¿Cómo hacer un acta de Reunión de Junta Directiva?
Compliance
Publicado en 11 de septiembre de 2022
El hecho de que el tiempo que dedicamos trabajando sea mayor que el tiempo que pasamos en casa, es un motivo clave para prestar atención a la convivencia y el cumplimiento de valores que existen dentro de cada empresa, pues para ello, es necesario formar estructuras y pilares de convivencia, tal como lo vemos en la sociedad en general.
La igualdad de género, los derechos humanos, así como la prevención de sobornos y corrupción, son algunos de los aspectos que deben ser considerados cuando pensamos en fomentar un buen ambiente laboral dentro de una organización y para ello, las políticas empresariales, son la herramienta infalible e infaltable.
Considerando que, en los últimos dos años las formas de laborar han cambiado a nivel mundial, nos orilla a prestar más atención a las políticas empresariales que actualmente definen cada empresa y las actualizaciones que necesitan integrar, para que tus colaboradores y los procesos de la compañía, marchen en beneficio de todos.
Una política empresarial o política organizacional, es el conjunto de principios, normas y valores que rigen el funcionamiento de los procesos y el actuar de los colaboradores de una organización.
Esta, resulta imprescindible cuando hablamos de alinear los propósitos de la organización con los procedimientos y el trabajo de cada colaborador. Entonces, podríamos decir que las políticas empresariales funcionan como esos señalamientos que encontramos en la autopista, que nos brindan la información o datos necesarios para saber la velocidad que debemos mantener, que nos previenen para evitar accidentes o que incluso nos señala cuando es la próxima salida o el próximo restaurante (las políticas empresariales también son normas positivas).
En la antigua Grecia, la política se considerada como una práctica para resolver conflictos y mantener un orden, aunque en la actualidad, mantiene esa esencia, lo cierto es que ahora esa palabra tiene una connotación más relacionada a fines gubernamentales, pero, sobre todo, a métodos demasiado burocráticos.
Es importante entender su origen y esencia, para saber cómo aprovechar la función de estas políticas en el ámbito empresarial, de manera que funcione en la misma sintonía que toda la organización y no de manera separada, pues de lo contrario, ¿de qué nos serviría contar con una política empresarial que está lejos de la realidad de la compañía? O ¿una política empresarial, cuyo objetivo y contenido no están claramente definidos?
Además de tratarse de una pérdida de tiempo, sería un contenido ajeno para tus colaboradores y a tus procesos, por lo tanto, estará muy lejos de garantizar un buen nivel de productividad y eficiencia en la organización
Por ello, es tan importante saber cuáles son los tipos de políticas empresariales y cómo elaborarlas, para que sea implementado en tu empresa o para mejorar la situación actual.
Para definir el tipo de políticas empresariales que necesita tu organización, es necesario considerar algunos aspectos, como el tamaño de la empresa, el modelo de negocio, sector, etc. Pues de ello, también dependerá algunos detalles a considerar, además de aquellos aspectos o características generales que son consideradas por todas las compañías.
Conoce a continuación los tipos de políticas empresariales existentes y entiende, cuáles son las más urgentes e imprescindibles para tu empresa.
Estas políticas están dirigidas a los protocolos o procesos relacionados a grupos de interés o stakeholders externos. Por ejemplo, están enfocados en garantizar la calidad o proyectos relacionados a los clientes, a los requisitos solicitados por el gobierno local, estatal o nacional, o al uso de datos del cliente o prospecto.
Mantén estos datos en cuenta, pues más adelante te daremos ejemplos más detallados sobre cada tipo de política empresarial.
Tal vez sea aún más fácil entender de qué tratan este tipo de políticas, pero aún así, nos apasiona explicar las cosas de manera que todo quede super claro, así que aquí viene la explicación…
Este tipo de política organizacional se enfoca en aquellos procedimientos internos relacionados con los colaboradores, o las áreas que integran la organización. Por lo que podríamos decir que estos están enfocados en los grupos de interés o stakeholders internos.
Ahora bien, dividir o definir las políticas de una empresa en solo dos dimensiones como sería lo externo y lo interno, no es lo recomendable ni lo más práctico, pues también debe ser tomada en cuenta una clasificación determinada de acuerdo con los ámbitos de aplicación de cada política, con ámbitos de aplicación nos referimos al ¿a quién está dirigida?
Pues habrá políticas internas que tal vez nos sean aplicables para todos los colaboradores, por poner un ejemplo, digamos que una organización entrega dispositivos móviles para toda su fuerza de ventas, entonces será necesario crear una política enfocada en el uso adecuado de esta herramienta, con la finalidad de garantizar un uso responsable, pero esta política no será aplicable para otra área que no cuente con dicha tecnología. En este caso, entonces las políticas se dividirán de acuerdo con:
Políticas empresariales generales:
Estas son las políticas aplicables para todos y cada uno de los integrantes de una organización, independientemente de aquellas características demográficas como edad o género y aquellos aspectos laborales, como el área o departamento o cargo laboral.
Políticas empresariales específicas:
Este tipo de políticas empresariales se enfocan en algunos casos particulares, como por ejemplo proyectos comerciales o internos de la organización, por lo que debe ser adaptado al contexto correspondiente.
Políticas empresariales departamentales:
En este caso, las políticas se deben enfocar en cada una de las áreas específicas que integran una organización, pues por supuesto, sabemos que cada área mantiene responsabilidades diferentes, por ello debemos mantenernos atentos aquellos detalles y procedimientos de cada uno de los departamentos, así volvemos al ejemplo del uso de dispositivos móviles asignados a la fuerza de ventas, ese es un claro caso de política departamental que contempla las herramientas, responsabilidades y objetivos con las que cuenta cada área de manera individual.
Ejemplo de políticas empresariales externas
Un claro ejemplo de política externa es la Política de Privacidad de Datos, seguro la habrás visto en algún registro de sitio web.
Esta se enfoca en los datos que una organización obtiene de sus usuarios y clientes y en el compromiso del uso responsable de esta información con la intención de respetar su privacidad.
Por ejemplo, cuando realizamos una compra en línea en alguna plataforma e-commerce, usualmente esta nos solicita abrir una cuenta o perfil, al abrirla, el usuario proporciona datos y además acepta la política de privacidad, en donde se informa que uso se le va a dar a esa información que proporcionas.
Ejemplo de políticas empresariales internas
Las políticas de convivencia, de seguridad o de vestimenta, son un claro ejemplo de políticas internas enfocadas en el personal o colaboradores.
Recordemos que, dentro de esta clasificación, podríamos encontrar aquellas políticas generales y departamentales.
Usualmente, este tipo de informaciones y políticas son las que integran un Código de Ética de una empresa.
Ejemplo de políticas empresariales específicas
Un ejemplo de políticas específicas, pueden ser las normativas que deben ser consideradas, respetadas y cumplidas en ciertos proyectos de una organización, por ejemplo, para el lanzamiento de un nuevo producto o servicio o la renovación de imagen de la marca.
Pues se trata de las normativas momentáneas que deben ser consideradas durante el lanzamiento o la planificación del proyecto o evento, dependiendo el caso.
Ejemplo de políticas departamentales.
En este caso, podemos encontrar numerosos ejemplos. La política operativa de una empresa o la política de remuneración de directores y consejeros, son algunas de las políticas organizacionales que podemos mencionar que se enfocan específicamente en un área y su contexto, considerando las responsabilidades, objetivos y el modelo de negocio de cada empresa.
¿Alguna vez has conocido a alguien entusiasmado por leer una política empresarial? No, ¿verdad? Pues bien, no es que las políticas empresariales sean algo de lo más emocionante, pero tampoco hay motivo por el cual deban ser catalogadas como un documento negativo que solo dicte aquello que “no” debemos hacer.
Como lo mencionábamos al principio, mantener una política empresarial actualizada es importante para garantizar que esté en la misma sintonía que los colaboradores y el propósito de una organización, y sucede que durante años hemos estado cometiendo el mismo error de minimizar esta información a prohibiciones, pero ¿qué tal si le damos un enfoque distinto a estas políticas?
Aquí algunos consejos que puedes considerar para hacer una correcta y completa política empresarial
Hoy en día nos encontramos con una generación de profesionistas que buscan formar parte de una empresa que fomente y practique sus mismos valores éticos. Esto en parte, se debe a esa intención de buscarle un sentido más profundo que solo ir a trabajar para pagar las cuentas, y este nuevo tipo de consciencia ha desencadenado nuevas tendencias, cambios y exigencias para las empresas.
Por ello es necesario considerar las necesidades actuales en ámbitos tecnológicos, sociales y ambientales para saber qué aspectos deben actualizarse y que estos sean adicionados a todas las políticas de la empresa.
Al momento de realizar una política empresarial, además de considerar el ¿para quién?, también debemos considerar el ¿para qué? Pues esto te ayudará a definir los detalles, pero también a trazar los indicadores necesarios para comprobar si la política está teniendo resultados o si necesita algunos ajustes.
¿Notas la diferencia entre estas frases?
Pues bien, aunque básicamente mantienen la misma información, tienen un lenguaje distinto, la segunda opción tiene un lenguaje positivo, le comunicas a la persona o personas, lo que sí pueden realizar siempre y cuando sea respetando las normas necesarias para garantizar los procesos internos de la organización.
Al mantener un lenguaje negativo, puede crear una percepción equivocada en el colaborador o la persona para la que esté dirigida la política.
Por lo que el lenguaje será clave para que tus colaboradores entiendan de una manera más digerible, lo que deben realizar para el beneficio de ellos y la organización.
Una política empresarial debe mantenerse alineada a todos esos elementos que integran la esencia y los objetivos de una organización.
Este es probablemente uno de los errores más comunes a la hora de actualizar o crear una política empresarial, el dejar fuera la esencia de la compañía y que no se encuentre alineado con sus propósitos, esto solo va a crear una brecha entre ambos: el propósito de la organización y sus grupos de interés.
¡La comunicación siempre va a ser el paso final y clave en cualquier contexto! Además de crear una política empresarial con un lenguaje entendible y digerible, debes considerar las estrategias y canales adecuados para comunicar, no solo una vez, si no con frecuencia.
Sabemos que ningún colaborador se aprenderá las políticas empresariales y sí estamos conscientes de ello, en ese caso ¿por qué pensar que será suficiente comunicar las políticas una sola vez? El objetivo no es que se memoricen, sino que comprendan la intención y la finalidad de cada una de las normas que practican en su día a día.
Aunque bien puede asignarse una persona o área responsable para esta tarea, lo cierto es que se trata de un trabajo en conjunto en el que tanto Cultura & Personas (Recursos Humanos), el área de Compliance o Cumplimiento, el comité de ética, el área de riesgos o de seguridad y por supuesto, la Junta Directiva (Consejo de Administración/ Directorio), -por mencionar algunas de las áreas claves más importantes- deberán de contribuir con sus conocimientos para formar un conjunto de políticas empresariales completo y adecuado para el crecimiento, la sostenibilidad y el éxito de la organización.
Las políticas empresariales como clave del crecimiento de una organización ….
Para concluir, es necesario entender que una política empresarial es una herramienta que refuerza la garantía de productividad y el orden dentro de una organización, sí, pero además se trata de una de las buenas prácticas para la transparencia, por ello se han convertido en una estrategia clave para garantizar un buen Gobierno Corporativo y, en consecuencia, el crecimiento y éxito de una compañía.
Un Consejo de Administración que no ha fijado el dedo en las políticas organizacionales de la empresa, no contará con la visibilidad necesaria para la toma de decisiones y la planificación de estrategias corporativas que contemplen los escenarios reales de una organización y de los colaboradores que la integran.
Y sin la visibilidad necesaria, se pone en riesgo la función del Consejo de Administración, de los consejeros que lo integran y hasta de los mismos resultados de la empresa.
¿Qué herramienta utiliza tu Consejo de Administración para gestionar y revisar las políticas empresariales y otros aspectos de gobernanza?
El Portal de Gobierno Corporativo más grande de Latinoamérica, puede resolver y optimizar estas tareas además de aumentar el nivel de seguridad de la información y la comunicación entre consejeros, directores y la administración de una empresa.
