¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, Perú
Publicado en 27 de diciembre de 2022
Identificar las herramientas adecuadas para tu Directorio, el Gobierno Corporativo y la Gerencia de tu empresa no es una tarea fácil. Si tienes suerte, llegas a este artículo que te recomienda la herramienta perfecta, pero en general es un largo recorrido.
¿Quieres saber cuál es la mejor herramienta de dirección?
¡Continúa tu lectura!
Para elegir la herramienta de dirección adecuada primero tenemos revisar cuáles son las tareas que se deben simplificar, agilizar y monitorear. Asimismo, debemos recordar las herramientas que actualmente se están utilizando y cuáles son sus pros y contras, pero vamos por partes.
El Directorio es el principal órgano ejecutivo para la empresa y para el Gobierno Corporativo y tiene diversas funciones.
Está encargado de planificar la estrategia del negocio, los objetivos, las políticas y las metas. También, analizar, controlar y tomar medidas preventivas respecto a riesgos del modelo de negocio, además de evaluar el desempeño empresarial.
El Gerente General, que puede o no formar parte del Directorio, se encarga de monitorear la realización de las decisiones acordadas por este órgano ejecutivo.
Debe dirigir y administrar el correcto funcionamiento de la empresa en línea con las políticas y metas establecidas, lo que algunos conocen como control gerencial. Este profesional tiene un mayor contacto con el resto de la empresa en comparación con el Directorio.
Además, ejerce la representación legal, comercial y administrativa según el Estatuto Social, la Ley General de Sociedades o Ley 26.887 y demás roles que le confiera o delegue el Directorio.
El Profesional de Gobierno Corporativo suele ser el enlace entre el Directorio y a los demás órganos del Gobierno.
Sus responsabilidades son organizar reuniones, coordinar la evaluación del Directorio, asegurar el alineamiento interno/enfoque en los intereses, gestionar las demandas de los stakeholders y mucho más.
El nombre del cargo puede variar según la organización y sus funciones pueden integrarse a las de otro rol, como el/la Secretario(a) o el mismo Gerente General.
En ocasiones, para encontrar la herramienta de dirección correcta es bueno reflexionar sobre el tipo de liderazgo que ofrecen los miembros del Directorio, el Gerente General y el Profesional de Gobierno Corporativo.
¿Por qué?
Algunas de las herramientas de dirección disponibles en el mercado tienen funcionalidades para regalar, pero eso no significa que estén aportando realmente a facilitar tus tareas. Puede que solo esté aumentando tu factura.
Aquí te compartimos los tipos de líderes corporativos comunes que puedes utilizar como ejemplo para analizar el de tu empresa y cómo mejorar la productividad.
Se caracteriza por tomar en cuenta todas las opiniones de los miembros del equipo antes, durante y después de terminar una tarea o proyecto.
Funcionalidades: necesita tener un apartado para crear formularios que permita consultar opiniones, evaluar a los miembros del Directorio y la propia de manera periódica, no solo en el tiempo y forma señalado en el estatuto de la sociedad, si aplica.
Liderazgo autoritario
Este tipo de liderazgo concentra la toma de decisiones en una persona y solo se incluyen las demás cuando es realmente importante, de otro modo, solo se informará y asignará tareas.
Funcionalidades: debe facilitar asignación y seguimiento de tareas, permitir una comunicación interna rápida y un intercambio de archivos en cualquier momento y lugar.
Esta dinámica va en línea con la siguiente frase de Steve Jobs: “No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer”. Un estilo útil cuando el equipo que se lidera es apasionado e íntegro.
Funcionalidades: precisa de integración con Teams o Zoom para mantenerse al día con las actualizaciones del resto de los miembros.
Si mientras leías consideraste diferentes situaciones cómo: ¿y si vamos a cambiar a algunos directores pronto? ¿qué pasa si aún no tenemos una estructura completamente establecida como para tomar esa decisión? ¿cómo lo hago con un Directorio difícil de clasificar o que necesita muchas/pocas cosas?
El mercado ofrece softwares empresariales para casi todas áreas dentro de una organización. Sin embargo, cuando se trata de la gestión del Directorio o de integrar prácticas de Gobierno Corporativo las opciones se reducen considerablemente. Debido a esto, muchos Directorios utilizan herramientas de dirección de proyectos pensadas en otras áreas y no especializadas, obviando el hecho de que las herramientas de dirección de tu Directorio deben adaptarse a él y no al revés.
¿A qué se debe? Al factor seguridad o ciberseguridad que pueden ofrecer.
Los softwares empresariales enfocados en los Directorios suelen llamarse “portales”, pero no solo eso, hay algunos de estos que se especializan en facilitar las tareas de los Directorios y las buenas prácticas de sus Gobiernos Corporativos, fortaleciendo la transformación digital en esa organización y creando valor.
Ahora bien, ya mencionamos que las opciones de herramientas de dirección se pueden contar con los dedos debido, en gran medida, a la seguridad, mas la capacidad de adquirirlo y las cantidades de funcionalidades también influyen en el desconocimiento y la poca oferta de estos portales.
Cuando un Directorio utiliza un software empresarial repleto de botones, ventanas y menús que no necesitan podría producir un desencantamiento hacia las nuevas tecnologías, una inversión de tiempo no planificada y, sin duda lo más preocupante, el uso de otras herramientas de forma paralela que exponen a la empresa y sus stakeholders a posibles filtraciones, robos o secuestros de la información.
Por esa razón, es importante encontrar la herramienta de dirección correcta y la empresa indicada para ofrecerte el portal adecuado a tu organización, una que te apoye antes y durante su uso.
El Portal Atlas es un software empresarial pensado por y para Directores. Por esa razón, tendrás acceso a funcionalidades a tu medida para mejorar la productividad y la eficiencia de tu Directorio.
¿Qué harás en el Portal Altas?
Podrás convocar reuniones, generar actas de reunión automáticamente y firmarlas en cualquier momento y lugar.
También, centralizarás toda información de tu Gobierno Corporativo en un solo lugar (¿la tienes en papel? ¡No te preocupes!); podrás compartir y rastrear documentos, emitir comunicados, asignar tareas y realizar seguimientos de forma rápida.
Además, serás capaz de crear formularios para realizar (auto)evaluaciones a los miembros del Directorio y mucho más.
¿Cómo protege Atlas mi información?
El Portal Atlas maneja una seguridad de nivel bancario. Te explicamos a continuación cómo se aplica esto en la práctica.
Autenticación por factores múltiples
Necesitarás de más de un dispositivo para acceder al portal y contarás con biometría para validar el acceso desde tu celular.
Contraseña con el nivel más elevado del mercado
Olvídate de contraseñas fáciles de deducir por un tercero.
Bloqueo de sesión por inactividad
No permitirá que alguien utilice tu acceso al portal tras haberte alejado por unos minutos del dispositivo.
Revoca sesiones no autorizadas de manera remota
Atlas te notificará a tu correo si se ha accedido al portal con tus datos. Bloquea la actividad desconocida con tan solo un clic.
Pista de auditoría
Tú o quién cumple el rol del administrador podrá ver los registros de accesos, inserciones, modificaciones y más. Podrá deshacer cualquier acción.
Administrador de sesiones
Podrás ver las sesiones activas y en qué dispositivos. Revoca cualquiera de ella con un clic.
Marcas de agua en los documentos
Los archivos tendrán una marca de agua con el nombre, hora, fecha y correo electrónico de quien lo descargó. Podrás rastrear cualquier documento descargado.
Son muchas las técnicas de dirección que aplican los miembros de los Directorios de los Gobiernos Corporativos saludables. Suelen ir acompañadas de herramientas de dirección para maximizar el tiempo invertido y asegurar la seguridad y disponibilidad de la información, como es el Portal Atlas.
Las técnicas para facilitar el proceso de toma de decisiones se suelen dividir en dos grandes categorías: cualitativas y cuantitativas.
Aquí mencionamos algunas y cómo podrías utilizar de manera creativa algunas funcionalidades de Atlas para potenciar tu proceso, si así lo prefieres.
Puedes utilizar los apartados de Formularios, Encuestas y Votaciones para aprovechar el tiempo antes y durante las reuniones.
Lluvia de ideas ➡️ Formulario con respuestas libres y públicas
Técnica efectiva para generar una gran cantidad de nuevas ideas. Los pasos del ejercicio son simples: mencionar ideas, no criticar ninguna, clasificarlas, nutrirlas entre los participantes y finalmente eliminar y/o combinar ideas para terminar con la solución al problema inicial.
Sinéctica ➡️ Formulario con respuestas libres y públicas
Similar a la lluvia de ideas, es una técnica que permite generar diversas ideas para encontrar una solución a un segmento del problema a la vez.
Decisiones por consenso ➡️ Integración de Zoom o Teams / Votaciones
Técnica especialmente útil cuando los temas requieren del conocimiento de expertos de distintas áreas. Se debe comenzar definiendo los términos, se aporta información sobre el problema, se reúnen los datos en modelos y los participantes deberán aprobar el modelo aplicable.
Técnica Delphi ➡️ Formulario con respuestas de opción libre, múltiples o clasificación y privadas / Encuestas
Este método busca “predecir el futuro” sin una interacción directa entre los expertos consultados sobre el problema. La decisión final recae en un tercero que si maneja todas las respuestas de los cuestionarios de todos los participantes.
Puedes complementar estas y otras técnicas con AtlasProjects.
Kanban ➡️ AtlasProjects
Es una técnica de gestión adecuada para realizar seguimiento a los proyectos y las decisiones tomadas, ya que permite ver la lista de tarea, su estado, los comentarios, las notas, las etiquetas y la persona asignada. Ideal para trabajos colaborativos con un equipo remoto.
Investigación de operaciones➡️ Gestión de Stock
Los datos recopilados brindan a los administradores una oportunidad para ubicar cómo mejorar la productividad en los procesos para completar una determinada tarea.
Programación lineal ➡️ AtlasProjects
Es un método matemático de optimización para modelar un problema de gestión empresarial. Se utiliza para encontrar soluciones a los problemas de asignación de recursos.
Agenda tu demo y crece de la mano del Portal Atlas, el portal de Gobierno Corporativo más grande de Latinoamérica. ¿Qué estás esperando?
