¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Digitalización, Colombia
Publicado en 27 de noviembre de 2022
La incorporación de firmas digitales y electrónicas ha creado atajos para el aumento de productividad y optimización de tiempo, sobre todo cuando hablamos de las Juntas Directivas y el cumplimiento de sus funciones en el día a día, por ello actualmente ya no solo se trata de un tema en tendencia, sino de una necesidad de las empresas para atender las exigencias del mercado.
Sabemos que el mercado colombiano debe hacer frente al futuro aliándose a la digitalización y derribando la resistencia a la tecnología y la mejor forma para comenzar a trazar un camino en este campo es empezando desde los puestos tan importantes de liderazgo como lo son CEOs y directores, pero ¿cómo lograr esto de la forma más simple? ¿cuáles son las normativas que deben tomarse en cuenta? ¿Qué impacto pueden traer las firmas digitales y electrónicas para la digitalización del Gobierno Corporativo?
Descubre todo esto a continuación.
Mucho se ha hablado de las habilidades que hoy en día los miembros de Junta Directiva necesitan desarrollar y mantener para encarar al futuro del mercado y las especulaciones de una economía incierta.
El mindset digital o mentalidad digital, se ha colocado como una prioridad en las agendas de las Juntas Directivas, pues en los últimos 5 años, si algo comprobamos desde las organizaciones que incluso están liderando el mercado internacional, es que no estábamos del todo preparados y enterados sobre cómo utilizar la digitalización y a su vez, la tecnología a nuestro favor.
Por eso aquí te quiero preguntar, ¿están los miembros de tu Junta Directiva preparados para el uso de herramientas tecnológicas? ¿han sabido aprovechar las herramientas tecnológicas para simplificar sus tareas y mejorar sus resultados?
Recordemos que uno de los principales objetivos de la tecnología es mantenernos actualizados y conectados de manera segura, pero de no saber aprovecharla, puede suceder lo contrario: falta de comunicación y sí, resistencia a la tecnología que obstaculice procesos propios de la Junta Directiva y encima exponga la información a posibles riesgos.
Pero calma, no es motivo para alarmarse y creer que el trabajo realizado hasta ahora está perdido porque no es así. La clave para dar continuidad a los proyectos, avances y acelerar la adaptación de la tecnología en la Junta Directiva, es entender que la digitalización de procesos como lo es el Gobierno Corporativo permitirá tener una visión más clara y acertada de la organización a largo plazo.
Y aquí, es donde entran actividades simples, pero sumamente relevantes como lo son: las firmas digitales y electrónicas.
Sin la intención de parecer repetitivo hablemos claro de una de las principales ventajas de digitalizar esta actividad para los miembros de la Junta: el ahorro de tiempo, la disminución de uso de papel (paperless) y por supuesto, mayor seguridad para tu identidad y la información de tu Junta Directiva, además de la información de cada miembro.
En cuanto el ahorro de tiempo no es una ventaja única para los directores que siempre parecen ir en contra del reloj y por eso, cada minuto de su tiempo es muy valioso, esto también se trata de una ventaja para los secretarios/as o profesionales involucrados en la gestión de procesos de la Junta Directiva. Por lo que el uso de firmas electrónicas y digitales traería una importante optimización de tiempo para el órgano en conjunto, comités y demás profesionales, posibilitando el aumento de productividad.
Que un secretario/a deba estar recordando de manera constante las firmas no es una manera ágil ni productiva para llevar este proceso.
Ahora, si hablamos de un enfoque con Responsabilidad Social por parte de la empresa, entonces es importante mencionar parpeless, pues al digitalizar tu proceso de firmas, digitalizas tus documentos y, en consecuencia, le podemos decir adiós a los cientos de copias que además de usar papel, exponen la información tratada en tu Junta Directiva, una y otra vez.
Lo cual nos lleva a la tercera principal ventaja, la Junta Directiva debe mantener prácticas y procesos que permitan aumentar la seguridad de la información tratada. En más de una ocasión hemos sido testigos de empresas multinacionales, siendo víctimas de robo de información e identidad de los mismos directores y CEOs. Para prevenir este tipo de situaciones, lo más recomendable no solo es integrar la digitalización de firmas, si no también, conocer los requisitos y filtros de seguridad que éstas pueden ofrecerte para proteger tu identidad y todos los procesos de la Junta.
"La firma electrónica o digital ya no es opcional y debe ser vista como una necesidad crítica para las organizaciones, en especial si hablamos de la gestión de su gobierno corporativo", afirma María Paula Ramírez, Sales Director de Atlas Governance y además agrega: "La seguridad, disponibilidad, agilidad y reducción de costos son algunos de los beneficios de la firma electrónica o digital.
Por eso si se trata de automatizar y digitalizar la gestión de los procesos del Gobierno Corporativo, invito a las empresas a revisar la solución de Atlas que incluye dicha funcionalidad".
Ahora bien, aunque conocer las ventajas es relevante, lo más importante es entender que para todo esto se debe llevar un proceso adecuado que cumpla con las legislaciones estipuladas, pero, sobre todo, con los requisitos necesarios para asegurar los resultados esperados de tu Junta.
Volvamos al punto principal de este artículo: entender cómo aprovechar la firma digital y/o electrónica para elevar los resultados y la adaptación de tu Junta Directiva a la tecnología.
Sin embargo, antes es importante entender cuál es la diferencia entre estas.
En el contexto nacional de Colombia se contempla la firma electrónica simple o la firma digital avanzada, en ambos casos, cuentan con validación legal, sin embargo son sus particularidades las que marcan las diferencias entre estas.
La firma electrónica simple contempla el marco normativo de cada país, en este caso, de Colombia, pero además se caracteriza por una criptografía que asegura la protección de datos y puede tener diferentes tipos como firma electrónica biométrica, firma electrónica con certificados digitales, firma electrónica en la nube o bien, firma electrónica asociada al envío de un código OTP (One Time Password)
Por otra parte, la firma digital (electrónica avanzada) requiere de un tercero para la obtención de un certificado digital que valide la identidad del firmante. En Colombia, es la Organización Nacional de Acreditación Nacional (ONAC) la responsable por acreditar entidades certificadoras, entre las que podemos encontrar a Certicámara, Andes SCD, Gestión de Seguridad Electrónica, entre otras instituciones que cuentan con la acreditación de la ONAC.
Para entender las legislaciones que regulan los aspectos y requisitos de la Firma Electrónica y Digital en Colombia, podemos y debemos, consultar detallado en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012
En esta Ley y Decreto no solo se detallan qué se entiende como firma electrónica y digital, además de los usos y fines, si no que además describe otros puntos relevantes a considerar por los firmantes, entre los que podemos destacar:
Para consultar la información completa, puedes ingresar aquí
En la actualidad, podemos encontrar diversos softwares para digitalizar firmas (sea firma electrónica simple o firma digital avanzada), sin embargo, es fundamental saber que cuando se trata de la Junta Directiva, es imprescindible asegurarnos que el software cumpla con los requisitos adecuados que protejan la información que es tratada entre los miembros de este órgano, pues es bien sabido que esta siempre será información urgente, delicada y confidencial.
En el mercado podemos encontrar una variedad de opciones de softwares que digitalizan las firmas, para ello, para elegir la mejor opción te recomendamos tomar en cuenta estos criterios: ¿cuáles son las necesidades de tu empresa al digitalizar? Es decir, ¿se digitalizará únicamente para la Junta Directiva y Comités? ¿Hay otros flujos o procesos relacionados?
Esto puede ser clave para encontrar la herramienta ajustada a tus necesidades, por ejemplo, Atlas Governance es un Portal de Gobierno Corporativo que se encarga de digitalizar todos los procesos y flujo de información de la Junta Directiva.
Es decir, el contar con Atlas Governance, no solo posibilita el uso tanto de firma electrónica como de firma digital, sino que además, centraliza procesos, documentos, información y seguimiento de la Junta Directiva, permitiendo una mejor trazabilidad pero sobre todo, mayor seguridad de la información.
“Atlas Governance tiene las dos opciones: firma electrónica y firma digital, para firma electrónica tiene un propio sistema que es Atlas Sing; para firma digital avanzada Atlas está integrado por certificados ya validados por la ONAC y para ambos casos (firma electrónica simple y firma digital avanzada), se integra por la emisión de la firma integrada por los datos estipulados por la legislación colombiana que aumentan su autenticación y descartan el riesgo de que se vean alteradas… Atlas permite además, omitir la diversificación de canales, ya sabes, eso de tener que compartir un contrato por e-mail, registrar las deliberación por un sharepoint y además, firmar digitalmente a través de otra app”, explica Sara Caballero, Directora de Expansión Internacional de Atlas Governance.
Sin embargo, también destaca otro punto importante que nos puede servir como claro ejemplo de los filtros de seguridad que caracterizan a un buen software de digitalización de firmas, “…El contar con la centralización de información y procesos, vuelve el trabajo más práctico y permite tener mayor control. Además, Atlas cuenta con doble factor de autenticación para usuarios y sus firmas, lo que nos diferencia de otros portales en el mercado.”
Acelera la digitalización de tu organización ¡hoy mismo!
