Luego de la Pandemia, la rutina laboral se ha mudado a un entorno más digital, lo que ha convertido a las reuniones en una herramienta indispensable para mantener y mejorar la comunicación organizacional en las compañías, y por eso mismo, ahora los empresarios están más comprometidos y enfocados en garantizar que todas las reuniones de trabajo sean llevadas de manera efectiva y no lo contrario: que sean una pérdida de tiempo.
Para ello, es necesario entender que las reuniones de trabajo son una vía para alcanzar los resultados esperados de una empresa y mitigar errores o riesgos pero que incluso, el exceso de juntas que ahora se denomina como “juntitis”, tampoco es una solución para las empresas y es un error común que está costando tiempo y dinero a las compañías, sobre todo cuando se trata de las reuniones de Junta Directiva o Consejo de Administración.
Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿Cómo encontrar el equilibrio entre las reuniones y garantizar su efectividad? Para ello, es necesario elaborar un plan de reunión efectiva, y en este artículo te explicaremos cómo elaborar ese plan enfocándonos en el principal órgano de las empresas: El Consejo de Administración (Conocido en otros países como Junta Directiva o Directorio).
Pero no te preocupes, que la información también te ayudará a estructurar y dirigir con éxito cualquier tipo de reunión de trabajo.
¿Qué es un plan de reunión efectiva?
Un plan de reunión consiste en estructurar y planificar el desarrollo de una junta tomando en cuenta las etapas y pasos necesarios que la integran: antes, durante y después de la reunión, organizando el tiempo que se dedicará a cada etapa y a cada paso que integra dichas etapas.
Por ejemplo, antes de la reunión, es necesario considerar con qué tiempo de antelación se enviarán las convocatorias, determinar cuáles son los temas para tratar y la información previa a enviar para que cada participante se prepare.
Por otra parte, durante la reunión, entonces es necesario considerar en qué orden y cuánto tiempo se dedicará a cada tema o el tiempo que se considerará para resolver dudas y a las votaciones…
Considerar estos pasos garantizará que cumplas con las características de una reunión de trabajo efectiva y que te conviertas un profesional de Gobierno Corporativo más preparado y organizado.
¿Cómo organizar reuniones efectivas de Junta Directiva o Consejo de Administración?
Es importante entender que gran parte del cumplimiento y efectividad de la Junta Directiva (o Consejo de Administración) dependerá de la eficacia de las reuniones, pues son algo más que una formalidad, en ellas son registradas, pensadas y alineadas las decisiones y estrategias que dan valor a una empresa.
De lo contrario, más allá de desinterés y aburrimiento de los participantes, una reunión inefectiva puede afectar directamente en el tiempo y la productividad de los consejeros y directores, lo que se traduce en pérdidas para la empresa.
Hallar la dinámica y la organización adecuada para cada una de las reuniones de la Junta Directiva o Consejo de Administración, es uno de los principales objetivos del Profesional de Gobierno Corporativo. Para ello, piensa que una reunión necesita de la misma planificación y organización detallada que una clase escolar, en donde la participación y el entendimiento de todos los asistentes es clave para ser un buen profesor, en tu caso, un buen gestor de reuniones directivas.
Sin embargo, a la hora llevar a la práctica la organización de reuniones efectivas, es común que la persona responsable de dicha tarea no sepa exactamente por dónde empezar, pero no te preocupes que aquí te hemos preparado la serie de pasos en el orden necesario para comenzar a perfeccionar tus habilidades a la hora de cumplir con la gestión del consejo y la junta directiva.