El diseño de la agenda de reunión de Directorio es una tarea previa clave para la productividad y la eficiencia del proceso de toma de decisiones. Algo que de seguro los miembros del Directorio aprecian. Sin embargo, aún hay empresas y profesionales que infravaloran su correcta elaboración.
En este artículo, te comentaremos cómo hacer una agenda de reunión que impactará positivamente el antes, el durante y el después de las reuniones en tu empresa.
¿Qué es una agenda de reunión?
La agenda de reunión es el documento que establece los puntos a tratar en la reunión y debe estar al alcance de todos los participantes para que esta se desarrolle sin mayores contratiempos.
Normalmente, dentro del Gobierno Corporativo, el/la Presidente(a) del Directorio y el/la Secretario(a) son los encargados de llevar a cabo la confección de la agenda. Si tú tienes algunos de estos cargos o te han asignado este trabajo y acabas de pensar algo como “suena bastante fácil de hacer, ¿no?”, bueno, déjame decirte que ¡Sí, lo es! Siempre y cuando se tengan presente los siguientes aspectos:
- El Directorio, como órgano principal del Gobierno Corporativo, está a cargo de la toma de decisiones, la supervisión de la estructura de Gobernanza, el alcance de los objetivos de crecimiento de la empresa y la perdurabilidad de la organización.
- El Directorio puede conformarse por directores internos o externos, profesionales expertos y/o con trayectoria destacable en negocios, que constantemente se informan de la situación de la empresa, se mantienen al tanto de las innovaciones y analizan las nuevas oportunidades de mercados. En otras palabras, el tiempo de sus miembros tiene un alto valor y costo para la empresa.
- La tecnología ha revolucionado el funcionamiento de un gran número de empresas, incluso desde antes de la pandemia, pero sin duda esta última jugó un rol importante en que llegara para quedarse definitivamente.
¿Qué debe incluir una agenda de reunión?
Una agenda de reunión deberá incluir información sobre los puntos que se tratarán, los nombres de los participantes, la fecha y la hora de realización, el tiempo estimado de su duración total y el formato en que se llevará a cabo. Además, en algunos casos, puede mencionar el objetivo y/o la razón detrás de la reunión de manera clara y concisa.
¿Cómo hacer una agenda para una reunión de Directorio?
Al momento de hacer la agenda para una reunión de Directorio se recomienda tener presente los aspectos mencionados con anterioridad y comenzar a preparar la agenda con la meta de que la reunión sea fructífera para la empresa.
Para eso deberás establecer:
Objetivos
Es importante asegurar la existencia de estos antes de convocar una reunión. Las reuniones que no tienen objetivos claros pueden terminar siendo una pérdida de tiempo y recursos para la empresa. Además, la constante realización de reuniones sin objetivos puede disminuir la participación de los integrantes en la discusión, disminuir la preparación de información precisa a esta e incluso, en el peor de los casos, bajar la asistencia a ella.
Temas
Los puntos por tratar deberán estar relacionados con los objetivos. No olvides comenzar con la revisión de acuerdos de la reunión anterior, exponer las nuevas ideas o los proyectos a tratar y los resultados obtenidos. Así como dejar un espacio para una recopilación de todo lo acordado como cierre. El Directorio necesita la información clave para tomar decisiones. Por esa razón, se recomienda analizar si es necesario abordar todos los puntos en la reunión o si alguno de ellos puede ser comentado a través de una plataforma segura. Asimismo, mencionar o vincular documentos y presentaciones importantes se considera una buena práctica de Gobernanza.
Participación
Tener claro quiénes participaran en la reunión y cuál será su rol en cada paso, beneficiará la discusión de ideas. Puede darse el caso que se solicite la presencia de un invitado por parte del Directorio y que se deba compartir información con él, tomando las medidas de seguridad necesarias a la hora de hacerlo. Contrario a lo que algunos profesionales pueden pensar, la participación de los asistentes en la comunicación previa a la reunión nutre significativamente la elaboración de la agenda de reunión y, en consecuencia, a la reunión misma.
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Compartir la agenda de reunión con anticipación te permitirá recibir observaciones y realizar las modificaciones oportunas.
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Tiempo
Realizar el cronograma de reuniones de Directorio o, en otras palabras, asignar el tiempo adecuado a cada punto es clave para una reunión eficaz, ya que permite a los participantes preparar sus actividades del día y reunir la información que consideran importante mencionar en esa instancia de manera precisa.
Horario
Al momento de enviar la agenda de reunión, recuerda pedir que confirmen su disponibilidad para la fecha y la hora propuesta. Mantente abierto ante la posibilidad de cambiar alguna de ellas. Configura recordatorios para los integrantes de la reunión con la fecha y la hora definitiva.
Formato
Si tu Directorio cuenta con un portal de Gobierno Corporativo seguro, no olvides compartir los datos para entrar en la reunión a través de él. Por otra parte, de ser necesaria la presencia de los miembros en algún punto físico, recuerda adjuntar la dirección.
Más abajo, encontrarás información relacionada al formato que podría ser de utilidad para tu empresa. ¡Continúa leyendo!
Ejemplo de agenda de reunión de Directorio
Si aún tienes dudas sobre cómo hacer una agenda para una reunión de trabajo o cómo debe lucir una vez terminada, te compartimos un ejemplo de agenda de reunión de Directorio aquí.
Plantilla de agenda de reuniones de Directorio
Para facilitarte más la tarea, compartimos una plantilla de agenda de reuniones de Directorio y el acta. De esta manera, solo deberás tener presente los diferentes elementos mencionados en este artículo y la realidad del día a día de tu empresa para poder completarla. ¡Esperamos que te ahorre tiempo!
Durante y al término de una reunión de Directorio
Ahora que ya tienes la agenda de reunión lista. ¿Qué sigue?
La respuesta a esa pregunta es fácil cuando recordamos que el Gobierno Corporativo es un conjunto de prácticas reguladas que buscan mejorar la participación, la transparencia y la comunicación entre los diferentes órganos del Gobierno en una empresa. Y si bien el Directorio es el órgano que toma las decisiones, debe rendir cuentas a la Junta General de Accionistas a través de informes y actas de reunión.
Se sugieren a continuación maneras simples para lograr estos aspectos claves de una buena Gobernanza.
Durante la reunión:
- Utiliza un cronómetro o alguna aplicación que te permita monitorear que se cumpla el tiempo establecido para cada discusión.
- Identifica si las tareas y los pendientes que vayan surgiendo pueden ser resueltos a través de una conversación por escrito o si es necesario dedicarle una reunión completa a su discusión.
- Asegúrate que no queden dudas por parte de algún miembro del Directorio.
- Anota los acuerdos que se van realizando para poder resumirlos antes de dar por finalizada la reunión.
Al término de la reunión:
- Elabora o transcribe el acta de la reunión.
- Solicita retroalimentación por parte de los presentes. Esto puede ser mediante un mail o una llamada.
- Reúne toda la información en un solo lugar para que sea fácil acceder a ella cuando sea necesario.
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Elaboraste la agenda de reunión del Directorio, manejaste todas las modificaciones con tiempo y eficacia y recibiste una excelente retroalimentación. ¡Felicidades!
¿Esta experiencia puede ser incluso mejor?
Sí, puede. Hoy en día, existe la posibilidad de reducir el costo de una reunión realizándola en un formato 100% digital. Cuando realizas videoconferencias entre los miembros del Directorio, ya no es necesario considerar gastos asociados a transporte o movilización de las partes. Además, la interrupción del quehacer diario es menor.
La pandemia evidenció que muchos medios utilizados por grandes empresas no contaban con la seguridad y la confidencialidad necesaria para cumplir su función sin poner en peligro información crítica de la organización.
De seguro escuchaste decir que un extraño logró entrar a una reunión o que otras personas tuvieron acceso a información compartida entre miembros de la empresa a través de correos o aplicaciones. ¿Sabes cuál es la solución que las empresas encontraron a este y otros problemas? ¡Trabajar con el mejor portal de Gobierno Corporativo de Latinoamérica!
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