El mundo empresarial se enfrenta constantemente a nuevas tendencias y cambios por lo que está claro que el funcionamiento y la perdurabilidad de una empresa no solo dependerán de la productividad y las ventas, hay otras variables que influyen en el éxito de una organización, como el orden, las regulaciones, las normas, la transparencia, la ética y la comunicación.
Sin embargo, aunque estos sean temas de gran interés por parte de consumidores y accionistas, hay muchas organizaciones que aún no han logrado alcanzar estas variables, en muchas ocasiones se quedan en políticas propuestas, pero que no llegan a concretarse en la práctica organizacional.
Es evidente que las empresas ya no pueden estar distantes de la ética y la transparencia, la sociedad y nuestro futuro, requiere que los negocios ahora sean llevados a cabo con estos valores.
Para ello, entender en qué consiste y cómo hacer un plan de cumplimiento o compliance es importante para desarrollar un sistema interno eficaz para toda tu empresa, sirviendo como una piedra angular poderosa para todas las áreas del negocios.
Conoce a continuación de qué se trata, sus beneficios y pasos claves para desarrollar un programa de cumplimiento para tu organización.
¿Qué es cumplimiento o compliance?
Cuando hablamos de cumplimiento o compliance en el ámbito corporativo, se trata del conjunto de prácticas y medidas adoptadas internamente para el cumplimiento normativo y regulatorio de una empresa.
Podríamos imaginar que incorporar el enfoque de Compliance en nuestra empresa es como trabajar dentro de una pecera, con tal cumplimiento y ética que la compañía podría ser completamente transparente.
Así que en otras palabras, el compliance consiste en llevar a cabo las acciones y planes necesarios para asegurarte que tu empresa está cumpliendo con las regulaciones legislativas generales y de tu sector, sin embargo, se ha vuelto una estrategia relevante para el desarrollo de las empresas ya también es una manera de reducir riesgos y de erradicar conductas, prácticas deshonestas o ilícitas dentro de la empresa.
¿Cómo se logra esto? Desarrollando un programa de Cumplimiento ajustado a las necesidades y prioridades de tu modelo de negocio y organización.
¿Qué es un Plan de cumplimiento o compliance?
En el desafío por continuar desarrollando o expandiendo una empresa, el control interno y la comunicación pueden volverse más difícil e indirecta, abriendo espacio a errores y poca prevención de delitos. Por eso, cuando hablamos de un Plan de Cumplimiento o Compliance, debemos pensar mas allá de las regulaciones a las que estamos comprometidos a cumplir por ley e incluir un enfoque a las autorregulaciones necesarias para la operación de la compañía.
Por lo que un Plan de Cumplimiento consiste en trazar una estrategia integrada por políticas, procesos, controles y pautas de actuación adecuadas a tu empresa, considerando el funcionamiento actual y las necesidades del negocio, por ello para desarrollar un plan de cumplimiento, lo básico es conocer a profundidad la situación interna de la compañía.
Ahora bien, es común pensar que un Plan de Compliance es solo para empresas grandes que deben ser minuciosamente reguladas, pero este se trata del error más común en el ámbito empresarial, pues un programa de cumplimiento es para todo tipo y tamaño de empresas y en realidad, se trata de una estrategia clave para que tu compañía alcance los pasos necesarios para su desarrollo y funcionamiento.
Beneficios de un Plan de cumplimiento o compliance
Contar con un Plan o programa de compliance suma importantes beneficios y cambios para las empresas comprometidas con su gestión de cumplimiento, en donde entienden claramente la relevancia de la transparencia y su estrecha relación con el orden interno.
Desarrollar un Plan de Cumplimiento puede cambiar la realidad de tu compañía a través de sus beneficios como:
Procesos eficaces
Las estrategias o prácticas de Compliance, se encargan de mirar de cerca cada uno de los procesos y operaciones internas para el funcionamiento de la empresa, identificando así los errores o pasos a mejorar para volver los procesos más rápidos y eficientes.
Reducción de Riesgos
Un plan de Compliance facilita la organización, control y regulación de una compañía favoreciendo la detección de malas prácticas que al mismo tiempo reduce los riesgos de prácticas ilícitas como fraudes internos o prácticas corruptivas.
Reducción de Costos
La disminución y control de riesgos en una empresa es también sinónimo de buen manejo financiero, pues ayudará anticiparse a posibles multas, a conocer las regulaciones obligatorias, pero también a comprender las problemáticas de la compañía que pueden ser resueltas de inmediato.
Confianza y Productividad de los colaboradores
Un buen Plan de Compliance, involucra a todos los colaboradores en la concientización y participación de buenas prácticas empresariales, sobre todo, en la transparencia, lo que mejora la confianza y productividad de todo el equipo.
Pues cuando hablamos de transparencia, debemos tomar en cuenta que se trata de un valor que debe cumplirse en ambas direcciones, tanto de parte de los colaboradores a la empresa como de la empresa a los colaboradores.
Competitividad en el Mercado
Entre mejor sea el control y análisis de riesgos de tu empresa, mayores serán las oportunidades de crecimiento e inversión pues para inversionistas, representará seguridad y perdurabilidad en el mercado, mejorando la valuation de tu compañía.
Mejor Imagen y Reputación de la Empresa
El Compliance aumentará además la imagen y reputación de tu empresa, dos factores importantes para credibilidad crediticia y oportunidades de inversión que acelerarán el desarrollo y expansión de tu empresa.
Pasos para Desarrollar un Plan de Cumplimiento o Compliance
A la hora de elaborar un Plan de Cumplimiento o Compliance, es necesario pensar más allá de las normativas obligatorias y generales, pues de lo contrario esto limitaría la visión y el objetivo de este plan o programa de compliance.
Por eso, para elaborar un plan de cumplimiento completo y eficaz, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Tone at the Top: Compromiso de la Alta Dirección
La base de todo el Plan de Compliance dependerá, de inicio, del nivel de compromiso por parte de la Alta Dirección, pues se trata del órgano corporativo capaz de otorgar la autonomía y responsabilidad al responsable por la realización del Plan: el Oficial del Cumplimiento.
En otras palabras, es fundamental que lo directores de la empresa entiendan la importancia y la complejidad para elaborar un Plan de Compliance para así dar “luz verde” al Oficial de cumplimiento y este pueda funcionar como una figura independiente y autónoma que evite que el Plan quede solo en papel sin ser ejecutado.
De esta manera, el Oficial de Cumplimiento podrá indagar y conocer a profundidad el sector y la situación actual de la empresa, un paso esencial para desarrollar un plan de Compliance efectivo, y facilitando el proceso recopilación e inventariado todas las políticas y procedimientos actuales y desactualizados de la compañía.
Además de ser importante el considerar que, en los últimos años, la modalidad laboral ha tenido cambios sin precedentes que son necesarios integrarlos dentro de las políticas de la compañía.
Paso 2. Recursos y Gestión independiente: Oficial de Cumplimiento
Para que el Oficial de Compliance pueda cumplir con sus objetivos y resultados esperados por la Alta Dirección, es importante proporcionarle los recursos necesarios: herramientas y un equipo, tratándose de un departamento o comité, es importante que cuente con la independencia para velar el Cumplimiento de toda la empresa, incorporando más herramientas, actualizaciones y una supervisión minuciosa del cumplimiento del Programa de Compliance.
De esta manera, será posible que los responsables del área puedan detectar algún incumplimiento y garantizar que esto sea reportado a los líderes sin ningun tipo de conflicto de interés de por medio.
Paso 3. Elaborar un análisis y mapeo de riesgos
Nuestro siguiente paso será elaborar un análisis de riesgos que permita la prevención y mitigación a los que pueda estar expuesta la organización. Para ello considera los riesgos financieros, posibles delitos, incumplimientos normativos, como sanciones o incumplimientos cuantificables, entre otros aspectos internos que te permitan generar una visualización completa.
Puedes consultar nuestro artículo: Todo lo que debes saber sobre la Gestión de Riesgo Empresarial, en donde te compartimos herramientas estratégicas que facilitarán la prevención y control de riesgos empresariales.
Paso 4. Diseño de Políticas y Código de Ética
En el cuarto paso para elaborar tu plan de Compliance, realizaremos la creación o respectiva actualización de políticas. Como lo hemos mencionado anteriormente, conocer a profundidad el sector y la situación actual de tu empresa será esencial para desarrollar un plan de Compliance efectivo, por lo que será necesario recopilar e inventariar todas las políticas y procedimientos actuales de la compañía.
Para realizar este análisis, es importante tomar en cuenta el contexto del mercado, la situación laboral y las estrategias actuales de la organización, pues quizás hay políticas desactualizadas o que ya se encuentran fuera de contexto.
Importante considerar que, en los últimos años, la modalidad laboral ha tenido cambios sin precedentes que son necesarios integrarlos dentro de las políticas de la compañía.
Incluso es sumamente fundamental que una de estas políticas sea precisamente la que prevé sanciones formales para quienes violen las directrices de todas las demás. Por lo tanto, el plan deberá tener un diseño de pautas de actuación o respuesta, es decir, ¿Qué sucederá si las políticas son violadas o incumplidas? ¿Cómo y quiénes actuarán ante cada situación?
Estos protocolos y políticas deben incluir los objetivos, las expectativas y las características que distinguen la gestión de cumplimiento de la empresa. Es importante que toda la información establecida quede muy clara en cuanto a sus medidas y herramientas o recursos a emplear, pues además de ser revisada por la Alta Dirección y el máximo órgano de Gobierno Corporativo.
Ahora bien, concentrar todas esas políticas internas, protocolos, normativas y valores de la empresa en un mismo lugar será relevante para mantener la comunicación y sintonía entre todos los colaboradores, de eso se trata un Código de Ética, o también llamado Código de Conducta.
El Código de Ética básicamente consiste en crear un documento en donde se establecen todas estas informaciones de manera clara y comprensible, por ello es importante considerar que también debe estar al alcance y fácil acceso de todos los colaboradores de la empresa, sin importar el cargo o área de trabajo
Paso 5. Capacitar, informar y sensibilizar a los colaboradores
Un programa efectivo de Cumplimiento también debe considerar la capacitación constante para los colaboradores de la empresa, pues como hemos mencionado anteriormente, es importante garantizar la participación de todos los integrantes de la organización para asegurarnos que las políticas sean entendidas y cumplidas.
En este caso, las capacitaciones no solo se deben enfocar en materia de Compliance, sino también en cómo dar mejor uso a las herramientas proporcionadas como el Código de Ética y el canal de comunicación y denuncias.
También se deben contemplar que algunas serán capacitaciones generales para todo el personal de la compañía y otras más especializadas para el equipo, área o comité responsable de darle seguimiento al programa de cumplimiento.
Además, es necesario que con el tiempo el programa evolucione para que se capacite a los terceros involucrados en la cadena de valor (como la cadena de suministro, por ejemplo) de la empresa, es decir, proveedores y todo tipo de terceros involucrados en el negocio
Paso 6. Abrir canales de comunicación y denuncias interna
Es importante considerar herramientas para la participación e involucramiento de todos los colaboradores, por eso, abrir canales de comunicación de denuncias internas es un paso infaltable a la hora de implementar tu programa de Compliance.
Para la apertura de estos canales de comunicación es importante tomar en cuenta la garantía de protección de datos e identidad de los colaboradores que realicen una denuncia de comportamientos o prácticas negativas que incumplan las políticas y normativas internas.
Paso 7. Establecer Acciones y Modelos de Respuestas
El abrir canales de comunicación para denuncias internas, involucrará una secuencia de pasos y respuestas a considerar. Es importante establecer una ruta de los pasos a seguir una vez que es recibida una denuncia, quiénes serán los responsables de realizar el análisis y seguimiento requerido y cuáles serán las respuestas que se deberán realizar ante estas acciones o incumplimientos.
Para ello, es necesario establecer Modelos de Respuestas y una Guía de Pasos a seguir ante estas situaciones. Sin ello, tu programa de compliance estaría incompleto.
Paso 8. Realizar Auditorías de Cumplimiento
Una auditoría de cumplimiento consiste en analizar las características generales del plan de compliance. Esta auditoría se caracteriza por centrarse en operaciones financieras, administrativas, procesos internos, cumplimientos legales y cumplimiento de políticas internas, con la finalidad de prevenir o encontrar posibles anomalías o fallos.
Esto es parte del seguimiento a realizar una vez que el programa de compliance sea integrado e implementado en la compañía, pues esto será de gran utilidad para dar seguimiento a la consistencia y efectividad del programa, tomando en cuenta evaluaciones y actualizaciones necesarias que deben ser integradas conforme el desarrollo y crecimiento de la organización.
Paso 9. Due Diligence: Evaluación de socios, clientes, proveedores y otros socios comerciales
Por último, este paso se refiere a cumplir con la Debida Diligencia, es decir, el proceso de evaluación, levantamiento de información y seguimiento frente a todo proceso jurídico como contratos, negociaciones, términos, asociaciones, entre otros. Esto con la finalidad de evaluar si está siendo correctamente cumplida las obligaciones jurídicas que pueda traer afectaciones a las compañías.
Hemos entendido los pasos necesarios para formar un Plan de Cumplimiento adaptado a la compañía, seguro aún te estarás preguntando…
¿Quién se encarga de elaborar el Plan de Cumplimiento?
Pues bien, en los últimos años ha surgido la necesidad de crear cargos más especializados y enfocados en el desarrollo empresarial para el crecimiento de las compañías, por lo que en la actualidad el Oficial de Cumplimento se ha convertido en una profesión clave y estratégica para garantizar el cumplimiento normativo de las empresas, como se mencionó anteriormente y, por lo tanto, el encargado o responsable de desarrollar e implementar el Plan o Programa de Compliance.
¿Qué es un Oficial de Cumplimiento?
Este puesto anteriormente estaba enfocado en los cumplimientos tributarios de las compañías, sin embargo, un Oficial de Cumplimiento en la actualidad no solo se encarga de ello, también tiene un enfoque humanista y basado en los riesgos empresariales, lo que le permite desarrollar su función de una manera completa para el funcionamiento interno de las organizaciones.
Este puesto trabaja de la mano con el comité de riesgos, comité de ética y el máximo órgano de Gobierno Corporativo (conocido como Consejo de Administración, Junta Directiva o Directorio, dependiendo el país) y su objetivo será garantizar el cumplimiento regulatorio de la compañía, la transparencia y las acciones establecidas del programa de Compliance.
Además de ser el puesto que lidera el área de Compliance de una empresa.
Área de Compliance de una Empresa
Contar con un área de Compliance puede ser clave para las empresas, aunque no es un área o requisito obligatorio, es tomado en cuenta considerando el tamaño y la demanda de cada compañía, así como las especificaciones del sector y los retos inherentes que se integran a su actividad.
Ahora bien, también es importante considerar que para algunas empresas el área de Compliance y el área de riesgos, están funcionando como sinónimos cuando de análisis y prevención de riesgos se trata. Por eso, antes de crear un área de Compliance en tu compañía es necesario considerar el modelo de negocio y enfoque central de tus prioridades.
Compliance y el Buen Gobierno Corporativo
Por último, para concluir tu programa de Compliance considera la estrecha relación que existe entre el Cumplimiento y el Buen Gobierno Corporativo de tu organización, pues cuando abrimos un espacio para el Gobierno Corporativo, estamos abriendo un espacio para el Compliance en la compañía.
El Gobierno Corporativo básicamente se encarga de mantener el equilibrio entre los intereses económicos, la transparencia y los objetivos sociales de la organización. Desde el Gobierno Corporativo es donde se realiza la toma de decisiones para toda la compañía, desde objetivos económicos, estrategias mercantiles hasta cumplimiento de normativas y regulaciones.
Por lo que es importante entender que el Compliance y el Gobierno Corporativo trabajan de la mano, garantizando la efectividad del uno al otro. Por ello, analizar el nivel de madurez de tu Gobierno Corporativo, es un factor que debes tomar en cuenta antes de incorporar tu Plan de Compliance.
Si el Gobierno Corporativo aún es un tema nuevo para ti y tu organización, te recomendamos consultar nuestro artículo: Gobierno Corporativo, lo que todo empresario debe saber.
Y en caso de que el Gobierno Corporativo de tu organización se encuentre en una etapa de mejoría, te invitamos a conocer la herramienta que simplificará los procesos de gestión del Consejo y, en consecuencia, simplificará y reforzará las medidas consideradas en tu Plan de Cumplimiento. Solicita tu demo gratuita hoy mismo.
Luego de todo lo abordado a lo largo de esta lectura, podemos resumir que una buena gestión de cumplimiento debe involucrar toda la organización y abordar una serie de acciones y respuestas claras de manera interna y externa, garantizando así, las principales bases de compliance pero sobre todo, el funcionamiento y desarrollo de tu organización.
En la actualidad, las empresas latinoamericanas deben trabajar en recuperar y reforzar la confianza de la sociedad a través de acciones éticas que contribuyan en la construcción de un mejor ambiente y futuro para todos.
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