Redactar una adecuada y completa Acta de Reunión de Junta Directiva puede parecer ser una tarea fácil, sin embargo, son los detalles y la serie de pasos los que convierten esta actividad en una responsabilidad que precisa de absoluta atención.
Imaginemos esto, es lunes por la mañana y a primera hora se llevará la reunión mensual de Junta Directiva para la revisión del informe financiero del mes. Llegas a tu escritorio minutos antes para verificar una vez más que todo se encuentre listo para la reunión: la convocatoria, la confirmación de los miembros que estarán presentes, el enlace de la videollamada para quienes estarán conectados a larga distancia, etc.
Inicia la reunión y estás preparado para comenzar a tomar nota, cuando el presidente de la Junta Directiva te pregunta por un Acta de Reunión de hace 2 meses que está relacionada con los temas y resultados que serán discutidos este día. Entonces, de prisa recurres a tu archivo, encuentras dicha Acta de Reunión y regresas con el presidente de la Junta, que, al leer el documento, casi de inmediato te sorprende con un “Te faltó agregar un resultado”. No es un error común en tu trabajo, pero es posible que entre tantas tareas, se te haya escapado un dato.
La verdad es esta: el mundo laboral ha enfrentado constantes cambios y adaptaciones en los últimos años, para todos y todas, asumir nuevas y elaboradas tareas, no ha sido tan simple y nos ha distraído de otros detalles fundamentales. Sin embargo, es importante comprender que cada minuto de nuestra agenda laboral es valioso y que, por eso, es importante tomar control de nuestro tiempo. Si sumáramos los minutos u horas que nos toman aquellas sencillas pero minuciosas tareas, probablemente descubriríamos que es el tiempo suficiente que bien podría enfocarse en otras tareas esenciales y difíciles que requieren de mayor atención.
Y un claro ejemplo es la elaboración de Actas de Reunión, cuyo proceso es fundamental para la gestión del máximo órgano empresarial, que en este caso conocemos como Junta Directiva, término utilizado en Colombia, pero que en México también puede conocerse como Consejo de Administración.
Aunque las Actas de Reunión de Junta Directiva, son esenciales para las funciones de la Junta Directiva, se integran por un conjunto de pasos que dependen entre sí, afectando los resultados y el tiempo invertido. El desconocer el proceso correcto para elaborar un acta de reunión, puede terminar adsorbiendo más tiempo del que debería y por eso mismo, podría terminar afectando otro procesos y demandas de la Junta Directiva.
Si quieres conocer el procedimiento adecuado y más fácil para redactar un acta de reunión de Junta Directiva, quédate en nuestro artículo para conocer los pasos y herramientas que te ayudarán a optimizar tu tiempo y prepararte mejor para hacer el acta de reunión de junta directiva perfecta.
¿Qué es un Acta de Reunión de Junta Directiva?
Si estás comenzando tu experiencia profesional como secretario o secretaria de Junta Directiva y aún no te queda claro en qué consiste un acta de reunión, aquí te explicamos.
Un acta de reunión de Junta Directiva es un documento en donde se reúne la información más relevante de los temas discutidos y las decisiones tomadas a lo largo de una reunión integrada por los miembros del máximo órgano de la empresa o de Gobierno Corporativo: Junta Directiva o Consejo de Administración.
Dichas actas de reunión son un documento institucional, importante para dar seguimiento a los compromisos o estrategias por tomar, acuerdos y aprobaciones por parte de todos los miembros de una Junta Directiva.
Por eso, cada detalle e información hablada durante la reunión, debe ser tomada de manera objetiva y clara. Pues una vez que el acta de reunión es finalizada, debe ser firmada y aprobada principalmente por el presidente de la Junta Directiva y por quienes integraron la reunión.
Datos importantes para un Acta de Reunión de Junta Directiva
Aunque la realización de un acta de reunión es una tarea simple, puede llegar a demandar tiempo y, sobre todo, atención en los detalles, pues toda la información debe ser clara, objetiva y simplificada, pero ¡Cuidado! Puede suceder que en el objetivo de resumir o simplificar reunión, se pierdan detalles relevantes, por eso debes mantener un conocimiento claro y un buen criterio en cuanto al tema que se va a discutir en la reunión de Junta Directiva o Consejo de Administración.
Y además de tomar en cuenta conocer el tema del que se discutirá o será abordado, debes considerar los siguientes datos para integrar de manera completa y adecuada la estructura de un Acta de Reunión de Junta Directiva.
Dato 1. Tema tratado durante la reunión de Junta Directiva
El tema que tratarán en la reunión de Junta Directiva puede consultarse en el Orden del Día, también conocido como Agenda de Reunión y de la que usualmente el presidente o chairman de Junta Directiva / Consejo de Administración, se encarga de realizar. En este apartado o documento, puedes consultar el tema o temas que serán detallados o presentados para la reunión programada.
Es importante agregar este dato como encabezado del acta de reunión para facilitar la clasificación y organización de todas las actas de reunión que se van archivando.
Dato 2. Miembros presentes en la Junta Directiva
En el orden del día o agenda de reunión, podrás encontrar los datos o información general que integrará la reunión, pues los miembros de quienes asistirán es otro dato importante para tu acta. Luego de los cambios tecnológicos que están surgiendo en el mundo laboral, recuerda que los miembros de la Junta Directiva podrán participar en la reunión de manera presencial o por medio de teletrabajo.
En este caso, es necesario detallar en tu acta, quiénes están presentes en el punto de reunión y quiénes se encuentran asistiendo a través de videollamada a larga distancia.
Para ello, en el apartado debes colocar los nombres completos de los integrantes, su puesto y de qué manera participaron en la reunión.
Dato 3. Deliberaciones y Decisiones realizadas durante la reunión de Junta Directiva
Las decisiones y/o deliberaciones realizadas durante la reunión de Junta Directiva integran la parte más importante y detallada de la estructura de Acta de Reunión, sin embargo, aunque esta sección debe incluir detalles importantes, también es necesario ser lo más objetivo posible y tener cuidado en no agregar información innecesaria.
Usualmente, en plantillas o modelos de actas de reunión como la que encontrarás a continuación, incluyen una sección en especial para agregar detalladamente las decisiones tomadas, así que no te preocupes en definir la estructura u orden necesario para realizar una perfecta Acta de Reunión.
Plantilla de Acta de Reunión de Junta Directiva
La realización de Acta de Junta Directiva puede tratarse de un proceso sencillo si previamente contamos con una estructura planteada o una plantilla. Pensando en ello, expertos en Gobierno Corporativo y gestión de procesos de Junta Directiva o Consejo de Administración, han creado Modelos de Acta de Reunión de Junta Directiva, listas para ser descargadas y utilizadas.
A continuación, encontrarás un botón, en el que podrás acceder al documento y comenzar a utilizar la plantilla casi de inmediato, ya que cuenta con la estructuración y orden de temas, además de instrucciones sencillas que te guíen en la redacción del documento.
Ahora que cuentas con la plantilla de Actas de Reunión, continua la lectura de nuestro artículo para descubrir los pasos que debes considerar antes de redactar tu acta de reunión.
¿Cómo redactar un acta de reunión de Junta Directiva?
Redactar un Acta de Reunión de Junta Directiva, no es una tarea difícil, aunque puede parecer minuciosa por los numerosos detalles que debemos tomar en cuenta para hacer un acta de reunión completa, objetiva y de manera rápida.
Para facilitar el proceso que necesita esta labor, hemos divido la tarea por pasos que optimicen el tiempo que puedas dedicarle y que faciliten la atención requerida en cada punto relevante que integra la estructura de un Acta de Reunión.
Paso 1. Prepárate antes de la reunión de Junta Directiva
Como en toda responsabilidad profesional, prepararse con anticipación es un paso clave para obtener resultados más eficaces y exitosos. En el caso de la elaboración de un Acta de Reunión, sucede lo mismo. Lo más recomendable es obtener un conocimiento general de los temas que serán tratados durante la próxima reunión.
Para esto, recuerda que mantenerse a actualizado en la planificación de reuniones establecidas será de mucha ayuda para tener tiempo suficiente para prepararte para cada reunión, es decir, procura siempre estar al pendiente de cuándo se aproximan las siguientes reuniones de acuerdo con la agenda del Presidente de Junta Directiva o Chairman.
Saber el tiempo con el que cuentas para prepararte para cada reunión, te ayudará a organizar el tiempo que necesitas dedicarle a la preparación previa.
Para prepararte previo a la fecha, puedes apoyarte en el orden del día para tener conocimiento de qué temas serán discutidos y tratados. Es necesario comprender de lo que tratará la reunión para tomar nota de los detalles y los puntos más relevantes de manera objetiva.
Por ejemplo, ¿qué resultados o datos se esperan dar a conocer en la reunión? ¿Cuáles son los números o estadísticas más importantes a los que debes prestar mayor atención y entenderlos? ¿Quién o quiénes presentarán la información?
Todo esto te permitirá conocer con antelación las expectativas de los presentes miembros en la reunión y entender las decisiones que deben ser tomadas.
Durante esta preparación previa, puedes apoyarte en presentación, informes anteriores que estén anexados al orden del día o bien, además de comunicarte abiertamente con el presidente de Junta Directiva.
Este canal de comunicación te permitirá tener acceso a la información o actualizaciones de último minuto que debes tomar en cuenta.
La preparación previa no concluye en el entendimiento, debes mantenerte enterado/a sobre los documentos o informes que debes llevar a la reunión y, sobre todo, si es necesario que esta información sea repartida a cada uno de los miembros, antes o durante la reunión, ya sea en documentos impresos o a través de alguna herramienta digital.
Recuerda que las herramientas digitales para la gestión de esta información podrían ser de gran utilidad y apoyo, para mantener la información segura, organizada y actualizada de manera más simple.
Paso 2. Sé objetivo al reunir cada dato, puedes realizar un borrador previo
Para la mayoría de los profesionales de Gobierno Corporativo o secretarios (as) de Junta Directiva /Consejo de Administración, resulta más fácil y organizado desarrollar un borrador previo de tu Acta de Reunión, para ello, puedes apoyarte en la plantilla que puedes descargar en el enlace para realizar el llenado de los datos especificados y posteriormente, pasar en limpio toda la información antes que sea enviada a todos los involucrados.
Aun cuando se trate de un borrador, debemos ser muy objetivos en la información que vamos reuniendo para que el resultado final de nuestra acta de reunión esté lo más cerca posible a una información bien estructurada, sintetizada y fácil de comprender. Para esto debemos tener claro que un acta se integra por las informaciones más relevantes de una reunión, entonces, mientras los temas se van discutiendo, necesitas comprender de lo que se está hablando para identificar fácilmente los puntos más relevantes y detalles específicos.
No agregues detalles innecesarios, por ejemplo, experiencias u opiniones que, aunque pueden influir en la decisión de cada miembro, no serán fundamentales para ser incluidas en el acta de reunión.
Otro claro ejemplo, es evitar detallar los materiales presentados, es decir, debes enfocarte en la información brindada y las conclusiones obtenidas, pero no es necesario incluir cuánto tiempo duró la presentación o explicación o si la información fue presentada online o de manera digital. Enfócate en el quién y qué fue presentado.
Recuerda que el punto central de un Acta de Reunión es contar con información exacta para que sea consultada en el futuro, ya sea para auditorías, informes o seguimiento, por lo tanto, es probable que el contenido sea leído o revisado por uno o más directores y/o consejeros, así que debes considerar usar un lenguaje claro y simple, con la finalidad que todos puedan entender las ideas principales, sin importar su área o cargo.
Usualmente, cuando llega el momento de tomar decisiones dentro del Consejo de Administración o Junta Directiva, esto se realiza por medio de votaciones. No es necesario detallar quiénes votaron a favor o en contra, lo relevante es plasmar los resultados finales de una reunión.
Los datos que usualmente integran la estructura de un acta de reunión de Junta Directiva son:
- Fecha, hora y lugar de la reunión;
- Nombres de los participantes de la reunión y sus respectivos cargos;
- Aceptación, correcciones o alteraciones de las actas de reunión anteriores;
- Decisiones tomadas respecto a los puntos determinados en el orden del día. Por ejemplo: Acciones tomadas o acordadas para decisiones futuras y próximos pasos con sus respectivos plazos;
- Resultados de votación (Si es necesario, colocar detalles sobre quiénes hicieron las propuestas o deliberaciones)
- Propuestas de deliberación aceptadas o rechazadas;
- Puntos o acciones conservadas;
- Fecha, hora y lugar de la próxima reacción.
Paso 3. Toma notas adicionales, sintetiza y transcribe
Otra práctica que puede ser de mucha utilidad es que mantengas notas adicionales en donde puedas agregar los detalles o puntos más relevantes mientras que aún están frescos en tu memoria. En estas notas adicionales puedes abreviar algunas palabras o términos que debes considerar al momento de transcribir el contenido o de pasarlo en limpio en el formato final de Acta de Reunión de Junta Directiva.
Para que estas notas adicionales estén bien definidas, también puedes apoyarte de documentos o presentaciones realizadas en el transcurso de la reunión para confirmar los datos que vas escribiendo. Recuerda que cuando se trata de resultados en números, debemos ser muy exactos y no confundir los dígitos o cantidades proporcionadas, por eso es importante que consideres las fuentes de información presentadas que podrá complementar la información de tu acta de reunión.
El tomar en cuenta estos documentos como informes, reportes o presentaciones en tus notas adicionales, te mantendrá al tanto de considerar la información más relevante cuando sea momento de pasar el limpio tu Acta de Reunión, pues otra manera de sintetizar es haciendo referencia a estos documentos adicionales, detallando con quién y en dónde se puede encontrar la información completa para quien, en un futuro, necesite realizar una consulta.
Otra buena práctica que puedes tomar en cuenta al momento de redactar tus notas adicionales es dejar espacios en blancos conforme vayan avanzando o discutiendo los temas en la reunión, de esta manera, en caso de que retomen temas mencionados anteriormente o al principio, podrás agregarlos en esos espacios, conformando la idea principal del punto o tema discutido.
Antes de transcribir toda la información, no olvides confirmar cada dato. Recuerda que la clave de una perfecta Acta de Reunión de Junta Directiva y de todo documento institucional, es contar con la información exacta y correcta.
Una vez realizado este paso, tu información está lista para ser transcrita en el formato final, recuerda que para ello puedes ocupar nuestra plantilla de Actas de Reunión de Junta Directiva, que puedes descargar en el enlace que encontrarás en la parte inferior.
Para tu documento final, el borrador de Acta de Reunión que realizaste previamente podrá complementarse con tus notas adicionales y en conjunto, nutrirán de manera detallada tu Acta de Reunión de Junta Directiva. Recuerda que también puedes apoyarte de herramientas digitales que actualmente facilitan y simplifican la gestión de este tipo de documentos para que tu versión final esté lista para enviarse.
También podrás apoyarte de las instrucciones que nuestra plantilla de Acta de Reunión incluye con ejemplos y pasos muy breves que te indican dónde y qué datos incluir en cada sección del documento.
Paso 4. Recolección de firmas y envío del Acta de Reunión de Junta Directiva
una vez que termines la redacción de tu Acta de Reunión de Junta Directiva, la tarea no termina aquí. El siguiente paso consiste recolectar las firmas correspondientes de las personas involucradas, ya sea directores o consejeros. Una vez recolectadas todas las firmas, en la mayoría de los casos, el secretario o secretaria de Junta Directiva, es la misma persona encargada de realizar el envío del documento.
Para la recolección de firmas, puedes realizarlo de dos maneras: impresa o digital.
El proceso de recolección de firmas de manera impresa, en algunas ocasiones puede involucrar más pasos, pues necesitas duplicar el documento a través de copias internas, el documento original será aquel en el que están las firmas originales. Recuerda que al distribuir este documento en el proceso debes garantizar la seguridad de la información, es decir, solo consejeros y directores deben tener acceso a los datos y la información plasmada en las actas.
En este caso, se puede compartir una copia con los involucrados correspondientes o bien, escanear el documento y enviarlo por correo electrónico, aunque este método no es muy recomendado ya que la información estaría expuesta a posibles fallas de seguridad de la información, como hackeos o fuga de información que difunda datos relevantes y confidenciales de la empresa.
En el caso de optar por un envío digital, puedes apoyarte de algunas herramientas, por ejemplo, portales en específicos enfocados en la gestión de procesos de Juntas Directivas o Consejos de Administración. Estos portales concentran en un mismo sitio todas las tareas como el manejo de información, digitalización de actas de reunión, firmas y envíos de actas de reunión, programación y realización de videoconferencias, entre otras, con la finalidad de simplificar procesos que frecuentemente absorben mucho tiempo.
Estas herramientas, garantizan la seguridad de la información al concentrar los documentos y la comunicación en un mismo canal digital, en algunos portales, integran además encriptación de datos y métodos de seguridad como autenticación en dos pasos.
Al enviar el documento a todos los involucrados, entonces habrás concluido por completo la tarea de realización de Actas de Reunión de Junta Directiva. Recuerda que la fecha, es un dato relevante para que en un futuro puedas encontrar el documento en caso de alguna consulta, seguimiento o auditoría.
El mundo laboral se ha encontrado en constante cambio en los últimos años, esto ha traído nuevas dinámicas de trabajo que buscan aumentar la productividad a menor cantidad de tiempo, ya sea con apoyo de herramientas digitales, nuevas políticas internas o desarrollo de nuevos procesos
Entre las diversas ventajas que la optimización de tiempo puede significar, el mejorar nuestro trabajo y, en consecuencia, nuestros resultados, es probablemente uno de los más importantes beneficios que pueden impactar en nuestra vida diaria y trayectoria profesional, sin embargo, entre las responsabilidades rutinarias, reuniones, tomar nota, recolectar firmas y papeleo, puede resultar difícil saber por dónde empezar para mejorar la optimización de nuestro tiempo.
Por te recomendamos considerar las herramientas digitales adecuadas que te ayuden en el mejoramiento y simplificación de tus tareas laborales.
Tipos de Actas de Reunión de Junta Directiva
Si ya descargaste nuestras Plantillas de Acta de Reunión de Junta Directiva, seguro ya te habrás dado cuenta de que existen dos modelos o estructuras diseñadas para distribuir la información o clasificar los detalles brindados durante la reunión.
De acuerdo con el tipo de reunión es que podrás diferenciar el modelo o platilla que debes utilizar. Por ejemplo, si se trata de una reunión de la dirección general con el Comité Asesor o también conocido como Consejo Consultivo, en el caso de México, entonces es muy probable que no se tomen decisiones durante la reunión, sin embargo, sí serán realizados algunos debates, consultas o deliberaciones.
En ese caso, lo recomendable es que se estructure un acta de reunión que solo detalle estas discusiones con una descripción breve y objetiva. En el caso de nuestras plantillas, podrás usar el modelo #2 para este tipo de reuniones donde esta información será detallada en el campo de deliberaciones.
Por otra parte, si se trata específicamente de una reunión convocada e integrada por una Junta Directiva o Consejo de Administración ya estructurado y oficial, entonces significa que durante la reunión tomarán algunas decisiones y compromisos importantes para la resolución de problemas o nuevas estrategias para la empresa. Para este tipo de reuniones podrás apoyarte de nuestra plantilla #1.
En la plantilla #1 de nuestros modelos de actas de reunión Atlas, podrás detallar las decisiones y compromiso tomados en la sección de Atribuciones, podrás definir quiénes serán las personas asignadas y el plazo que corresponde para el cumplimiento de la información redactada. Esto permitirá que la información sea simplificada de una manera útil y entendible para ser consultada en el futuro por cualquier miembro de la Junta Directiva y así, dar seguimiento a cada punto establecido.
Sin embargo, existen otros tipos de actas de reunión que podrían servirte de acuerdo con el tipo de reunión que se lleve a cabo y a los participantes que la lleguen a integrar, en entre estos tipos de actas podemos encontrar:
- Actas de Reunión de trabajo
Conocido también como minutas, es lo que usamos comúnmente en reuniones integradas por departamentos o reuniones generales, su función es constatar las decisiones o acciones que se tomarán de acuerdo con la situación o temas planteados durante la reunión. Este tipo de actas de reunión o minutas, pueden usarse para temas operativos u administrativos y llevan una estructura simple y general que se pueda adecuar para cualquier tipo de reunión.
Este tipo de actas de reunión se integrará por el título (tema a tratar), fecha, integrantes presentes, temas tratados y compromisos asumidos, detallando quiénes serán los responsables de cumplirlos o dar seguimiento.
- Acta de Reunión de Asamblea de Socios o Accionistas
También conocidas como Acta de Asamblea, son los documentos utilizados para dar seguimiento a una reunión integrada por accionistas o los socios de una empresa, estos documentos se integran por el número de acta, si se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria, miembros presentes o miembros no presentes que son representados por otro integrante y los temas tratados conforme al orden del día, finalizando con las decisiones o compromisos establecidos.
- Acta de Reunión de comité de empresa
Este tipo de acta de reunión se distingue por quienes son los participantes, pues se trata de reuniones de comités integrados por consejeros o directores, en este caso el acta de reunión tiene función de registrar las votaciones y los detalles generales tratados, incluso se pueden agregar las preguntas o las evaluaciones realizadas.
Por ejemplo, si se trata de una reunión del comité de riesgos, en este caso se enfocará en detallar las mejorías o situaciones identificadas, así como las evaluaciones que se realizaron o se realizarán y las metas o resoluciones logradas, con el fin de dar seguimiento e informe a la Junta Directiva o Consejo de Administración.
El objetivo común de un acta de reunión siempre será la de constatar la información, acuerdos o decisiones tomadas que facilitarán la continuidad de resultados y estrategias para el bien común de una empresa, por lo que es importante distinguir en qué tipo de reuniones participas para entender los datos necesarios que te pueden guiar a un seguimiento certero.
Ahora bien, hay otros términos en el tema que probablemente será muy útil que comprendas para el cumplimiento óptimo de tu cargo, por ejemplo, el libro de actas de reunión, pero no te preocupes que a continuación te detallaremos en qué consiste y cómo se integra.
¿Qué es un libro de actas de reunión de una empresa?
También conocido como libro corporativo o libro empresarial, tiene la función de recopilar toda la información establecida en reuniones de Juntas Directivas, Consejos de Administración y Asamblea de Accionistas, de esta manera se le da validez y credibilidad tanto a las reuniones celebradas como a las decisiones tomadas y el seguimiento correspondiente.
El libro de actas no solo se integra de actas de reunión registradas conforme a las reuniones realizadas, también se conforma de registros contables que incluyen datos como aumento o disminución del capital, acuerdos establecidos entre los socios o la junta directiva, entre otras actividades relevantes que influyeron o influyen en el estado financiero de la compañía.
De acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles, tanto en Colombia como en México, es obligación legal de la empresa mantener un historial de las actividades e informes, pero incluso más allá de verlo como una obligación jurídica, funciona como la mejor herramienta para el manejo responsable de la información, en donde se sustentarán devoluciones fiscales o de donde se podrá consultar información importante para toma de decisiones por parte de inversionistas o integrantes de la Junta Directiva.
Recordemos que el libro de actas se convertirá en una obligación legal cuando una empresa se ha registrado como Sociedad Mercantil, es decir cuando tu empresa se estructura de manera formal por un Consejo de Administración o Junta Directiva y un conjunto de Accionistas o Socios.
Ahora bien, seguro te estarás preguntando: Y el libro de actas ¿Cómo se debe estructurar o redactar? Explicado de una manera breve, a continuación, te compartimos las características más relevantes que conforman un libro de actas.
- Se debe respetar y mantener la claridad y fácil entendimiento en cada una de las actas de reunión que lo integra – así es, el paso básico que hemos comentado una y otra vez a lo largo de este artículo para escribir un acta de reunión de junta directiva perfecta;
- Las actas que integran el libro no pueden contener espacios en blanco o daños en los documentos, mucho menos abreviaturas, símbolos o lenguaje informal;
- El libro deberá contener una guía de actas, el cual indica el orden del día de cada convocatoria;
- Registro de todos los miembros integrantes de la Junta Directiva o Consejo de Administración;
- Recuento formal, consiste en las votaciones realizadas y el resultado de las mismas conforme a las reuniones.
Se realiza un libro de actas por cada año, es decir, que al menos una vez cada 12 meses, se recomienda dar cierre al libro actual para que este sea registrado con la institución correspondiente de tu país. Para dar cierre al libro de actas es importante constatar el número de páginas, cantidad de firmas y sellos, fecha de apertura y fecha de cierre.
También es importante que el cierre se constate con la revisión y firma del presidente de Junta Directiva o Consejo de Administración.
Si eres la persona responsable de realizar las actas de reunión de junta directiva y el libro de actas, queda un punto más que debes considerar: el formato.
Aunque hoy en día parezca innecesario cumplir con gran cantidad de registro de documentos de manera manual, hay empresas que aún optan por esta opción. Si tu empres usa esta metodología, entonces debes considerar que actualmente la digitalización de documentos se ha convertido en la opción más segura, fácil y rápida para la realización y gestión de archivos.
Por eso, te recomendamos analizar con detenimiento las herramientas indicadas que pueden ayudarte a simplificar tu trabajo y el de la Junta Directiva, por ello, a continuación te compartiremos las características que debes considerar a la hora de seleccionar la herramienta adecuada para este tipo de tareas.
Herramientas para digitalizar las actas de reunión de junta Directiva o Consejo de Administración
En los últimos años hemos visto como la tecnología y la digitalización se han convertido en una herramienta de apoyo imprescindible, que además de facilitar la comunicación y los procesos internos de una empresa, permiten ahorrar tiempo y simplificar tareas para una mejor organización de pendientes.
Ante esto, ha surgido la necesidad de digitalizar documentos, que no solo beneficia el proceso de envío, firmas y comunicación inmediata, sino que además, incrementa la seguridad de la información. Ahora, cuando hablamos de Actas de reunión de Junta Directiva, no solo referimos a información importante y clasificada, también se refiere a un proceso que involucra múltiples pasos y una gran cantidad de documentación.
Para ello, en los últimos años también han surgido herramientas que sin duda podrían ayudarte en esta tarea, sin embargo, es importante que cumplan con las características y funciones necesarias para simplificar tu trabajo. Las características que debes tomar en cuenta a la hora de seleccionar una herramienta para digitalizar tus actas de reunión de junta directiva son:
- Agilidad en el proceso de preparación de las reuniones
La herramienta digital debe contar con la funcionalidad de simplificar el proceso de reuniones: desde el envío de convocatorias, hasta la digitalización y consulta de documentos relacionados a las reuniones, como un acta de reunión. También toma en cuenta el proceso para dar seguimiento a las revisiones, firmas, resultados y autorizaciones.
- Indexación de la información
Con esto, se refiere a la simplificación de búsqueda de información. Es decir, la indexación consiste la integración de datos de manera ordenada para crear una especie de biblioteca o índice para facilitar su búsqueda, por ejemplo, al colocar el título de una reunión o acta de reunión, el sistema te arrojará todos los resultados compatibles con tu búsqueda, facilitando y simplificando el proceso de gestión de documentos.
- Envío fácil y seguro de la información
Aunque actualmente el correo electrónico y apps de mensajería instantánea, nos ha facilitado y salvado la vida laboral en múltiples ocasiones para el fácil y rápido envío de información o documentos, debemos tomar en cuenta que no son la alternativa más segura, sobre todo cuando se trata de información de la Junta Directiva o Consejo de Administración.
Por lo que debes asegurarte de que la herramienta digital que consideres debe cumplir con sistemas de seguridad y privacidad de datos, para garantizar y disminuir los riesgos a los que la información pueda estar expuesta. La autenticación en dos pasos es un ejemplo de sistema de seguridad que podrías tomar en cuenta.
- Facilidad de uso para consejeros o directores
Al tratarse de información relacionada con los procesos de la Junta Directiva o Consejo de Administración, debes tomar en cuenta que esta herramienta debe ser fácil de entender y usar tanto para ti, como para los miembros consejeros o directores, pues su involucramiento y participación es importante para simplificar procesos o tus tareas, como, por ejemplo, la recopilación de firmas o fácil acceso previo a la información del orden del día.
De esta manera, resumimos lo que todo secretario o secretaria debe saber para escribir un acta de reunión de Junta Directiva perfecta.
¿Te sirvió nuestro contenido? Recuerda que puedes consultar otros artículos en nuestro blog que podrían ayudarte en tu trabajo día a día. Y no olvides compartir la información a quienes podría servirles.
Si estás listo para comenzar a buscar la solución digital para simplificar los procesos relacionados a la Junta Directiva en tu empresa, entonces no dudes en aprovechar la oportunidad de hablar con un experto en el tema.
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