¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Gobierno Corporativo, México
Publicado en 12 de enero de 2023
El Consejo de Administración es el principal órgano de Gobierno Corporativo dentro de una organización. Entre sus principales responsabilidades están la evaluación y deliberación de la estrategia de la organización.
Generalmente, para definir la estrategia se necesita de una visión de futuro. Sin embargo, varias organizaciones aún gastan la mayor parte del tiempo evaluando los resultados pasados, dejando de centrarse en otro de los puntos que realmente importan: el diseño del futuro de la organización y la dinámica de las relaciones con los stakeholders.
Debido a esto, el Consejo de Administración necesita enfocarse, a largo plazo, en el crecimiento sostenible de la organización. Por lo tanto, una de las etapas que lleva al Gobierno Corporativo a una mayor eficacia es el plan anual del Consejo.
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La planificación anual del Consejo de Administración es una de las principales herramientas con las que cuenta el Consejo de Administración para hacer su trabajo. Permite que sus miembros lleven un control sobre el avance de los objetivos de la organización, verifiquen el cumplimiento de los requerimientos normativos y administren su tiempo en función de las prioridades.
Este plan anual le permite al Consejo mantener una visión a largo plazo, dando sentido a las reuniones periódicas que celebre el Consejo en un panorama más amplio. Es el punto de partida para dar seguimiento a los eventos de carácter anual, como pueden ser los reportes operativos y financieros. Pero también sirve para prever actividades rutinarias, trimestrales o mensuales, con antelación a la celebración de las reuniones.
Saber cómo hacer una planificación anual del Consejo de Administración no es tarea sencilla, pues no existe una guía oficial para hacerlo. Tampoco hay normas que indiquen los pormenores del formato a utilizar. Y, si lo piensas bien, condensar en un documento de fácil comprensión toda la información necesaria para coordinar el funcionamiento de un Consejo de Administración a lo largo de un año parecería todavía más complicado.
Para evitarte ese desgaste mental, vamos a darte algunos ejemplos. A continuación, conoce 10 prácticos pasos para elaborar la planificación anual del Consejo de Administración:
La tecnología es necesaria particularmente para la distribución segura del contenido del Consejo, la comunicación entre consejeros y profesionales del Gobierno Corporativo, el registro seguro de deliberaciones, las notas y pruebas de las actividades del grupo colegiado y la indexación de la información.
Es posible hacer lo anterior a partir de diferentes softwares y repositorios separados, pero es obviamente mejor hacerlo de forma integrada. Por ello, los portales de Gobierno Corporativo son excelentes opciones para digitalizar todas las actividades contempladas en el plan anual del Consejo de Administración.
Realiza una planificación de los profesionales que actuarán en este sistema. Si no es posible tener un profesional de Gobierno Corporativo dedicado, es importante nombrar a personas que tengan disponibilidad para cuidar de la agenda de los Consejeros, del contenido a preparar y distribuir, de las deliberaciones, de las minutas de reuniones y del seguimiento de la implementación de las decisiones de estos grupos.
Registra todas las reuniones en el portal de Gobierno Corporativo con el horario y la duración correspondiente. El portal generará las salas de videoconferencia de su preferencia y enviará invitaciones, confirmando los horarios de los directores de manera integral.
Accionistas, colaboradores, proveedores, clientes, sociedades, gobiernos, ONGs y auditores son ejemplos de stakeholders. Es importante definir la forma y la frecuencia de comunicación del Consejo de Administración, o sus representantes, con los stakeholders involucrados.
Es de suma importancia definir cuáles comités de asesoramiento del Consejo de Administración existirán, su poder estatutario, su agenda de trabajo, propuestas, recomendaciones y opiniones sobre asuntos estratégicos entregados al Consejo de Administración.
Otro paso importante de la planificación anual del Consejo es enumerar los principales temas de los órdenes del día del trabajo. Partiendo por los temas obligatorios que estén definidos por la ley, pasando por temas estatuarios y reglamentarios, si hubiese un reglamento del Consejo de Administración. Tras esto, es importante definir los temas relevantes de la estrategia y el Gobierno Corporativo de la organización que no se hayan enumerado anteriormente.
Cabe destacar que los Consejos de Administración con una amplia visión del futuro traen a la mesa temas como la ciberseguridad, el ESG, la diversidad, la gestión de riesgos, la planificación estratégica, etc.
En el portal de Gobierno Corporativo, es posible crear órdenes del día futuros y dejarlos preparados para recibir el contenido de discusión o para su posterior deliberación.
¿Cuál es el objetivo de discutir este tema del orden del día? ¿Qué contenidos debo preparar para que el Consejo evalúe y decida? ¿Quién los preparará? ¿Este asunto del orden del día incluirá comités y/o profesionales externos? ¿Qué posibles deliberaciones o resultados estratégicos pueden extraerse de este orden del día? Responder a estas preguntas facilitará que la planificación anual de tu Consejo pase por alto los asuntos irrelevantes que no aportarán nada a la organización.
En el momento de trazar estrategias, es necesario saber lo que espera cada persona para el próximo año. Debatir los temas, ya sea a través de brainstorming o con ideas establecidas es de extrema importancia para que todo sea debatido, analizado y estructurado para su acción.
Revísala siempre que sea necesario, pero enfócate en la ejecución de tu plan anual de Consejo para observar mejoras significativas en la eficacia de su grupo colegiado, pues es un proceso de evolución constante. Cada planificación anual incorpora mejoras. Por lo tanto, no te preocupes si el primer intento no funciona a la perfección.
Los pasos que te acabamos de mostrar son tan solo una pequeña ayuda. Pero en realidad, realizar la planificación anual del Consejo de Administración no es algo que se deba de tomar a la ligera. Antes de hacerlo, deben quedarte claras las funciones que cumplirán cada una de las partes involucradas, así como la importancia que tendrá tu Consejo de Administración ante los inversionistas y muchos otros detalles.
De igual forma, se vuelve de suma importancia que sepas una forma eficiente para llevar a cabo las reuniones de tu Consejo. Si no llevan una reunión productiva en la que no sea posible atender los asuntos planeados, de nada servirá hacer un plan anual.
Por último, te recomendamos incorporar un portal de Gobierno Corporativo para la gestión del Consejo de Administración. Desde esta no solo podrás coordinar mejor a los miembros del Consejo y realizar las reuniones de manera remota, sino también almacenar de manera digital los documentos más importantes y darles seguimiento, como es el caso del plan anual del Consejo.
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