Es un hecho que todo profesional ha deseado alguna vez más horas, más días e incluso más manos para llevar a cabo sus tareas. ¿Estás asintiendo ahora sin muchas ganas? Bien, llegaste al artículo correcto.
Encuentra los mejores consejos para mejorar la gestión del tiempo en la empresa, mientras impulsas tu productividad, la de tu Directorio y la del Gobierno Corporativo. ¡Continúa leyendo!
¿Qué es la buena gestión de tiempo y qué cambios puede traer en tu día a día?
Los Directores que logran sus objetivos en los plazos, se mantienen actualizados, asisten a eventos, solucionan emergencias y que, de alguna forma, terminan a tiempo su jornada laboral sí existen. Pareciera que no, lo sabemos, pero sí es posible convertirse en un profesional eficiente, proactivo y productivo cuando se gestiona correctamente el tiempo.
La buena gestión del tiempo dentro de un Directorio se refleja, principalmente, en la habilidad del profesional para no ser víctima de los “ladrones de tiempo” tras establecer los objetivos, las prioridades y los plazos en la agenda.
De esta forma, los imprevistos, las crisis y las urgencias no afectarán a la empresa ni a la salud mental o física del profesional de Gobernanza, ya que sus habilidades para tomar decisiones rápidas y adecuadas no se ven nubladas por el estrés que produce el desorden, la sobrecarga de trabajo, la presión de los errores involuntarios y más.
Señales de que necesitas mejorar la gestión de tu tiempo como directivo
A continuación, mencionaremos algunas situaciones fáciles de reconocer como ejercicio para realizar una autoevaluación de tus métodos para administrar el tiempo.
No te preocupes si más de una resultan familiares, compartiremos estrategias y herramientas que te ayudarán a mejorar tus procesos en un corto, mediano y largo plazo.
No hay límites entre tu vida personal y profesional
Has trabajado en tus horas personales y has cancelado planes con amigos o familiares solo para no atrasarte con otras tareas.
Demás profesionales involucrados en tus tareas como Secretarios/as tampoco consiguen terminar todos los pendientes
¿Eres tú quien atrasa al resto del equipo o identificas alguna falla en el proceso de alguno de ellos?
Para aclarar esta situación, sugerimos realizar una (auto)evaluación a los miembros del Directorio que permita responder de manera anónima y/o pública junto con opciones para argumentar, clasificar o seleccionar varios factores mencionados, ya que será de utilidad para conocer cómo mejorar la productividad y la eficiencia de este órgano.
Aún llevas tareas de manera manual o analógica
Llevas contigo archivadores y carpetas con información de la empresa para todos lados para poder realizar tu trabajo.
¿Estás obligando al equipo a modificar su rutina para poder acceder a cierta información, ya que debe reunirse contigo o presentarse en persona en la empresa?
La digitalización de los documentos del Gobierno Corporativo de tu empresa evitaría perder recursos, exponerse a robos y pérdidas de documentos y mucho más. Hoy la ciberseguridad de empresas especializadas en ofrecer estos servicios es cada vez más eficaz.
Siempre es difícil decidir qué hacer entre todas las prioridades
Has retrasado una tarea sin haber analizado o identificado bien su importancia y prioridad, lo que terminó por dificultar otra.
La falta de claridad en los objetivos puede provocar confusiones a la hora de planificar el tiempo, la prioridad e incluso la importancia de algunas actividades en el día a día.
El Directorio debe revisar si hay algún problema con el establecimiento de los objetivos de la empresa de forma inmediata.
Estrategias de administración del tiempo para un directivo
Aquí presentamos algunas estrategias que pueden ayudar con las acciones del Directorio de tu Gobierno Corporativo.
Puedes utilizar más de una a la vez y complementarlas alternando entre una modalidad remota y en oficina para optimizar tu rutina como Director(a). Integra al resto del equipo en este proceso.
Método Pomodoro
Para poner en práctica este método para administrar el tiempo, se necesita un cronómetro o alguna herramienta digital que lo reemplace.
La tarea por realizar será dividida en intervalos de 25 minutos (pomodoros) durante este tiempo se dedicará total concentración a su cumplimiento.
Cuando el tiempo se acabe, se descansará por 5 minutos, antes de retomar por otros 25 minutos la tarea.
Cabe destacar que, si no has acabado con una tarea tras 4 pomodoros y sus respectivos descansos, debes desconectarte por 1 pomodoro completo para reducir la saturación mental y recuperar las energías antes de volver a comenzar el ciclo.
Timeboxing
Es una estrategia de gestión de tiempo utilizada, principal pero no exclusivamente, por empresas que aplican la metodología agile. Suele utilizarse con tareas que toman varios días en completarse, mas puede utilizarse un timebox o bloque de tiempo pequeño. Aquí no se trata de rapidez sino de lograr la mayor productividad posible en el tiempo que se le dedicará.
Hay 2 tipos de bloques que puedes utilizar según tu comodidad.
Bloque de tiempo flexible: este bloque utiliza el tiempo como una sugerencia y no como una regla.
Ejemplo: Puedes optar por un bloque flexible para diseñar una presentación si sabes que la “inspiración” llega tras varios minutos trabajando.
Bloque de tiempo rígido: se recomienda para profesionales perfeccionistas, pues el exceso de concentración en los detalles puede resultar contraproducente en ocasiones.
Ejemplo: Dedicar un bloque rígido a reuniones con colegas con los que te llevas excelente es de utilidad para no retrasar otras tareas.
Getting Things Done (GTD)
Esta técnica de gestión de tiempo consiste en 5 pasos para lograr completar una tarea o un proyecto con éxito. Aquí te lo explicamos con un ejemplo sencillo.
Tarea: Tomar decisiones para que la empresa se ajuste a nuevos cambios en la legislación
- Recopilar información sobre las modificaciones en la ley, cuando entra en vigor, a qué empresas afectará, etc
- Procesar cómo podría afectar a tu empresa a corto, mediano y largo plazo e identificar estrategias para minimizar o evitar daños.
- Organizar documentos e instancias para informar e involucrar a stakeholders.
- Revisar nuevos antecedentes aportados, informes y feedbacks sobre el tema.
- Actuar en base en los objetivos, principios e interés de la empresa para reorganizar procesos bajo el marco de la nueva ley.
Ley de Pareto
La ley 80-20 o principio de Pareto, cuando se aplica a la gestión del tiempo en las empresas, se utiliza de la siguiente forma: concentrarse en el 20% de tareas las más importantes para obtener el 80% de los resultados buscados.
En otras palabras, invertir el tiempo en hacer el 80% de tareas menores importantes solo se obtendrá el 20% de los resultados esperados.
Para poder asignar una prioridad a las tareas, este sistema las clasifica de 4 formas.
Tareas urgentes e importantes: tareas prioritarias contempladas dentro de los objetivos, pero que por algún motivo no se pueden retrasar más.
Tareas urgentes y no importantes: tareas que han de ser realizadas ya, pero no aporta valor en el cumplimiento de los objetivos.
Tareas no urgentes e importantes: tareas contempladas como parte de los objetivos cuyo tiempo de realización siguen dentro de los plazos planeados.
Se recomienda centrarse en estas para evitar complicaciones.
Tareas no urgentes y no importantes: tareas con menor aporte.
Uso de herramientas tecnológicas
En la actualidad, tienes aplicaciones al alcance de tu mano que te ayudarán a evitar distracciones mientras trabajas. Las más populares hoy en día bloquean la pantalla del celular o algunas de las aplicaciones instaladas en él por un periodo de tiempo determinado.
También, hay herramientas similares para que compañeros de trabajos, familiares y notificaciones no interrumpan tu trabajo cuando estás frente al computador. ¡Utilízalas!
Herramientas para control de gestión de tiempo del director
En el mercado ya se encuentran disponibles variadas herramientas de control de gestión pensadas para facilitarle las tareas a profesionales de distintas áreas, lo cual ha permitido agilizar los procesos diarios de aquellos que han elegido la herramienta correcta para sus necesidades.
Pero ¿qué hay enfocado en los Directores?
Portales de Gobierno Corporativo
El Directorio de una empresa necesita una herramienta con características especiales dada la naturaleza de la información que maneja cada uno de sus integrantes.
Debido a esto, los llamados portales de Gobierno Corporativo deben tener estándares de seguridad altos y funcionalidades que ayuden a facilitar las tareas de este órgano ejecutivo.
Comienza a gestionar tu tiempo desde hoy
Con el portal Atlas, el portal de Gobierno Corporativo más grande de Latinoamérica, podrás:
- Convocar reuniones en menos de 3 minutos
- Centralizar la información en un solo lugar
- Gestionar tu Directorio y Comités
- Emitir comunicados
- Asignar tareas y realizar seguimientos
- Compartir y rastrear documentos
- Administrar sesiones de manera remota
- Firmar actas de manera rápida
- Realizar (auto)evaluaciones a los miembros del Directorio
- Integrar Microsoft Teams y/o Zoom
- Generar actas de reunión automáticamente
