Compliance, Colombia

Oficial de Cumplimiento, ¿tu organización lo necesita?

Publicado en 23 de diciembre de 2022

Oficial de Cumplimiento para las organizaciones colombianas Oficial de Cumplimiento para las organizaciones colombianas

De acuerdo con el último Informe Global de Fraude y Riesgos elaborado por Kroll, en los últimos 3 años, al menos el 78% de las empresas colombianas han realizado investigaciones por fraudes, corrupción o malas conductas.

Esto se ha convertido en una de las principales problemáticas para las empresas y no solo en Colombia, sino en todo Latinoamérica. ¿Qué hace falta para enfrentar estos desafíos? Y, ¿qué prácticas necesitan llevarse a la acción o ser consideradas por las Juntas Directivas para la prevención de estos?

A continuación, te explicamos por qué la figura del Oficial de Cumplimiento se está convirtiendo en una de las soluciones adecuadas y efectivas para dichos riesgos empresariales.

Banner digitalización CTA_CO-4

¿Qué es un Oficial de Cumplimiento?

 

El oficial de Cumplimiento es un cargo imparcial responsable por la vigilancia, asesoramiento y acompañamiento de la Alta Dirección para garantizar el Cumplimiento de la empresa y la prevención de actividades ilícitas como corrupción o lavado de dinero.

Actualmente, esta figura está tomando mayor relevancia paras las organizaciones colombianas, no solo para facilitar la transparencia y confianza, si no porque este cargo hoy ha tomado un enfoque inclinado en la prevención de riesgos empresariales, ampliando así su campo y aumentando su relevancia.

Un Oficial de Cumplimiento es también responsable de prevenir riesgos legales, reputacionales, financieros y operativos.

Ante esto, el cargo se traduce como un importante aliado para la Alta Dirección y Junta Directiva de toda organización que está en búsqueda de garantizar su perdurabilidad a largo plazo.

Beneficios de contar con un oficial de Cumplimiento

 

Contar con un Oficial de Cumplimiento brinda diversos beneficios, sin embargo, uno de los más relevantes es que esta figura se encarga del cumplimiento, ejecución y supervisión de SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol, Prevención y Gestión de Riesgos contra el Lavado de Activos, Financiación al Terrorismo y Financiamiento de la proliferación de Armas de Destrucción Masiva) y de SARLAFT, enfocado específicamente para empresas del sector financiero.

Un oficial de Cumplimiento debe estar capacitado y actualizado en torno a las especificaciones de estos sistemas velados por la Superintendencia de Sociedades de Colombia.

Sin embargo, también podemos mencionar algunos otros beneficios relevantes que, sin duda, impactan en el buen funcionamiento y completo Cumplimiento (Compliance) de una organización como:

  • Buen Manejo de la Gestión Empresarial;
  • Cumplimiento de requisitos tributarios;
  • Transparencia con los stakeholders (Grupos de Interés);
  • Refuerzo en la ética e integridad empresarial;

 

beneficios-del-oficial-de-cumplimiento

¿Cuáles son las funciones del Oficial de Cumplimiento?

 

Como es de imaginarse, las funciones del Oficial de Cumplimiento están fuertemente vinculadas a los beneficios que brinda a las organizaciones. Por ejemplo, una de sus principales funciones es garantizar el cumplimiento eficiente de SAGRILAFT o SARLAFT, dependiendo de la organización.

En torno a esta principal función, se dividen otras tareas como el seguimiento de actualizaciones, evaluación y elaboración de Informes para la Junta Directiva y la Alta Dirección.

El oficial de Cumplimiento también debe elaborar, ejecutar y evaluar el Programa de Compliance interno de la organización.

Debe coordinar capacitaciones encaminadas al Cumplimiento de la organización, tanto para la Junta Directiva y Alta Dirección, como para las diversas áreas que integran la organización.

Debe también evaluar los informes presentados por auditoría interna o externa y aplicar las medidas necesarias para eliminar toda deficiencia.

Es responsable del cumplimiento de procedimientos relacionados a la Debida Diligencia (Due Diligence)

Y además, debe diseñar metodologías de clasificación, medición y prevención de Riesgos, así como realizar los reportes pertinentes de toda operación sospechosas a la UIAD (Unidad de Información y Análisis Financiero)

¿Qué empresas están obligadas a contar con un Oficial de Cumplimiento?

 

Para responder esta pregunta, debemos acudir nuevamente a lo que predispone la Superintendencia de Sociedades, puesto que, de acuerdo con las normativas, toda organización obligada a cumplir con el sistema SAGRILAFT o SARLAFT, están sujetas a contar con un Oficial de Cumplimiento.

Para las organizaciones sujetas al cumplimiento de SAGRILAFT, encontramos 4 grupos:

  • Organizaciones con ingresos totales o superiores anuales a 40 mil salarios mínimos vigentes.
  • Organizaciones con ingresos iguales o superiores a 30 mil salarios mínimos vigentes, pertenecientes al sector mobiliario, comercialización de metales, servicios jurídicos, servicios contables, de construcción y obras de ingeniería.
  • Organizaciones con ingresos iguales o superiores a 100 salarios mínimos vigentes.
  • Organizaciones con ingresos iguales o superiores a 3mil salarios mínimos vigentes o activos iguales o superiores a 5mil.

 

Para el caso de SARLAFT, podemos considerar los mencionados requisitos, considerando que este sistema está enfocado únicamente al sector financiero.

Por otra parte, más allá de lo que la Superintendencia de Sociedad dicta, debemos considerar que lejos de la obligatoriedad, un Oficial de Cumplimiento puede ser una opción infalible incluso para las organizaciones que no forman parte de los grupos mencionados, es decir, organizaciones que no están sujetas a lo mencionado pero que sí están en la búsqueda de acelerar el crecimiento o están ya en pleno crecimiento.

Un oficial de Cumplimiento es la ventana de tu empresa, a través de la cual tus stakeholders pueden echar un vistazo y ver con total transparencia el orden que hay en tu interior, esto aumentaría la confianza tanto con posibles inversionistas como con clientes o consumidores, además de la sociedad, que hoy más que nunca, influye para que una organización pueda crecer y liderar su sector.

¿Quién debe designar al oficial de cumplimiento?

 

De acuerdo con lo detallado en el numeral 5.1.2. del aludido Capítulo X de la Circular Básica Jurídica sobre SAGRILAFT, es la Junta Directiva el órgano que debe designar a un responsable para el cargo de Oficial de Cumplimiento. La Junta Directiva, debe tomar en cuenta que el profesional debe cumplir con conocimientos en materia de gestión de riesgos y contar con las certificaciones correspondientes en materia de SAGRILAFT o SARLAFT.

La Junta Directiva debe considerar que una vez que haya sido seleccionado el o la profesional a ocupar este cargo, también debe nombrar a un oficial de cumplimiento suplente, esto también está definido en el numeral anteriormente mencionado.

Por último, cabe mencionar que la Junta Directiva es también el órgano responsable por evaluar la efectividad de este cargo.

De esta forma, podemos resumir la relevancia y efectividad del Oficial de Cumplimiento tanto para las organizaciones como para la sociedad entera, pues la prevención de dichos riesgos es algo que puede afectar a la comunidad de la que toda empresa desempeña un rol importante.

Ahora cuéntanos, ¿tu organización precisa de un Oficial de Cumplimiento?

 

Publicado por Ana Guzmán