Digitalización de documentos en las empresas: ¿en qué consiste?

Aunque el salto hacia la Digitalización de Documentos ha traído beneficios y ganancias para medianas y grandes empresas en todo el mundo, en Latinoamérica aún hay organizaciones que lo encuentran como un desafío y, en consecuencia, no han logrado concretar este cambio en su gestión.

Para algunos consejeros y directores, tal vez signifique incluso un obstáculo al no estar tan familiarizados con la tecnología actual, mientras que, para coordinadores, secretarias, asistentes o gestores jurídicos, entre otros puestos, esto puede significar un ahorro significativo de tiempo y un aumento en su productividad que pueden impactar en sus resultados.

Si eres un profesional que piensa que la digitalización puede potencializar y ser una herramienta esencial para mejorar tus resultados, reportes y demás tareas, pero no estás seguro o segura de cómo iniciar y fomentar este cambio en tu empresa o presentar este tema a directores y consejeros, entonces nos alegra encontrarte, porque este artículo es para ti.

Aquí comprenderemos en qué consiste digitalizar documentos y qué debemos tomar en cuenta antes de iniciar este cambio; también abordaremos técnicas y las principales ventajas competitivas… ¡Iniciemos!

¿Qué es la digitalización de documentos?

Digitalizar documentos consiste en el procedimiento de transformar un documento o información física a un formato digital mediante tecnología especializada. Esta se encarga de capturar la información y organizarla.

Al digitalizar un documento, la información se transforma a un mapa de bits, lo que permitirá que tu equipo lea la información y facilite el proceso de búsquedas y organización, es decir, que tu información y documentos serán transformados en una imagen fácil de rastrear por tu computadora o dispositivo móvil.

Es importante tomar en cuenta que la digitalización de documentos no solo se refiere a la acción de transformar el formato actual de tu información, sino también incluye digitalizar los procesos de captura, gestión y organización documental.

Diferencia entre digitalizar y escanear documentos

Así es, digitalizar y escanear documentos NO son sinónimos, lamentamos ser nosotros quienes te lo decimos porque para muchos esto podría parecer un atajo o una salida fácil para archivar sus documentos en su computadora.

Aunque ambas acciones involucran transformar un documento a un formato digital, la principal y más importante diferencia es que el escaneado usualmente transforma el archivo en una imagen, es decir, es como si tomáramos una foto de tu documento. En pocas palabras, la información no será editable.

Por otra parte, la digitalización de documentos realizada correctamente con la tecnología adecuada transformará tus archivos e información en formatos digitales, y editables, lo que posibilita que tu computador rastree la información y facilite la gestión, organización, y búsquedas rápidas.

De hecho, estas son algunas de las muchas ventajas de la digitalización de información que conoceremos a continuación.

Beneficios de la digitalización de documentos

Algunos especialistas en el tema aseguran que son muchas las ventajas que la digitalización de documentos puede traer a las empresas y a los colaboradores, y subrayan que todas cumplen con una característica en común: son beneficios con impacto inmediato y con gran perdurabilidad.

Con esto, queremos decir que los beneficios los podrás notar apenas comiences a poner en práctica la digitalización de documentos y también será posible obtener resultados positivos a largo plazo, pues garantizarán que el camino hacia la transformación digital de tu empresa y sus actualizaciones sean más fáciles y aún más rápidas de implementar.

Los principales beneficios que podemos obtener de la digitalización son:

Preservar la información a largo plazo y de manera accesible

Aunque la pandemia aceleró la transformación digital e implementación de nuevas tecnologías en algunas empresas, aún hay compañías que no han renunciado del todo a los procesos analógicos y han optado por darle continuidad a ese estilo de trabajo.

Es importante tomar en cuenta que la aceleración de la transformación digital no fue lo único que la pandemia cambió para las empresas, pues también trajo esta nueva modalidad laboral a larga distancia que, al parecer, ha venido para quedarse.

Tomando en consideración esto, el acceso a documentos históricos y archivos se vuelve inaccesible y poco práctico, limitando el trabajo de los colaboradores que están trabajando desde casa o a larga distancia.

Pero seamos sinceros, incluso antes de la pandemia esto ya significaba un obstáculo para aquellas empresas que contaban con diferentes sedes o más de una oficina, porque entonces esas empresas en crecimiento se veían obligadas a centralizar la información en un solo sitio, pero dificultando acceso a ella para demás colaboradores.

Ahora, pensemos que el acceso y buscar entre cajas de archivos llenos de polvo no está estaba tan mal, pero… ¿Cómo garantizar la preservación de la información a largo plazo? El papel no es sinónimo de garantía de vida eterna de la información y mucho menos de seguridad de la información.

El digitalizar documentos, por otro lado, lo vuelve una realidad, por ello es uno de los principales beneficios. A través de la digitalización tu información está segura en un mismo sitio con las configuraciones adecuadas para que solo las personas correctas tengan acceso a ella, posibilitando, además, que la información esté disponible para el futuro de la empresa.

Mejora la seguridad de la información

El beneficio antes mencionado nos encamina a esta otra ventaja: la mejoría de procedimientos internos para asegurar tu información en cualquier nivel.

En algunas empresas el archivo está resguardado con llaves asignadas a una o varias áreas responsables, pero ¿esto realmente garantizaría la seguridad de la información? ¿Esto realmente erradica la posibilidad de alguna fuga de información o cualquier otro manejo erróneo de los documentos?

Al digitalizar la información es posible organizar mejor la seguridad, creando restricciones y solo otorgando permisos a las áreas o colaboradores correspondientes. Así es posible hacer uso de varias herramientas y estrategias de ciberseguridad como uso de una o varias claves, autenticación en dos pasos, incluso es posible identificar si un intruso intenta ingresar a tu información.

Ahorro de tiempo

No importa la época en la que nos encontremos, el tiempo siempre va a significar dinero y más cuando se trata de invertir el tiempo en tareas importantes que impactan en el desarrollo de la compañía.

Por ello, es importante considerar que la digitalización de información puede simplificar los procesos de captura de datos, documentación, consulta y búsqueda en diferentes niveles, áreas y puestos.

Puede optimizar desde el trabajo del área de contabilidad como puede mejorar los procedimientos de los Consejos de Administración o Juntas Directivas, es decir, beneficia a todo el equipo que integra la organización y mejora los resultados de un Consejero, Director, Gerente, Coordinador o Asistente.

Incrementa la productividad

Con el ahorro y optimización del tiempo de todos los colaboradores y áreas, en consecuencia, mejoramos la productividad, ¿cómo se logra esto?

Bien, pues como ya hemos mencionado, la digitalización de documentos mejora la trazabilidad y organización documental y de información, o sea que será más rápido y fácil consultar y encontrar datos o documentos requeridos, lo que mejora los tiempos de respuesta y aumenta la eficacia en la gestión documental, que además mejorará la comunicación interna y externa con tus grupos de interés como clientes, consumidores o inversionistas.

Otra característica de la digitalización de la información que posibilita este beneficio es que incluso puedes consultar la información en tiempo real desde dispositivos móviles.

Ahorro de espacios

Al adoptar la modalidad Home Office, las empresas no solo notaron un aumento en la productividad de sus colaboradores, sino también un ahorro económico importante; sin embargo, el ahorro no solo se limita a esta nueva forma de trabajar.

Los documentos o archivos históricos ocupan un espacio físico que debe mantenerse con los cuidados adecuados para garantizar que las condiciones del papel no se deterioren, aunque a la larga, ningún cuidado será suficiente para garantizar la vida eterna del papel.

En fin, el punto central aquí es enfocarnos en el ahorro de espacio que podría significar la digitalización, lo que nos lleva al siguiente beneficio.

Paperless

Por último, pero no menos importante, hablemos sobre el ahorro significativo en consumo de papel que esto puede traer a tu empresa.

Al digitalizar la información y los procesos de gestión documental, disminuiría el uso de papel, lo que no solo significa un ahorro anual sino también significaría contribuir en el cuidado del medio ambiente, pues de la misma forma disminuirían los desechos y desperdicios de papel.

El paperless, es una de las iniciativas más adoptadas por las empresas en la actualidad y que está aportando un importante apoyo para el cuidado del planeta, además de ser parte del retorno de inversión que involucra el proceso de implementación de la digitalización de documentos.

La digitalización de la gestión documental

Imposible que conversemos sobre la digitalización de documentos sin mencionar la importancia de la digitalización de la Gestión Documental de una empresa, por eso, aunque se trate de un beneficio más, su relevancia le da un lugar aparte en nuestro artículo.

¿Porqué lo mencionamos como un beneficio? Bien, aquí te lo explico. Digitalizar la información de una empresa no es un proceso que se deba tomar a la ligera, se debe anticipar una planificación y por supuesto, elegir con cuidado la tecnología adecuada para hacerlo realidad – más adelante hablaremos de la tecnología– .

Manejar estas adaptaciones tecnológicas de manera adecuada y planeada, garantizará que los procesos adapten los cambios necesarios y garantizará la efectividad del control de documentos y archivos.

En pocas palabras, la digitalización de documentos no solo transformará tus archivos, sino también tus procedimientos de control y gestión interna relacionados a la información, como captura de datos, autorizaciones, consultas, modificaciones, etc.

¿Cuáles son los tipos de digitalización de documentos?

Ahora pasemos a lo que necesitas saber para llevar la digitalización de documentos a la práctica, empezando por las tecnologías para digitalización que pueden resolver tus problemas:

Aplicaciones:

Si cuentas es una pequeña cantidad de información la que vas a digitalizar, probablemente este tipo de digitalización puede ser la más adecuada. Solo necesitas encontrar una aplicación que digitalice tus documentos de manera inteligente (recuerda la diferencia entre digitalizar y escanear).

Esta opción puede realizarse a través de tu dispositivo móvil, sin embargo, toma en cuenta que esta no es una opción si lo que buscas es digitalizar la información de toda la empresa.

Dispositivos Multifunción:

Se trata de un escáner que capturará tus documentos e información de manera inteligente, asegurando además una buena calidad.

Antes de elegir un dispositivo multifunción para digitalizar tu empresa, es recomendable analizar las características y facilidades que cada uno te ofrece, pues hay modelos recientes que cuenta con conexión directa a la nube, ahorrándote algunos pasos.

Escáneres de Escritorio o de PC:

Este tipo de escáneres cumplen con la misma función y gran cantidad de modelos para seleccionar el más adecuado para tus tareas.Se distingue por ofrecer la facilidad de enviar los documentos a una impresora de manera directa, y además cumplen con un alto nivel de calidad en el escaneo y es el preferido cuando se trata de escanear información importante de las empresas, pues es fácil de usar mientras lleva un registro de toda la información que se está digitalizando.

Tipos de documentos que se pueden digitalizar

Si cuentas con la tecnología más adecuada a tus necesidades laborales y a las de la empresa, no existe algún limitante para digitalizar algún tipo de documento. Podrás digitalizar desde:

Facturas

¡Probablemente el más utilizado! Sí, esto por mucho facilita y simplifica el trabajo de varias áreas, acelerando los procesos de captura, generación y seguimiento de facturas.

Informes y reportes presupuestales

A partir de este tipo de documento es importante mencionar, que luego de que hayas digitalizado la documentación de años anteriores a la actualidad de tu empresa, ahora la creación de documentos también deberá ser digital.

Por lo que, en el caso de informes y reportes presupuestales, además de simplificar la generación de estos documentos, simplificará el proceso de consultas y autorizaciones, será mas fácil compartirlo con los directores o consejeros.

Actas de Reunión de Consejo de Administración o Junta Directiva

Al igual que el caso anterior, las Actas de Reunión de años anteriores serán más fáciles de encontrar, mientras que las actas que comiences a generar a partir de ahora, serán más fáciles de elaborar, redactar, organizar, y autorizar.

Contratos

Los contratos son información y documentos de suma importancia para las empresas, por lo que más allá de pensar en la simplificación que conlleva la digitalización, en este caso debemos pensar más en la seguridad y confidencialidad que garantizaría esta transformación digital.

Documentación empresarial

Cualquier otro documento con texto o imágenes que esté relacionado a temas o procesos de la empresa, puede ser digitalizado.

Solo es importante tomar en cuenta la normatividad de la digitalización de documentos de tu país para que, además, toda tu información tenga validez legal.

Por otra parte, algunos aspectos que debes tomar en cuenta para digitalizar los documentos son los tamaños de papel que necesitas digitalizar y la resolución que necesitan para garantizar claridad y calidad en la información.

Herramientas para digitalizar documentos

Al iniciar con esta transformación digital, te servirá de mucho conocer cómo se dividen las herramientas de digitalización de documentos, de acuerdo con las soluciones que ofrecen y que más requieren las empresas, esto te ayudará a identificar por dónde comenzar o simplificar tu proceso de digitalización de documentos:

Firma Digital

Este es un factor que debes tomar en cuenta a la hora de comenzar con esta transición, pues trae consigo validez legal. Considera que las herramientas tecnologías que te ofrezcan eso, cuenten con variedad de opciones como firma a un clic, portafirmas digitales o firmas centralizadas.

También tomar en cuenta los mecanismos de seguridad que utilizan en torno a esto, como biometría, mensajes de texto, token o PIN.

Tecnología OCR

Otra herramienta que complementaría y enriquecería tu proceso de digitalización es la tecnología OCR. Esta consiste en emplear tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition), el cual digitaliza de manera automática los documentos, siendo una tecnología más especializada.

Para hacer uso de esta tecnología, existen empresas que te pueden ofrecer este tipo de tecnología y que además te asesorarían durante el proceso

Software para gestión de documentos ya digitalizados

Como ya lo hemos hablado hasta el momento, una vez que hayas digitalizado tu información y documentos de años anteriores a la actualidad, esta tarea no termina aquí. Para asegurar un retorno de inversión de esta transformación digital, es importante pensar cómo se garantizará la gestión de documentos ya digitalizados y los que se continúen elaborando a partir de ahora.

Aquí es donde entran los Softwares cuya función se centra en ser gestores documentales,

Esta herramienta te permitirá disponer de la información ya almacenada en una nube, algunas de ellas ya tienen otras funcionalidades integradas, como realización de copia de seguridad automática o las firmas digitales.

¡Sería una lástima que no las aprovecharas!

Ahora, es importante mencionar que para encontrar el software adecuado a tus necesidades, debes considerar tus tareas en cuestión y la priorización de la información. Por ejemplo, de acuerdo con el nivel de prioridad y confidencialidad, el Consejo de Administración, Junta Directiva y el área Jurídica, son las áreas que con mayor razón necesitarán un software para gestión documental.

Aquí puedes considerar algún software de Gobierno Corporativo que simplifique la gestión de documentos de consejeros, directores y gestores jurídicos. Un buen Software de Gobierno Corporativo, te ofrecerá otras facilidades digitales y altos niveles de ciberseguridad.

Si en tu lista de prioridades, simplificar y digitalizar la información directiva y jurídica está en el primer lugar de tu lista, te recomiendo consultar la información a continuación:

¿Cómo se hace la digitalización de documentos?

¡Hey! Ya estás casi listo/listaa para encaminar la transformación digital de tu empresa. Para terminar, solo es necesario responder a la pregunta que te hiciste al principio del artículo: ¿Cómo se hace la digitalización de documentos? Pues aquí te enlistamos la serie de pasos a seguir para que lleves a la práctica todo lo mencionado anteriormente.

 Proceso de la digitalización de documentos

Paso 1. Reunir la Documentación

Este paso consiste en realizar un análisis e inventario general de la información en físico -cómo se divide de acuerdo con las áreas y procedimientos para realizar una “limpieza”, es decir, analizar qué documentos se van a digitalizar y cuáles se van a eliminar.

Es posible que, de todos los documentos guardados, algunos no vayan a ser consultados en el futuro, esos van a quedar ‘descartados’ para digitalizar.

Paso 2. Definir la estructura documental

Siguiendo la estructura de una gestión documental, vamos a definir las divisiones (carpetas) y subdivisiones (subcarpetas) que nos permitirán realizar una búsqueda ordenada una vez que sea digitalizada.

En otras palabras, deberás dividir la información de acuerdo con el tipo de documento, considerando los procesos de seguimiento para que una vez que la información haya sido transformada, todos los colaboradores sepan a dónde acudir o dónde buscar la información requerida.

Paso 3. Transformación de la información

En este paso es donde vamos a seleccionar las herramientas y las formas de digitalización que mejor convengan y se ajusten a las necesidades de tu empresa.

Este proceso lo podrás realizar de manera interna o de manera externa, contratando una empresa para que se encargue de este procedimiento. Considera que, si decides realizarlo de manera interna, entonces debes decidir si será realizado de manera manual o automatizada.

Paso 4. Exportación al sistema de gestión documental digitalizada

Recuerda que de acuerdo con el software que hayas seleccionado es cómo se llevará el proceso de exportación de información.

Para tan solo mencionar un ejemplo, en Atlas, durante la implementación del Portal, nuestra área de Customer Success se encarga de realizar y organizar este paso de la mano de nuestros clientes.

Por lo que es un criterio que debes tomar en cuenta a la hora de seleccionar tu software.

Paso 5. ¡Hora de poner a prueba la digitalización de documentos!

Ahora solo es necesario hacer uso de este nuevo sistema implementado en tu empresa.

¿Estás listo para finalmente optimizar tu tiempo y tareas?

3 Consejos para la digitalización de documentos

Antes de irme, quiero complementar toda la información que te he compartido, reforzando la práctica de la digitalización con 3 consejos que te ayudarán en el proceso y que debes tomar en cuenta.

Asegúrate de destruir de manera segura los documentos en papel

Este consejo aplica para toda la información en papel que será transformada. La idea de digitalizar la información es que dejes de necesitar la información en papel físico, por lo que debes asegurarte de que esos documentos físicos sean destruidos de forma segura.

Tirarlos a la basura no es una opción cuando estamos hablando de información con datos empresariales, la opción más práctica y segura es triturarlos.

Considera cuánto tiempo se debe conservar cada tipo de registro

Antes de realizar el paso de la ‘limpieza’, toma en cuenta el tipo de documento del qué se trata y el tiempo en el que debe conservarse de acuerdo con las regulaciones del trámite o información.

Realiza Copias de seguridad

Considera que, si el software de gestión documental no cuenta con copias de seguridad automáticas, debes garantizar de otra manera que estas se realicen.

Las copias de seguridad son de suma importancia cuando hablamos de cualquier tipo de formato y es una de las principales prácticas para garantizar la seguridad de información en las compañías.

Recuerda que uno de los principales objetivos de la digitalización de documentos es preservar la información a largo plazo y de manera accesible para el futuro.

Por ello es importante la adaptación de las empresas a los cambios tecnológicos, pues esto garantizará estar al frente del mercado, por lo que quedarse atrás en estas actualizaciones no es una opción para las organizaciones que desean continuar y aumentar con su desarrollo y expansión.

Una de las lecciones que nos dejó la pandemia es que si somos capaces de adaptar la tecnología en nuestras vidas personales (whatsApp, videollamadas, plataformas de streaming), entonces debemos ser capaces de adoptar la tecnología para nuestras estrategias profesionales.