¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Compliance, Colombia
Publicado en 15 de febrero de 2023
La ética y la transparencia empresarial son cada vez más relevantes para el sector empresarial colombiano, pues tan solo el año anterior fue un periodo importante para actualizaciones y el cumplimiento legislativo en materia de anticorrupción en las organizaciones.
No es para menos, de acuerdo con un estudio realizado en América Latina por la BDO, el 81% de las organizaciones ignora el impacto que puede generar el fraude, por supuesto son números alarmantes tomando en cuenta que especialistas señalan que cada incidente en materia de transparencia y ética puede costar hasta USD$160,000 en pérdidas en empresas colombianas.
Sin embargo, además de evitar pérdidas significativas, se trata de un tema importante para el cumplimiento normativo de las organizaciones. Por eso, hoy te queremos contar todo sobre el Programa de Ética y Transparencia Empresarial más allá de sus últimas actualizaciones y pensando más en cómo este programa puede ser clave para la perdurabilidad y compliance de tu organización.
Si quieres conocer la mejor forma para hacer más efectivo el cumplimiento de tu organización, puedes encontrar la respuesta en el e-book gratuito que preparamos. Accede desde aquí abajo.
Contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial es sinónimo de diversas ventajas. Una de las más particulares y relevantes es para aquellas organizaciones interesadas en acelerar su crecimiento a través de las oportunidades que pueden ofrecer los inversionistas.
Por ello, es importante considerar que la existencia del PTEE, mejorará la perdurabilidad mientras la organización se vuelve una empresa visible y atractiva para inversiones. Sin embargo, debemos entender el contexto en esta materia. Según el índice de Percepción de la Corrupción IPC del 2022, Colombia recibió 39 puntos de 100 en una escala de cero (muy corruptos) a 100 (muy limpios).
Esto posiciona a Colombia entre los primeros 100 países vistos con alta presencia de corrupción, dejando ver que la percepción y opinión de posibles inversionistas interesados en empresas colombianas podría verse influida negativamente, esto podría ser un factor relevante para las organizaciones cuyo crecimiento ya es continuo o que ya cuentan con presencia a nivel nacional y están en búsqueda de mayor expansión.
Por otra parte, pensando más allá de estos casos y mirando el contexto general de las organizaciones, entonces debemos considerar que el contar con un PTEE protegerá los intereses de accionistas y facilitará la prevención de riesgos empresariales.
Por lo tanto, es importante hablar de los beneficios que aporta el PTEE a todas las organizaciones sin importar el tamaño, sector o inclusive si están listadas en la bolsa de valores.
En el transcurso del 2022, se realizó una actualización en la Ley de transparencia 2195 en la que se dieron a conocer nuevas exigencias y requisitos en materia de actos de corrupción, intercambio de información y en relación con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, Debida Diligencia y Conocimiento del Beneficiario Final.
Por lo tanto, las organizaciones tuvieron que estar muy atentas a todos estos cambios que se reflejaron en una actualización en el PTEE con la finalidad de evitar cualquier tipo de sanción o penalización por incumplimiento.
Es decir que, al integrar y cumplir con todos los requisitos del PTEE, garantizamos la transparencia necesaria para demás cumplimientos normativos propios de nuestro sector y tamaño de organización.
Contar con transparencia y ética dentro de tu organización facilitará de manera crucial la gestión y la mitigación de riesgos en general, sin embargo, también funcionará como una estrategia de prevención y evaluación de algunos riesgos específicos como acciones delictivas, tales como sobornos trasnacionales o corrupción empresarial.
Sin mencionar que uno de los pasos esenciales del PTEE conlleva el desarrollo de canales de denuncia internos y externos que facilitan la ética y transparencia en la práctica; este programa también requiere contar con la figura del Oficial de Cumplimiento, un profesional dedicado y enfocado a evaluar, seguir y crear las estrategias de prevención y fortalecimiento en la materia, simplificando el proceso de mapeo de riesgos en la organización.
El contar con un PTEE mejora la colaboración de todos los órganos y profesionales involucrados en la gestión de gobernanza, pues este programa unifica objetivos alineando la visión de cada responsable junto con la del resto, tanto como de miembros de la Junta Directiva, como del oficial de cumplimiento, la Alta Administración y demás líderes relacionados a dicho proceso.
Esto, directamente trabaja a favor de las buenas prácticas de Gobierno Corporativo, pues cabe destacar que algunos de los principios de gobernanza se basan en la rendición de cuentas y la protección de intereses de accionistas de la mano con la divulgación de información y transparencia. Por lo tanto, el contar con un PTEE fortalece y facilita la gobernanza en cualquier organización.
Considerando las últimas actualizaciones del PTEE, estos son algunos aspectos que debes integrar o agregar para la gestión transparente y ética de tu organización. De inicio, debes considerar la formación de tu programa conforme a la estructura de tu Gobierno Corporativo, ese es uno de los consejos principales para garantizar un eficiente programa de ética y transparencia bien adecuado a tu organización.
De acuerdo con la circular 058, el Programa de Ética y Transparencia Empresarial, debe integrarse de:
Otro de los puntos relevantes son los requisitos que debe cumplir el Oficial de Cumplimiento, tales como:
La ley 2195 de 2022, decreta cuáles son los aspectos para cumplir y que las organizaciones que ejercen inspección de vigilancia y control deben buscar en las organizaciones. A raíz de esta legislación es que la Secretaría Jurídica del Distrito de Bogotá consolidó las actualizaciones del Programa de Transparencia y Ética Empresarial en el que se ampliaron algunos requerimientos.
Por otra lado, el órgano responsable de velar el cumplimiento por parte de las organizaciones es la Superintendencia de Sociedades.
Por lo tanto, para enterarte de otras actualizaciones, podrás mantenerte atento a sus avisos o toda información que divulgue dichos órganos.
Pues bien, recordemos que el PTEE sufrió algunas actualizaciones. Una de las más significativas fue la ampliación de organizaciones obligadas a integrar este programa.
Tu empresa está calificada a cumplir con esta obligación si:
Por otro lado, ahora se integran de igual manera las organizaciones ESAL (Entidad sin ánimo de lucro), que deberán alinearse a las exigencias del PTEE si:
Cumplir y registrar nuestro PTEE no da por concluidas las tareas relacionadas, por el contrario, debemos estar conscientes que más allá del cumplimiento normativo, la presencia de este programa tiene como fin el aportarnos una herramienta que nos permita tener mayor control en la transparencia de nuestra organización, facilitando que todos y cada uno de los integrantes de una organización, entienda la importancia de esto.
Piensa que el PTEE es como una lupa, una que te permite ver los errores o los riesgos más de cerca y atinar a las soluciones de manera anticipada y acertada.
Sin embargo, para que esa lupa sea suficientemente transparente y con bastante aumento, entonces necesitamos realizar las tareas necesarias que nos permita esto, con esto quiero decir que el seguimiento y la evaluación del programa son dos pasos importantísimos como parte de la ética y transparencia.
Para ello, te compartimos algunos consejos que te facilitarán este proceso:
Apóyate de la elaboración de un código de ética
Esta tarea bien puede ser realizada por el Oficial de Cumplimiento o el Comité de ética, bajo su supervisión, con la finalidad de garantizar abarcar todos los criterios necesarios respecto al PTEE.
Sin embargo, se trata de una estrategia bastante beneficiosa, ya que el código de ética comunica a todos los colaboradores, las prácticas, acciones, canales de denuncia y consecuencias de no respetarse cada uno de los aspectos mencionados.
Esta puede servir como una estrategia de divulgación de tu programa, garantizando que cada integrante lo entienda en la práctica y lo lleve en su día a día.
Compromiso de la Alta Dirección y la Junta Directiva
La Alta Dirección y la Junta Directiva, serán los principales órganos de apoyo en cuanto al nivel de compromiso de la organización con el cumplimiento de ética y transparencia.
Independientemente de que el Oficial de Cumplimiento deberá reportar o ser evaluado por la Junta Directiva, debemos entender que los roles que la JD y la Alta Dirección desempeñarán en la evaluación de transparencia y ética de la organización, serán clave para la garantía de esas prácticas.
Esto funciona de dos maneras, desde estos órganos se debe aplicar el ejemplo para que sea replicado para el resto de las áreas e integrantes que forman parte de la organización.
Por otra parte, estos órganos deberán evaluar las estrategias y si estás son cumplidas por todas las áreas.
En pocas palabras, deberán apoyar y evaluar las estrategias aplicadas por el Oficial de Cumplimiento, así como enriquecer y nutrirlas de manera que sigan su mejora continua.
Capacitaciones y evaluaciones periódicas
Otra de las acciones estratégicas de apoyo son las capacitaciones periódicas en la materia, que faciliten la concientización y el entendimiento.
Estas se pueden realizar por niveles, dirigidas a cada órgano y área para asegurar que las prácticas recomendadas o compartidas sean aplicables en el día a día de cada colaborador, pues no serán las mismas recomendaciones para el área operativa que para las áreas administrativas y a su vez, para la Alta Dirección.
Sabemos que el tema en general es transparencia y ética, pero no debemos dar por sentado que todos entienden el concepto y la intención de estos valores desde la perspectiva y la misión de la empresa, tratándose además de un tema tan subjetivo.
Estas capacitaciones te brindarán, además, la oportunidad de preguntar, resolver dudas o aplicar evaluaciones que te faciliten mapear el avance y la función del PTEE.
La herramienta que necesitas…
Por último, pero no menos importante, apóyate de las herramientas adecuadas. La tecnología hoy en día se encarga de simplificar los procesos, pues realizar los procedimientos de manera manual o analógica puede llegar a prolongar resultados e incluso, entorpecer información.
Los errores humanos tienen aún mayor probabilidad de suceder a diferencia de cuando automatizas los procesos.
Para ello, puedes apoyarte de softwares GRC o Softwares de Gobierno Corporativo, pensados para los procesos, evaluaciones y la gestión de la Junta Directiva, Comités y demás áreas relacionadas a esto, como el Oficial de Cumplimiento, secretarios o gerentes jurídicos.
¿Ya conocías este tipo de tecnología?
¿Qué tal si te compartimos una demostración gratuita con la que podrás conocer de primera mano el mejor software para tu Gobierno Corporativo?
Solicita tu demo y conoce Atlas GOV.
