplificar esta tarea.

Paso 4. ¿Qué hacer durante la reunión?

Este paso garantizará para ti y los miembros, que los temas sean abordados de manera efectiva y el plan de reunión sea cumplido al pie de la letra. Pues parte del rol del chairman o Presidente de Consejo, también es dirigir las reuniones del órgano de Gobierno Corporativo, encaminando las decisiones y disminuyendo la posibilidad de que los temas pierdan su enfoque u objetivo.

En algunas organizaciones, el Consejo de Administración o Junta Directiva, opta por buscar un moderador que esté a cargo de esta tarea. Pero, La verdad es que sin importar quien sea el moderador designado, tu responsabilidad en esta etapa, será apoyarte y apoyar a esa persona, pues tú mejor que nadie sabrás el tiempo a dedicar a cada tema y los pasos a cumplir.

Recuerda que dedicar más tiempo del necesario a algún tema o compromiso considerado en el orden del día, puede afectar la reunión entera.

Paso 5. Después de la reunión

Hemos llegado al último paso para una buena planificación de reuniones de Junta Directiva (Consejo de Administración).

En esta etapa, lo más importante es asegurarte de tomar notas de la información completa y necesaria para elaborar el Acta de Reunión para que esta sea firmada por el presidente de consejo y otros miembros (sea el caso) y compartirla con los participantes correspondientes.

Asegúrate de mantener un lenguaje claro y objetivo en tu acta, pues esto ayudará a garantizar rendimiento y productividad en la secuencia de reuniones y seguimiento de temas.

Y un plus que puedes agregar en esta etapa final es el evaluar el desempeño de la reunión, considerando el criterio del Chairman o moderador para definir si las expectativas de la reunión fueron cumplidas y el nivel de agilidad para continuar mejorando, simplificando o automatizando la serie de pasos necesarios para todo el plan de reunión de Junta Directiva (Consejo de Administración).

4 consejos para elaborar un plan de reunión de Junta Directiva (Consejo de Administración)

Antes de despedirnos, aquí te compartimos los consejos básicos que debes considerar a la hora de elaborar un plan de reunión de Junta Directiva (o Consejo de Administración)

1. Mejora la documentación (no abuses de PTT)

Aunque ahora es casi un conocimiento general el manejo de PowerPoint, no debemos abusar de la herramienta, sobre todo cuando se trata de una reunión de Consejo.

Considera que para que los consejeros y directores cumplan con sus compromisos y responsabilidades, lo primordial es que conozcan a fondo la gestión y administración de la empresa y sucede que a veces una presentación de Power Point no es la mejor opción para garantizar esto.

A veces debemos optar por informes objetivos pero detallados y explicados de manera accesible, incluso a veces, hablar directamente con el gerente o jefe responsable del tema o información ayuda a los consejeros a comprender mejor y a profundidad, la administración de la empresa y la situación actual.

2. Utilización de tecnología adecuada

Cuando se trata de la información todos los órganos de Gobierno Corporativo de la empresa (Comités, Consejo, Junta Directiva, etc.) debemos considerar diversos factores, como la optimización de su tiempo, la seguridad de la información y la simplificación de la comunicación.

Pues no serviría de mucho contar con varias herramientas digitales que no garanticen o que obstaculicen algunos de estos factores y que incluso, para ti signifique más trabajo y más pendientes.

Por ejemplo, un Portal o Software de Gobierno Corporativo te ayudará a centralizar la información, pero además a simplificar los pasos relacionados a la gestión de procesos del Consejo tanto para ti como para los miembros directivos y consejeros.

3. Empieza por los temas o decisiones más complejas

Otra buena práctica a la hora de elaborar tu plan de reunión es iniciar con los temas más complejos y urgentes para que sean discutidos y abordados con el tiempo apropiado.

De lo contrario, al dejar estos temas complejos hasta el final puede provocar dos consecuencias: que la reunión se alargue más de lo debido o que estos temas sean discutidos sin el tiempo necesario y con prisa para finalizar la reunión a la hora acordada.

Cualquiera de las dos consecuencias afectará directamente en la productividad de las reuniones, del Consejo (Junta Directiva) y más grave aún, en la productividad de toda la empresa.

4. Restringir el uso de dispositivos innecesarios (más ahora con la pandemia)

Por último, pero no menos importante.

A lo largo de los últimos dos años, las autoridades nos han recordado una y otra vez que no debemos bajar la guardia frente a la pandemia, creando una nueva realidad para las empresas y sociedad, por lo que ahora, las reuniones a distancia más que una realidad, se han convertido en parte de la rutina y todo parece indicar que así continuarán.

Considerando esta nueva adaptación a lo cambios, es posible que, durante las reuniones, la atención de los participantes se vea afectada por otros dispositivos por lo que considera compartir una serie de consejos e indicaciones para restringir el uso de dispositivos innecesarios durante el desarrollo de las reuniones.

Esperamos que toda la información compartida te ayude a mejorar tus resultados como Profesional de Gobierno Corporativo y asimismo, mejorar tus conocimientos y habilidades.

No olvides compartir tus dudas o comentarios, pues nuestra misión es siempre ayudar a todas las empresas a simplificar y digitalizar de una manera accesible su Gobierno Corporativo, así que puedes contar con nosotros para seguirte orientando y brindando información útil.